Inserimento nuovo prodotto
Introduzione
Nella presente guida viene spiegato il processo di caricamento di un nuovo prodotto nell'Archivio approfondendo gli aspetti principali che lo caratterizzano.
Saranno illustrati gli step che compongono l'intero processo, ponendo particolare attenzione sull'import da banche dati esterne, sul riconoscimento degli autori e sul caricamento dei file da allegare ai prodotti.
Attori coinvolti
Sono abilitati al censimento di un nuovo prodotto tutti coloro che fanno parte del team Utenti Interni e ricercatori, ovvero coloro che hanno un rapporto di lavoro attivo all'interno di IRIS.
Per accedere alla form di submission occorre loggarsi in visione personale e accedere al Desktop prodotti. Quindi cliccare sul pulsante "Nuovo prodotto".
Capire quali team sono abilitati di default
Sommario
Table of Contents
Il tutorial multimediale relativo a questa parte è disponibile alla pagina Video Tutorial e Webinar.
Inserimento di un nuovo prodotto
La maschera di inserimento di un prodotto (submission) presenta quattro possibilità di scelta:
- Registrazione manuale
- Ricerca libera da banche dati
- Ricerca per identificativo
- Importazione da file bibliografici
La prima modalità richiede all'utente di inserire manualmente tutti i metadati associati al prodotto
...
.
La seconda e la terza
...
permettono di
...
interrogare le banche dati esterne ad IRIS ed effettuare un censimento partendo dai metadati precompilati a seconda dei risultati trovati.
Infine l'ultima modalità permette di effettuare il censimento di uno o più prodotti a partire dalla lettura un file bibliografico.
Registrazione manuale
Il punto di partenza della modalità di registrazione manuale prevede la scelta della tipologia di documento da censire. Questa è selezionabile attraverso l'apposito menu a tendina "Seleziona la tipologia del documento". Successivamente cliccando su "Inserimento manuale" si accede alla submission vera e propria in cui si effettua il censimento del prodotto compilando i campi richiesti.
Ricerca libera da banche dati
Questa modalità di censimento permette di recuperare i dati delle pubblicazioni dalle banche dati esterne degli editori (come Elsevier e Clarivate Analytics). Inserendo il titolo e l'anno della pubblicazione e cliccando su Cerca, il sistema effettua un'interrogazione nelle banche dati. I risultati ottenuti saranno utilizzati come base per il censimento di un nuovo prodotto.
Ricerca per identificativo
Attraverso questa form è possibile cercare una pubblicazione da censire utilizzando l'identificativo bibliografico.
La configurazione di default di IRIS prevede che siano attivi i seguenti form di ricerca:
- DOI
- PubMed
- arXiv
- ISBN
- CiNii NAID
È possibile richiedere l'attivazione anche dei seguenti form di ricerca:
- Scopus
- WoS
- ORCID
Ulteriori dettagli sull'attivazione di questi servizi sono a disposizione degli amministratori dell'archivio nella seguente guida xyz.
Dopo aver inserito l'identificativo da ricercare, cliccando sul pulsante Cerca si avvia la ricerca sui servizi esterni.
Import da codici (PubMed, Scopus, ArXiv, DOI, CiNii, ISBN)
Il sistema è in grado di elaborare insieme più codici identificativi, anche se provenienti da provider diversi. Se nel corso
...
dell'elaborazione viene individuato un DOI (Digital Object Identifier), lo stesso viene usato per integrare i risultati ottenuti interrogando le banche dati appropriate.
...
Ad esempio, inserendo il codice identificativo PMID (PubMed Identifier) di un prodotto che ha anche il DOI, il sistema, in modo del tutto trasparente all’utenteall'utente, reperisce anche i metadati che l’interrogazione l'interrogazione tramite DOI gli fornisce, tramite CrossRef o Scopus. L'ordine di interrogazione è configurato sulla base della qualità dei dati presenti nelle varie banche dati, in modo che in caso di discordanze venga utilizzando il dato più autorevole.
L'ordine di importanza dei provider è il seguente:
- Scopus (se è stato attivato il relativo abbonamento)
- Pubmed Crossref
- CrossRef
- ArXiv
Se un record proviene da diversi provider, allora viene fatta una "fusione" dei metadati raccolti: inizialmente vengono presi
...
solo i metadati forniti dal primo provider, se però gli altri provider hanno elementi in più che non sono
...
presenti tra quelli
...
già raccolti, allora questi
...
ve
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Per esempio, un record potrebbe esistere sia in SCOPUS
...
che in PUBMED. Se per questo record SCOPUS fornisce titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista, mentre PUBMED fornisce titolo, autore, data di pubblicazione ed editore, allora il record risultante avrà titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista di SCOPUS, con l'aggiunta dell'editore di PUBMED.
...
Questa logica è utilizzata anche per la ricerca libera
...
da banche dati.
Importazione da file bibliografici
Attraverso questa modalità è possibile importare in IRIS prodotti salvati in formato bibliografico.
I formati ammessi sono i seguenti:
- pubmedXML
- crossRefXML
- arXivXML
- ciniiXML
- bibtex
- ris
- endnote
- csv
- isi
- tsv
Utilizzando la form, occorre selezionare il tipo di formato bibliografico del file da importare, selezionandolo dal menu a tendina Seleziona tipologia file. Quindi cliccando sul pulsante sfoglia si apre la form di caricamento file. Spuntando l'opzione Anteprima verrà proposta una finestra con i dati processati per capire se l'import che si sta effettuando è corretto. Infine, cliccando su Elabora, il sistema processerà il file importato. In modo analogo all'import da identificativo, i risultati dell'import da file saranno proposti nel tab Risultati sotto forma di lista. Le azioni possibili sono le stesse descritte precedentemente.
...
Import da file
L’utente deve effettuare le seguenti operazioni:
scegliere il tipo di file che sta caricando (pubMed, arXiv, crossRef, bibTex, endnote, csv, isi, tsv, ris, CiNii)
cliccare su “anteprima” : i record saranno mostrati a schermo per la selezione e configurazione delle tipologie di importazione, come se fossero provenienti da una ricerca su banca dati remota
Il primo record che è risultato dall'importazione viene automaticamente aperto per il completamento del processo di inserimento.
Nel caso in cui il sistema carichi più prodotti, l’utente ha la possibilità di scegliere la tipologia sulla quale assestarli. Il sistema consente la selezione massiva di tutti i prodotti individuati e l’applicazione di una medesima tipologia a tutti i prodotti. Le due funzionalità operano disgiuntamente in modo da poter “applicare a tutti i prodotti” la tipologia X e poi selezionarne solo un subset per l’effettiva importazione. Scegliendo una tipologia per uno specifico record il sistema procede invece alla selezione automatica del record stesso per l’importazione in modo da velocizzare le operazioni.
Import da file di tipo CSV
Da rivedere
Nel caso particolare di import da file di tipo CSV, occorre tenere presente alcune regole senza l'applicazione delle quali il file non viene correttamente processato:
- Un testo va messo sempre tra apici “ “" ".
- I I nomi degli autori vanno messi sempre tra apici “ “" ".
- Le Le pagine vanno scritte solo con il numero, senza inserire lettere tipo pp.
- La La lingua va scritta in minuscolo, con il codice a tre caratteri (esempio: “ita”"ita").
- Vanno Vanno sempre inseriti gli apici “ “ " " nelle stringhe complesse . Es: "Ordine dei Dottori Agronomi e dei Dottori Forestali di Milano".
Dopo Dopo aver creato il file, è opportuno fare i seguenti controlli:
- controllare che non ci siano righe vuote;
- aprire il file con un editor di testo (es. notepad eccBlocco Note o qualsiasi altro) e verificare la correttezza formale del csv (cioè che tutti i campi siano separati da virgola, che vi siano gli apici, eccetera);
- verificare che la codifica del file creato sia UTF-8.
Si prenda come esempio questo file: prova import 5 articoli.csv. Le immagini seguenti mostrano il caricamento di questo file:
Inserimento manuale
L’utente deve innanzitutto selezionare la tipologia di scheda prodotto che vuole inserire:
Ad ogni passo della procedura di inserimento è possibile effettuare il cambio di tipologia. Qualora per effetto del cambio di tipologia alcuni metadati compilati del prodotto non fossero più applicabili (ad esempio l’elemento “Rivista”, quando si passa da un "articolo" ad un "libro"), allora viene presentata una pagina che visualizza i campi che il sistema rimuoverà per completare il cambio tipologia e viene richiesto di confermare.
La procedura di inserimento manuale prevede la compilazione di tutte le pagine di descrizione, associazione, verifica e licenza inerenti il prodotto della ricerca da censire, che costituiscono i metadati associati al nuovo item. Le voci contrassegnate da un asterisco sono obbligatorie.
La figura seguente mostra una parte del metadati richiesti per il censimento manuale:
Nell’effettuare il censimento, su tutte le tendine che vengono presentate è possibile fare una ricerca nei contenuti del database, semplicemente iniziando a digitare parte del testo ricercato. I dati presenti nel sistema sono stati recuperati da U-gov.
Tab dei risultati
I risultati ottenuti a seguito della ricerca di prodotti in banche dati esterne o di import da file bibliografici sono presentati all'interno del tab Risultati.
Per ciascun record trovato, viene mostrata la banca dati esterna in cui è stato trovato, il titolo, gli autori e l'anno di pubblicazione del prodotto. A fianco di ciascun record compare un menu a tendina per scegliere a quale tipologia di documento associare il record da importare. Attraverso i bottoni posti sotto al menu a tendina è possibile nascondere il record dalla visualizzazione dei risultati (pulsante Nascondi questo record) oppure visualizzare il dettaglio del record (pulsante Vedi dettaglio del record). Utilizzando questo ultimo pulsante viene aperta una finestra che contiene ulteriori metadati del record.
Attraverso il checkbox Importa posto sopra a ciascun record è possibile scegliere quali prodotti importare. Spuntando il checkbox "Seleziona tutti" verranno selezionati tutti i record trovati. Allo stesso modo, selezionando una tipologia di documento e cliccando su Applica a tutti, tutti i record importati saranno associati alla tipologia di documento selezionata.
Infine cliccando su Importa record selezionati, i record saranno importati in IRIS. Per il primo prodotto selezionato verrà aperta la submission vera e propria. Gli altri record saranno aggiunti al Desktop Prodotti in stato provvisorio.
Step di submission
A seconda della configurazione scelta dall'Ateneo, la procedura di submission si compone di diversi step. Le tipologie di step disponibili sono le seguenti:
Descrivere
In questa fase l'utente può inserire i metadati che descrivono il prodotto. Questa fase può essere suddivisa in uno o più step. Ciascuno step si compone di un set di metadati decisi dall'Ateneo. Il set dei metadati varia a seconda della tipologia di documento che si sta registrando.
Le tipologia standard previste da IRIS sono state decise a partire da quelle presenti in Loginmiur.
Il set di metadati che compone ciascuna tipologia di documento è consultabile nel seguente documento: https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=51810588&preview=/51810588/131695556/METADATI%20IN%20SCHEDE%20LOGIN%20MIUR%20PER%20TIPOLOGIA.pdf
I metadati possono essere di tipi e di obbligatorietà differenti. Ulteriori dettagli sono presenti nella seguente guida XYZ
Inserimento personale
In questa sezione viene elaborata la stringa autori del prodotto. Può essere impostato come uno step a se stante oppure essere incluso in uno step Descrizione. Ulteriori dettagli sul suo funzionamento sono presenti nella seguente guida https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Nuova+interfaccia+di+Gestione+Stringa+Autori
Inserimento Riviste
...
Da rivedere
Per inserire una rivista nella scheda prodotto,
...
l'utente deve cliccare sul tasto ANCE (v. figura precedente) e cercare la rivista di suo interesse (v. figura seguente). Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. Alla chiave di ricerca inserita IRIS aggiunge in automatico un asterisco
...
all'inizio e alla fine, in modo tale da ritrovare anche tutti gli elementi
...
"simili" alla parola digitata. Inoltre viene effettuata una operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal sito ministeriale. Mettendo un check su
...
"Ricerca esatta", tali meccanismi vengono disattivati.
Il massimo numero di risultati ottenibili dalla ricerca è dato dal sito ministeriale ed è costituito da cento elementi. Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala
...
all'utente.
Nel caso in cui la rivista cercata non fosse presente in ANCE,
...
l'utente ha comunque la possibilità di completare
...
l'inserimento della scheda prodotto utilizzando il modulo di IRIS per
...
l'inserimento di una rivista non presente in ANCE (figura sotto).
Il mittente della richiesta è per default
...
l'email dell'utente corrente.
Nel caso in cui
...
l'inserimento avvenga via codice, se tra i dati forniti dal data provider è presente
...
l'ISSN oppure l'e-ISSN, allora tali codici sono utilizzati per una ricerca nel catalogo ANCE. Se la rivista viene individuata in ANCE, viene allora caricata automaticamente sulla scheda. Se invece
...
quell'ISSN non è presente nel codice ANCE, la rivista non viene inserita. In ogni caso il campo è modificabile.
Carica
In questo step l'utente può caricare uno o più file da associare al prodotto. Nella configurazione standard, dopo aver scelto il file da caricare, è possibile specificare la tipologia del file, impostarne la visibilità sul portale e scegliere una licenza. Il dettaglio sul funzionamento di questo step è descritto nella seguente guida xxx
Verifica
In questo step l'utente può rivedere tutte le informazioni precedentemente inserite e correggere qualsiasi cosa, se necessario. Qualora non fossero rispettati alcuni vincoli, come ad esempio metadati obbligatori non inseriti, vengono segnalati dei messaggi di alert che invitano l'utente a rivedere l'inserimento effettuato.
Gli errori rilevati sono presentati nella sezione "Presenti errori di validazione". Cliccando sul tasto Modifica si accede allo step in cui sono stati rilevati gli errori.
Licenza
È qui che l'utente deve accettare la licenza di distribuzione del repository per completare il deposito. Questa licenza di distribuzione del repository è definita nel file ???
Completato
Lo stato di ciascuno step è caratterizzato da un colore diverso. La configurazione di default è la seguente:
Azzurro: completamento step in corso;
Verde: step completato;
Bianco: step da completare;
Possibili azioni
Nella parte bassa della pagina di ciascuno step sono presenti dei bottoni che permettono di eseguire le seguenti azioni:
- Indietro: passare allo step precedente;
- Chiudi: chiudere la submission
- Successivo: passare allo step successivo;
Se si sceglie di chiudere la submission che si sta effettuando, viene data la possibilità di scegliere una delle seguenti azioni:
- Ooops, continua inserimento: per riprendere il processo di submission da dove si era interrotto
- Elimina inserimento: per cancellare la submission che si sta effettuando. Tutti i dati inseriti andranno persi;
- Salva, continuerò il lavoro dopo: uscire dal processo di submission salvando i dati inseriti. Si torna al Desktop prodotti. La submission salvata compare tra le proprie pubblicazioni in stato di Bozza;
Cambio di tipologia
Da rivedere
Ad ogni passo della procedura di inserimento è possibile effettuare il cambio di tipologia. Qualora per effetto del cambio di tipologia alcuni metadati compilati del prodotto non fossero più applicabili (ad esempio l'elemento "Rivista", quando si passa da un "articolo" ad un "libro"), allora viene presentata una pagina che visualizza i campi che il sistema rimuoverà per completare il cambio tipologia e viene richiesto di confermare.
La procedura di inserimento manuale prevede la compilazione di tutte le pagine di descrizione, associazione, verifica e licenza inerenti il prodotto della ricerca da censire, che costituiscono i metadati associati al nuovo item. Le voci contrassegnate da un asterisco sono obbligatorie.
Mentre si stanno inserendo i dati, quando la compilazione è guidata tramite una tendina è possibile fare una ricerca nei contenuti del database, semplicemente iniziando a digitare parte del testo. I dati presenti nel sistema sono stati recuperati da quelli di UGOV relativi all'ateneo.
Antiduplicazione
Da rivedere
Ad ogni modifica di una scheda prodotto da parte
...
dell'utente, il sistema effettua un controllo
...
sull'eventuale possibilità che si stia inserendo una pubblicazione già presente nel catalogo (= un "duplicato").
In figura è riportata la finestra pop-up che comunica
...
i potenziali duplicati individuati dal sistema
...
, che appaiono simili all'inserimento in corso.
...
Per ogni record individuato l’utente l'utente deve decidere l’azione l'azione da intraprendere clccando sull’icona 
Le operazioni possibili sono le seguenti:
- crea duplicato: si tratta effettivamente di un duplicato, ma esigenze impreviste ne richiedono l’inserimento
- l'inserimento forzato. La situazione potrà essere sanata a posteriori da parte di un amministratore, che farà
- può fare l'unione delle schede.
- non è un duplicato: permette di marcare la proposta come un falso positivo, evitando che la segnalazione venga riproposta in seguito. autoriconosciti
- autoriconosciuti: nel caso in cui l’utente
- l'utente non sia un autore riconosciuto nella scheda individuata, gli viene offerta la possibilità di sospendere l’inserimento
- l'inserimento e procedere all’autoriconoscimento
- ad "autoriconoscersi" sul prodotto esistente, ossia a dichiararsi egli stesso come autore.
L’antiduplicazione L'antiduplicazione si basa sulla corrispondenza esatta dell’impronta dell'impronta del prodotto generata secondo uno o più criteri. La configurazione standard prevede il calcolo di impronte basate sul DOI, Pubmed e sul titolo. I vari metadati vengono “normalizzati” "normalizzati" prima del confronto. Per gli identificatori la normalizzazione comporta la riscrittura nella forma principale dello stesso (ad es. http://dx.doi.org/10.161/xxxx diventa doi:10.161/xxxx), mentre per il titolo viene effettuato il "lowercase" (cioè tutta la stringa è convertita in caratteri minuscoli), la rimozione dei vengono rimossi caratteri non alfabetici, e viene controllata la trascodifica transcodifica (è = é = e’e').
Nel caso in cui il sistema di individuazione duplicati rilevi più di cinque potenziali duplicati, il popup non verrà mostrato poiché si assume che le caratteristiche del prodotto siano troppo generiche per poter fornire segnalazioni attendibili (un esempio può essere un titolo molto generico quale “Introduzione”).
Autoriconoscimento autori
Qualora un ricercatore, che è autore di una pubblicazione, non inserisca in prima persona la scheda del suo prodotto, ad esempio perché ha ricevuto la segnalazione di antiduplicazione (la pubblicazione è già presente in archivio perché inserita da un co-autore), allora si deve auto-riconoscere.
L’utente può accedere all’autoriconoscimento da tre vie:
1) avendo ricevuto un alert di deduplicazione, l’utente clicca su “autoriconoscimento” e deve dare conferma, dato che l’autoriconoscimento prevede l’interruzione del censimento in corso
2) dalla schermata di dettaglio
3) dal tab delle “proposte di autoriconoscimento”, dove la proposta compare grazie all’individuazione di match potenziali tra la stringa autori e i nomi noti dell’ateneo.
Se il nome dell’utente compare nella stringa autori, allora il suo nome viene aggiunto come autore interno, ma in stato “non confermato”. Se invece il nome non compare, l’utente deve compiere un riconoscimento manuale e scegliere una variante del proprio nome (variante che verrà aggiunta al profilo utente ed utilizzata per futuri riconoscimenti e proposte). Lo stato “non confermato” alimenta il tab degli “autoriconoscimenti da confermare” che compare sul cruscotto degli altri autori già riconosciuti (oppure di super-utenti e amministratori). L’interfaccia di validazione permette infine a questi utenti abilitati di approvare o rifiutare la richiesta di riconoscimento.
La figura seguente mostra uno schema di quanto spiegato sopra in merito agli autoriconoscimenti:
Una volta che un autoriconoscimento di un autore è stato validato, la pubblicazione viene inviata al MIUR anche a suo nome.
Riconoscimento autori interni (Inserimento multiplo facilitato)
Il riconoscimento del personale interno all’ateneo avviene secondo il formato "N1. Cognome1, N2. Cognome2, etc" ed è effettuato per suggerimento automatico, ossia si preoccupa il sistema di formattare la stringa autore.
Anche se l'import è via codice il sistema può elaborare in automatico la stringa autori.
Nell'elaborazione delle informazioni riportate nella form il sistema non fa differenza tra maiuscole e minuscole e non servono traslitterazioni. Ad esempio "Viglio, G.", "Viglio', G.", "Vigliò, G" vengono trattati ugualmente.
Gestione allegati e policy
Nel processo di submission, una volta che l’utente ha terminato l’inserimento di tutti i metadati relativi alla tipologia di prodotto scelta, il sistema presenta un’interfaccia che consente di caricare un allegato, con l'aggiunta dei metadati correlati all'allegato stesso.
Terminato il caricamento del file, il sistema presenta il form con i seguenti metadati da valorizzare:
Nome logico
Tipo
Note
Invio allegato al MIUR: flag SI/NO, con default “seleziona” (questo campo è abilitato solo se il file caricato ha estensione PDF)
Dopo di questo, il sistema apre un nuovo form per la compilazione dei metadati dell’allegato relativi al DRM (Digital Rights Management):
Nome: denominazione della policy
Gruppo: gruppo di utenti alla quale la policy sarà applicata (campo di inserimento di tipo "drop down", cioè a tendina)
Radio button: definisce la visibilità dei metadati (è la policy vera e propria), che possono essere visibili da subito oppure visibili dopo una certa data
Data di fine embargo (visibile solo se l’attore ha scelto la seconda opzione del punto precedente)
Ragioni (visibile solo se l’attore ha scelto la seconda opzione): riassume le ragioni per cui la policy è applicata
Se l’utente clicca sul tasto di “Conferma Policy” il sistema gli consente di caricare altri DRM per quell’allegato (che verranno visualizzati in una tabella riassuntiva dove sarà possibile modificare o cancellare), altrimenti, se l’utente clicca sul tasto “Salva” il sistema salva l’allegato con le relative policy associate e consente all’attore di inserire un nuovo file o di proseguire nel processo di submission.
"Introduzione").