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Il file Excel input-forms.xls
Il file Excel input-forms.xls viene utilizzato per produrre file di configurazione XML per il software IRIS tramite strumenti automatici.
La descrizione del set di pagine mediante le quali i ricercatori inseriscono i metadati relativi al prodotto della ricerca è chiamata “form” (benché di fatto sia un insieme di form, nel significato HTML del termine). Un form è identificato da un unico nome simbolico (ad esempio, nel nostro caso, Articolo in rivista, Contributo in volume, e così via), ma nella struttura XML esso si divide in una serie di “pagine”, ciascuna della quali rappresenta una precisa pagina web per la raccolta dei metadati. A sua volta, l’elemento pagina contiene una sequenza di elementi “campo”, ciascuno dei quali definisce una finestra dialogo interattivo (un’area di testo, una data, una tendina di valori fissi, eccetera) con cui il ricercatore inserisce ogni metadato di tipo Dublin Core.
Per customizzare le pagine di inserimento dati, l’istituzione che installa IRIS deve esplicitare tutte le proprie scelte mediante un file avente struttura predeterminata, appunto il file input-forms.xls.
IRIS può contenere più di una versione di input-form e ogni versione può essere attiva o inattiva. Lo stato della singola input form è gestibile dalla funzionalità di Attivazione input form che si può trovare seguendo questo percorso nei menu:
Configurazione > Prodotti > Attivazione input-form
Le nuove submission utilizzano sempre la versione attiva più recente di una submission (NB: se una submission viene interrotta e ripresa successivamente, potrebbe accadere che nel tempo intercorso sia stata caricata una nuova versione dell'input form).
Se la versione dell' input form con cui è stato creato il prodotto è ancora attiva, si continuerà a far riferimento a quella versione per la descrizione del prodotto, ma se invece quella versione è stata disattivata allora il sistema aggiornerà il prodotto alla nuova versione segnalando gli eventuali metadati non più utilizzabili e dando la possibilità di cambiare tipologia di prodotto prima della conversione (utile nei casi in cui una nuova versione di input form sia stata introdotta dopo aver "spezzato" una input form preesistente in più sotto-tipologie).
Le tre opzioni presenti al caricamento (dal menu a sinistra: Configurazione > Prodotti > Caricamento input form):
- attiva la nuova versione caricata e disattiva le precedenti
- non attivare la nuova versione
consentono quindi di gestire i possibili scenari complessivamente per tutte le input form che si caricano via Excel senza dover poi utilizzare singolarmente la funzionalità di attivazione/disattivazione.
L'opzione 3 di non attivare la input form è prevista principalmente per futuri sviluppi: si vuole infatti rendere possibile in una futura versione il test delle nuove input form agli amministratori prima della loro attivazione. Al momento potrebbe essere utilizzata per caricare nel sistema una nuova input form e condividerla con i colleghi tramite la piattaforma, oppure valutare tramite le funzionalità di check (Prodotti > Tools di manutenzione > Check ...) l'impatto che avrebbe sul pregresso.
Guida alla compilazione del file Excel
Al fine della corretta generazione dei file di configurazione, e per ridurre i tempi di messa in servizio di richieste di modifiche a queste configurazioni, devono essere seguite le seguenti indicazioni:
Il foglio Excel si compone di fogli distinti, i cui nomi NON devono essere alterati
NON deve essere utilizzata bordatura, l’unica evidenziazione eventualmente ammessa è con colori di sfondo ed esclusivamente su righe in uso (non inserire righe vuote)
NON devono essere valorizzate celle nei fogli ad eccezione di quelle esplicitamente citate in questa guida; eventuali commenti ed informazioni aggiuntive vanno inserite in nuovi fogli (in posizione successiva a quelli predefiniti) e segnalate esplicitamente ai tecnici CINECA
Il form-definition descrive i template di submission/validazione disponibili per il sistema. Ciascun template definisce i metadati per una specifica tipologia di documento (es. articolo su rivista, intervento a convegno, contributo in libro, monografia, ecc.).
Le uniche celle da utilizzare rientrano nelle colonne A:K.
Tutte le informazioni devono essere inserite sequenzialmente nell’ordine corretto, NON devono essere presenti righe vuote. Ogni template va configurato interamente prima di passare alla definizione di un nuovo template. I metadati vanno inseriti nell’ordine in cui si desidera che siano presentati all’utente nelle pagine di inserimento/validazione, rispettando l’ordine di paginazione.
La colonna A (form_name) contiene il nome del template. Deve essere mantenuto costante per tutta la definizione del template. Le richieste di utilizzo di un determinato template per una specifica collezione devono far riferimento a tale nome.
La colonna B (page) contiene il numero di pagina in cui il metadato sarà richiesto. I numeri di pagina devono essere inseriti sequenzialmente senza salti a partire dal valore 1.
La colonna C (element) contiene l’element Dublin Core del metadato. Si richiede l’utilizzo di metadati in accordo a quanto definito dallo standard: http://dublincore.org. Una guida in lingua italiana è disponibile all'indirizzo: http://www.aepic.it/dublincore.php. NON è possibile utilizzare i caratteri _ (underscore) e . (punto).
La colonna D (qualifier) contiene il qualifier Dublin Core del metadato, se necessario. Oltre a qualifier "standard" possono essere definiti qualifier "custom" (personalizzati). Si consiglia di mantenere il più possibile quelli proposti per non incorrere in costi di personalizzazione delle procedure che vi fanno riferimento (ad es. la generazione automatica di citazioni). NON è possibile utilizzare i caratteri _ (underscore) e . (punto).
La colonna E (input-type) definisce la modalità di immissione per il metadato. I valori ammessi sono:
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ance: per inserire la rivista o serie mediante collegamento con il database ANCE
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onebox: un singolo box per l’immissione di testo libero
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twobox: utilizzabile solo per metadati ripetibili, consente la definizione di due valori in una sola riga html
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textarea: box multilinea per l’immissione di testo libero
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name: box multipla per l’inserimento di nomi di persone che saranno poi memorizzate nel db nella forma “Cognome, Nome”
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year: per inserire il solo anno tramite menù a tendina con autocomplete e gestione della casisitica "in corso di stampa". Il range di anni proposti, iniziale e finale in funzione dell'anno corrente (+0, +1, +2. etc.) possono essere configurati dalla consulenza mediante parametri applicativi
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year_noinprint: analoga alla modalità "year", con la sola differenza che non prevede la scelta dell'opzione "in corso di stampa". Questa modalità può essere utile laddove sia richiesto il censimento dei soli prodotti pubblicati, o per tipologie per i quali il caso "in corso di stampa" non ha senso, come ad esempio i brevetti.
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date: box multipla per la selezione di una data. Nel caso il metadato sia definito obbligatorio è sufficiente l’indicazione del solo anno
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fulldate: granularità giornaliera inserimento via calendario javascript
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dropdown: menù a discesa con valori predefiniti, per la cui definizione si veda la colonna F
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list: checkbox o radio (in base alla definizione di ripetibilità) con una lista di opzioni predefinita per la cui definizione si veda colonna F
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qualdrop_value: combinazione di un dropdown per la definizione del qualifier specifico del metadato e di una box a testo libero per l’immissione del valore. La Colonna CD deve essere lasciata vuota. Per la definizione della lista di qualifier utilizzabili si veda la colonna F
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qualdrop_text: combinazione di un dropdown per la definizione del qualifier specifico del metadato e di una text area a testo libero per l’immissione del valore. La D deve essere lasciata vuota. Per la definizione della lista di qualifier utilizzabili si veda la colonna F
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sharepriority: utilizzabile solo per metadati ripetibili, box multilinea per l’inserimento facilitato di persone multiple. Il tool permette di identificare i singoli nominativi suddividendoli in campi controlled_name e ricoscendone l’eventuale afferenza all’istituzione. È possibile richiedere alla consulenza l'attivazione per tale modalità di inserimento di una percentuale di attribuzione di responsabilità per i singoli nomi e/o la valorizzazione esplicita della rilevanza (Corresponding author, primo autore, ultimo autore, etc). Il sistema esegue dei controlli per verificare che la percentuale abbia un totale di 100% e che l’ordinamento sia coerente con i valori inseriti nella box (ripetizioni, mancanze, ecc.).
Gestione del layout della scheda prdootto: scheda breve e scheda completa
In IRIS il dettaglio della scheda prodotto è composto da due tipi di visualizzazione, quella semplice e quella completa. Nella prima sono mostrati i metadati fondamentali che descrivono il prodotto, mentre nella seconda sono mostrati anche gli altri metadati. Gli amministratori dell'Archivio possono decidere quale set di metadati visualizzare per ciascuna visualizzazione di ogni tipologia di prodotto. Per farlo possono utilizzare il tool di gestione del layout delle schede prodotto. Questo tool è disponibile ai soli amministratiri dell'Archivio che operano in visione completa ed è accissibile dal menu di sinistra portandosi in Configurazione > Prodotti > Layout schede
Il tool presenta una form iniziale atytraverso la quale è possibile scegliere la tipologia di prodotto su cui lavorare e il tipo di visualizzazione. Una volta effettuata la scelta viene visualizzato il set di metadti disponibili.
default_value: (solo per gli archivi che abbiano richiesto specifici sviluppi) valore automatico non modificabile generato secondo logica specifica concordata con il cliente. Attualmente il default value valorizza il metadato dc.type.miur con il codice della tipologia Miur su cui è mappato la tipologia di pubblicazione in ugov (esempio: articolo in rivista deve prevedere un default value per dc.type.miur con valore 262). Questo differisce dalla precedente versione di Ugov che per questa operazione prevedeva una interfaccia specifica.
La colonna F (list name) deve essere valorizzata solo se come modalità di immissione (colonna E) si è scelta una delle seguenti: dropdown, list, qualdrop_value o qualdrop_text, nei quali casi occorre inserire il nome assegnato al set di valori ammessi nel foglio form-value-pairs.
La colonna G (repeatable) contiene un valore True/False ad indicare la ripetibilità o meno del metadato.
La colonna H (scope) contiene l’ambito di utilizzo del metadato. I possibili valori sono:
cella vuota: campo utilizzabile in lettura/scrittura sia durante la submission che durante il workflow di verifica;
sub hidden: il campo non è presente durante la fase di submission. Utilizzabile per semplificare il processo di self-archiving riservando la compilazione di alcuni metadati agli operatori durante la fase di verifica;
sub readonly: il campo è presente durante la fase di submission in sola lettura;
work hidden: il campo non è presente durante la fase di verifica dei metadati. Utilizzabile per esempio per rendere anonima la submission in fase di verifica;
work readonly: il campo è presente durante la fase di verifica dei metadati in sola lettura;
readonly: il campo è presente in sola lettura sia durante la submission che durante la verifica dei metadati. Utile in presenza di campi pre-valorizzati da procedure automatiche;
hidden: il campo non è utilizzato nelle form di submission. Utilizzabile per definire la visibilità del campo nella scheda breve dell’item;
- no update: N.B. Per fare in modo che i campi non siano poi più modificabili dagli utenti quando portano il prodotto in stato DEFINITIVO, il valore dare allo "scope" è "no update".
La colonna I (label) contiene la label mostrata all’utente nei form di submission/validazione dei metadati. Se il metadato è definito obbligatorio il sistema inserirà automaticamente un * prima della label specificata. Se il metadato è definito in colonna E come default_value, il contenuto di questa colonna verrà utilizzato per la valorizzazione del metadato. Inserendo il testo fra due segnaposto @@ si potrà indicare la generazione tramite uno degli algoritmi disponibili (ad esempio, per il metadato dc.identifier.citation, si deve compilare la label come ‘@@citation@@’).
Il valore di questo campo non viene utilizzato come label nella scheda breve di presentazione dell’item. Per la definizione di tale label occorre agire sulle configurazioni e utilizzare la funzionalità di gestione dell’i18n.
La colonna J (required) contiene il messaggio di errore da mostrare in caso di mancata valorizzazione del metadato. La cella vuota implica la non obbligatorietà del campo.
La colonna K (hint) contiene una mini guida per la compilazione del metadato che sarà mostrata all’utente subito sopra la box di immissione del metadato stesso. Può contenere tag HTML.
| Warning |
|---|
Attenzione nel caso l'ambito di utilizzo venga limitato non è possibile definire il campo come obbligatorio |
Il foglio Form-value-pairs
Nel foglio Form-value-pairs vengono descritti i set di valori disponibili per i metadati con modalità di immissione dropdown, list, qualdrop_value o controlled_name (si veda Colonna E). Le colonne devono essere valorizzate da sinistra verso destra senza lasciare colonne vuote.
Ogni set di valori occupa due colonne adiacenti: nella prima cella della prima colonna (ad esempio A:1) viene definito il nome del set di dati (si veda Colonna F), nella prima cella della seconda colonna (ad esempio B:1) andrebbe riportato il qualifier del primo metadato che utilizza tale set.
A partire dalla seconda riga vengono quindi inseriti i valori ammissibili inserendo nella prima colonna (ad esempio A:2) il valore visualizzato dall’utente e nella seconda colonna (ad esempio B:2) il valore che sarà effettivamente salvato nel database in caso di selezione di tale opzione.
L’assenza di valore in una data riga per entrambe le colonne che definiscono il set determinano la fine dei valori ammissibili per quel dato set. Non vanno quindi lasciate “righe vuote” all’interno della definizione di un set.
Tutti i valori utilizzati per il salvataggio sul database (seconda colonna) devono essere univoci nella relativa lista. Inserire voci duplicate anche se in posizioni differenti nella stessa colonna NON è consentito.
Definizione delle tipologie di file
Nel foglio value-pairs è anche possibile definire la la lista delle tipologie di file accettabili (dataset, preprint, versione editore, etc.) a tal fine è necessario definire una lista denominata
type_file (applicata come default a tutti i template)
con la possibilità di specificare una lista differente per un dato template definendo una lista denominata
type_file_<alias template> (ad esempio type_file_Articolo su rivista / type_file_thesis).
In caso di assenza di una configurazione specifica per il template in uso e della configurazione relativa alla lista di default il metadato "type" relativo al singolo file non sarà richiesto in fase di upload.
Gestione del layout della scheda prdootto: scheda breve e scheda completa
Per la definizione di quali metadati mostrare nella scheda breve e scheda completa dell’item occorre accedere alla UI di configurazione tramite il menu di sinistra:
Configurazione > Prodotti > Layout schede
e definire, per ogni tipologia di scheda prodotto, gli attributi della scheda breve (o completa).
N.B.: è possibile modificare l’ordinamento dei campi scelti (quelli per cui è stata selezionata la checkbox “Mostra”) tramite drag&drop, come nella figura qui sotto.
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dove style segue la seguente sintassi simple|full.<ID della tipologia di inputform>.
Funzionamento "edit batch" dei metadati DSpace (operazioni massive)
La funzione Operazioni Massive fa parte del pacchetto di DSpace ed è uno strumento batch di modifica dei metadati. E’ accessibile in visione completa, andando in Prodotti, Tool di manutenzione.
Utilizzo
L’utilizzo di questo tool avviene in 3 fasi
- Scarico metadati in formato CSV
- Modifica dei metadati
- Caricamento file CSV
ATTENZIONE
- Le modifiche ai metadati fatte tramite questo strumento non sono registrate nelle versioni dei prodotti.
- I prodotti inseriti sono posti in stato definitivo a prescindere dalla presenza del workflow di validazione.
- Non ci sono controlli sulla presenza del metadtodato per una determinata tipologia di prodotto (anche se il metadatodato non è presente in input-form viene inserito)
- Non ci sono controlli sulla tipolgia dei metadati, quindi è possibile inserire stringhe in interi, interi in buleani, ...
Scarico metadati in formato CSV
Il tool operazioni Massive funziona utilizzando file CSV. I file CSV (comma-separated values) sono file di testo in formato tabellare. In essi ogni linea di testo rappresenta una riga della tabella. I valori presenti in ciascuna riga sono divisi dal separatore (solitamente la virgola , ).
In IRIS i dati possono essere esportati in CSV utilizzando la funzione “Esporta metadati” presente tra gli Strumenti di amministrazione di ciascuna collezione.
Modifica Metadati
Ottenuto il file, è possibile modificarlo utilizzando Calc di OpenOffice. Per farlo selezionare il file e col tasto destro del mouse cliccare su Apri con, quindi LibreOffice Calc. Se non si dispone di OpenOffice è possibile scaricarlo da qui. In alternativa si può utilizzare Microsoft Excel consultando la seguente guida
Al momento dell'apertura del file compare una form in cui viene chiesto di indicare i caratteri di tabulazione del file. Scegliere le voci mostrate nell’immagine sottostante
A questo punto si ottiene un file excel sul quale è possibile apportare tutte le modifiche previste dalle operazioni di excel.
Quando le modifiche sono state completate occorre salvare il file mantenendo lo stesso formato. Cliccare su File > Salva come e quindi selezionare la voce Testo CSV (.csv) (*.csv) dal menu a tendina Salva come
Quindi cliccare su Usa il formato Testo CSV
A questo punto occorre ripristinare sintassi del formato CSV. Aprire il file con un editor di testo.
La prima riga rappresenta l’intestazione dei metadati. In questa riga, a parte i due valori iniziali id e collection, gli altri devono essere espressi nel formato “dc.element.qualifier”, come compaiono nell’input-form (ad es dc.date.issue o dc.identifier.doi). In questa riga occorre sostituire il carattere di separazione tab con una virgola ,
Le linee successive rappresentano i valori dei metadati per ciascun item. In queste linee occorre sostituire il carattere di separazione tab con doppio apice virgola doppio apice “,”
Al termine di queste operazioni si deve avere un file come il seguente
Casi particolari:
- Per aggiungere un nuovo item al al posto dell’id occorre mettere il caratte "+", come nelle ultime 5 linee dell’imagine precedente
- L'escape per " è ""
- Per i caratteri speciali si deve utilizzare l'escape html (inserendo "&" come valore si ottiene &)
- Per rimuovere metadi basta lasciare vuoto il valore ad es
...
.
...
"14124",
in questo modo si elimina il metadato dc.relation.numberofpages per l'item 14124
- Per inserire un personale interno (campo dc.authority.people) occorre utilizzare la sintassi “COGNOME, Nome::rpxxxxx::600”
Caricamento file CSV
A questo punto è possibile caricare il file ottenuto. Andare in Prodotti, Tool di manutenzione e cliccare su Operazioni Massive.
Attraverso la form successiva selezionare il file desiderato e cliccare su “Carica file”
In questa pagina potete vedere quali modifiche sono state apportate all'interno del file CSV. A questo punto è possibile accettare le modifiche e fare clic su "Applica" o no cliccando su "Cancella".
Ulteriori dettagli sono disponibili alla giuda https://wiki.duraspace.org/display/DSDOC4x/Batch+Metadata+Editing
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