Sommario
Table of Contents
...
Introduzione
In IRIS è possibile attivare, per ogni tipologia di pubblicazione, il workflow di validazione delle pubblicazioni è un processo che consente all’Ateneo di mantenere il controllo sulla qualità dei dati utilizzati per le campagne di valutazione interna ed esterna e per l’esposizione delle informazioni . L'attivazione del processo di validazione consente all'Ateneo di garantire un livello alto della qualità dei dati esposti sul portale pubblico.
In UGOV RI il processo di validazione consisteva nell'apporre la spunta o meno sul "flag validato” per ogni singolo prodotto.
Ogni Ateneo può scegliere di attivare o meno In IRIS esiste il workflow di validazione che consente, tipicamente ai bibliotecari, di verificare i dati inseriti per la qualità e la coerenza dal punto di vista bibliografico (ad esempio che i prodotti inseriti siano completi di abstract, keywords, etc).
Questo permette di fare una serie di controlli sui prodotti prima che vengano resi definitivi, per evitare problemi futuri come, ad esempio, il riconoscimento della stringa autore su Sito Docente.
Il workflow di validazione in IRIS ha impatto su diverse funzionalità. Laddove è attivato occorre verificare come venga integrato nell’organizzazione dell’Ateneo.
IRIS può essere configurato per supportare comportamenti differenti per i prodotti validati o meno. Per questo il workflow di validazione impatta su diverse funzionalità:
- trasferimento su Sito Docente (ad esempio è possibile configurare che l’invio a Sito Docente avvenga direttamente dopo la fine dell'inserimento oppure dopo la validazione da parte dei bibliotecari);
- utilizzo all’interno di campagne di valutazione interna o esterna (i dati in ingresso per una campagna di valutazione possono essere influenzati dalla presenza o meno di un processo di validazione all’interno del catalogo)
- visiblità sul portale pubblico sia dei metadati che dei fulltext.
Configurazione di default
Di seguito viene illustrato il comportamento di default di IRIS nelle funzionalità che interessano il workflow di validazione.
...
per le pubblicazioni (metadati e allegati), occorre precisare che la sua attivazione ha delle ripercussioni che possono riguardare l'impiego di prodotti non ancora validati nelle campagne di valutazione (interne ed esterne), la visibilità sul portale pubblico e l'interazione con altri portali:
- Trasferimento su Sito Docente: l'invio delle pubblicazioni al Sito Docente (o anche LoginMiur) avviene per ogni pubblicazione che si trova nello stato definitivo, validato e in validazione.
- Campagne di valutazione interna: tutti
...
- i prodotti che sono stati resi definitivi da un docente possono essere utilizzati per le campagne di valutazione, quindi
...
- sono
...
- ammessi anche i prodotti in
...
- validazione.
- Visibilità sul portale pubblico
...
- : gli Atenei, che hanno attivato il workflow di validazione, possono scegliere di pubblicare anche prodotti che sono nello stato "in validazione".
Panoramica workflow di validazione delle pubblicazioni
...
IRIS supporta fino a un massimo di 3 step di workflow (wfs1, wfs2, wfs3) che possono essere attivati insieme o singolarmente. Una volta attivati sono sempre proposti in ordine sequenziale (wfs1 , wfs2, --> wfs2 --> wfs3). I vari step si differenziano per le operazioni consentite al loro interno che sono le seguenti:
- step1: accetta o rifiuta
- step2: accetta, rifiuta e modifica
- step3: modifica, conclude
I workflow sono associati alle tipologie di prodotto presenti in archivio. Per inserirli occorre agire sull’alberatura delle tipologie attivando il singolo step di workflow. Ogni workflow può variare in base agli step che lo compongono, per cui il workflow applicato alla tipologia Articoli può essere diverso da quello applicato alla tipologia Tesi.
La configurazione tipica per gli atenei che attivano il workflow di validazione è utilizzare solo il secondo step (come ad esempio avviene per l'Archivio air.unimi.it) perché è lo step più completo. Esso consente infatti ai responsabili dello step di modificare il prodotto, oppure rimandarlo al proprietario per compiere delle modifiche, o infine, nel caso non sia attivo il terzo step, portare in chiusura il workflow di validazione pubblicando il prodotto.
Nel modulo RM di IRIS ci sono dei team predefiniti che sono utilizzati per decidere quali persone si occupano di un determinato workflow. Questi team sono gestiti direttamente nel modulo RM loggandosi come amministratore, passando in "Visione Completa" e portandosi in "Configurazione", "Sicurezza", "Team".
Le persone che vengono aggiunte a questi team vengono abilitate a validare i prodotti della tipologia selezioanta. Tipicamente le persone abilitate alla validazione dei prodotti sono raggruppate per dipartimento di appartenenza (team trasversali alle tipologie di prodotto) oppure viene costituito un team centralizzato all'interno dell'Ateneo. Non aderiscono a questa regola i Brevetti, per i quali gli Atenei hanno degli uffici che ne verificano integrità dei dati e vincoli di proprietà intellettuale, e le Tesi di Dottorato per le quali solitamente l'ateneo allestisce un ufficio che si occupa della validazione.
Gestione della validazione
I validatori vedono i prodotti da validare nel proprio desktop prodotti attraverso il tab “Incarichi disponibili”. Nella colonna “Stato del lavoro” sono riportate delle etichette che indicano in che step si trova il prodotto. Attraverso il tasto “Accetta l’incarico” il validatore prende in consegna la validazione del prodotto. In questo modo il prodotto passa dal tab “Incarichi disponibili” al tab “I miei incarichi”. Questo consente di distribuire il lavoro all’interno di un pool di validatori poiché viene gestita la concorrenza dei processi.
Nel tab “I miei incarichi” il validatore esegue la validazione cliccando sul pulsante “Esegui l’incarico”.
In questo modo si accede alla schermata dello step di workflow, in cui vengono mostrati i pulsanti d’azione che dipendono dallo step in cui si trova il prodotto.
Modifica dei metadati
Quando un validatore clicca sul pulsante "Modifica" viene aperta la schermata di inserimento dati del prodotto in cui è possibile modificare i metadati. I validatori possono aggiungere o rimuovere un file. L’altra possibilità che hanno gli addetti è validare o meno un fulltext. Se un fulltext è validato allora è visualizzabile sul portale pubblico secondo le opzioni di accesso configurate.
L'opzione N.D. corrisponde al valore "null" memorizzato su DB. Indica che non ci si è ancora espressi sulla validità o meno dell'allegato e della policy di accesso definita, viene quindi utilizzato quanto previsto da parametro di configurazione applicativa (default NON VALIDATO).
Policy “Open Access di Ateneo” (presenza metadata dc.iris.checkpolicy)
...
Ogni step è caratterizzato da specifici interventi che determinano i passaggi di stato della pubblicazione:
- step1 (accetta/rifiuta): il soggetto autorizato alla gestione della pubblicazione può accettare (validare) la pubblicazione così come è stata inserita e farla avanzare di stato. Allo stesso modo, se la pubblicazione non risulta conforme ai criteri previsti, l'utente può rifiutare la pubblicazione che torna al submitter per eventuali correzioni/integrazioni.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Su richiesta dell'Ente, è possibile accordare ai validatori la possibilità di modificare le pubblicazioni (metadati e allegati) anche in questo step del workflow. |
- step2 (accetta/rifiuta/modifica): il soggetto autorizzato alla gestione della pubblicazione può accettare (validare) la pubblicazione così come è stata inserita e farla avanzare di stato. Allo stesso modo, se la pubblicazione non risulta conforme ai criteri previsti, l'utente può rifiutare la pubblicazione che torna al submitter per eventuali correzioni/integrazioni. Inoltre, è previsto per le pubblicazioni in questo step la possibilità di apportare modifiche ai metadati/allegati.
- step3 (modifica/concludi): il soggetto autorizzato alla gestione della pubblicazione può apportare modifiche alla pubblicazione, se necessarie, oppure decidere di pubblicare il prodotto. Non è prevista la possibilità di riget
Il workflow di validazione deve essere associato alla tipologia della pubblicazione (vedi Community & Collection (in corso di revisione); pertanto, il workflow definito per una tipologia può differire da quello previsto per un'altra tipologia (es. si può attivare il workflow con due step per la tipologia articolo e attivare il workflow con tre step per la tipologia tesi di dottorato. Solitamente, gli Atenei che attivano il workflow di validazione scelgono il secondo step (wfs2) in quanto sono permesse più azioni (accetta/rifiuta/modifica).
Visibilità della pubblicazione sul portale pubblico
Nella pagina del manuale Portale pubblico, paragrafo "Quali pubblicazioni sono esposte sulla homepage" è possibile recuperare informazioni sulla versione della pubblicazione esposta sul portale pubblico, a seconda degli stati di workflow e le configurazioni scelte dall'Ateneo.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Ogni Ateneo può decidere se rendere i fulltext immediatamente visibili nella scheda del prodotto sul portale pubblico (sempre nel rispetto delle policy di accesso decise dal submitter) o subordinare la pubblicazione dei fulltext alla validazione degli stessi da parte dell'ufficio competente |
Chi sono i validatori
Attraverso il modulo RM (Resource Management) è possibile definire dei team di persone che si occupano della validazione dei prodotti (per maggiori informazioni sulla creazione dei team si rimanda a Gestione dei permessi).
La scelta di come devono essere strutturati i team e quali competenze attribuire alle persone che ne fanno parte dipende dalle necessità dell'Ateneo, quindi si possono avere situazioni in cui l'ente sceglie di:
- creare un team di validatori per ogni singola tipologia di prodotto;
- creare un team di validatori per ogni singolo dipartimento: le persone configurate in questo team hanno il compito di validare tutti i prodotti che afferiscono a proprio dipartimento.
- creare un team centralizzato i cui componenti hanno il compito di validare le pubblicazioni del catalogo senza limiti di operatività dipendenti dalla tipologia o afferenza.
Gestione della validazione
I prodotti che si trovano nello stato "in validazione" sono visibili nella scheda "Incarichi disponibili" dell'utente validatore. La gestione della pubblicazione è subordinata alla presa in carico della stessa da parte del validatore: dopo l'avvenuta presa in carico, la pubblicazione viene trasferita nella scheda "Incarichi presi in carico".
Il validatore ha la possibilità di gestire la pubblicazione in due modi differenti:
- cliccando sul pulsante "Esegui questa operazione" che si trova nella colonna "Operazioni" in corrispondenza del singolo prodotto;
- accedere alla scheda prodotto dove ha a disposizione sempre il pulsante "Esegui questa operazione" (come da immagine a seguire)
Per maggiori informazioni sulla gestione della pubblicazione da validare (rifiuto/validazione/modifica metadati/validazione fulltext) si rimanda alla pagina del manuale Pulsantiera in scheda prodotto.
Notifiche mail riguardanti il processo di validazione
Sono state previste notifiche mail che vengono inviate lungo tutto il processo di censimento della pubblicazione all'interno del portale IRIS; lo scopo delle notifiche è quello di informare gli attori coinvolti su momenti salienti del processo. Per maggiori dettagli sulle notifiche inviate si rimanda alla pagina del manuale Messaggistica di sistema.
...
Respingere
Nella scheda dello step di workflow il validatore può decidere di respingere un prodotto attraverso il tasto "Rifiuta". Quando un validatore respinge un prodotto viene visualizzata una modal box in cui si inserisce la motivazione della scelta del rifiuto. Il prodotto viene riposto nel desktop prodotti del docente che ne può modificare i metadati e entra nello stato Riaperto. Questa operazione non ha nessun impatto sull'invio a loginmiur e il prodotto (la cui submission è stata conclusa dal docente) verrà inviato durante la notte con il job notturno. Una volta che il prodotto è stato respinto, il docente non potrà decidere di reinviarlo.
In questa form è inoltre possibile impostare un nuovo criterio di visibilità del fulltext di un prodotto.
Approvazione prodotto
Al momento dell'approvazione di un prodotto, il validatore deve solamente indicare il criterio di visibilità per la disseminazione.
Notifiche mail
Durante tutto il workflow di validazione il sistema invia delle mail di notifica.
Le mail che vengono spedite indipendentemente dalla presenza del processo di workflow sono "coauthors_submit" e "coauthors_archive".
La prima viene spedita al termine del processo di inserimento di un prodotto. Viene inviata a tutti gli autori interni riconosciuti del prodotto e riporta il messaggio che il prodotto è in carico ai validatori.
La seconda viene inviata al termine della submission se il workflow di validazione non è attivo, oppure quando il workflow viene portato a termine e l’item viene reso definitivo.
Le mail di notifica possono essere disattivate aprendo una richiesta al Service Desk.
Di seguito l'elenco delle mail di notifica:
- coauthors_submit
- coauthors_submit_integra
- submit_reject
- coauthors_workflow_changedissemination
- coauthors_archive
- coauthors_archive_integra
Email per i validatori
- submit_task
I metadati mostrati nelle mail sono gli stessi di quelli inseriti in fase di submission, a meno di regole sulla visibilità esplicitate nel file input-form.xls.
Al seguente link maggiori dettagli: https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Messaggistica+di+sistema
Riapertura
Attraverso questa funzionalità si ha la possibilità di prendere un prodotto in stato definitivo e metterlo in stato di bozza. Non è possibile effettuare questa operazione per prodotti in workflow perchè la riapertura all'interno del workflow avviene attraverso la "respinta".
Quando un prodotto viene riaperto, viene rimandato in stato bozza nel workspace del docente. In questo caso tutti i metadati sono modificabili esattamente come in fase di inserimento dati del prodotto. La cancellazione della bozza porta alla rimozione logica del prodotto.
Integrazione
È una funzionalità molto simile alla riapertura, con la differenza che può essere operata dagli autori riconosciuti. Quando si integra un prodotto viene creato un workspace temporaneo di integrazione dei metadati.
In questo caso la cancellazione della proposta di integrazione porta al ripristino della versione pre-integrazione. Come nella modifica dei metadati in workflow, durante il processo di integrazioneè possibile che nontutti i metadati siano modificabili.