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Breve definizione del processo

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L'obbligo che scatterà da fine marzo 2015 per le Pubbliche Amministrazioni, di ricevere le fatture dei fornitori solo in formato elettronico, interessa anche il ciclo compensi ed il ciclo incarichi relativamente alla fatture inviate da soggetti che esercitano la libera professione (ruolo PR).
In Ugov, infatti, le fatture ricevute da professionisti possono essere liquidate sia attraverso il ciclo compensi, che attraverso il ciclo incarichi.
Nella funzione della fattura elettronica vengono considerati come appartenenti ai cicli compensi/incarichi i le fatture, che abbiano come tipo documento rispettivamente il codice TD03 (acconto/anticipo su parcella); o il codice TD06 (parcella).
In Ugov, sia in caso di acconto/anticipo su parcella, che in caso di parcella, si creerà un documento gestionale compenso, o incarico.
In caso la parcella debba essere caricata nel ciclo compensi ci potrebbero essere due casistiche:

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Inoltre  anche le parcelle dei professionisti emesse dal 01/07/2017 saranno soggette a Split PayementPayment, come le fatture d'acquisto. Sarà quindi necessario andare ad indicare i dati IVA nella testata della Fattura Elettronica anche per le fatture istituzionali. Da notare che però dal 14/07/2018 il regime 'Split payment' per i professionisti è stato abolito, pertanto tutte le parcelle emesse con tale data o successiva non devono più essere assoggettate a tale regime, e pertanto per le parcelle in ambito istituzionale non ci sarà più la necessità di indicare i dati IVA nella testata della fattura elettronica.

Parametri di configurazione

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E' necessario configurare i seguenti parametri di configurazione:

 

• RANGE DI ARROTONDAMENTO: Indica la differenza tollerabile che si potrà avere nel calcolo del compenso/incarico tra il netto calcolato nel DG e quello indicato nella fattura.
• CICLO INCARICHI: Parametro da attivare solo per gli Atenei che utilizzino anche il ciclo incarichi per liquidare fatture a professionisti.

Gestione fattura elettronica – selezione documento se non ho il predecessore

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Nel caso il sistema non sia in grado di recuperare un predecessore e di capire, quindi, a quale tipo documento gestionale debba essere associata la fattura elettronica, entrando nella funzione relativa al cruscotto della FE (Documenti Gestionali -> Procedure -> Fatturazione Elettronica) si presenterà la maschera riportata in figura 1. 

Fig.1

In tale maschera, il sistema attiva solo tre pannelli: 'Predecessori', 'Testata' e 'Notifiche' e nella sezione laterale relativa alla gestione delle anomalie compare l'errore, riportato in figura 2, con cui il sistema indica che non è stato possibile individuare il tipo documento gestionale a cui collegare la fattura elettronica, che dovrà quindi essere selezionato manualmente dall'operatore.

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Scelto il tipo DG, il sistema caricherà l'interfaccia collegata al tipo documento selezionato.

Fig.3

 

 

Gestione fattura elettronica - Regole di associazione automatica dei predecessori

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All'interno del cruscotto della FE, il sistema assocerà in automatico il predecessore di tipo 'Contratto al personale' se si tratta di compenso, o 'Autorizzazione incarico' se si tratta di incarico, secondo le seguenti regole:

ASSOCIAZIONE TRAMITE NUMERO PROTOCOLLO

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Se il tipo DG a cui è collegata la fattura elettronica è compenso, il sistema dopo il pannello testata, presenterà il pannello 'Compenso', come da figura 11.

Fig. 11 

Il sistema precompilerà i campi di tale pannello, secondo le regole riportate nella tabella sottostante.

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Se il tipo dg a cui è collegata la fattura elettronica è incarico, il sistema dopo il pannello testata, presenterà il pannello 'Incarico', come da figura 12.

Fig. 12

 

Il sistema precompilerà i campi di tale pannello, secondo le regole riportate nella tabella sottostante.

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Per visualizzare/modificare una riga è necessario evidenziarla (la riga diventa rosa), e i dettagli della stessa saranno mostrati nella parte bassa del pannello come mostrato in figura 18.

Fig. 18 

Le regole implementate per la determinazione delle voci di trattamento economico vengono di seguito dettagliate. 

TAB RIGHE_ TASTO NUOVO

E' possibile utilizzare tale tasto:

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2) per aggiungere la voce di RECUPERO BOLLO _09771 nel caso di regime minimi o esordienti,  per i quali si vuole comunque restituire il bollo al PR, anche se non dovuto.

 

Nel caso il professionista abbia inserito in fattura elettronica delle voci non corrette, o non dovute, sarà necessario rifiutare la fattura per fargliela riemettere, o dove non sia possibile, richiedere l'emissione della nota di credito.

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Se il PR non addebita all'Ateneo l’importo del bollo, l’operatore ugov dovrà eliminare la riga relativa alla voce 09771 nel TAB trattamento economico del DG compenso generato dalla fattura elettronica. 

A partire dalla versione DG 15.05.03  è stato aggiunto un nuovo parametro di configurazione: FE_VOCE_BOLLO. Il parametro può assumere valore “0” e “1”.

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Per tutti, al momento dell’installazione della versione sopracitata, il parametro sarà lasciato attivo in modo che il comportamento sia conforme a quanto avveniva prima del rilascio. 

Chi fosse interessato a disattivare tale parametro deve farne richiesta al sevizio di consulenza. 

Le regole dettagliate sopra sono riepilogate nella tabella sottostante.

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Se nella fattura elettronica sono presenti delle voci accessorie, come indicato nelle regole di decodifica, il sistema inserisce una riga nel pannello righe, con valorizzato l'importo ma non il codice voce. In questa situazione comparirà quindi l'anomalia riportata in figura 19. L'operatore dovrà aprire la look – up della voce e selezionare il codice voce corretto e salvare, a quel punto l'anomalia non sarà più presente.

Fig. 19

 

Se l'utente modifica il capitolo, proposto dal sistema, in una delle voci e ce ne sono altre con capitolo diverso, oppure questo non coincide con quello presente nel predecessore selezionato, comparirà l'anomalia bloccante riportata in figura 20.

Fig.20 

Se in una delle voci di compenso inserite dal sistema, non è presente il capitolo, comparirà l'errore riportato nella figura 21, questo dovrà essere valorizzato nella riga di dettaglio indicata per poter proseguire.

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In questi casi, se è corretta la voce riportata in fattura elettronica, sarà necessario andare a modificare il contratto, o aggiungere, la voce nel contratto al personale.

Fig. 23 

Se l'importo della voce di compenso principale ereditato dalla FE, e corrispondente all'imponibile della fattura, non è uguale all'importo della rata del contratto, comparirà l'errore riportato in figura 24.

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• modificare la rata del contratto se la fattura è corretta;
• oppure rifiutare la fattura se l'imponibile riportato in fattura è errato.

 

Fig. 24

Creazione compenso/incarico – GENERA DG

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• creazione di un Tipo Contratto specifico (denominato per es. 'rettifica per errata fattura elettronica') che non vada in nessun adempimento, né anagrafe né trasparenza);
• configurazione di un nuovo Capitolo dedicato per i PR al solo fine di gestire queste casistiche. Il capitolo potrà essere denominato ad es.  “rettifica per errata fattura elettronica”;
• per non movimentare la contabilità analitica in questi Contratti fittizi Vi suggeriamo di indicarci un conto di debito c/liq che agganceremo al Capitolo dedicato che configureremo. Il sistema Vi permetterà di registrare i documenti senza creare la scrittura COAN.

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Nel caso invece il tipo dg sia INCARICO, a partire dalla versione 15.06.01.00 è possibile generare dalla Nota di Credito un DG di INCARICO A RETTIFICA. Come nel caso di nota di credito da gestire nel Ciclo Compensi, anche per il ciclo Incarichi dovrà essere creata un' autorizzazione incarico cd. fittizia da associare sia alla fattura sbagliata sia alla nota di credito, con le stesse modalità sopra esposte.