Interfaccia di revisione della stringa autori propedeutica alla migrazione alla nuova interfaccia di gestione autori

Premessa

Prima di procedere con la spiegazione della nuova gestione della stringa autori di IRIS, verranno spiegati alcuni concetti base legati alla gestione degli autori in IRIS.
In primo luogo occorre chiarire la differenza tra l'elenco degli autori interni riconosciuti e la stringa autori di un prodotto.
Il primo è un elenco di autori che il sistema (in automatico) o il docente che sta caricando la pubblicazione identifica nell'anagrafica del personale di Ateneo. Corrisponde al metadato dc.authority.people
La stringa autori è invece un metadato che contiene l'elenco di tutti gli autori di un prodotto, indipendentemente che questi afferiscano o meno all'Ateneo ed è un testo non strutturato. La stringa autori molto spesso è ricavata da banche dati esterne (attraverso operazioni di copia e incolla o di import di dati). In essa gli autori sono scritti in modo eterogeneo, a seconda delle fonti utilizzate. Corrisponde al metadato dc.description.allpeople
La posizione dell'autore nella stringa autori non viene memorizzata in IRIS ma viene calcolata "al volo" ogni volta che questa informazione è necessaria (in particolare all'invio del prodotto a LoginMIUR)

In taluni casi l'identificazione della posizione dell'autore nella stringa autori non è possibile in quanto il nome dell'autore in anagrafica non corrisponde a quanto presente nella stringa autori. Vi sono differenti motivazioni ma le principali sono:

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L'interfaccia Pubblicazioni

Per sanare casi di stringa autori in cui la procedura di determinazione degli autori ha riscontrato problemi, è stata messa a disposizione una interfaccia ad hoc che a valle della migrazione verrà poi rimossa. L'interfaccia è a disposizione solo per gli amministratori dell'archivio. E' accessibile in visione completa portandosi in Prodotti, Gestione stringa autori, Pubblicazioni.

L'interfaccia si compone di una form di ricerca e di una parte di presentazione dei risultati.

I filtri

Di seguito l'elenco dei filtri che compongono la form di ricerca e il loro significato:

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• • tutto prende in considerazione sia le pubblicazioni in versione master (ossia quella attualmente in uso) che quelle in versione snapshot (ossia le versioni precedenti del prodotto);
  • master (opzione di default) prende in considerazione solo la versione attualmente in uso delle pubblicazioni;

  • snapshot prende in considerazione solo le precedenti versioni delle pubblicazioni;

    Attenzione: è necessario sanare solo le pubblicazioni master ma per completezza è stata data la possibilità di visionare in problemi presenti anche nelle precedenti versioni del prodotto;

• persona connessa permette di indicare una persona in anagrafica da ricercare nella stringa autori
• stringa permette di visualizzare tutti i prodotti che all'interno della stringa autori contengono una stringa indicata;
• Tipologia permette di filtrare i risultati in base a una o più tipologie di documento;
• workflow validation status permette di filtrare i risultati in base allo stato di validazione dei prodotti. Può essere scelto più di uno stato di validazione;

Tabella dei risultati

I risultati sono presentati in forma tabellare. Le colonne hanno il seguente significato:

• ID Identificativo del prodotto;
• Stringa viene mostrata la stringa autori originale del prodotto e vengono date indicazioni sugli autori riconosciuti e la posizione a loro attribuita;
• Operazioni le operazioni che si possono fare per correggere la stringa autori;

Layout della colonna Stringa

Nella colonna Stringa viene mostrato, per ciascun prodotto, la forma originale della stringa autori, il numero degli autori trovati, e l'esito del processo di riconoscimento del sistema per determinare gli autori all'interno della stringa autori. Per facilitare il processo di correzione della stringa autore, l'esito del processo è reso con i colori. Il significato dei colori utilizzati è il seguente:
Verde gli autori interni che si sono riconosciuti sul prodotto e che il sistema è riuscito ad indentificare all'interno della stringa autori;
Grigio gli autori esterni all'Ateneo;
Azzurro gli autori interni che si sono riconosciuti sul prodotto e che il sistema è riuscito ad indentificare grazie ad un livello di approssimazione sul nome all'interno della stringa autori
Arancione gli autori interni che si sono riconosciuti sul prodotto e che il sistema non ha determinato all'interno della stringa autori;

Azioni fatte nella colonna Stringa

All'interno della colonna stringa è possibile eseguire delle operazioni per correggere i dati della stringa autori.

Modifica consente di corregge il contenuto della stringa autori. La correzione viene fatta utilizzando la form che si apre cliccando sul tasto di modifica. Le modifiche fatte in questo modo vengono riportate in tempo reale sul catalogo ma non sono tracciate nello storico del prodotto;
Visualizza dettaglio consente di visualizzare il dettaglio del processo di identificazione degli autori nella stringa autori. E' utile per capire il motivo dei risultati proposti;
Numero Autori rappresenta il numero totale di autori trovati all'interno della stringa, indipendentemente che siano afferenti o meno all'Ateneo;

Colonna Operazioni

All'interno di questa colonna sono posizionati i tasti per eseguire le operazioni base sui prodotti;

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Casi d'uso

Dopo aver illustrato le varie parti che compongono l'interfaccia di gestione della stringa autori, procediamo a spiegarne l'utilizzo servendoci di casi d'uso.

Autore riconosciuto non presente nella stringa autori

In questo caso la stringa autori del prodotto contiene 3 elementi, ma nel prodotto si sono riconosciuti 4 autori. All'interno della stringa autori sono stati trovati due degli autori che si sono riconosciuti sul prodotto, mentre un altro autore è stato identificato come non afferente all'Ateneo.
Accedendo al dettaglio del prodotto, cliccando sul tasto visualizza della colonna Operazioni, si vede che ci sono 3 autori riconosciuti.

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Nel dettaglio le colonne hanno il seguente significato
Stringa:i le suddivisioni in cui è stata ripartita la stringa;
Posizione: la posizione attribuita
Tipologia di riconoscimento stringa: la modalità con cui è stato scritto l'autore nella stringa autori;
Persona connessa: l'autore riconosciuto associato alla parte di stringa autori;
Modalità riconoscimento persona: la modalità con cui è stato fatto il match tra l'autore riconosciuto e parte della stringa autori;
Se non si intraprende nessuna azione, quando i dati saranno migrati Neri Luigi sarà rimosso dagli autori riconosciuti del prodotto.

Aggiunta autore interno

Se l'amministratore riconosce che Neri Luigi è effettivamente un autore di quel prodotto, allora può integrare la stringa autori inserendolo. Per farlo può accedere al modulo di modifica di IRIS cliccando sull'icona modifica della colonna azioni (in questo caso l'operazione sarà loggata nello storico del prodotto).
Oppure può cliccare sull'icona di modifica nella colonna Stringa e modificare direttamente la stringa autori. In questo caso la modifica non sarà tracciata nello storico del prodotto.

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L'aggiunta di un autore porta alla modifica della stringa autori.

Aggiunta di uno pseudonimo

E' possibile che l'amministratore riconosca che un autore interno è inserito nella stringa autori attraverso uno pseudonimo. Ad esempio l'autore interno Neri Luigi compare nella stringa autori col suo doppio nome e doppio cognome "Neri Gialli Luigi Franco", ma questo non è ancora stato inserito in anagrafica.

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La stringa autori non sarà modificata e Luigi Neri continuerà ad essere un autore riconosciuto del prodotto, ma attraverso il suo pseudonimo.

Aggiunta massiva di uno pseudonimo

Quando si aggiunge uno pseudonimo viene visualizzato un box che notifica la possibilità di aggiornare tutti i prodotti in cui l'autore in questione compare tra gli autori riconosciuti.

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Cliccando quindi su "Aggiorna tutti gli item di questa persona" viene eseguito l'aggiornamento massivo dei prodotti di quell'autore. Alla fine del processo è possibile visualizzare i risultati in cui viene riportato quali item sono stati eventualmente esclusi.

Persona da rielaborare

Nel caso in cui sono state effettuate delle modifiche in anagrafica di un autore che compare su più pubblicazioni e si vuole aggiornare tutti gli item dei quali questo è autore interno, è possibile utilizzare il boxe a fondo pagina

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Il box consente di cercare un autore interno all'Ateneo attraverso una form di auto complete. Cliccando su aggiorna viene lanciata la procedura di aggiornamento massivo dei prodotti.

Rimozione autore interno

Se invece l'amministratore vuole rimuove Luigi Neri dagli autori riconosciuti può farlo sempre utilizzando il tasto Modifica della colonna Operazioni, oppure può cliccare sul menu a tendina che compare sul nominativo arancione nella colonna Stringa e scegliere l'opzione "Rimuovi NERI LUIGI dai contributor".

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Nota Qualsiasi azione intrapresa in questi casi (aggiunta o rimozione di un autore dagli autori riconosciuti di un prodotto) non genera nessuna notifica all'autore in questione.

Riconoscimenti forzati

Quando la procedura non è in grado di riconoscere un autore interno di un prodotto nella stringa autori esegue una serie di tentativi di approssimazione. Se queste approssimazioni portano a un match allora l'autore viene presentato nel riquadro azzurro.
Nel seguente esempio compare un autore con un doppio nome (Bianchi, Maria Anna) ma che è stato inserito nella stringa autori con un solo nome (A. Bianchi). Inizialmente il sistema non ha riconosciuto l'autore all'interno della stringa autori, ma attraverso successive approssimazioni l'ha trovato, anche se non esattamente. Per questo motivo è stato segnalato in azzurro.

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Grazie a queste segnalazioni l'amministratore è in grado di decidere che azione intraprendere.

L'interfaccia Autori

Un ulteriore strumento messo a disposizione degli amministratori per agevolarli nel lavoro di revisione è l'interfaccia autori. Come la precedente, anche questa è a disposizione solo per gli amministratori dell'archivio. E' accessibile in visione completa portandosi in Prodotti, Gestione stringa autori, Autori.

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A differenza della precedente, la prospettiva di partenza di questa interfaccia riguarda gli autori. Essa infatti mostra, per ogni prodotto, come sono state interpretate le stringhe autori e come è stato ottenuto l'eventuale match con gli autori interni.

I filtri

Di seguito l'elenco dei filtri che compongono la form di ricerca e il loro significato:

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• persona connessa permette di indicare una persona in anagrafica da ricercare nella stringa autori
• stringa permette di visualizzare tutti i prodotti che all'interno della stringa autori contengono una stringa indicata;
• Tipologia permette di filtrare i risultati in base a una o più tipologie di documento;
• workflow validation status permette di filtrare i risultatai in base allo stato di validazione dei prodotti. Può essere scelto più di uno stato di validazione;

Tabella dei risultati

I risultati sono presentati in forma tabellare. Le colonne hanno il seguente significato:

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