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Il processo di gestione della fatturazione elettronica coinvolge il fornitore, il sistema di Interscambio, il sistema documentale, il sistema gestionale U-GOV e l’Ateneo.
In U-GOV è stato modificato il processo di creazione dei dg infatti è disponibile una specifica funzione per la gestione delle FE : ( da Documenti Gestionali – Procedure – Fatturazione elettronica.)
Le fatture elettroniche FE dopo aver superato i controlli del sistema vengono trasformate in documenti gestionali (fatture acquisto, note di credito, parcellecompensi...), quindi l; compito dell'operatore dovrà semplicemente sarà verificare i dati di questi del dg creato e contabilizzare nei motori contabili.
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Ricerca
L'utente può ricercare all'interno del sistema un documento precedentemente compilatoprecedentemente salvato, la ricerca è permessa su documenti gestionali in stato bozza, completo e annullato. Cliccare sul bottone [Ricerca], come mostrato in figura A
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FIGURA A
Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale è possibile consultare il paragrafo dedicato nell’appendice.
ATTENZIONE: l'introduzione della fatturazione elettronica ha comportato la creazione in automatico dei documenti gestionali (fatturegestionali di tipo fatture di acquisto, compensi, note di credito...), per riuscire a
E' possibile filtrare le fatture di acquisto generate da dalla procedura FE (fatturazione elettronica) è sufficiente usare utlizzando il criterio di filtro Applicazione di provenienza nel pannello di ricerca dg SDI.
Nuovo documento
Per accedere alla creazione di un nuovo documento fattura acquisto cliccare su Crea Nuovo posta a destra del tipo DG.
Si presuppone che con l'introduzione della fatturazione elettronica non debbanio essere caricate fatture 'cartacee' solamente intra-ue e extra-ue.
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, comunque il sistema permette egualmente il caricamento di fattura di fornitori nazionali.
FIGURA 1
L'utente entra nella scheda illustrata in figura 1. I campi posti nel riquadro superiore di ciascuna scheda, evidenziati nella figura dal rettangolo verde, sono comuni a tutte le schede.
Il sistema propone le schede sovrapposte Testata, Commerciale, Indirizzo, Righe Dettaglio, IVA, Associazioni, ognuna con una serie di attributi
SCHEDA TESTATA
FIGURA 2
| Codice (ID_DG) | Codice identificativo univoco del Dg, assegnato dal sistema dopo il salvataggio in bozza del DG |
| Nr. registrazione | Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume stato “Completo”. Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa dall’identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema a tutti i DG. |
| Stato | È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita valida per tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un Attributo obbligatorio, assegnato dal sistema. All’atto della compilazione di un nuovo DG, il sistema assegna la lettera B (bozza); dopo aver completato e salvato il DG, il Attributo presenterà la lettera C (completo). |
| Data registrazione | Campo obbligatorio. Rappresenta la Data in cui si registra il documento, viene proposta la data del giorno ma è possibile modificarla intervenendo nella scheda testata. |
La prima sezione Testata, si apre di default e presenta i campi illustrati nella tabella sottostante
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Dopo aver compilato la prima scheda, l'utente deve passare alla compilazione della scheda Commerciale come si vede in figura 3
SCHEDA COMMERCIALE
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FIGURA 3
Descrizione dei campi della scheda Commerciale
Attributo attività | Se il tipo DG è passivo, il sistema presenta i valori ISTITUZIONALE, COMMERCIALE e PROMISCUO e l’utente ne sceglie uno. Attributo obbligatorio, modificabile dall’utente. |
Soggetto | Attributo obbligatorio. |
È il nominativo del soggetto che emette il documento o al quale è indirizzato il documento ed è ricercabile da un elenco tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del Attributo stesso [...] . L’utente può inoltre inserire nel Attributo direttamente il codice (Id Interno attribuito in anagrafica), se ne è a conoscenza. Nella look-up che si apre deve essere indicato il testo desiderato preceduto e seguito dal simbolo [*], cliccando poi sul pulsante [Filtra] per attivare la ricerca del soggetto desiderato. Il risultato della ricerca è mostrato all’utente nello spazio posto immediatamente sotto i campi di filtro e contiene solo i nominativi dei soggetti che soddisfano il criterio di ricerca. È sufficiente digitare anche solo una parte di testo preceduto/seguito dal simbolo [*] per verificare la presenza di righe contenenti la descrizione indicata. |
È ovviamente possibile impostare altri parametri di ricerca immettendo condizioni negli altri campi della Look-up, quali codice fiscale e partita iva. La pagina di filtro è comunque richiamabile dall’utente in qualsiasi momento cliccando sul pulsante [...] posto a destra del Attributo soggetto. | |
Tipo operazione IVA | Attributo obbligatorio, modificabile dall’utente tramite la ricerca nel Attributo a tendina. |
Il sistema presenta i tipi operazione iva che hanno il tipo attivo passivo definito, il tipo Attributo attività di questa estensione e sono associate alla classe geografica di questa estensione. L’utente ne sceglie uno. |
Regime |
split payment | Flag visibile se la data documento è maggiore del 31/12/2015 e se il tipo operazione Iva prevede la gestione del regime. E' possibile disabilitare il flag per gestire fatture in regimi speciali oppure reverse charge. |
Classe geografica | Attributo non modificabile dall'utente. E' valorizzato dal sistema in riferimento alla nazione del domicilio fiscale del soggetto. |
Valuta | Se il tipo DG è passivo il sistema presenta i codici valuta (con default EURO) e l’utente ne sceglie uno. Attributo obbligatorio, modificabile dall’utente tramite l’apposito pulsante posto a destra del Attributo. Nel caso sia stata scelta una valuta diversa da Euro il sistema propone anche gli attributi |
Cambio, Abbuono valuta, Arrotondamento valuta, Prezzo totale valuta e Imponibile valuta. | |
Cambio | |
Arrotondamento | Attributo non obbligatorio modificabile. Dato di testata inserito dall’utente. |
Abbuono | Attributo non obbligatorio modificabile. Dato di testata inserito dall’utente, alternativo rispetto all’arrotondamento. |
Prezzo totale |
Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del Attributo correlato nella estensione dettaglio. |
Sconto |
Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del campo correlato nella estensione dettaglio. |
Maggiorazione |
Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del campo correlato nella estensione dettaglio. |
Imponibile |
Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del campo correlato nella estensione dettaglio |
Facoltativo, necessario per gestire arrotondamenti Iva
Il sistema calcola l'iva su ogni riga di dettaglio, arrotondando l'importo dell'iva, per ogni riga, secondo le normali regole dell'iva. A parità di percentuale iva conta non la singola riga di dettaglio, ma il totale dell'imponibile. Quindi al salvataggio del dg, trova l'imponibile per ogni percentuale di iva e calcola l'iva sul totale imponibile. Questa iva potrebbe essere diversa dalla sommatoria dell'iva di ogni singolo dettaglio (visto che su ogni singolo dettaglio l'iva può essere stata arrotondata).
Se il totale dell'iva sul totale dell'imponibile (sempre per % di iva) fosse diverso dal totale che si ha sommando i vari dettagli, allora il sistema aggiusta la differenza sulla prima riga di dettaglio. Per cui si può determinare una 'squadratura' tra le righe dei due dg, quindi per far ritornare i conti si deve forzare l'importo dell'iva su una riga.
Facolativo. Serve per gestire situazioni di fattura con imputazione della sola IVA
Per poter completare correttamente la scheda, l'utente deve scegliere di compilare anche uno dei due campi facoltativi, Abbuono o Arrotondamento.
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IVA | Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del campo correlato nella estensione dettaglio. |
Totale | Attributo valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell'utente del campo correlato nella estensione dettaglio. |
Tipo decorrenza pagamento | Attributo non obbligatorio modificabile |
Nel caso l’utente scelga di caricare il documento in una valuta diversa rispetto a quella di sistema, la maschera proporrà anche i campi relativi al cambio, e ai valori espressi in valuta.
L’utente inserisci i valori monetari in valuta nel Attributo Unitario ( esempio in USD) e poi preme [Calcola valori], gli Attributi Prezzo Totale Valuta, Sconto Valuta, Imponibile Valuta sono anch’essi espressi in valuta; viceversa gtli attributi Prezzo Totale, Sconto, Imponibile, Non imponibile ex art 72, Iva, Totale sono espressi nella valuta di sistema ( esempio EUR).
FIGURA 4
In U-GOV l'utile o la perdita su cambio è gestita in automatico a fronte di fatture registrate in valuta: per avere la gestione automatica occorre registrare la fattura in valuta. Per farlo, occorre posizionarsi sul tab commerciale e aprire la lookup della valuta, impostando quella di riferimento, il sistema applicherà il tasso di cambio più vicino alla data di registrazione della fattura. Prima di procedere occorre quindi aggiornare la tabella dei cambi dalla funzione Altre anagrafiche » Cambi, cliccando su aggiorna da bce per il periodo che ritiene più opportuno in base alle esigenze. Quando si emetterà ordinativo dalla fattura, essendo legato a una fattura in valuta, si attiverà il Attributo della differenza su cambi.
Dopo aver compilato la scheda Commerciale, l'utente passa alla successiva scheda Indirizzo, figura 5
Tutti i campi derivano dalla scelta del soggetto, l'utente può eventualmente selezionare dal menu a tendina il tipo di indirizzo (Domicilio fiscale o Residenza), ma deve scegliere il metodo di pagamento dal menù a tendina se Ordinario o Fondo Economale.
SCHEDA INDIRIZZO
FIGURA 5
In questa scheda sono proposti i dati delle coordinate di pagamento del soggetto cui è intestato il dg, dell’indirizzo recuperato dalla rubrica e dal tipo bollo
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| Metodo di pagamento | Attributo modificabile e il sistema presenta i valori Ordinario e Fondo Economale; se si sceglie il fondo compare il Attributo Fondo economale |
| Fondo economale | L’attributo è visibile e obbligatorio se tipo pagamento Fondo economale; il sistema presenta i fondi economali aperti |
| Data registrazione fondo | Attributo non modificabile Visibile se valorizzato attributo fondo e se effettuata la contabilizzazione nel motore inventario |
| Codice fiscale | Attributo non modificabile. Il codice fiscale del soggetto intestatario del documento |
| Codice fiscale estero | Attributo non modificabile. Il codice fiscale del soggetto intestatario del documento se la classe geografica è diversa da nazionale |
| Partita IVA | Non Obbligatorio. Non modificabile. La partita iva del soggetto presa dalla rubrica |
| Partita IVA estero | Attributo non modificabile, la partita Iva del soggetto presa dalla rubrica, se il soggetto ha classe geografica diversa da nazionale |
| Tipo indirizzo | Attributo modificabile, il sistema presenta il domicilio fiscale del soggetto identificato al punto precedente; l'utente può scegliere un tipo indirizzo differente tra quelli associati; in ogni caso il sistema presenta solo i tipi indirizzo validi alla data di registrazione della testata dg (data inizio validità <= data registrazione dg <= data fine validità) |
| Indirizzo | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Numero civico | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CAP | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Frazione | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Comune | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Provincia | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CAP straniero | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica se il soggetto ha classe geografica non nazionale |
| Descrizione città straniera | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica se il soggetto ha classe geografica non nazionale |
| Flag_esente_equitalia | Attributo non obbligatorio, modificabile Se il tipo di questa est è passivo il sistema copia il valore che l’attributo assume sulla anagrafica del soggetto di questa est e l’utente può modificarlo. Se il dg ha l’estensione voce liquidata è posta uguale ad 1 non modificabile. |
| Modalità di pagamento | Attributo non obbligatorio, modificabile Il sistema recupera la modalità di pagamento non annullata associata al soggetto che ha il flag default acceso. |
| Coordinate di pagamento | Attributo non obbligatorio, modificabile Il sistema recupera la coordinata non annullata rispetto alla modalità di pagamento defnita nel Attributo precedente, se l’utente non ha selezionato alcuna modalità di pagamento il sistema blocca (ovvero impedisce di aprire la lookup delle coordinata pagamento). |
| Intestazione conto | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| ABI | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CAB | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Numero conto | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CIN | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| IBAN | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| BIC | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Codice termine pagamento | Attributo non obbligatorio, modificabile. Se il tipo è passivo il sistema propone il termine di pagamento marcato default tra quelli associati al soggetto se l’utente vuota il Attributo il sistema presenta i termini di pagamento. |
| Codice tipo bollo | se il tipo modalità pagamento è Fondo Economale il tipo bollo è obbligatorio, altrimenti è facoltativo; il sistema presenta il tipo bollo indicato dal parametro TI_BOLLO_DEFAULT per l’esercizio uguale all’anno della testata dg; l’utente può scegliere un tipo bollo diverso da quello di default: il sistema presenta i tipi bollo non annullati che hanno l’esercizio uguale all’anno della testata |
| Descrizione bollo | Da scelta codice tipo bollo |
| Ammontare bollo | Da scelta codice tipo bollo |
| Tipo carico bollo | Da scelta codice tipo bollo |
La scheda successiva è Righe Dettaglio, dove si possono inserire le righe di dettaglio del DG. In questa scheda l'utente trova sette sottoschede nominate Riga, Commerciale, COGE, COAN, nelle quali si possono compilare gli attributi del Dettaglio Riga e delle estensioni COGE e COAN, Inventario e Intrastat; è sempre necessario premere il bottone [Nuovo], presente all'interno della scheda selezionata, per poter accedere alla pagina di immissione dei dati.
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Riga
FIGURA 6
Una generica nuova riga del DG contiene gli attributi mostrati in tabella
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SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Commerciale
FIGURA 7
Nella scheda Commerciale si trovano i seguenti attributi:
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