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Cos’è il workflow?
In IRIS il workflow di validazione delle pubblicazioni è un processo che consente all’Ateneo di mantenere il controllo sulla qualità dei dati utilizzati per le campagne di valutazione interna ed esterna e per l’esposizione delle informazioni sul portale pubblico.
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- visiblità sul portale pubblico sia dei metadati che dei fulltext.
Configurazione di default
Di seguito viene illustrato il comportamento di default di IRIS nelle funzionalità che interessano il workflow di validazione.
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Visibilità sul portale pubblico dei metadati (con disclaimer) e fulltext (non visibili) è influenzata da due parametri di configurazione applicativa. Sul portale pubblico i metadati sono resi disponibili non appena un docente chiude la scheda di censimento, mentre i fulltext necessitano di un intervento di validazione esplicito.
Parametri di configurazione applicativa
Di seguito i parametri principali utilizzati dal sistema:
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# values: novalidate/validate
Workflow
IRIS supporta fino a un massimo di 3 step di workflow che possono essere attivati insieme o singolarmente. Una volta attivati sono sempre proposti in ordine sequenziale (wfs1, wfs2, wfs3). I vari step si differenziano per le operazioni consentite al loro interno che sono le seguenti:
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Dal punto di vista del Database i contesti sono memorizzati nella tabella ITEM_CONTEXT e ricostruiti nella tabella ITEM attraverso le colonne FASTLOOKUP_[0-4]
Gestione della validazione
I validatori vedono i prodotti da validare nel proprio desktop prodotti attraverso il tab “Incarichi disponibili”. Nella colonna “Stato del lavoro” sono riportate delle etichette che indicano in che step si trova il prodotto. Attraverso il tasto “Accetta l’incarico” il validatore prende in consegna la validazione del prodotto. In questo modo il prodotto passa dal tab “Incarichi disponibili” al tab “I miei incarichi”. Questo consente di distribuire il lavoro all’interno di un pool di validatori poiché viene gestita la concorrenza dei processi.
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In questo modo si accede alla schermata dello step di workflow, in cui vengono mostrati i pulsanti d’azione che dipendono dallo step in cui si trova il prodotto.
Modifica dei metadati
Quando un validatore clicca sul pulsante "Modifica" viene aperta la schermata di inserimento dati del prodotto in cui è possibile modificare i metadati, a meno di regole sulla visibilità esplicitate nel file input-form.xls. Se su un metadato è attiva l'opzione "workflow hidden", non sarà disponibile nel processo di workflow. Se su un metadato è attiva l'opzione "workflow readonly", non potrà essere modificato nel processo di workflow.
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- /spring-security/ir/bWValidateBitstream
Respingere
Nella scheda dello step di workflow il validatore può decidere di respingere un prodotto attraverso il tasto "Rifiuta". Quando un validatore respinge un prodotto viene visualizzata una modal box in cui si inserisce la motivazione della scelta del rifiuto. Il prodotto viene riposto nel desktop prodotti del docente che ne può modificare i metadati.
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In questa form è inoltre possibile impostare un nuovo criterio di visibilità del fulltext di un prodotto.
Approvazione prodotto
Al momento dell'approvazione di un prodotto, il validatore deve solamente indicare il criterio di visibilità per la disseminazione.
Notifiche mail
Durante tutto il workflow di validazione il sistema invia delle mail di notifica.
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Al seguente link maggiori dettagli: https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Messaggistica+di+sistema
Riapertura
Attraverso questa funzionalità si ha la possibilità di prendere un prodotto in stato definitivo e metterlo in stato di bozza. Non è possibile effettuare questa operazione per prodotti in workflow perchè la riapertura all'interno del workflow avviene attraverso la "respinta".
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- /spring-security/ir/bReopen
dà la possibilità di riaprire un qualsiasi prodotto. Possono farlo solo gli amministratori di dipartimento o di Ateneo. - /spring-security/ir/bOwnReopen
dà la possibilità al responsabile del prodotto di riaprirlo
Integrazione
È una funzionalità molto simile alla riapertura, con la differenza che può essere operata dagli autori riconosciuti. Quando si integra un prodotto viene creato un workspace temporaneo di integrazione dei metadati. Il prodotto interessato avrà impostato a 1 il valore della colonna REOPENED della tabella ITEM (REOPENED = 1) e WORKFLOW_VALIDATION_STATUS = 2.
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