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Inoltre, se le aule associate ad un impegno hanno compilato il riferimento alla mappa, se si clicca sulla card dell'impegno, accanto al nome dell'aula comparirà un simbolo di localizzazione cliccabile che rimanda all'URL inserito in Anagrafiche > Aule. Lo stesso simbolo è presente anche nei link pubblici e nell'intestazione della visualizzazione di tipo aula.
L'area di pianificazione
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- Anno di corso.
- Aula.
- Calendario.
- Corso.
- Docente.
- Edificio.
- Evento.
- ObbligatorietàObbligatietà,
- Percorso.
- Partizione.
- Sede.
- Stato.
- Tipo attività.
- Tipo corso.
- Tipo evento.
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- Assegnare un nome "parlante" al filtro. Il nome sarà mostrato in testata, nel menu orizzontale di UP.
- Come tipo filtro scegliere AULA.
- Inserire i criteri di ricerca tenendo conto che: condizioni dello stesso tipo sono in OR (edificio_A oppure edificio_B), condizioni di tipo diverso sono AND (edificio_A e capienza>18 e con accesso per disabili).
Le condizioni disponibili sono:- capienza EFFETTIVA (maggiore uguale o minore uguale),
- codice,
- descrizione,
- edificio,
- numero pc/postazioni,
- piano,
- tipo aula,
- unità organizzativa,
- servizi (proiettore, accessibilità, internet, aula studio...). NOTA BENE: Dalla versione 21.12.00.00 questo filtro ricerca solo i servizi di NUOVA generazione.
- Stabilire se renderlo disponibile agli altri utenti del contesto (comparirà nella sezione "Altri filtri disponibili") oppure solo ad utenti specifici (opzione "Condividi con") oppure se mantenerlo privato (visibile solo all'autore del filtro).
Condividere un filtro con uno o più utenti specifici comporta l'automatica sottoscrizione del filtro da parte dei destinatari della condivisione e, se previsto, genera una notifica.
Se si è abilitati a lavorare su più di un contesto per rendere disponibile il filtro agli utenti del proprio contesto è necessario indicare quali sono i contesti di condivisione. Il campo "Contesti condivisione" appare solo ed esclusivamente quando si appone la spunta sulla voce "Rendi disponibile agli utenti del contesto". Per indicare i contesti basta cliccare sull'apposita icona e selezionare dalla pop-up i contesti desiderati. Questa operazione NON prevede notifiche.
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- indisponibilità: identifica l'impegno che si va creando come una indisponibilità (visibile solo da utenti con ruolo creatoreIndisponibilita o supervisore). Vedi paragrafo "Gestire le indisponibilità".
- nome / denominazione dell'evento (dato obbligatorio),
- data di pianificazione (precompilata in base al click sul calendario - dato obbligatorio),
- ora di inizio e ora di fine (precompilata in base al click sul calendario - dato obbligatorio, la durata di default di un impegno è impostata nelle configurazioni personali/generali - vedi paragrafo "Configurare UP") oppure "intera giornata" (corrisponde a 24 ore).
- durata effettiva/accademica: proporzione ore reali/ore accademiche (Attenzione: se si modifica il rapporto ore reali/accademiche la modifica ha effetto solo sull'impegno creato! Il rapporto di default ore reali/accademiche è definito a livello di Unità Organizzativa dal supervisore/configuratore nella funzionalità del menu principale Anagrafiche > Unità Organizzative). Le ORE ACCADEMICHE sono un dato relativo unicamente agli impegni di tipo AD. Per tutti gli altri impegni questo campo è volutamente nascosto.
- tipo evento (dato obbligatorio - precompilato),
- tipo attività,
- unità organizzativa (dato obbligatorio: se si è autorizzati a lavorare su un unica Unità Organizzativa è precompilato).
- utenza Utenza effettiva (mostrato solo dopo la creazione dell'impegno): permette di indicare l'effettiva frequenza degli studenti.
- teledidattica (mostrato solo dopo la creazione dell'impegno): permette di identificare gli impegni fruiti in tele-didattica e di inserire un eventuale link teledidattica per la fruizione della lezione online. Tale opzione sarà mostrata con una icona dedicata sia sul calendario che nelle stampe.
- aula ad uso interno (mostrato solo se attivo il flag teledidattica): permette di rendere l'aula assegnata all'impegno NON VISIBILE agli studenti (nei calendari pubblici).
- Note pubbliche/interne (mostrati solo dopo la creazione dell'impegno): consentono di salvare delle note legate all'impegno.
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- tipo di evento/attività (già compilati nel tab Impegno).
- responsabili (docenti responsabili dell'evento),
- anno accademico (precompilato e modificabile),
- numero di impegni/impegni template totali/pubblicati, ore pianificate, raggiungimento monte ore (dati in sola lettura - il monte ore conteggia tutti gli impegni reali creati in stato diverso da ANNULLATO),
- la suddivisione degli impegni reali pianificati in base allo stato: B = bozza, C = confermato, S = sospeso, P = pubblicato, A = annullato,
- utenza prevista (dato importabile da ESSE3 o da xls),
- i campi "Codice Guida" e "Stato" sono visualizzati solo se valorizzati da ESSE3,
- i campi "Codice esterno", "Codice campagna", "Codice iniziativa" sono mostrati solo se valorizzati dai sistemi esterni che gestiscono l'evento,
- lingua: indica la lingua principale della didattica dell'evento (prossimamente),
- dettagli didattici: è possibile aggiungere ulteriori "blocchi" (per esempio se l'attività è condivisa da più corsi/percorsi/anni di corso) cliccando sull'icona "+" o intervenire sui già presenti modificandoli, eliminandoli (se più di uno) o duplicandoli. Se l'attività proviene da sistema esterno i dettagli didattici mostrati sono in sola lettura. Se l'evento è di tipo AD i campi corso, percorso e codice sono obbligatori. Nel box "Dettagli didattici" è presente l'icona "selezione colonne" che consente di scegliere quali dati mostrare nella visualizzazione compatta dei dettagli didattici. Cliccando sul singolo dettaglio invece saranno visibili tutte le informazioni presenti all'interno dello stesso.
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Se in "Configurazione generale" è stata attivata l'opzione "Consenti di modificare per singolo impegno la capienza effettiva di un aula" (vedi paragrafo "Configurare UP"). nel tab aule compare anche la colonna "Azioni" che consente di impostare una capienza personalizzata per l'aula, che sarà valida unicamente su questo impegno singolo (non verrà propagata in eventuali serie né sarà oggetto di duplicazione). Per gli appelli di ESAME oggetto di integrazione con ESSE3 il dato esportato relativamente alla capienza dell'aula in questo caso coinciderà con la capienza personalizzata, in tutti gli altri casi coinciderà con la capienza effettiva. Per tutti gli altri impegni il dato della capienza personalizzata sarà esportato a Student Booking (se l'integrazione è attiva per il tipo evento in questione).
Le modifiche apportate in questa sezione si salvano automaticamente passando al TAB successivo.
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- la collocazione l’impegno sul calendario, data e orario di inizio/fine (intervenendo sull'orario di inizio verrà automaticamente ricalcolato l'orario di fine in base alla durata iniziale), durata effettiva e durata accademica (sezione Impegno), note interne/pubbliche.
- le caratteristiche dell'evento, ad esempio: il nome, il tipo di attività, il corso di studio, i responsabili, note evento, etc (sezione Evento - si tratta di dati modificabili sono in caso di eventi spot).
- dove si svolgerà l'impegno (sezione Aule). Le modifiche apportate alle aule si salvano automaticamente.
- se sono previste risorse mobili (sezione Risorse Mobili). Le modifiche apportate alle aule si salvano automaticamente.
- chi svolgerà l'impegno (sezione Docenti). Le modifiche apportate ai docenti si salvano automaticamente.
- l'eventuale periodicità con cui si svolgerà l'attività (sezione Ripeti).
- risolvere eventuali sovrapposizioni (del singolo evento o di una serie).
- verificare lo stato di impegni simili ossia relativi allo stesso evento e gestire i cambi di stato.
- verificare le precedenti modifiche/variazioni apportate prima dei cambi di stato.
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Anche dalla funzionalità "Impegni" è possibile intervenire utilizzando la selezione multipla. Basterà cliccare sull'icona apposita (in alto a destra), selezionare gli impegni su cui si desidera intervenire e successivamente cliccare sull'azione desiderata tra:
- elimina,
- cambia di stato (in questo caso sono sempre mostrati TUTTI gli stati, indipendentemente dal fatto che siano compatibili con gli impegni selezionati), elimina
- aggiungi risorse,
- copia in settimana.
- revoca impegno,.
- modifica durata impegno.
- attiva/disattiva teledidattica,
- aggiungi risorse,
- modifica durata,
- copia in settimana.
E' infine presente anche anche l'icona "Variazioni" che permette di visualizzare ed esportare la lista delle variazioni degli impegni del contesto di appartenenza. Le variazioni come default hanno impostato come periodo di riferimento il mese corrente. E' comunque possibile modificare il periodo di riferimento secondo le proprie necessità e introdurre ulteriori criteri di filtro (es. per Evento, data, ...).
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Se si utilizza l'integrazione con ESSE3 per la gestione degli appelli di esame ed è stato richiesto di abilitare la funzionalità "Consenti Re-invio esami a Esse3" (solo per in questo momento questa funzionalità è compatibile unicamente con l'integrazione di UNIBOCCONI) è possibile modificare il valore del campo "Trasmesso ad ESSE3: si" per i soli eventi già trasmessi almeno una volta ad ESSE3.
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L'esito dell'operazione di modifica dell'evento è mostrato immediatamente a video in seguito alla conferma di modifica. Gli eventi che non rispettano le condizioni saranno automaticamente etichettati come "non modificabili".
A questo punto la "palla" passa ad ESSE3. University Planner infatti al successivo "Export" verso ESSE3 invierà nuovamente gli appelli legati all'evento modificato, se in ESSE3 non sono presenti le condizioni necessarie per apportare la modifica l'esito dell'Export riporterà un errore.Per tutti gli altri atenei è possibile attivare il re-invio automatico degli appelli di esame facendone richiesta tramite ticket.
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Gestire le aule, risorse mobili ed edifici
Le aule sono una delle risorse più importanti per University Planner quindi è opportuno che la loro anagrafica sia sempre aggiornata. Per questo motivo l'anagrafica delle aule è modificabile in qualsiasi momento, esattamente come quella degli edifici, dei piani e dei tipi aula, da utenti di tipo configuratore, configuratoreAule o supervisore. Le risorse mobili invece sono aggiornabili solo da utenti di tipo configuratore e supervisore.
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- PIANI: informazione facoltativa per un aula. E' consigliabile mantenere l'anagrafica pulita! Non ha senso inserire due anagrafiche distinte per lo stesso piano (es. una con descrizione in maiuscolo e una in minuscolo oppure una per ogni edificio diverso). Avere dati ridondanti non consente di ricavare dati statistici a livello di piano (es. mostrami tutte le aule situate al piano terra) e crea confusione quando si creano nuove aule. Segue un esempio di gestione NON pulita dei piani.
- TIPO AULA: Informazione facoltativa per un aula consente però di catalogarla. Un esempio di tipo aula può essere: Laboratorio informatico, Biblioteca, Serra, etc... Vale lo stesso consiglio citato per i piani. Più l'anagrafica è pulita più sarà piacevole poter filtrare le aule in base alla tipologia. Il consiglio è quindi di evitare di assegnare nomi simili, come ad esempio questo caso in cui tre tipi aula riportano nomenclature molto simili. Il tipo aula inoltre può essere utilizzato come criterio per creare automaticamente impegni di tipo AS pianificati in maniera costante durante l'anno (o per semestre) da inviare a Student Booking (Es. desidero inviare a SBK la disponibilità come aula studio d i tutte le aule di tipo "STUDIO" degli edifici A.B. C tutti i mercoledì e i venerdì' alle 18 alle 19 da Gennaio a Maggio).
- EDIFICIO: Informazione obbligatorio per un aula in quanto consente di localizzarla. Il codice edificio è il suo identificativo univoco e deve necessariamente EDIFICIO: Informazione obbligatoria per un aula in quanto consente di localizzarla. Il codice edificio è il suo identificativo univoco e deve necessariamente essere maiuscolo. Se è attiva la sincronizzazione aule/edifici di ESSE3 una volta assegnato un edificio ad un aula non sarà più possibile eliminare il collegamento. E' fondamentale per poter gestire la geolocalizzazione delle aule compilare correttamente tutti i campi geografici della sua anagrafica, in particolare: indirizzo, numero civico, città, CAP, comune, latitudine, longitudine.
Gestire categorie e servizi (per le aule)
Dalla versione 21.10.00.00 è possibile censire i nuovi servizi per le aule che saranno utilizzabili a partire dalle versione 21.11.00.00 (in cui potranno essere utilizzati nelle aule) e 21.12.00.00 (in cui potranno essere utilizzati dai webservice).
I servizi per le aule e le rispettive categorie sono censite nella funzionalità Anagrafiche > Servizi Aule.
I servizi possono essere raggruppati in categorie funzionali (es. dotazione, servizi tecnologici, etc...) oppure censiti tutti sono un unica categoria "Servizi". Per creare nuove categorie basta posizionarsi sul tab CATEGORIE e cliccare sul bottone CREA.
Ogni categoria è identificata con un CODICE (univoco) e una DESCRIZIONE bilingue.
E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sulle categorie esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo le categorie non collegate a servizi.
Per creare nuovi servizi basta posizionarsi sul tab SERVIZI e cliccare sul bottone CREA.
Ogni servizio è identificato con un CODICE (univoco), una DESCRIZIONE bilingue, una categoria di appartenenza e una icona selezionabile tra quelle disponibili.
E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sui servizi esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo i servizi non utilizzati dalle aule.
Gestire le aule
Per aggiornare e configurare le aule si utilizza la funzionalità Anagrafiche > Aule. Sono qui elencate tutte le aule utilizzabili dal proprio contesto (sia aule proprie che quelle prese "in prestito" o utilizzabili unicamente su prenotazione). Se si è supervisore e si sta utilizzando il contesto Qualsiasi è anche possibile filtrare le aule in base al contesto di appartenenza utilizzando l'apposito filtro nel "Filtra per".
La differenza tra le aule "in prestito" e quelle proprie è evidenziata dal fatto che mentre sulle aule proprie posso intervenire (presenza delle icone "modifica", "elimina", "duplica"), su quelle in prestito non ho alcuna possibilità di modifica. Allo stesso modo sulle aule "Bloccate" (icona lucchetto chiuso) l'unico dato su cui posso intervenire in modifica sarà il campo "Note". Le aule bloccate non possono essere eliminate, ma possono essere duplicate.
Le azioni previste in seguito alla sezione multipla di più aule dalla lista aule sono: elimina (solo se non già utilizzate) e riduci capienza.
Se seleziono una o più aule e clicco su "Riduci capienza" si apre una finestra in sovrimpressione in cui posso inserire il divisore da utilizzare per calcolare la capienza effettiva delle aule selezionate. Per esempio se un aula selezionata a capienza reale 50 posti e inserisco come divisore 2 la sua capienza effettiva diventerà 25 posti.
Se l'aula ha "subito" una riduzione di capienza (ossia la sua capienza reale non corrisponde all'effettiva capienza) in cima alla riga compare una icona dedicata e nella colonna capienza viene riportata la corrispondenza tra capienza effettiva e capienza reale.
E' sempre possibile creare nuove aule (esistono alcune eccezioni) cliccando sul bottone "CREA".
Tutte le risorse create negli ultimi 10 giorni appaiono evidenziate da un leggero sfondo giallo. E' possibile ordinare le risorse per data di creazione rendendo disponibile l'apposita colonna (Creato il) e utilizzando l'ordinamento di colonna (freccetta in alto/basso) o il filtro su colonna (Da data / A data).
Per visualizzare le caratteristiche di un aula è sufficiente cliccare su di essa. Se si tratta di un aula su cui ho possibilità di intervento sarà presente anche il bottone "MODIFICA".
Ecco i dati disponibili per ciascuna aula:
Per aggiornare e configurare le aule si utilizza la funzionalità Anagrafiche > Aule. Sono qui elencate tutte le aule utilizzabili dal proprio contesto (sia aule proprie che quelle prese "in prestito" o utilizzabili unicamente su prenotazione). Se si è supervisore e si sta utilizzando il contesto Qualsiasi è anche possibile filtrare le aule in base al contesto di appartenenza utilizzando l'apposito filtro nel "Filtra per".
La differenza tra le aule "in prestito" e quelle proprie è evidenziata dal fatto che mentre sulle aule proprie posso intervenire (presenza delle icone "modifica", "elimina", "duplica"), su quelle in prestito non ho alcuna possibilità di modifica. Allo stesso modo sulle aule "Bloccate" (icona lucchetto chiuso) l'unico dato su cui posso intervenire in modifica sarà il campo "Note". Le aule bloccate non possono essere eliminate, ma possono essere duplicate.
Le azioni previste in seguito alla sezione multipla di più aule dalla lista aule sono: elimina (solo se non già utilizzate) e riduci capienza.
Se seleziono una o più aule e clicco su "Riduci capienza" si apre una finestra in sovrimpressione in cui posso inserire il divisore da utilizzare per calcolare la capienza effettiva delle aule selezionate. Per esempio se un aula selezionata a capienza reale 50 posti e inserisco come divisore 2 la sua capienza effettiva diventerà 25 posti.
Se l'aula ha "subito" una riduzione di capienza (ossia la sua capienza reale non corrisponde all'effettiva capienza) in cima alla riga compare una icona dedicata e nella colonna capienza viene riportata la corrispondenza tra capienza effettiva e capienza reale.
E' sempre possibile creare nuove aule (esistono alcune eccezioni) cliccando sul bottone "CREA".
Tutte le risorse create negli ultimi 10 giorni appaiono evidenziate da un leggero sfondo giallo. E' possibile ordinare le risorse per data di creazione rendendo disponibile l'apposita colonna (Creato il) e utilizzando l'ordinamento di colonna (freccetta in alto/basso) o il filtro su colonna (Da data / A data).
Per visualizzare le caratteristiche di un aula è sufficiente cliccare su di essa. Se si tratta di un aula su cui ho possibilità di intervento sarà presente anche il bottone "MODIFICA".
Ecco i dati disponibili per ciascuna aula:
- Codice (dato univoco e MAIUSCOLO) - campo obbligatorio
- Descrizione: Nome dell'aula per esteso - campo obbligatorio
- Tipo aula: tipologia dell'aula. Es. Laboratorio
- Capienza: numero di posti
- Capienza effettiva: numero di posti effettivi (es. un aula potrebbe tenere 22 studenti ma per esigenze particolari ne può ospitare massimo 11) > Questo dato se diverso dalla "Capienza" viene mostrato in tutte le interfacce di UP relative all'utilizzo delle aule.
- Numero postazioni (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
- Numero PC (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
- Edificio: collocazione in Ateneo (menu a tendina) - campo obbligatorio e NON MODIFICABILE (se attiva la sync aule/edifici con ESSE3)
- Piano
- Metri quadrati
- Telefono (se presente)
- Unità Organizzativa: struttura che si occupa della gestione dell'aula - campo obbligatorio
- Note: note ad uso interno visibili solo da chi utilizza l'aula per la pianificazione dell'orario (unico campo modificabile per le aule bloccate).
Se sono presenti note e si utilizza la vista AULE compare una icona dedicata accanto all'aula e la nota viene mostrata al passaggio del mouse.
- URL mappa: link web
- Codice (dato univoco e MAIUSCOLO) - campo obbligatorio
- Descrizione: Nome dell'aula per esteso - campo obbligatorio
- Tipo aula: tipologia dell'aula. Es. Laboratorio
- Capienza: numero di posti
- Capienza effettiva: numero di posti effettivi (es. un aula potrebbe tenere 22 studenti ma per esigenze particolari ne può ospitare massimo 11) > Questo dato se diverso dalla "Capienza" viene mostrato in tutte le interfacce di UP relative all'utilizzo delle aule.
- Numero postazioni (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
- Numero PC (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
- Edificio: collocazione in Ateneo (menu a tendina) - campo obbligatorio e NON MODIFICABILE (se attiva la sync aule/edifici con ESSE3)
- Piano
- Metri quadrati
- Telefono (se presente)
- Unità Organizzativa: struttura che si occupa della gestione dell'aula - campo obbligatorio
- Note: note ad uso interno visibili solo da chi utilizza l'aula per la pianificazione dell'orario (unico campo modificabile per le aule bloccate).
Se sono presenti note e si utilizza la vista AULE compare una icona dedicata accanto all'aula e la nota viene mostrata al passaggio del mouse. - URL mappa: link web dove è presente la mappa o indicazioni riguardo come raggiungere l'aula (compare sia in fase di assegnazione dell'aula, sia sul calendario pubblico, sia nei tooltip del calendario di pianificazione)
- Contesti di appartenenza: contesti che utilizzano l'aula (campo informativo, non modificabile)
- Attivo: questa opzione permette di gestire l'attivazione/disattivazione dell'aula. Tale stato è modificabile solo da utenti di tipo supervisore, configuratore, configuratoreAule. Le aule disattivate non sono associabili a nuovi impegni ma rimangono associate agli impegni precedenti alla disattivazione. La data e l'autore dell'ultima disattivazione sono riportati come dati in sola lettura nel dettaglio della risorsa. L'integrazione con Archibus gestisce automaticamente la disattivazione delle aule.
- Servizi disponibili: sotto tale voce sono mostrati i servizi suddivisi per categoria. Quelli presenti nell'aula hanno la check-box valorizzata, quelli privi di spunta sono quelli NON disponibili per l'aula. Se un aula dispone di tutti i servizi di una determinata categoria è possibile selezionarli cliccando sulla voce "Seleziona tutto" posta in cima alla categoria.solo i servizi attivati da "Configurazione generale" (non è possibile aggiungerne altri)
L'aver compilato il campo "URL mappa" fa comparire l'icona "Posizione" cliccabile ovunque compaia l'aula, in particolare nelle seguenti funzionalità:
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- Finestra in sovrimpressione (dialog) che appare quando clicco su una card impegno al quale è associata l'aula.
- Vista Aule del calendario di pianificazione
- Calendario pubblico - click su impegno
Gestire i nuovi servizi delle aule
Dalla versione 21.10.00.00 è possibile iniziare a censire i nuovi servizi per le aule che saranno utilizzabili a partire dalle versione 21.11.00.00 (in cui potranno essere utilizzati nelle aule) e 21.12.00.00 (in cui potranno essere utilizzati dai webservice).
I servizi per le aule e le rispettive categorie sono censite nella funzionalità Anagrafiche > Servizi Aule.
I servizi possono essere raggruppati in categorie funzionali (es. dotazione, servizi tecnologici, etc...) oppure censiti tutti sono un unica categoria "Servizi". Per creare nuove categorie basta posizionarsi sul tab CATEGORIE e cliccare sul bottone CREA.
Ogni categoria è identificata con un CODICE (univoco) e una DESCRIZIONE bilingue.
E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sulle categorie esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo le categorie non collegate a servizi.
Per creare nuovi servizi basta posizionarsi sul tab SERVIZI e cliccare sul bottone CREA.
Ogni servizio è identificato con un CODICE (univoco), una DESCRIZIONE bilingue, una categoria di appartenenza e una icona selezionabile tra quelle disponibili.
E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sui servizi esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo i servizi non utilizzati dalle aule.
Gestire le prenotazioni
Se una o più risorse sono condivise tra più strutture organizzative pianificare l'utilizzo degli spazi può diventare problematico. Per questo motivo University Planner ha previsto la possibilità di inserire alcune risorse sotto prenotazione (per ora è possibile gestire in questo modo solo le aule). Questo significa che al momento dell'assegnazione di un aula ad un impegno o ad una serie di impegni al posto di esser salvata in stato "Confermato" questa resterà "Da confermare" fino a quando un utente con ruolo confermatore o supervisore deciderà se accettare la prenotazione o respingerla (funzionalità "Prenotazioni" presente nel menu principale).
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