Introduzione

Il decreto attuativo MEF e PA n. 55/2013, previsto dalla legge 24 dicembre 2007 n. 244, in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche rende effettivo l'obbligo che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica (Fattura Elettronica-FE).

Il decreto 55/2013 stabilisce le regole di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica; per l’inoltro delle fatture elettroniche in formato XML, occorre utilizzare esclusivamente  il Sistema di interscambio (SDI) - sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie - definito con DM 7 marzo 2008 e gestito dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio:

È prevista una ricevuta di avvenuta consegna, al ricevimento della quale la fattura si potrà considerare trasmessa.

Il DM n. 55/2013 fissa inoltre i termini di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione:

• Entro il 6 Giugno 2014 l'obbligo si è applicato nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, quindi i fornitori di queste PA (compresi gli Atenei) avranno l'obbligo di INVIARE le fatture a loro destinate in formato elettronico;
• Entro il 31 Marzo 2015 l'obbligo si è applicherà nei confronti di tutte le PA, quindi anche gli Atenei dovranno RICEVERE e CONSERVARE le fatture dei loro fornitori esclusivamente in formato elettronico. 

In attuazione della delega di cui alla legge n. 23/2014, l’articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 5 agosto 2015 n. 127 dispone che i soggetti passivi IVA, con riferimento alle operazioni effettuate dal 1° gennaio 2017, possono optare per la trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni

La Legge di bilancio per il 2018 (comma 909), apportando numerose modifiche e integrazioni al D.Lgs. n. 127/2015 stabilisce:

• a partire dal 1° gennaio 2019, nei rapporti tra operatori economici stabiliti o identificati ai fini Iva in Italia e anche nei confronti di consumatori finali italiani, diventa obbligatoria l’emissione delle fatture elettroniche e delle relative note di variazione elettroniche. Sono escluse da tale obbligo:

• le imprese in regime di vantaggio;
• le imprese forfettarie;

• 
  

  viene prevista l’emissione delle fatture e delle relative note di variazione mediante il sistema di interscambio (attualmente utilizzato per i rapporti con la Pubblica Amministrazione e da parti dei soggetti che, a partire dal 1° gennaio 2017, hanno optato per la fatturazione elettronica tra privati);

• viene altresì adottato un formato standard della fattura / nota di variazione (espresso in XML);

Nel primo semestre 2019 il legislatore ha previsto di non applicare delle sanzioni se la fattura viene emessa entro il termine di presentazione della liquidazione periodica ovvero entro 10 gg dall’effettuazione dell’operazione; viene introdotto il termine di effettuazione dell’operazione che sostituirebbe l’attuale data emissione della fattura in termini di rilevanza fiscale.

La normativa precisa che la Fattura Elettronica deve essere consegnata tramite:

-      Codice destinatario per chi è censito su SDI

-      PEC

-      Presenza di CF oppure P.IVA. In quest’ultimo caso verrà recapitata nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate

La Fatturazione Elettronica in U-GOV

Cineca per mettere in grado gli Atenei di rispettare gli obblighi di legge ha previsto i seguenti interventi:

• Con il primo rilascio evolutivo 2014 è stata resa disponibile una funzione per esportare dall'applicazione le fatture attive in formato XML, secondo lo standard SOGEI, e quindi gestirne manualmente l'invio (tramite PEC o tramite web);
• Con il secondo rilascio evolutivo 2014 è possibile attivare una integrazione con Titulus che permetterà di gestire - all'interno del sistema documentale - la firma e l'invio delle fatture attive al SDI, l'archiviazione delle ricevute provenienti da PEC ed SdI e la loro conservazione all'interno di Conserva, il servizio di conservazione digitale CINECA.
• Inizio 2015: sono state rilasciate le implementazione necessarie all'acquisizione di fatture PASSIVE ricevute dai fornitori, secondo lo standard definito dal decreto e dai relativi regolamenti tecnici, ad uso di tutti gli Atenei/Enti. Sarà inoltre possibile emettere fatture attive verso tutte le PA che dovranno rispettare l'obbligo dal 31/03/2015.
• Inizio 2019: Il sistema è stato adeguato per gestire la fatturazione tra soggetti privati residenti che diventa obbligatoriamente elettronica.

Per le fatture con destinatario soggetto privato (classificate come B2B / B2C) la firma digitale è facoltativa mentre per le fatture a Enti Pubblici (classificate come PA) rimane obbligatoria.

Configurazioni

 Tipo sistema documentale

Parametro di configurazione che definisce il tipo sistema documentale PRM_CONT/TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE il parametro può assumere i valori:

                                    i.    INTERNO= E’ attiva l’integrazione con Titulus

                                   ii.    ESTERNO = E’ attiva l’integrazione con altro sistema di gestione documentale

                                  iii.    NESSUNA = Non è presente alcuna integrazione con sistema documentale, l’inoltro sarà manuale.

Sezionali IVA 

Condizione necessaria per inoltrare le fatture in formato elettronico al sistema documentale è registrarle su sezionale elettronico, quindi è necessario configurare sezionali elettronici.

I sezionali elettronici hanno il check Fatturazione elettronica settato a vero (da contabilità Iva- Configurazioni – Sezionali).

Non è ammessa la possibilità di emettere fatture che afferiscono allo stesso sezionale in formati diversi (elettronico e analogico), quindi è necessario aver configurato sezionali specifici per la Fatturazione Elettronica

L’introduzione degli obblighi di fatturazione elettronica per il 2019 NON comporta l’obbligo di creare nuovi sezionali oppure configurare uno specifico sezionale per le operazioni effettuate con soggetti privati residenti rispetto a operazioni effettuati con la PA, è quindi possibile usare lo stesso sezionale.

Nel caso di creazione di sezionali IVA specifici per operazioni con soggetti privati, l’operatore dovrà indicare il sezionale IVA da utilizzare per ogni operazione attiva in cui risultano selezionabili più sezionali IVA.

Anagrafica

Per una corretta gestione e l’inoltro al sistema documentale è possibile anagrafare in rubrica i codici IPA, SDI o l’indirizzo di PEC.

Si precisa che mentre fino al 2018 la presenza del codice SDI o codice PEC è obbligatoria per attivare i meccanismi di gestione della FE verso privati, dal 2019 è possibile generare una FE a soggetto privato residente anche se privo di questi attributi.

Anagrafica soggetto residente Ente Pubblico

Tutte le anagrafiche degli enti destinatari di fatture attive dell'Università che sono soggette a fatturazione elettronica (Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale) devono avere assegnato un Codice Ufficio assegnato da Indice PA.

Per gestire le fatture elettroniche occorre utilizzare la funzione Rubrica (tipo anagrafica Soggetto Collettivo) e valorizzare il campo "Codice IPA Ufficio" presente nella sezione denominata "Dati Contabilità".

Il codice da inserire corrisponde al 'Codice Univoco Ufficio' alfanumerico di 6 caratteri, recuperabile sul sito http://www.indicepa.gov.it/, ed è quindi relativo al singolo ufficio di fatturazione dell'ente di riferimento.

Il pulsante Ricerca su Indice PA consente per le anagrafiche di tipo soggetto collettivo una ricerca e l’importazione direttamente dal server LDAP indicepa.gov.it .

Tramite questa funzione sarà anche possibile visualizzare gli altri dati presenti su Indice PA dell'entità indicata e di eventuali padri o figli; entrati nella funzione in alto è presente "Importa codice IPA" che permette di importare il codice nel "Codice IPA Ufficio" sulla rubrica.

E' necessario procedere inserendo (o importando) prima il "Codice IPA Ente" della sede centrale e, solo successivamente, il "Codice IPA Ufficio" relativo alla filiale.
Si ricorda inoltre che, prima di utilizzare tale funzione, è necessario inserire le credenziali per l'accesso all'Indice PA, tramite la funzione "Credenziali indice PA" presente nel menu "Rubrica".

Si precisa che l’introduzione del nuovo tracciato XML dal 01/01/2017 e le successive modifiche legislative introdotte dalla Legge di bilancio per il 2018  NON obbligano ad alcuna modifica alle anagrafiche degli enti pubblici già caricate; il sistema per creare la fattura elettronica continuerà a leggere l’attributo codice IPA presente.

Anagrafica soggetto privato

U-GOV permette di emettere fatture elettroniche a soggetti privati sia nazionali che non residenti.

Si precisa che mentre fino al 2018 la presenza di codice SDI o codice PEC nell’anagrafica dei soggetti destinari è obbligatoria per attivare i meccanismi di gestione della FE, dal 2019 è possibile generare una FE a soggetto privato anche se privo di questi due attributi. In questo caso la fattura viene messa a disposizione del soggetto sul sito dell’Agenzia delle Entrate tramite la presenza di PI o CODICE FISCALE

-       Accreditamento tramite Codice SDI

Tutti i soggetti privati destinatari di FE possono avere valorizzato nell’anagrafica del soggetto l’attributo Codice SDI (da Rubrica- Rubrica- sezione Dati fiscali).

Il Codice SDI è un codice alfanumerico di 7 caratteri che viene assegnato dal Sdi ai soggetti che hanno accreditato un canale.

E’ presente un controllo in anagrafica che esclude la possibilità di avere VALORIZZATO sia codice SDI che codice IPA.

oppure

-      Accreditamento tramite PEC

Nel caso il destinatario della fattura elettronica vuole ricevere via PEC le fatture elettroniche occorre inserire nella anagrafica del soggetto l’attributo Posta elettronica certificata (da Rubrica- Rubrica- sezione Contatti).

La presenza di un indirizzo di posta elettronica certificata nell’anagrafica del soggetto destinatario attiva i meccanismi della fatturazione elettronica solo se viene specificatamente inserito nell’estensione indirizzo dei singoli documenti.

Tabella – Riepilogo tipo fatture e gestione in SDI

Il processo di gestione della fattura elettronica in U-GOV

Il processo in presenza di integrazione tra U-GOV e Titulus si può riassumere nei seguenti step:

• U-GOV si incarica di registrare la fattura (come Documento Gestionale), di produrre il file XML previsto da SdI e di trasmetterlo a Titulus.
• Titulus provvede a gestire le fasi di firma, invio a SdI attraverso il canale PEC, ricezione delle notifiche di ritorno e loro invio a U-GOV.
• In U-GOV è possibile monitorare lo svolgimento del processo di invio della fattura a sistema documentale.

Registrazione della fattura attiva / nota di credito in U-GOV

Come specificato nei precedenti paragrafi tutte le fatture / note di credito destinate a soggetti residenti debbono essere elettroniche, mentre le fatture / note destinate a soggetto non residente possono essere sia elettroniche che analogiche.

Mentre sino al 31/12/2018 la possibilità di registrare una fattura elettronica era subordinata alla presenza dei dati Codice IPA per i soggetti PA oppure Codice SDI o PEC nell’anagrafica per i soggetti privati  residenti, dal 01/01/2019 la registrazione di fatture / note a soggetti residenti avviene esclusivamente in formato elettronico quindi anche in assenza dei codici SDI o PEC in anagrafica, in questo caso la fattura sarà consegnata nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate tramite la presenza del Codice Fiscale o della Partita Iva.

I dati del Codice IPA e del Codice SDI se presenti in anagrafica sono riportati in automatico nell’estensione indirizzo del documento, mentre nel caso di presenza di PEC in anagrafica è l’utente che deve effettuare la scelta tra quelli anagrafati.

Solo nel caso di fattura a soggetto residente occasionale gli attributi CODICE IPA, CODICE SDI o PEC sono editabili dall’utente in fase di caricamento o modifica.

Nel caso di fattura a soggetto occasionale gli attributi da valorizzare obbligatoriamente nell’estensione indirizzo sono INDIRIZZO- CAP – COMUNE- PROVINCIA.

Nell’estensione Iva occorre valorizzare un tipo di sezionale di tipo elettronico.

Tutte le fatture intestate a soggetto residente anche quelle occasionali propongono solo sezionali elettronici.

Le fatture a soggetto occasionale non residente

Dalla versione 21.09.00.00 è possibile registrare fatture o note elettroniche a soggetti occasionali non residenti.

Nell’estensione commerciale è stato aggiunto il flag Soggetto Non residente.

Nell’estensione commerciale sono visibili gli attributi NOME SOGGETT

O OCCASIONALE – COGNOME SOGGETTO OCCASIONALE – RAGIONE SOCIALE SOGGETTO OCCASIONALE e CODICE FISCALE.

Nell’estensione Indirizzo sono esposti gli attributi INDIRIZZO- CAP ESTERO- COMUNE ESTERO e NAZIONE che sono obbligatori.

Gli attributi Codice IPA – Codice SDI- Codice PEC sono non editabili visto che siamo in presenza di soggetto estero.

Le fatture intestate a soggetto non residente sia esso anagrafato che occasionale possono essere sia elettroniche che ‘cartacee’, vengono recuperati tutti i sezionali associati alla UE.

Estensione documentale

Per effettuare la trasmissione verso Titulus è inoltre necessario compilare l'estensione "Documentale" nel documento.

L'estensione documentale viene popolata da dati ricavati dal profilo utente presente in Titulus. Premere il pulsante Scelta Profilo e indicare il profilo tra quelli configurati, in automatico viene recuperato la Voce di Indice associata.

E’ bene precisare che:

-       nell’estensione indirizzo si ha CODICE IPA valorizzato e il sezionale è

elettronico il sistema presenta le voci di indice che contengono la stringa ‘UGOV – Fattura Elettronica‘, in questo caso le fatture PA debbono essere firmate elettronicamente.

-       nell’estensione indirizzo si ha CODICE IPA non valorizzato e il sezionale è elettronico, il sistema presenta le voci di indice che contengono la stringa ‘UGOV – B2B/C Fattura Elettronica’, in questo caso le fatture B2B non devono essere firmate e Titulus assegna in automatico il protocollo.

-      se il sezionale NON è elettronico il sistema presenta le voci di indice che contengono la stringa ‘UGOV – Fattura Vendita’

Contabilizzazione Iva

L'operatore deve registrare il documento nel motore Iva, questa è precondizione rispetto alla possibilità di trasmettere la fattura a sistema documentale.

Valorizzazione dati contratto e dati ricezione

Dalla versione 21.05.00.00 nel dettaglio commerciale della fattura di vendita e della nota di credito sono stati aggiunti gli attributi numero ordine, data ordine, numero ricezione, data ricezione, tipo dato, riferimento testo, riferimento numero, riferimento data, codice tipo articolo, codice valore articolo.

La compilazione di questi attributi è facoltativa e permette di valorizzare i tag dell’xml <DatiGenerali><Dati Ricezione>.

Nel caso il documento derivi da contratto attivo precedessore il sistema valorizza in automatico il tag <DatiGenerali><DatiContratto> recuperando il dato dall’attributo numero documento che deve essere di massimo 20 caratteri per superare i controlli SDI.

La gestione degli allegati nelle fatture elettroniche in U-GOV

Nel tab allegati di una fattura elettronica il sistema visualizza:

• l’XML della fattura elettronica codificato come Categoria Fattura Elettronica
• gli Esiti della Trasmissione codificato come Categoria Esiti Trasmissione
• gli allegati caricati manualmente codificati come Categoria Allegato Fattura Elettronica

U-GOV permette di allegare ad una fattura elettronica attiva uno o più file esterni. Per riuscire ad effettuare l’associazione occorre entrare in modifica della fattura nella sezione ALLEGATI, premere il pulsante UPLOAD  poi per scegliere il file premere il pulsante SFOGLIA, recuperare il file da allegare e premere UPLOAD, quindi CHIUDI. La categoria dell’Allegato deve essere impostato come ‘Allegato di fattura elettronica’.

E’ bene precisare che un file classificato in una categoria diversa da ‘Allegato di fattura elettronica’ oppure privo dell’attributo categoria NON VIENE ALLEGATO alla fattura in formato elettronico.

E’ possibile consultare il file scaricando oppure eliminare l’associazione del file con il pulsante .

Dopo aver trasmesso al sistema documentale la fattura nel tab Allegato sono visibili sia gli allegati inseriti dall’utente che il file XML creato dalla procedura di trasmissione.

Il processo di trasmissione a sistema documentale

Dopo il salvataggio della fattura e la contabilizzazione Iva il sistema propone nella macchina stati la possibilità di inoltrare il documento a sistema documentale

La fattura assume stato "Da Trasmettere" e si attiva nella macchina stati la possibilità di Trasmettere a sistema documentale.

Il sistema genera il file XML secondo il formato definito da SdI per la fattura selezionando, nel riquadro operazioni della Fattura di vendita, l'operazione "Trasmetti a sistema documentale".

Lo stato della fattura diventa "In Trasmissione".

Attraverso l'operazione "Trasmetti a Sistema documentale" viene generato il file costruito secondo il formato e la denominazione definite da SDI; il nome del file comprende una numerazione progressiva utilizzata da SdI per processare lo stesso.

Si valorizza il codice IPA o SDI nel tag dell’xml << Codice destinatario >> mentre l’indirizzo PEC nel tag << PEC Destionatario>>>

Se l’Ateneo ha attivato l'integrazione con Titulus, il file generato viene trasferito automaticamente e registrato in Titulus come fattura in uscita (bozza).

Per le fatture con CODICE IPA valorizzato in Titulus si avvia automaticamente il  workflow di firmae trasmissione, che segnala, all'RPA, la presenza di una fattura da firmare. L'RPA da Titulus può vedere la fattura XML e firmarla digitalmente (in prima istanza una alla volta, in futuro anche a gruppi di più fatture selezionabili), successivamente la fattura viene  trasmessa  da Titulus al SdI (automaticamente o con azione scelta dall'operatore) tramite PEC. Titulus archivia automaticamente le ricevute di accettazione e consegna della PEC, processa e archivia le ricevute provenienti da SdI (formato non valido, destinatario non trovato, fattura rifiutata dal destinatario, ecc.), infine notifica la ricevuta (trasmette il file di ricevuta) ad U-GOV;

A seconda dell'esito dell'invio, la fattura passa negli stati "In Trasmisisone" o " Trasmesso con errori".

L’operatore può monitorare e verificare direttamente dall’interfaccia U-GOV l’esito delle trasmissioni ed eventualmente re-inviare la fattura dopo avere effettuato le correzioni del caso.

Nel caso la fattura attiva passi in stato "Trasmesso con errori"; e' possibile agire sul dg fattura attiva, sanare la causa del rifiuto e ritrasmettere la stessa.  

Non è possibile emettere un ordinativo di fattura elettroniche di vendita in stato Trasmesso con errori.

La funzione Trasmissione massiva di Fatture a sistema documentale

E’ stata introdotta la funzione di menu 'Contabilita Iva \ Registrazioni\ Seleziona Fatture Vendita Elettroniche per Trasmissione a Sistema Documentale' consente di trasmettere N Fatture Vendita in unica soluzione al sistema documentale.

La funzione è utilizzabile solo nel caso di integrazione con Titulus  (parametro TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE = Interno). 

Sono permesse le operazioni di Trasmissione a sistema documentale o Ritrasmissione a sistema documentale

I parametri di filtro permettono di selezionare il profilo e se selezionare i documenti con voce di indice già caricata oppure quelli privi di estensione documentale, in questo secondo caso è necessario valorizzare la Voce di indice.

Oltre a inoltrare il documento a sistema permette il sistema crea contestualmente l'estensione documentale se assente.

Fatturazione elettronica attiva con U-GOV senza Titulus

Se l'Ateneo non utilizza Titulus come sistema di gestione documentale, sarà comunque possibile adottare una delle seguenti soluzioni alternative per la generazione ed invio della Fattura Elettronica.

Gestione manuale

Il file XML viene generato sempre attraverso le funzioni già incluse in U-GOV, ma in questo caso, anzichè inviarlo a Titulus, viene esportato e successivamente inviato manuale al destinatario attraverso uno dei canali previsti da gestendone però autonomamente la firma e la conservazione. Il file XML così esportato può anche essere utilizzato per avvalersi di eventuali servizi offerti da un intermediario (ad esempio la banca). 

Utilizzo dei servizi U-GOV - Workflow in presenza di sistema documentale diverso da Titulus

Questo workflow viene seguito se il parametro [TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE] = Esterno

1. La fattura viene creata in U-GOV;
2. Vengono effettuate le registrazioni IVA, la fattura attiva passa nello stato DA TRASMETTERE;
3. Il sistema esterno invoca il servizio GetElencoFEDaTrasmettere per estrarre l'elenco delle fatture da trasmettere a SdI;
4. Il sistema esterno invoca il servizio GetXmlFE per estrarre il file XML associato ad una fattura che passa nello stato IN TRASMISSIONE;
5. Se la registrazione nel sistema documentale è andata a buon fine:
1. Il sistema esterno gestisce la firma digitale e l'invio a SdI
2. Il sistema esterno restituisce ad U-GOV l'esito invocando il servizio  receiveMsgForFTEL
3. La fattura passa nello stato TRASMESSO o TRASMISSIONE CON ERRORI
6. Se la registrazione nel sistema documentale non è andata a buon fine:
1. il sistema documentale esegue il servizio ResetTrasmissionFE che ripristina lo stato DA TRASMETTERE e quindi permette la riesportazione della fattura;
2. Il flusso riprende al punto 3.