| Table of Contents |
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E’ il documento gestionale che attribuisce all’operazione rile vanza rilevanza giuridica. Può essere successore di un altro documento gestionale (esempio un contratto passivo) e predecessore di un documento erogazione in entrata o di una fattura.
Ricerca
L'utente può ricercare all'interno del sistema un Ordine precedentemente compilato. Cliccare sul bottone [Ricerca], come mostrato in figura 1.
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Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale vedere il paragrafo dedicato nell’appendice.
Nuovo Documento
Per accedere alla creazione di un nuovo ordine cliccare sulla scritta Crea Nuovo posta a destra del tipo DG
...
Descrizione dei campi delle figura 2
| ID_DG | Assegnato dal sistema dopo il completamento del DG |
| Nr registrazione | Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume stato “Completo”. Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa dall’identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema a tutti i DG. |
| Stato | È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita valida per tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un Attributo obbligatorio, assegnato dal sistema. All’atto della compilazione di un nuovo DG, il sistema assegna la lettera B (bozza); dopo aver completato e salvato il DG, il Attributo presenterà la lettera C (completo). |
| Data registrazione | Campo obbligatorio. Rappresenta la Data in cui si registra il documento, viene proposta la data del giorno ma è possibile modificarla intervenendo nella scheda testata. |
Il sistema propone le schede sovrapposte Testata, Commerciale, Indirizzo, Righe Dettaglio, IVA, Associazioni, Allegati ognuna con una serie di attributi.
La prima etichetta Testata, si apre di default, come si vede in figura 3
SCHEDA TESTATA
FIGURA 3
Descrizione dei campi dell'etichetta Testata, figura 3
| Anno | Anno di riferimento del DG ed è derivato dal contesto |
| Uo origine | E' l'Unità Organizzativa che origina il DG, derivata dal contesto. Modificabile solo con Uo figlie. |
| Uo numerante | E' l'Unità Organizzativa che determina il numero dio registrazione del documento. Attributo assegnato dal sistema. |
| Data registrazione | Si tratta di un campo obbligatorio. Il sistema propone la data del giorno ma è possibile modificarla. |
| Data scadenza | Attributo obbligatorio, inserita dall'utente. |
| Progetto | Progetto a cui si riferisce il documento. Attributo non obbligatorio selezionabile da un elenco dei progetti catalogati nell’anagrafica progetti, filtrato in base all’UO corrente del documento. |
| CUP | Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca ogni progetto di investimento pubblico. È un codice cumulativo che raggruppa più progetti di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che in dettaglio ed è un’informazione sempre derivata dal progetto. Non è mai modificabile dall’utente. |
| Unità di lavoro | Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. L’elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, deve essere filtrato sul progetto già selezionato. Non si può selezionare un’unità di lavoro se non è stato prima selezionato un progetto. |
| Descrizione | Attributo non obbligatorio. Descrizione del documento. |
| Note | Attributo non obbligatorio. Note estese associate al documento. |
Dopo aver compilato la prima scheda, l'utente deve compilare la scheda Commerciale (figura 4) per visualizzare tutti i campi relativi alle informazioni di tipo commerciale
SCHEDA COMMERCIALE
FIGURA 4
Descrizione dei campi della scheda Commerciale
| Attributo attività | Attributo obbligatorio, modificabile dall'utente. Se il tipo DG è passivo, il sistema presenta la scelta i valori ISTITUZIONALE, COMMERCIALE e PROMISCUO |
| Soggetto | Attributo obbligatorio. È il nominativo del soggetto che emette il documento o al quale è indirizzato il documento ed è ricercabile da un elenco tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del Attributo stesso [...] . L’utente può inoltre inserire nel Attributo direttamente il codice (Id Interno attribuito in anagrafica), se ne è a conoscenza. Nella look-up che si apre deve essere indicato il testo desiderato preceduto e seguito dal simbolo [*], cliccando poi sul pulsante [Filtra] per attivare la ricerca del soggetto desiderato. Il risultato della ricerca è mostrato all’utente nello spazio posto immediatamente sotto i campi di filtro e contiene solo i nominativi dei soggetti che soddisfano il criterio di ricerca. È sufficiente digitare anche solo una parte di testo preceduto/seguito dal simbolo [*] per verificare la presenza di righe contenenti la descrizione indicata. È ovviamente possibile impostare altri parametri di ricerca immettendo condizioni negli altri campi della Look-up, quali codice fiscale e partita iva. La pagina di filtro è comunque richiamabile dall’utente in qualsiasi momento cliccando sul pulsante [...] posto a destra del Attributo soggetto. |
| Tipo operazione IVA | Attributo obbligatorio, modificabile dall’utente tramite la ricerca nel Attributo a tendina. Il sistema presenta i tipi operazione iva che hanno il tipo attivo passivo, il tipo Attributo attività di questa estensione e sono associate alla classe geografica di questa estensione. L’utente ne sceglie uno. |
| Classe geografica | Attributo non modificabile dall’utente. È valorizzato dal sistema in riferimento alla nazione del domicilio fiscale del soggetto indicato valido alla data di registrazione del DG. |
| Valuta | Se il tipo DG è passivo il sistema presenta i codici valuta (con default EURO) e l’utente ne sceglie uno. Attributo obbligatorio, modificabile dall’utente tramite l’apposito menu a tendina. |
| Cambio | Attributo inserito dal sistema, non modificabile dall'utente. |
| Prezzo totale | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
| Sconto | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
| Imponibile | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
| IVA | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
| Totale | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
| Causale di acquisto | Attributo obbligatorio, il valore viene scelto rispetto a quelli definiti nelle tabelle di configurazione |
| Tipo decorrenza pagamento | Attributo facoltativo |
| Responsabile procedimento | Attributo facoltativo |
| Modalità indirizzo consegna | Attributo facoltativo |
| Costi sicurezza | Attributo facoltativo |
| Costi interferenziali | Attributo facoltativo |
FIGURA 5
GESTIONE OPERAZIONI PROMISCUE
Nel caso di gestione di operazioni promiscue è possibile effettuare la gestione secondo due metodi alternativi:
...
Inserite almeno le 2 righe con Attributo attività differente, sull'estensione iva il sistema farà scegliere come sezionale il sezionale di tipo commerciale. Nell'estensione coge, per le righe istituzionali mostrerà i conti coge marcati istituzionali (o non marcati); per le righe commerciali mostrerà i conti coge marcati commerciali (o non marcati).
Dopo aver compilato la scheda Commerciale, l'utente passa alla successiva Indirizzo, figura 6
...
Tutti i campi derivano dalla scelta del soggetto, l'utente può eventualmente selezionare dal menù a tendina il tipo di indirizzo (Domicilio fiscale o Residenza) e la modalità di pagamento se diversa da quella proposta di default per tale soggetto.
SCHEDA INDIRIZZO
...
FIGURA 6
SCHEDA
...
DOCUMENTALE
In questa scheda occorre caricare i dati relativi alla trasparenza. U-GOV è in grado di fornire alcune delle informazioni richieste dalla Trasparenza, gestite all’interno di documenti e processi gestionali (Contratti, Compensi, Ordini,..), richieste da alcuni degli obblighi del dlgs 33/2013. Le informazioni sono disponibili tramite alcune viste di frontiera.
U-GOV non gestisce il processo di pubblicazione stesso, ma è una fonte autoritativa per i dati.
Per caricare i dati dell’estensione trasparenza che già non sono presenti negli specifici documenti gestionali premere il pulsante [Crea], e poi completare glia attributi dell’estensione (Figura 7)
Non è possibile caricare i dati della trasparenza se un documento successore del ciclo ha già i dati della trasparenza caricati ( esempio se esiste un ordine successore del contratto).
FIGURA 7
L’estensione trasparenza contiene i seguenti attributi
...
Ufficio responsabile del procedimento amministrativo
...
Nella sezione documentale è possibile procedere alla fascicolazione automatica del documento gestionale.
Tale fascicolazione, permessa dalla versione 20.01.00.00 di U-GOV (e dalla versione 04.04.01.00 di Titulus), è consentita in base al settaggio del parametro PRM_CONT/TIPO_FASCICOLAZIONE che sostituisce, dalla versione 22.50.00.00 il precedente PRM_CONT/FASCICOLAZIONE_ATTIVA.
Il parametro può assumere tre valori: “NESSUNO”, “CIG” (Con predecessore e CIG), “PRED” (Con Predecessore).
Se il valore è “NESSUNO” l’Ateneo sceglie di “non” attivare la fascicolazione; settando gli altri due valori l’Ateneo sceglie di avere la fascicolazione attiva in U-GOV.
La differenza tra i due valori “CIG” e “PRED” risiede nella diversità di comportamento nella gestione del documento singolo, ovvero privo di predecessori:
- se il valore del parametro è “CIG” → “U-GOV” eseguirà la fascicolazione anche per CIG e anche del singolo documento
- se il valore del parametro è “PRED” → U-GOV “non” eseguirà la fascicolazione del singolo documento, anche nel caso in cui nello stesso sia stato valorizzato il CIG
Nel caso in cui la fascicolazione sia attiva, sia con valore del parametro “CIG” sia con valore “PRED”, se il documento ha dei predecessori → U-GOV eseguirà sempre la fascicolazione per predecessore
Nell’estensione documentale occorre profilarsi, scegliere la VOCE DI INDICE salvare e successivamente premere il tasto REGISTRA.
L’operazione di Registrazione consiste nell’invio a Titulus di un documento digitale corredato da metadati ai fini dell’archiviazione.
Nell’invio a Titulus viene trasmesso anche il riferimento dell’id_documentale del documento gestionale o dei documenti gestionali predecessori (esempio il contratto passivo) affinchè Titulus possa verificare se per un dg predecessore esiste già il fascicolo e quindi aggiungere il dg corrente in quello specifico fascicolo.
Nel caso in U-GOV non sia presente il dg predecessore Titulus crea un fascicolo nel quale far confluire il dg corrente.
NOVITA': Dalla versione 21.34.00.00 è stata introdotta nel documentale una funzionalità aggiuntiva che permette all'utente di scegliere come predecessore, ai fini della fascicolazione, un documento presente SOLO in Titulus. Il fine è quello di guidare l'archiviazione dell'ordine che si è appena compilato facendolo confluire nel fascicolo del documento predecessore presente solo in TITULUS. Ad esempio su TITULUS è presente una determina. In Ugov creo un ordine e tramite questa nuova funzionalità archivio il mio ordine nel fascicolo creato dalla determina.
Per attivare questa funzionalità aggiuntiva il parametro PRM_CONT/TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE deve essere settato ad INTERNO
Successivamente alla fase di REGISTRA (già conosciuta) , si attivano i tasti INSERISCI PREDECESSORE e CANCELLA PREDECESSORE. Il primo, tramite un search permette di scegliere un documento di TiTULUS valorizzando i dati di protocollo e guidando dunque l'archiviazione del dg ordine che si sta compilando nel fascicolo creato dal documento presente solo in TITULUS. Il sistema procede in automatico: non è richiesto nessun salvataggio dell'operazione. Il secondo pulsante permette la cancellazione dell'associazione.
Se il dg ordine ha un predecessore di UGOV (contratto passivo o richiesta di acquisto) che presenta un'estensione documentale valorizzata, i due nuovi tasti resteranno inattivi. Questo perchè è già presente un fascicolo agganciato al predecessore pertanto il dg ordine appena creato va ad aggiungersi ad esso.
Figura-documentale
SCHEDA TRASPARENZA
In questa scheda occorre caricare i dati relativi alla trasparenza. U-GOV è in grado di fornire alcune delle informazioni richieste dalla Trasparenza, gestite all’interno di documenti e processi gestionali (Contratti, Compensi, Ordini,..), richieste da alcuni degli obblighi del dlgs 33/2013. Le informazioni sono disponibili tramite alcune viste di frontiera.
U-GOV non gestisce il processo di pubblicazione stesso, ma è una fonte autoritativa per i dati.
Per caricare i dati dell’estensione trasparenza che già non sono presenti negli specifici documenti gestionali premere il pulsante [Crea], e poi completare glia attributi dell’estensione (Figura 7)
Non è possibile caricare i dati della trasparenza se un documento successore del ciclo ha già i dati della trasparenza caricati ( esempio se esiste un ordine successore del contratto).
FIGURA 7
L’estensione trasparenza contiene i seguenti attributi
| Codice | E’ il codice del responsabile del procedimento, recuperabile dalla rubrica di U-GOV |
| Ufficio | Ufficio responsabile del procedimento amministrativo |
| Norma / Titolo attributo | La norma o titolo per cui è stato attribuito il titolo, Attributo libero |
| Modalità di individuazione | Recuperato dalla tabella della tipologia di selezione di ogni Ateneo |
| Sussidi / Sovvenzioni | Il contratto rientra all’interno di sovvenzioni secondo quanto disposto negli articoli 26 e 27 del decreto legislativo 33 /2013. |
| Gare / Appalto | Indica se questo documento gestionale è stato inserito in una gara appalto, se attivo è necessario completare la parte relativa agli operatori invitati. |
| Motivazione variazione | Specifica le modifiche intercorse dopo la pubblicazione |
| Note | Attributo descrittivo specifico della trasparenza |
Nel caso il contratto sia derivante da gara o appalto, occorre premere [Nuovo dettaglio] e completare i seguenti attributi.
FIGURA 8
| Operatore | Soggetto presente in rubrica |
| Nome esteso | Nome esteso recuperato dal dato presente in rubrica, oppure valorizzato manualmente. |
| Codice fiscale | Codice fiscale recuperato dalla rubrica |
Nel caso il contratto sia derivante da gara o appalto, occorre premere [Nuovo dettaglio] e completare i seguenti attributi.
FIGURA 8
Nome esteso recuperato dal dato presente in rubrica, oppure valorizzato manualmente.
| oppure caricato manualmente | |
| Codice fiscale estero | Codice fiscale estero recuperato dalla rubrica oppure caricato manualmente |
P.iva | P.Iva recuperata dalla rubrica oppure caricato manualmente |
Codice raggruppamento | Codice che individua il gruppo di imprese aggiudicatario |
| Raggruppamento temporaneo d’impresa | Check che individua il RTI |
| Ruolo RTI | Tipo di ruolo all’interno del RTI…mandatario, consorziato. |
| Aggiudicatario | Soggetto che si è aggiudicato la gara o applato |
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Per inserire una nuova riga di dettaglio, premere [Nuovo dettaglio] per ogni operatore che partecipa alla gara.
: cliccando questo bottone viene selezionata la riga e il sistema visualizza nelle tabelle sottostanti gli attributi propri di quella riga.
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La scheda successiva è Righe Dettaglio, dove si possono inserire le righe di dettaglio del DG. In questa scheda l'utente trova sei sottoschede nominate Riga, Commerciale, COGE, COAN, nelle quali si possono compilare gli attributi del Dettaglio Riga e delle estensioni COGE e COAN, e Inventario; è sempre necessario premere il bottone [Nuovo], presente all'interno della scheda selezionata, per poter accedere alla pagina di immissione dei dati.
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Riga
FIGURA 8
Una generica nuova riga del DG contiene gli attributi mostrati in tabella
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| Nr riga | Attributo obbligatorio, non modificabile dall’utente. Ogni riga di dettaglio ha una numerazione progressiva univoca all’interno del DG stesso, assegnata in automatico dal sistema. |
| Descrizione | Attributo non obbligatorio e modificabile. Descrizione libera del dettaglio viene ereditato dalla testata. |
| Progetto | Attributo non obbligatorio e modificabile. Progetto a cui si riferisce il singolo dettaglio viene ereditato dalla testata. |
| Unità di lavoro | Attributo non obbligatorio e modificabile. Workpackage relativo al progetto selezionato viene ereditato dalla testata. |
| CUP | Attributo non obbligatorio e modificabile. Codice unico di progetto a cui si riferisce il progetto viene ereditato dalla testata. |
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Per ogni nuova riga che si crea sono disponibili i seguenti bottoni
: cliccando questo bottone viene selezionata la riga e il sistema visualizza nelle tabelle sottostanti gli attributi propri di quella riga
: cliccando questo bottone si cancella la riga corrispondente
: cliccando questo bottone si duplica la riga corrispondente. Tutti gli attributi di una riga vengono duplicati in una nuova riga creata dal sistema.
Cliccare l'etichetta Commerciale, posta accanto a Riga per aprire la scheda corrispondente
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Commerciale
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FIGURA 9
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Nella scheda Commerciale si trovano i seguenti attributi
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| Bene servizio | Obbligatorio, il sistema presenta l’attributo “Bene servizio”. Medesima logica di ricerca prevista per l’attributo “Soggetto”. Nel Attributo è visualizzato il codice del bene/servizio; cliccando sul pulsante a destra del Attributo, è possibile visualizzare ulteriori dettagli, quali: la descrizione, il tipo (bene o servizio), il tipo gestione (magazzino o inventario) Nelle altre tipologie di cicli gestionali, questo Attributo ospita la voce retributiva o un’equivalente informazione atta a identificare l’oggetto della riga (verrà specificato nella trattazione di |
ogni singolo DG). | |
| CPV | Facoltativo. Il menù a tendina presenta l'elenco completo che attinge alla tabella VOCOBOLARIO CPV o un'elenco ristretto che attinge alla tabella Associa bene servizio -CPV entrambi presenti in configurazioni contabili. |
| Codice IVA | Obbligatorio, assegnato dal sistema. - per presentare il valore di default il sistema accede alla tabella dei beni servizi o e presenta il codice iva definito dal codice bene servizio di questa estensione; - per presentare i valori possibili il sistema accede alla tabella dei codici iva e considera quale dei flag è attivo sul tipo operazione iva inserito nella testata e presenta i codici iva che hanno: il tipo attivo/passivo, il tipo Attributo attività di questa estensione e quello dei flag definito dal tipo operazione iva. L’utente ne sceglie uno dal Attributo a tendina. Cliccando poi sul pulsante posto a destra del Attributo è possibile visualizzare ulteriori dettagli, quali Attivo/passivo e il Attributo di attività. |
| Quantità | Obbligatorio, modificabile. È un’informazione generica che può assumere significati specifici nei diversi contesti. L’utente inserisce un valore. |
| Prezzo unitario | Obbligatorio, modificabile. È un’informazione generica che può assumere significati specifici nei diversi contesti. Se il tipo DG è passivo, l’utente inserisce un valore. |
| Prezzo totale | Obbligatorio, non modificabile dall’utente. Il sistema calcola Quantità * Prezzo unitario. Se il codice valuta è diverso da euro, il sistema converte applicando il rapporto di cambio indicato nell’estensione commerciale. |
| Sconto | Attributo non obbligatorio, modificabile dall'utente. Lo sconto deve essere un valore positivo e non maggiore dell'imponibile. Se l'utente ha valorizzato la % sconto il sistema applica la % al prezzo totale, altrimenti il Attributo viene valorizzato dall'utente. |
| Percentuale sconto | Attributo non obbligatorio, modificabile dall'utente. Lo sconto deve essere indicato in numeri con la virgola, dove 1 indica il 100% dello sconto. Esempio: 0,1 = 10% di sconto. |
| Imponibile | Attributo obbligatorio, ma non modificabile dall'utente. Il sistema calcola Prezzo totale - Sconto |
| IVA | Attributo obbligatorio, non modificabile dall'utente. Il sistema applica la % Iva all'imponibile. |
| Totale | Attributo obbligatorio, non modificabile dall'utente. Il sistema calcola Imponibile + Iva. |
| Data inizio competenza | Attributo obbligatorio, uguale alla data registrazione nel caso di bene, da inserire da parte dell’utente nel caso di servizio |
| Data fine competenza | Attributo obbligatorio, uguale alla data registrazione nel caso di bene, da inserire da parte dell’utente nel caso di servizio |
Dopo aver compilato tutti i campi descritti nella tabella, l'utente deve cliccare il bottone [Calcola Valori], affinchè il sistema possa quantificare prezzi, sconti e iva.
All'acquisizione di tutti i campi delle righe di dettaglio, il sistema riassume i valori delle n righe di dettaglio create in una tabella, visibile nella figura 10
...
FIGURA 10
Nel caso l’utente scelga di caricare il documento in una valuta diversa rispetto a quella di sistema, la maschera proporrà anche i campi relativi al cambio, e ai valori espressi in valuta.
L’utente inserisci i valori monetari in valuta nel Attributo Unitario (esempio in USD) e poi preme [Calcola valori], gli Attributi Prezzo Totale Valuta, Sconto Valuta, Imponibile Valuta sono anch’essi espressi in valuta; viceversa gtli attributi Prezzo Totale, Sconto, Imponibile, Non imponibile ex art 72, Iva, Totale sono espressi nella valuta di sistema (esempio EUR).
FIGURA 11
SCHEDA IVA
Questa scheda si utilizza solo se:
- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è commerciale oppure
- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è istituzionale e stiamo registrando un acquisto da fornitore non nazionale
FIGURA 12
Per visualizzare i campi illustrati nella figura 13, l'utente deve necessariamente cliccare sul bottone [Crea Iva]
FIGURA 13
Descrizione dei campi dell'estensione Iva
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FIGURA 11
SCHEDA IVA
Questa scheda si utilizza solo se:
- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è commerciale oppure
- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è istituzionale e stiamo registrando un acquisto da fornitore non nazionale
FIGURA 12
Per visualizzare i campi illustrati nella figura 13, l'utente deve necessariamente cliccare sul bottone [Crea Iva]
FIGURA 13
Descrizione dei campi dell'estensione Iva
| Unità Economica | Attributo obbligatorio, modificabile dall'utente. Il sistema presenta l'unità economica perchè la contabilità di riferimento è la COGE, e l'estensione assume il valore COGE. Se esiste una sola UE associata alla UO della testata del DG e non ci sono UE figlie, il sistema inserisce l'unica UE senza richiedere l'intervento da parte dell'utente. Se esistono invece N UE associate alla UO della testata del DG, allora il sistema consente di scegliere tra queste UE e le UE figlie. |
| Sezionale Iva | Obbligatorio. il sistema presenta i sezionali che per l'esercizio dell'estensione Iva sono associati alla UE selezionata e sono compatibili con il tipo operazione Iva selezionata. Se la UE selezionata non ha nessun sezionale associato allora il sistema identifica la UE padre e presenta il sezionale associato; se dopo aver risalito tutta la struttura economica il sistema non trova nessuna UE con sezionale associato allora il sistema blocca il processo. L'utente deve aprire il menu a tendina e selezionare il sezionale individuato dal sistema. |
| Stato | Viene proposto lo stato della contabilizzazione dell’estensione Iva |
N.B. in caso di attività commerciale o promiscua e’ necessario compilare la scheda IVA altrimenti non si possono creare l’estensioni COGE E COAN tantomeno procedere con il [Calcola valori] sopra descritto
Dopo aver indicato UE e Sezionale Iva, l'utente deve ora tornare nella scheda denominata Righe Dettaglio per poter compilare le sottoschede COGE e COAN.
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda COGE
FIGURA 14
Come detto già precedentemente, è necessario cliccare sul bottone [Crea Estensioni].
Solo nel caso di attivazione della gestione dell'Attività Siope ( ovvero ATTIVITA_SIOPE_X_SCR_OBBL = Y ) ed esercizio < 2018 il sistema presenta una maschera in cui si chiede all'utente di valorizzare questo attributo sull'estensione coge.
Dall'introduzione della nuova normativa sul glossario Siope (quindi per esercizi >= 2018) l'attributo viene imputato sull'estensione coge.
Si ricorda che l'introduzione del nuovo glossario Siope fa si che sia visibile solamente nei documenti che individuano una spesa e che dall'esercizio 2018 sia recuperato dalla tabella associativa Attività Siope - Codice Siope.
Dopo avere premuto Crea estensioni se tutte le configurazioni sono corrette il
N.B. in caso di attività commerciale o promiscua e’ necessario compilare la scheda IVA altrimenti non si possono creare l’estensioni COGE E COAN tantomeno procedere con il [Calcola valori] sopra descritto
Dopo aver indicato UE e Sezionale Iva, l'utente deve ora tornare nella scheda denominata Righe Dettaglio per poter compilare le sottoschede COGE e COAN.
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda COGE
FIGURA 14
Come detto già precedentemente, è necessario cliccare sul bottone [Crea Estensioni].
Il sistema presenta un messaggio di avvenuta creazione dell’estensione COGE.
FIGURA 15
La scheda che il sistema propone è la seguente
...
FIGURA 16
...
Alcuni campi sono già valorizzati dal sistema perchè derivati dalle informazioni immesse nelle sezioni precedenti. I singoli campi vengono descritti nella tabella seguente.
| Nr. estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile. |
| Ammontare | Non obbligatorio, modificabile dall’utente. Il valore è posto dal sistema ed è pari all’ammontare imponibile scontato presente nel dettaglio riga + la quota di iva indetraibile da codice iva. |
| IVA detraibile | Non obbligatorio, modificabile dall’utente. Se non è presente l’estensione Iva, il sistema inserirà nel Attributo il valore 0 (es. in presenza di Attributo attività istituzionale). Se è presente l’estensione Iva, il valore è posto dal sistema ed è pari all’ammontare iva presente nel dettaglio riga. Il sistema applica la percentuale di detraibilità definita dal prorata all’iva detraibile e inserisce questo valore nel Attributo Iva detraibile. A sua volta l’iva detraibile è calcolata applicando la % di detraibilità definita dal codice iva presente sulla estensione commerciale dettaglio all’ammontare iva. |
| IVA indetraibile prorata | Non obbligatorio, modificabile dall’utente. Valore inserito dal sistema, pari alla quota di iva indetraibile da prorata. |
| Esercizio | Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg e l’utente non può modificarlo. Se l’anno di riferimento della testata dg non è stato valorizzato, il sistema blocca il processo; se l’esercizio della Coge corrispondente all’anno di riferimento dg non è aperto in modo definitivo, il sistema blocca il processo. In fase di salvataggio del dg il sistema rieffettua i controlli negli altri attributi che dipendono dall’esercizio. |
| Unità economica (UE) | Obbligatorio, modificabile dall’utente. L’utente può inserire una unità economica collegata alla UO di riferimento. |
| Voce COGE | Obbligatorio. L’utente deve scegliere la voce del piano dei conti Coge cliccando sul bottone posto a destra del Attributo. Si apre così una finestra dove il sistema propone una o più voci Coge del piano dei conti, non filtrate dall’associazione con la UE dell’estensione Coge che hanno: - tipo Attributo attività uguale a quello dell’est Coge; - tipo voce uguale a economico esercizio costo o economico pluriennale costo o numerario attività o numerario passività se il tipo dell’est coge è passivo; - tipo voce uguale a economico esercizio ricavo o economico pluriennale ricavo o numerario attività o numerario passività se il tipo dell’est coge è attivo L’utente deve quindi scegliere una voce o selezionare la voce proposta nel caso possa essere utilizzata una sola voce. |
| Voce COGE contropartita | Obbligatorio. Voce del piano dei conti afferente alle attività o alle passività. Il sistema accede alla tabella di associazione tra soggetto e voce coge e recupera la voce coge contropartita. Se il soggetto è associato a una voce coge, il sistema presenta questa voce coge e l’utente non può modificarla; se il soggetto è associato a N voce coge, il sistema presenta queste voci coge e l’utente sceglie quella appropriata. |
| Codice Siope | Obbligatorio. Il sistema recupera dall’apposito parametro la radice del riclassificato che corrisponde al siope. Legge poi, per l’esercizio della est. coge, la relazione tra piano dei conti coge |
e codice siope: se da questa relazione esce un unico codice siope, allora il sistema propone questo, altrimenti il sistema permette all’utente di scegliere solo tra i codici siope associati. | |
| Atttività Siope | Visibile se il parametro ATTIVITA_SIOPE_X_COGE_OBBL è settato a vero. Dal 2018 viene recuperato dalla tabella associativa Attività Siope - Codice Siope ed è visibile sono se indico una spesa. |
| Data inizio | Se nel Attributo bene servizio dell’est commerciale dettaglio è inserito un bene, il sistema pone la data di registrazione del dg e l’utente non può modificarla; se nel Attributo è inserito un servizio, il sistema recupera il valore inserito nel dettaglio commerciale e non può cambiarlo. |
| Data fine | Obbligatorio, assegnato dal sistema. Se nell’attributo servizio dell’estensione commerciale dettaglio è inserito un beneil sistema pone la data di registrazione del dg e l’utente non può modificarlo. Nel caso di cessione di , il sistema recupera il valore inserito nel dettaglio commerciale e non può cambiarlo. |
| CUP | Non obbligatorio, modificabile. L’utente può inserire recuperandolo dall’apposita anagrafica un codice unico progetto. Il Cup deve essere associato alla UO cui è associata la UE della est coge oppure non associato a UO. Se valorizzato in testata viene recuperato nei dettagli |
| CIG | Non obbligatorio, modificabile. Se valorizzato in testata viene recuperato nei dettagli |
| Stato | Obbligatorio, non modificabile. Il sistema pone il valore Non contabilizzato |
...
E' possibile attivare una funzione [Copia voce coge] che copi i valori di una estensione Coge su tutti gli altri dettagli del DG non associati a estensioni Coge
In fase di salvataggio il sistema applica agli attributi dei controlli. In primo luogo, verifica la quadratura degli ammontari rispetto a:
...
- per ogni estensione Coge del DG corrente associata a estensione Coge di DG predecessore il sistema verifica che i valori delle coordinate Coge siano uguali: in caso affermativo prosegue il processo, altrimenti emette un messaggio di conferma con il quale chiede all’utente se vuole proseguire.
E’ possibile associare ad una riga di dettaglio commerciale N estensioni di COGE
Per fare questa operazione occorre creare una prima estenzione coge, diminuire l’ammontare proposto e duplicare l’estensione utilizzando il pulsante posto nella singola riga dell’estensione
...
FIGURA 17
Il sistema duplica i dati dell’estensione coge e l’utente effettua le modifiche opportune prestando particolare attenzione all’ammontare perché il saldo delle sottoschede Coge dovrà essere a quadratura con l’ammontare della riga di dettaglio.
In caso contrario non sarà possibile procedere con il salvataggio del DG. Il sistema emette infatti un messaggio bloccante del tipo ‘ la somma degli imponibili delle estensioni Coge non è uguale al totale imponibile del dettaglio commerciale.
...
FIGURA 18
...
Compilata la scheda COGE, l'utente deve cliccare sul bottone [Applica] e poi può provvedere alla compilazione della sezione COAN.
Cliccando sull'etichetta Coan si apre la seguente scheda (figura 15):
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda COAN
FIGURA 19
Come precedentemente detto, per aprire la scheda l'utente deve cliccare sul bottone [Crea Estensioni]. Completare e cliccare su Applica. Appare l’estensione Coan come illustrato dalla figura 20
...
FIGURA 20
...
Poi si aggiorna l’estensione Coan, con i relativi attributi
FIGURA 21
Descrizione dei campi della scheda COAN
| Nr estensione | Obbligatorio, non modificabile. Numero progressivo assegnato dal sistema in questo modo: il sistema valorizza il primo contatore con il progressivo del dettaglio dg e il secondo contatore con il progressivo della scomposizione coan di dettaglio. |
| Percentuale | Obbligatorio. Il sistema propone il valore 100. Questo valore diminuisce nel caso in cui si debbano registrare più estensioni coan collegate ad un'unica estensione di dettaglio. La somma delle percentuali delle varie estensioni coan deve restituire 100. |
| Ammontare | Obbligatorio, non modificabile. |
| Esercizio | Obbligatorio, non modificabile. Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg; se l’anno di riferimento non è stato valorizzato, il sistema blocca il processo; se l’esercizio coan corrispondente all’anno di riferimento dg non è aperto in modo definitivo, il sistema blocca il processo. |
| UA budget | Obbligatorio, non modificabile. Il sistema naviga la struttura analitica e inserisce la UA di budget uguale o padre della UA scelta dall’utente. |
| UA | Obbligatorio, modificabile dall'utente. Il sistema identifica le UE delle estensioni Coge associate al dettaglio dg selezionato: se queste UE sono associate ad una UA, il sistema presenta questa UA e l’utente non può modificarla; se queste UE sono associate a N UA, il sistema presenta queste UA e l’utente ne sceglie una. L’utente può sempre forzare il default e cercare una delle UA valide nell’esercizio dell’est coan. |
| Voce COAN | Obbligatorio, modificabile dall'utente. Il sistema identifica le voci coge delle est coge associate al dettaglio dg selezionato: se queste voci coge sono associate a una voce coan, il sistema presenta questa voce coan e l’utente non può modificarla; se queste voci coge sono associate a N voci coan, il sistema presenta queste voci coan e l’utente ne sceglie una.È comunque possibile modificare la proposta di default. Il sistema controlla che la voce coan sia associata alla UA della estensione coan. |
| Tipo dimensione analitica | Facoltativo. Se configurata a sistema, rappresenta una ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema permette che su diversi tipi di dimensione analitica si possa ripartire l’intero costo. |
| Dimensione analitica | Attributo obbligatorio, che l'utente deve compilare selezionando una voce dal menu a tendina. Presenta le voci di dettaglio che specificano il tipo dimensione analitica |
| Data inizio competenza | Se nel Attributo bene servizio dell’est commerciale dettaglio è inserito un bene, il sistema pone la data di registrazione del dg e l’utente non può modificarla; se nel Attributo è inserito un servizio, il sistema recupera il valore inserito nel dettaglio commerciale e non può cambiarlo. |
| Data fine competenza | Obbligatorio, assegnato dal sistema. Se nell’attributo servizio dell’estensione commerciale dettaglio è inserito un beneil sistema pone la data di registrazione del dg e l’utente non può modificarlo. Nel caso di cessione di , il sistema recupera il valore inserito nel dettaglio commerciale e non può cambiarlo. |
| Progetto | Il sistema presenta il progetto della testata DG. Se l’utente rifiuta il progetto proposto dal sistema, può scegliere tra i progetti associati alla UO cui è associata la UA della est coan. |
| Unità lavoro | Il sistema presenta l’unità lavoro selezionata nella testata dg. |
| Tipo | Non Obbligatorio. Modificabile sceglie il tipo di scrittura di contabilità analitica, è possibile associare una scrittura di tipo Anticipata, Anticipata di Riporto, Vincolo |
| Scrittura predecessore | Non Obbligatorio. Modificabile permette di scegliere la scrittura di contabilità analitica precedentemente creata da associare al dg; la successiva contabilizzazione stornerà questa quota |
| Dettaglio | Non Obbligatorio. Modificabile permette di scegliere il singolo dettaglio della scrittura da associare. |
| Stato | Obbligatorio, non modificabile. Il sistema pone il valore NON ASSEGNATO. |
Il bottone [Saldi] (figura 22) serve per visualizzare una ricapitolazione dei campi che sono stati compilati e riporta le seguenti voci obbligatorie:
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- progetto;
- dimensione analitica.
Sulla base di queste variabili il sistema crea il disponibile anticipato, che è pari alla differenza tra lo stanziamento assestato (imputazione iniziale di budget + ammontare variazioni di budget) e tutte le scritture COAN (anticipate e libere) imputate a quella voce COAN.
Il disponibile viene controllato ad un livello configurato del piano dei conti. Se il dettaglio di scrittura rende questo disponibile negativo, il sistema blocca il processo.
Per quanto riguarda il controllo del saldo dei progetti, nel parametro di configurazione si è stabilito di effettuare il controllo sulla disponibilità del progetto in modo sintetico. Il Disponibile Anticipato Sintetico di progetto è la somma di tutti i disponibili stanziati sul progetto indipendentemente dalla voce di costo e, pertanto, il sistema considera la sommatoria degli stanziamenti per determinare la disponibilità.
Per chiudere la scheda cliccare sul bottone [Chiudi]
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FIGURA 22
Come per l'estensione COGE, anche per l'estensione COAN è possibile attivare una funzione che copi i valori delle estensioni COAN su tutti gli altri dettagli in cui non sia presente alcuna valorizzazione di estensioni Coan.
Il funzionamento e l’utilizzo delle ultime due schede Associazioni e Allegati comuni a tutti i documenti gestionali sono spiegate nel dettaglio in appendice 10.
In esse l'utente non può modificare nè aggiungere dati o informazioni al documento compilato
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FIGURA 23
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SALVATAGGIO DG
Dopo la compilazione delle varie estensioni si passa al salvataggio del DG, cliccando sul bottone [Salva].
Il sistema attribuisce un codice DG, visualizzato nell'apposito campo e salva in bozza la registrazione. L'utente deve cliccare quindi sul bottone [Completa] e il sistema attribuisce il numero di registrazione e salva l’operazione in modalita’ Completo per poter poi passare alla contabilizzazione del DG.
CONTABILIZZAZIONE DG
L'operazione di contabilizzazione da effettuare (scrittura COAN anticipata) è indicata nel menù a tendina Operazioni, figura 24.
SCHEDA OPERAZIONI Crea Scritture: Coan Anticipata
FIGURA 24
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Tra le operazioni è possibile scegliere una delle opzioni:
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Per ritornare alla schermata del menù principale cliccare sul bottone [Chiudi funzione], posto in alto a destra.
Creazione di un ordine dal documento predecessore: funzione Crea e Associa
Per la creazione di un ordine l'utente può ereditare gli attributi dal DG predecessore mediante la funzione "Crea & Associa", figura 25. In questo modo, l'utente recupera i dati della richiesta di acquisto (o del contratto passivo) che ha precedentemente compilato, senza dover ricompilare tutti i campi.
FIGURA 25
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Cliccando su "Crea & Associa" l'utente visualizza la finestra riportata sotto:
SCHEDA CRITERI GENERALI
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FIGURA 26
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Per prima cosa selezionare il tipo documento di origine dal campo Tipo Documento Origine.
Scendendo con la scroolbar posta a destra della finestra, l'utente può accedere alla sezione di recupero, selezionabile tramite l'apposito bottone [Recupera], come mostrato in figura 26. Se l'utente non sceglie un documento dall'elenco, il sistema riporta l'errore "E' necessario selezionare almeno un documento sorgente per poter procedere!". L'utente deve quindi ricordarsi di scegliere un documento dall'elenco proposto.
Si può inoltre circoscrivere la ricerca, inserendo delle condizioni di ricerca nell’apposito pannello di ricerca
I campi da utilizzare per restringere il Attributo della ricerca sono:
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- descrizione: da utilizzare per un ricerca ad hoc molto più ristretta, perché permette di recuperare il solo dg con la descrizione inserita.
Nella successiva scheda CRITERI COMMERCIALI la ricerca può avvenire per tipologia di soggetto o altro attributo
SCHEDA CRITERI COMMERCIALI
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FIGURA 27
SCHEDA RECUPERA
FIGURA 28
Cliccando sul bottone [Recupera] si apre la lista dei documenti precedentemente compilati e ordinati in modo temporale dai più recenti ai più vecchi.
Cliccare sopra il simbolo con la spunta verde per selezionare uno o n documenti e in automatico il sistema li posiziona nella parte bassa della maschera. Nel caso sia stato recuperato un unico documento il sistema lo posiziona in automatico nella parte bassa della maschera e possiamo creare il documento da questo.
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FIGURA 29
Premere quindi il tasto [Avanti] verificare i dati del dettaglio origine poi [Crea documento].
FIGURA 30
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