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Il menù a tendina riporta tutte le fasi di budget presenti nello scenario.
Dopo averne selezionata una, compaiono i campi sottostanti e va obbligatoriamente assegnato un nome alla Fase ed eventuali date di validità.
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L'elenco schede avrà informazioni aggiuntive riguardo Budget vs Forecast ed altri dati concordati nella fase iniziale di configurazione:.
I dati permetteranno di effettuale un'analisi Actual vs Forecast, ovvero un confronto tra il consuntivo del periodo corrente e il forecast.Nome
Descrizione
Sorgente
Budget Iniziale (Budget)
Budget all’inizio del nuovo anno in cui si lavorerà sul Forecast
UGOV
Budget Assestato (Budget)
Budget alla data di sincronizzazione
UGOV
Scritture (Actual)
Scritture COAN alla data di sincronizzazione. Verificare che tipo di scritture (Autorizzatoria, Anticipate, Normali, ecc.)
UGOV
Scritture (Forecast)
Previsione Scritture nel periodo di riferimento. Verificare che tipo di scritture (Autorizzatoria, Anticipate, Normali, ecc.)
Imputazione utente
Budget vs. Forecast
Differenza tra la somma di tutti i valori previsti in Scritture (Forecast) e Budget Assestato (Budget).
Formula:
Forecast(Q1+Q2+Q3) – Budget Assestato
Calcolata
Proiezione
Differenza tra:
(Somma di tutti i valori Actual del periodo di riferimento e dei periodi precedenti e dei valori Forecast dei periodi futuri) e Budget Assestato
Formula (es. Q2):
[Actual(Q1+Q2)+Forecast(Q3)] – Budget Assestato
Calcolata
- Le schede grigie avranno le informazioni relative ai Forecast Data, oltre a quelle riguardanti gli Ugov Data (nell'esempio il caso in cui il Forecast è suddiviso in trimestri):
- quando si passa con il mouse sulla prima sezione a sinistra si evidenziano gli addendi del totale Forecast in azzurro; questo sarà sempre dato da Forecast Q1 + Forecast Q2+ Forecast Q3 + Forecast Q4.
- quando si passa con il mouse sulla seconda sezione a destra si evidenziano gli addendi del totale Actual+Forecast in arancione; questo è calcolato in base al mese in cui ci si trova: durante il secondo trimestre Q2 ad esempio, come nel caso dell'immagine sotto, si avrà Actual+Forecast = Actual Q1 + Actual Q2 + Forecast Q3 + Forecast Q4.
- I dettagli delle schede avranno un nuovo prospetto previsionale, che potrà essere suddiviso, a seconda della configurazione stabilita dalla propria struttura, in:
- Mesi
- Trimestri
- Anno
- Mesi
- Saranno disponibili report specifici in aggiunta a quelli del budget, per monitorare specificatamente le fasi di Forecast.
Alla conclusione delle della previsione sulle fasi di forecast si può portare lo step in "Chiuso Forecast".
Questo step implica che:
- tutte le schede associate ad una fase di Budget sono in sola lettura (stesso funzionamento attuale dello stato scenario chiuso)
- non è possibile modificare le fasi di tipo budget (scompaiono le colonne azioni e sync) ne modificare la fase di budget attiva, come già avveniva negli step "Aperto Forecast" e "Chiuso Budget"
- tutte le schede associate ad una fase di Forecast sono in sola lettura
- non è possibile modificare le fasi di tipo Forecast (scompaiono le colonne azioni e sync) ne modificare la fase di Forecast attiva
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Gestione del Forecast per Utente Normale
Esempio di utilizzo da parte dell'utente del servizio di Forecast, con suddivisione trimestrale dei periodi (Q1, Q2, Q3, Q4).
Q1
Un utente accede allo scenario in cui è attivata la fase di Forecast all’01/01/2017, dopo che è stato importato il budget in UGOV.
Dopo aver
inserito le previsioni
dipari a 3000 per il Q1, 3000 per il Q2, 4000 per il Q3 e 4000 per il Q4 nell'imputazione dati Forecast, vedrà la seguente situazione:
Analizzate le misure, l’utente può operare nel seguente modo:
Budget Iniziale e Budget Assestato coincidono
L’utente fa una previsione della ripartizione, per periodo infrannuale, del budget di esercizio (Forecast). Nell’esempio, per trimestre.
Al momento non ci sono contabilizzazioni su UGOV, pertanto le misure (Actual) sono uguali a 0
La misura Budget vs. Forecast mostra il confronto tra il Budget Assestato e la somma dei Forecast dei vari periodi. L’obiettivo è capire se ci sono state delle variazioni rispetto al valore ipotizzato in fase di budget
La misura Proiezione somma l’Actual del periodo di riferimento (Q1 nell’esempio) con i Forecast dei periodi successivi. L’obiettivo è confrontare il Budget Assestato con i dati aggiornati, ovvero considerando la somma dei dati reali con i valori di Forecast dei periodi futuri
L’utente accede il 01/03/2017 e, dopo un aggiornamento da parte dell'Admin dei Forecast Data, si valorizza l'Actual del Q1 (evidenziato in giallo nella figura):
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l’utente verifica che la stima del Forecast Q2 è corretta ed allineata con l’effettivo contabilizzato al Q2
gli indicatori Budget vs. Forecast e Proiezione sono allineati, pertanto non si rendono necessari ulteriori interventi
E così via per i successivi Q3 e Q4.