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Visibilità sul portale pubblico dei metadati (con disclaimer) e fulltext (non visibili) è influenzata da due parametri di configurazione applicativa. Sul portale pubblico i metadati sono resi disponibili non appena un docente chiude la scheda di censimento, mentre i fulltext necessitano di un intervento di validazione esplicito.
Parametri di configurazione applicativa
Di seguito i parametri principali utilizzati dal sistema:
- IR_SITODOCENTE_SENDONLYVALIDATE = false
Consente di bloccare la sincronizzazione con Sito Docente per prodotti che non siano stati ancora validati. Di default vengono direttamente inviati appena il docente chiude la scheda.
- IR_VALIDATION_ITEM_WORKFLOW_DEFAULT = disclaimer
Visibilità dei metadati su portale pubblico: di default sono visibili con un testo statico di disclaimer. Il disclaimer può essere modificato attraverso la gestione delle etichette e di default segnala che il prodotto non è ancora stato validato.
Opzione di disseminazione dei metadati sul portale pubblico dopo chiusura da parte del docente (scheda visibile con warning)
# values: notvisible/disclaimer/visible
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Di default, se non interviene un bibliotecario, i fulltext non sono visibili sul portale pubblico, indipendentemente dalla scelta del docente sulle opzioni di visibilità.
Opzione di disseminazione dei bitstream sul portale pubblico dopo chiusura da parte del docente (fulltext nascosti)
# values: novalidate/validate
Workflow
IRIS supporta fino a un massimo di 3 step di workflow che possono essere attivati insieme o singolarmente. Una volta attivati sono sempre proposti in ordine sequenziale (wfs1, wfs2, wfs3). I vari step si differenziano per le operazioni consentite al loro interno che sono le seguenti:
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Le persone che vengono aggiunte a questi team vengono abilitate a validare i prodotti della tipologia selezioanta. Tipicamente le persone abilitate alla validazione dei prodotti sono raggruppate per dipartimento di appartenenza (team trasversali alle tipologie di prodotto) oppure viene costituito un team centralizzato all'interno dell'Ateneo. Non aderiscono a questa regola i Brevetti, per i quali gli Atenei hanno degli uffici che ne verificano integrità dei dati e vincoli di proprietà intellettuale, e le Tesi di Dottorato per le quali solitamente l'ateneo allestisce un ufficio che si occupa della validazione.
In che workflow è finito?
Il workflow in cui viene inserito un prodotto dipende dal contesto e dalla configurazione della collezione di submission.
Dal punto di vista del Database i contesti sono memorizzati nella tabella ITEM_CONTEXT e ricostruiti nella tabella ITEM attraverso le colonne FASTLOOKUP_[0-4]
Gestione della validazione
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Quando un validatore clicca sul pulsante "Modifica" viene aperta la schermata di inserimento dati del prodotto in cui è possibile modificare i metadati, a meno di regole sulla visibilità esplicitate nel file input-form.xls. Se su un metadato è attiva l'opzione "workflow hidden", non sarà disponibile nel processo di workflow. Se su un metadato è attiva l'opzione "workflow readonly", non potrà essere modificato nel processo di workflow.
I validatori possono aggiungere o rimuovere un file. Questa possibilità è controllata dal paramentro applicativo IR_WORKFLOW_REVIEWER_FILE=true il cui valore di default permette di aggiungere o rimuovere fulltext. L’altra possibilità L’altra possibilità che hanno gli addetti è validare o meno un fulltext. Se un fulltext è validato allora è visualizzabile sul portale pubblico secondo le opzioni di accesso configurate.
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- livello di accesso di default “riservato agli amministratori”
- utilizzo del flag di validazione per nascondere contratti editoriali, etc.
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- /spring-security/ir/bWValidateBitstream
Respingere
Nella scheda dello step di workflow il validatore può decidere di respingere un prodotto attraverso il tasto "Rifiuta". Quando un validatore respinge un prodotto viene visualizzata una modal box in cui si inserisce la motivazione della scelta del rifiuto. Il prodotto viene riposto nel desktop prodotti del docente che ne può modificare i metadati.
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Le mail di notifica possono essere disattivate mettendo a true il parametro IR_WORKFLOW_DISABLE_EMAIL che di default è a false IR_WORKFLOW_DISABLE_EMAIL = false (default: le mail vengono inviate)aprendo una richiesta al Service Desk.
Di seguito l'elenco delle mail di notifica:
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Quando un prodotto viene riaperto, viene rimandato in stato bozza nel workspace del docente (WORKFLOW_VALIDATION_STATUS = 2). In questo caso tutti i metadati sono modificabili esattamente come in fase di inserimento dati del prodotto. La cancellazione della bozza porta alla rimozione logica del prodotto.
Le risorse di security coinvolte in questa funzionalità sono le seguenti:
- /spring-security/ir/bReopen
dà la possibilità di riaprire un qualsiasi prodotto. Possono farlo solo gli amministratori di dipartimento o di Ateneo. - /spring-security/ir/bOwnReopen
dà la possibilità al responsabile del prodotto di riaprirlo
Integrazione
È una funzionalità molto simile alla riapertura, con la differenza che può essere operata dagli autori riconosciuti. Quando si integra un prodotto viene creato un workspace temporaneo di integrazione dei metadati. Il prodotto interessato avrà impostato a 1 il valore della colonna REOPENED della tabella ITEM (REOPENED = 1) e WORKFLOW_VALIDATION_STATUS = 2.
In questo caso la cancellazione della proposta di integrazione porta al ripristino della versione pre-integrazione. Come nella modifica dei metadati in workflow, durante il processo di integrazione integrazioneè possibile che nontutti i metadati configurati come no update in inputform non sono siano modificabili.