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La funzionalità è disponibile sia agli amministratori dell'archivio in visione completa, sia ai ricercatori e docenti in visione personale. L'utente in visione personale potrà agire esclusivamente sulle pubblicazioni di cui è responsabile o autore.
Per ogni allegato presente in archivio, il sistema mette a confronto la tipologia e la policy indicate dall'utente con quelle definite dall'editore e recuperate da Sherpa-Romeo e DOAJ. A seconda dell'esito risultante dal confronto, il sistema smista la pubblicazione tra i diversi raggruppamenti previsti (verde, giallo, arancione e rosso).
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