InTime

  Draft
U-WEB TIMESHEET InTime (INtegrated TIMEsheet)

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Da I MIEI IMPEGNI nella scheda Attività Annuali, cliccando sulle Ore per Anno Accademico in corrispondenza di una singola attività è possibile inserire il numero totale delle ore svolte per ciascuna di esse.

Invio del Diario

Al termine della compilazione del diario, questo deve essere inviato per essere reso definitivo e per produrre la stampa definitiva. Il diario inviato viene successivamente approvato dalla figura competente secondo le regole dell'Ateneo.Per inviare il diario, cliccare il tasto dedicato Invia in basso a destra:

Successivamente a questa approvazione, o nel caso in cui le ore invece siano uguali o maggiori a quanto previsto nell'incarico, il sistema chiede l'ulteriore conferma dell'effettivo invio come da immagine di seguito riportata.

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NB: attraverso il parametro di configurazione "TS_BLOCCO_PERIODO" (Parametro che attiva la creazione di vincoli automatici in passaggio di stato del Timesheet in Rendicontato) è possibile rendere automatica la creazione di vincoli bloccanti che non permettono la modifica dei mesi della risorsa umana che presentino effort in stato "Rendicontato".È importante ricordare che solo il titolare del timesheet ovvero colui che compila il proprio mese è abilitato alla modifica e registrazione degli effort che lo riguardano. L'interfaccia amministratore timesheet è quindi in sola lettura ed ha lo scopo di monitorare gli effort sul progetto che si coordina e modificare lo stato degli stessi ai fini del flusso di approvazione e rendicontazione. Solo in fase di riapertura timesheet, l'amministratore potrà inserire una "Nota di riapertura". Cliccando sul tasto si apre la seguente look-up nella quale sarà possibile inserire la motivazione di riapertura.
!worddavcfd4a35c92ea6c0420781ec00896acd8.png|height=289,width=609!Tali note saranno visibili, dalla persona per la quale è stata inserita la nota, nella scheda "Il mio Timesheet".
o per scorrere un mese alla volta, oppure utilizzare il calendario in modo da effettuare una ricerca mese ed anno più veloce.
Alla modifica stato degli effort cambieranno anche le icone a fianco ad ogni risorsa umana, per esempio , . Pre-verifica rendicontatoÈ presente una funzione che permette di inviare una mail di pre-verifica rendicontato. Per attivare la funzione occorre attivare il parametro di configurazione con codice "FL_UWTS_NOTIFICA_RENDICONTATO".Il servizio permette di inviare una mail di avviso di rendicontazione ai responsabili timesheet (spunta Amministratore timesheet, nella scheda Risorse umane >> attivo) dei progetti in cui le risorse umane, che compilano il timesheet (ovvero che hanno attivo il flag "Attiva timesheet", presente nella scheda risorse umane >> attivo) sul progetto prossimo alla rendicontazione. La mail NON verrà inviata alle risorse umane che rispettano le condizioni precedenti ma non hanno l'indirizzo mail e devono essere esclusi i progetti appartenenti a macro-tipo funzionale per il timesheet.La verifica avviene sui progetti validi per la compilazione del timesheet nel mese/anno nel quale si sta premendo chiamando la funzione "Preavviso rendicontazione".






Workflow degli stati
Ogni effort si può trovare in uno ed uno solo stato all'interno del sistema. Ogni stato ammette dei predecessori e dei successori definiti. Il sistema gestisce il passaggio degli stati e valida le operazioni.

Deleghe Timesheet

La funzione deleghe permette di accedere come amministratore timesheet ai progetti per i quali l'utente sia stato abilitato in U-GOV attraverso la funzione Configurazione progetti Gestione. Il delegato avrà la possibilità di monitorare gli effort inseriti dal delegante e di procedere alla approvazione/riapertura del timesheet o alla rendicontazione dei periodi necessari.NB: la delega riguarda esclusivamente il passaggio di stato di timesheet INVIATI sui progetti, in nessun modo un utente può compilare o modificare i dati timesheet relativi ad un altro utente.

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La funzione permette al direttore di dipartimento o al presidente del corso di studio di monitorare ed approvare i registri compilati dai docenti afferenti alla struttura che coordina o al corso che presiede.

L'elenco dei registri viene ordinato per stato del documento, nell'ordine registri Inviati, Aperti (in fase di compilazione) e Approvati.

La funzione permette il monitoraggio dello stato di compilazione di ciascun registro e riporta le informazioni relative alla testata, il corso di studio le ore rendicontate e previste. Il nome del docente proprietario se cliccato apre il programma di posta elettronica per l'invio di una mail di comunicazione a quest'ultimo.Cliccando su un registro si accede alla schermata che ne espone il dettaglio, in sola lettura, in termini di attività rendicontate, data e contenuto, ore e informazioni aggiuntive. Dalla funzione dettaglio è possibile stampare il pdf del documento di registro.

L'approvazione può avvenire solo su registri in stato Inviato sia attraverso la funzione di dettaglio del registro cliccando sul pulsante APPROVA che nella schermata iniziale elenco registri, selezionando i registri desiderati dall'elenco e cliccando su Approva registri selezionati.

REVOCA APPROVAZIONE REGISTRO Dalla funzione Amministrazione Registro, dopo che è stato approvato un registro, è possibile revocare la sua approvazione entrando all'interno del dettaglio del registro approvato, cliccando sul pulsante REVOCA APPROVAZIONE

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