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Tale documento vuole dare i riferimenti principali su come si presenta l'applicazione lato amministratore del flusso di processo di budget.

1. Scenario e Fasi 

Accedendo alla creazione/modifica dello scenario, si possono:

• Modificare gli attributi descrittivi dello scenario

• Cambiare lo stato dello Scenario

• Creare diverse Fasi nello Scenario

• Attivare la Fase di lavoro dello Scenario (può essere attivata una sola Fase per ogni Scenario)

• Copiare tutti i dati da una Fase ad un’altra, all’interno dello stesso Scenario

1.1 Scenario

Il budget administrator può creare un nuovo Scenario con il tasto  in alto a destra.
Dovrà poi inserire alcuni dati iniziali, tutti obbligatori: un nome, una descrizione, selezionare l’esercizio, che sarà riferito al primo anno del triennio di previsione per quello scenario, il tipo di scenario e scegliere la specifica Aperto/Chiuso.

Affinché l’utente possa lavorare su uno scenario, lo stato deve essere aperto; lo scenario chiuso sarà solamente consultabile in lettura dagli utenti e avrà le modifiche disabilitate, inoltre non si potrà cancellare. 

1.2 Fasi

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Fasi Fasi

Se non dovesse trattarsi più del primo anno di utilizzo di uBudget, si può usare lo strumento di Rolling Budget, senza dover creare manualmente le fasi e le schede. Per ulteriori dettagli consultare il Manuale Rolling Budget.

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Nel caso di scenario chiuso scompariranno le colonne "Attiva", "Azioni" e "Sync" e non sarà possibile lavorare sulle fasi fino alla riapertura dello scenario.

2. Amministrazione

Il menu Amministrazione è visibile solo agli utenti con ruolo di amministratore in uBudget.
Tale menù consente di accedere ai servizi che permettono di gestire in autonomia l’applicazione.

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1. le prime tre sono sincronizzazioni di query svincolate, per consentire liberamente di aggiungere filtri sui dati, scegliendo dettagliatamente cosa visualizzare; 
2. Le altre tre funzionalità riguardano invece l’organizzazione di gruppi/utenze, eventuale documentazione aggiuntiva e reports;
   

2.1 Sincronizzazione: Anagrafiche 

2.1.1 Anagrafiche

La funzione permette di gestire l’allineamento delle dimensioni di pianificazione (Unità Analitiche, Progetti, Piano dei Conti, ecc.) da sistemi esterni all’applicazione uBudget (es. UGOV).
In alto a destra si può creare da zero una nuova query con “Nuova anagrafica”, selezionando l’entità che si intende aggiornare, oppure far partire il job che esegue tutte quelle presenti in quella sezione, con il tasto “Esegui tutti”, seguendo l’ordinamento, se presente, visibile dalla prima colonna.

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Scegliendo l’opzione “Si” la riga verrà esclusa dalle esecuzioni di job massive. Questa opzione è molto utile per le righe che riguardano solamente il caricamento del file CSV ed hanno il campo query non valorizzato (--): non includendole saranno saltate, in modo da far completare la lavorazione degli altri job.
Nell'elenco delle anagrafiche esiste la colonna "Sync massive" con una V nel caso in cui la riga sia inclusa (Escludi da sincronizzazioni massive: No) e una X nel caso invece sia stata esclusa (Escludi da sincronizzazioni massive: Si).

2.1.2 Associative

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Associative Associative

Questo servizio consente di associare i codici di entità dismesse o scadute (se di tipo pluriennale) a dei nuovi codici o ad altri ancora attivi.
Per le entità come UA e PDC è possibile trascoficare solo tra esercizi contigui.

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1. Gestione Manuale, in cui è necessario entrare in "Modifica" della riga creata:
   
   A questo punto si potrà filtrare per l'anno di interesse e visionare le sole trascodifiche create per quello specifico esercizio di destinazione:
   
   In questo esempio, avendo filtrato per esercizio 2019, vengono mostrate le associative già esistenti per l'anno.
    Con il "+" si potrà poi inserire una nuova associativa in cui andrà serezionato nel campo "Origine" la UA che si intende far confluire in un'altra; quest'ultima sarà quella da selezionare nel campo "Destinazione", dove verranno proposte solo le UA già caricate in uBudget per l'esercizio di destinazione.
    Entrambi i campi sono obbligatori, mentre la descrizione è in questo caso facoltativa.
   
   L'effetto sarà quello di far confluire tutte le schede appartenenti all'UA.A200.C302.0302 nell'UA.A200.C302.
   
   Per i Progetti, entità di tipo Pluriennale, esiste inoltre la peculiarità che evidenzia i progetti scaduti, colorando la riga in base all'esercizio di destinazione selezionato.
   
   Nel caso in figura, il progetto 09RILORICA è confluito nel progetto ABBG01AP11, che è però valido solo fino al 2018, per cui, se si intende continuare ad utilizzarlo sotto altro nome, va trascodificato in un progetto valido per l'esercizio di destinazione selezionato. Entrando in modifica (icona con la matitina blu nella figura) e cambiando la destinazione del progetto, la riga tornerà ad essere bianca come le altre e, durante il rolling, le schede di budget appartenenti al progetto di origine verrano associate al nuovo progetto valido.
   
   Ora il progetto 09RILORICA è valido nel 2019, poiché associato al progetto ACCPAUTO00, con data fine validità nel 2021.
   
   

2. Gestione CSV, in cui è necessario caricare un file csv cliccando su "Carica CSV", come evidenziato in giallo nella figura sotto:
   
   Sarà poi obbligatorio selezionare l'esercizio di destinazione e selezionare il file che contenga i campi:

   cd_origine	desc_origine	cd_destinazione	desc_destinazione	desc_associativa

   Solo cd_origine e cd_destinazione sono obbligatori per il corretto caricamento del file.
   Se sono già presenti associative inserite manualmente si può invece selezionale "Scarica CSV", selezionare l'esercizio di interesse:
   
   ed esportare i dati presenti, in modo da avere un template con le colonne necessarie, su cui aggiungere eventuali righe di codici da associare.
   

2.2 Sincronizzazione Profilazione Dati

La funzione permette di impostare delle regole automatiche per la gestione della visibilità degli elementi di pianificazione.

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Questa sezione si divide in due funzioni:

2.2.1 Utente 

In questa parte si gestisce la visibilità delle dimensioni di pianificazione (Unità Analitiche, Progetti, Piano dei Conti, ecc.) per tipo di utenti.E’ importante ricordare che l’amministratore non segue mai le regole di profilazione, ma ha una visione globale a prescindere da tutto.
Nell’esempio sotto si definisce la visibilità per i Vincoli (in questo caso voce custom cts1) e per le UA.


Le caratteristiche sono molto simili alle “Sincronizzazioni: Anagrafiche”.
Le ultime due colonne (che in questo caso diventeranno tre se è presente un file caricato) riguardano sempre la “Gestione CSV”.
Se viene caricato un file, verrà valorizzata la seconda colonna “Esercizio Caricato” con l’anno di riferimento e comparirà la terza colonna finale “Elimina”, riferita solo alla cancellazione del CSV.
In aggiunta alle voci del paragrafo precedente, qui, entrando in “Modifica” della “Gestione Job”, si avrà la possibilità di selezionare il tipo elaborazione: eseguire sia la query che i dati CSV, oppure solamente i dati CSV.


La prima opzione è stata pensata per gestire casi in cui si definiscono delle regole generali, solitamente tramite query, e delle regole puntuali, che hanno invece la necessità di essere gestite manualmente tramite CVS.

2.2.2 Relazione elementi 

Nella seconda parte si gestisce la relazione esistente tra le dimensioni di pianificazione (es. selezionando una Unità Analitica saranno visibili solo i relativi Progetti, in base ad una regola personalizzabile).
Nell’immagine sotto viene utilizzato ad esempio per filtrare i Progetti in funzione dell’Unità Analitica selezionata, date alcune condizioni.


Anche in questo caso è possibile stabilire se escludere una riga dalle sincronizzazioni massive e se elaborare query+CSV o solamente CSV.

2.3 Sincronizzazione: Dati

2.3.1 Dati UGOV

In questa sezione non è presente la funzione “esegui” o “esegui tutti”, poiché l'aggiornamento dati deve essere legato a specifiche schede di budget, quindi ad una Fase.
Esiste quindi la possibilità di lanciare le query direttamente nella modifica di uno Scenario, nelle singole Fasi create sulla colonna “Sync” (vedi sopra la sezione 2.1 “Fasi”).
Solitamente si creano due script di configurazione separati, una riga con i “Dati UGOV per UA” e l’altra con i “Dati UGOV per PJ”.

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E' importante tenere presente che gli ODS che leggono le scritture presenti su UGOV si aggiornano circa ogni 3 ore, nell'intervallo tra 7.00 e le 19.00.

2.3.2 Dati Forecast

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Dati Forecast Dati Forecast

Questo tab sarà visibile agli amministratori solamente se il forecast è configurato in uno scenario e servirà ad aggiornare l'Actual e gli altri dati necessari per la revisione del budget.

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Il funzionamento è identico a quello dei Dati Ugov, infatti, al termine dell'esecuzione della query, aggiornando la pagina, si vedrà il campo "Ultimo Caricamento Dati" aggiornato e nelle schede la sezione Dati Forecast avrà anch'essa la data aggiornata:

2.4 Gestione gruppi e utenti

All’interno di questa sezione sono presenti due tab:

2.4.1 Gestione Gruppi 

Qui sono elencati specifici gruppi, che saranno abilitati a visualizzare diverse tipologie di schede e/o di dettagli, a seconda delle diverse attività di budget che svolgeranno.


Le freccette verso il basso cerchiate di verde consentiranno di visualizzare un elenco degli utenti inseriti nel gruppo, con la possibilità di aggiungerne altri o rimuoverli.
Andando in modifica si potranno inserire o togliere determinati task.
Attraverso il tastosarà possibile creare un nuovo gruppo e configurare i task da rendere visibili.


Per selezionare più task contemporaneamente è necessario tener premuto il tasto Ctrl nel momento in cui si seleziona un nuovo task.

2.4.2 Gestione Utenti

Questa funzione invece, permette di definire gli utenti che possono accedere al modulo uBudget, assegnargli un ruolo nel processo, specificare quali Unità Analitiche di Workflow possono selezionare e in che gruppi sono presenti.
Le ultime due associazioni sono necessarie per tutti gli utenti, che non siano Admin, e garantiscono la visibilità agli utenti di tutte le Unità Analitiche figlie della UA selezionata oltre a consentire di visualizzare tutti i task abilitati per il gruppo selezionato.

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In questa sezione è possibile caricare uno o più allegati, che saranno consultabili cliccando sull’icona in alto a destra:
In caso di presenza di documenti, essi saranno elencati in un menù come nella figura:

2.6 Gestione Reports

Qui esiste la possibilità di creare quattro tipi di report, divisi in cartelle, cerchiate di blu nella figura:

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Nei report Locali e Pubblici sarà anche disponibile il file excel "Export budget per UGOV", per esportare da uBudget i dati e importarli in Ugov Contabilità nel formato corretto.
Il procedimento per estrarre i dati è il seguente:
1) Cliccare su "Lancia elaborazione".
2) Al posto di "Download excel" comparirà il link "Verifica fine Job", che non cambierà in automatico, ma sarà necessario cliccare su "Verifica fine Job", fino a quando non comparirà il link "Download excel".
3) Cliccare quindi su "Verifica fine Job": se l'elaborazione non è terminata, non cambierà nulla. Quando l'elaborazione sarà terminata comparirà "Download excel".
4) Cliccate su "Download excel" per scaricare il file; andando con il mouse sopra il link "Download excel" si può vedere data e ora dell'ultima esecuzione lanciata.

3. Messaggistica

Grazie a questo servizio l’amministratore ha la possibilità di comunicare con tutti gli utenti, con un gruppo di utenti, con dei singoli utenti o con combinazioni di gruppi e utenti singoli.

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