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Gestione del Forecast per Utente Normale
Esempio di utilizzo da parte dell'utente del servizio di Forecast, con suddivisione trimestrale dei periodi (Q1, Q2, Q3, Q4).
Q1
Un utente accede allo scenario in cui è attivata la fase di Forecast all’01/01/2017, dopo che è stato importato il budget in UGOV.
Dopo aver inserito le previsioni pari a 3000 per il Q1, 3000 per il Q2, 4000 per il Q3 e 4000 per il Q4 nell'imputazione dati Forecast, vedrà la seguente situazione:
Analizzate le misure, l’utente può operare nel seguente modo:
Budget Iniziale e Budget Assestato coincidono
L’utente fa una previsione della ripartizione, per periodo infrannuale, del budget di esercizio (Forecast). Nell’esempio, per trimestre
Al momento non ci sono contabilizzazioni su UGOV, pertanto le misure (Actual) sono uguali a 0
La misura Budget vs. Forecast mostra il confronto tra il Budget Assestato e la somma dei Forecast dei vari periodi. L’obiettivo è capire se ci sono state delle variazioni rispetto al valore ipotizzato in fase di budget
La misura Proiezione somma l’Actual del periodo di riferimento (Q1 nell’esempio) con i Forecast dei periodi successivi. L’obiettivo è confrontare il Budget Assestato con i dati aggiornati, ovvero considerando la somma dei dati reali con i valori di Forecast dei periodi futuri
L’utente accede il 01/03/2017 e, dopo un aggiornamento da parte dell'Admin dei Forecast Data, si valorizza l'Actual del Q1 (evidenziato in giallo nella figura):
l’effettivo contabilizzato al Q1 (Actual) è maggiore del Forecast dello stesso periodo
il Forecast è ancora dello stesso valore del budget autorizzatorio (Differenza Budget vs. Forecast = 0)
considerando il contabilizzato reale del Q1, la Proiezione è maggiore del 7,14% rispetto al Budget Assestato
Le operazioni che potrebbe fare ora sono:
Allineare il Forecast Q1 all’actual Q1
Rimodulare il Forecast dei periodi successivi in modo che l’indicatore Proiezione torni uguale al Budget Assestato (ovvero l’utente sa che il budget non è cambiato, ma semplicemente sono stati anticipati dei costi rispetto a quanto ipotizzato nel Forecast)
Fare una variazione di budget di 1.000 (ovvero l’utente sa che il budget deve essere modificato)
L’utente allinea il Forecast del Q1 al valore Actual del Q1
L’utente incrementa di 1.000 il forecast Q3 (ipotizziamo abbia avuto informazioni a riguardo)
L’utente verifica che sia nel confronto Forecast vs. Budget, sia in Proiezione, si è sopra del 14% rispetto al budget
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Si apre il Forecast del Q2. L’utente accede il 01/04/2017:
La situazione non è mutata rispetto la chiusura del Forecast Q1 (tranne la Proiezione che ora considera l'Actual del Q2 e non il Forecast del Q2).
L’Ufficio Bilancio decide di fare una variazione di budget perchè ritiene le informazioni fornite dall’utente nel Forecast valide
L’utente accede il 02/04/2017, dopo un aggiornamento da parte dell'Admin dei Forecast Data:
L’indicatore Budget vs. Forecast è allineato a seguito dell’avvenuta variazione di budget
L’indicatore Proiezione sottostima il budget in quanto, essendo ancora all’inizio del periodo di forecast, sono avvenute poche contabilizzazioni
L’utente accede il 31/06/2017, giorno di chiusura del forecast Q2:
l’utente verifica che la stima del Forecast Q2 è corretta ed allineata con l’effettivo contabilizzato al Q2
gli indicatori Budget vs. Forecast e Proiezione sono allineati, pertanto non si rendono necessari ulteriori interventi
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