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I prodotti per i quali è stato attivato il workflow di validazione passano dallo stato 'bozza' (stato non ancora definitivo) a quello 'In validazione' (stato definitivo). Le pubblicazioni in questo stato necessitano della validazione da parte degli organi (utenti) competenti. Pur non essendo validata, la pubblicazione viene trasferita al portale 'Login MIUR; bisognerà attendere l'esito della validazione per la diffusione sul portale pubblico. L'ente può scegliere di visualizzare sul portale pubblico la pubblicazione in fase di validazione (in tal caso comparirà un messaggio di avvertenza relativo al fatto che i dati non sono ancora stati validati)
La visibilità del prodotto all'interno di IRIS è garantita a tutti gli utenti abilitati al catalogo prodotti: il responsabile del dato e coautori possono cercare la pubblicazione all'interno della scheda 'Pubblicazioni in validazione' del proprio desktop prodotti; gli altri utenti possono accedere al prodotto dal menu 'Ricerca avanzata'.
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- Riapertura di un prodotto in stato 'pubblicato' (casistica riscontrabile con e senza workflow di validazione attivo). In questo caso la riapertura di un prodotto genera di fatto una copia dello stesso che assume lo stato 'Bozza (riaperto)', sulla quale l'utente potrà agire per apportare le integrazioni necessarie. La copia pubblicata in precedenza resta visibile su entrambi i portali, Login MIUR e portale pubblico, fino a quando verrà sostituita dalla nuova versione riaperta e portata in stato pubblicata.
- Riapertura di un prodotto in stato' In validazione' e mai pubblicato (casistica che ricorre in presenza del workflow di validazione attivo): la pubblicazione viene fatta transitare in stato 'Bozza (riaperto) per permettere eventuali integrazioni/modifiche. Se l'ateneo aveva scelto di visualizzare sul portale pubblico la pubblicazione in stato workflow, tale versione rimarrà visualizzata sul portale pubblico.
- Riapertura di un prodotto in stato 'in validazione' già pubblicato in precedenza: in questo caso il prodotto in validazione altro non è che la copia del prodotto pubblicato che viene spostata in stato 'bozza (riaperta)'. La versione pubblicata in precedenza resta visibile su entrambi i portali, Login MIUR e portale pubblico, fino a quando verrà sostituita dalla nuova versione riaperta e portata in stato pubblicata.
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