Date: Fri, 29 Mar 2024 07:11:54 +0100 (CET) Message-ID: <2138684881.135.1711692714229@atlassiancin01.private.cineca.it> Subject: Exported From Confluence MIME-Version: 1.0 Content-Type: multipart/related; boundary="----=_Part_134_1284805258.1711692714224" ------=_Part_134_1284805258.1711692714224 Content-Type: text/html; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: quoted-printable Content-Location: file:///C:/exported.html
Digitando l'indirizzo:
http://= <host>:<porta>/xway/base/acl/engine/acl.jsp
oppure, se si utilizza l'integrazione con active directory:
http://= <host>/xway/base/acl/engine/hcprot.dll?db=3Dacl
si accede all'archivio ACL - Access Control List , ossia, alla banca dat= i dell'applicativo Titulus dedicata alla gestione delle anagrafiche.
Per inserire una nuova struttura interna selezionare il pulsante =E2=80= =9CStrutture Interne=E2=80=9D dal men=C3=B9 dell'ACL ed in particolare dall= a sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D (come si vede nella figura sottosta= nte).
La prima parte della maschera di inserimento riguarda i codici di strutt= ura interna.
Ogni struttura interna possiede 3 codici obbligatori (si veda maschera soprastante):
Il primo codice individua l'Ente (o soggetto produttore dell'archivio), = il secondo l'Area Organizzativa Omogenea (un ente pu=C3=B2 avere pi=C3=B9 A= ree Organizzative Omogenee). Il codice di Unit=C3=A0 serve invece ad identi= ficare la Struttura interna in maniera univoca.
N.B OGNI AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (d'ora in avanti solo AOO) = DELL'AMMINISTRAZIONE CORRISPONDE AD UN ARCHIVIO A PARTE E SEGUE UNA PROPRIA= NUMERAZIONE PROGRESSIVA DI PROTOCOLLO.
Alla definizione dei codici, segue la descrizione (il nome) della Strutt= ura, anch'essa obbligatoria.
L'inserimento di tutti i restanti campi, relativamente ai recapiti, alle= competenze, alle note, ecc.. non =C3=A8 obbligatorio.
Il campo =E2=80=9CRESPONSABILE=E2=80=9D =C3=A8 soggetto ad un meccanismo= di look-up o ricerca automatica - tramite il simbolo della lentina - perta= nto per valorizzarlo =C3=A8 necessario che l'anagrafica del responsabile si= a gi=C3=A0 stata preventivamente inserita in ACL. Per l'inserimento di nuov= e anagrafiche interne vedi il paragrafo successivo.
I campi Telefono, E-mail e Sito web possono essere inseriti pi=C3=B9 vol= te clikkando sull'icona corrispondente (per questo motivo =C3=A8 sottolinea= ta), esempio:
per eliminare le istanze superiori alla prima, nei tre campi detti sopra= , occorre clikkare nel pulsante a fianco:
=C3=88 consigliato inserire le strutture, quando gi=C3=A0 ve ne siano al= tre preesistenti, direttamente all'interno della gerarchia. Cio =C3=A8 poss= ibile attraverso le procedure: =E2=80=9CInserisci Figlio=E2=80=9D e =E2=80= =9CInserisci Fratello=E2=80=9D.
Con questo tipo di inserimenti la struttura eredita il campo Codice Amm.= e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque edita= bili (cio=C3=A8 =C3=A8 possibile, qualora ce ne fosse la necessit=C3=A0, mo= dificarli). Il campo codice struttura compare non compilato (ovviamente), n= el caso venga lasciato vuoto, il sistema gli assegna in automatico un valor= e univoco.
Per creare una nuova struttura interna subordinata ad una preesistente, = =C3=A8 sufficiente:
ACL - Pulsante inserisci figlio
Per creare una nuova struttura di pari livello gerarchico rispetto ad un= a preesistente, =C3=A8 sufficiente:
ACL - Pulsanti Inserisci Fratello
Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne gi=C3=A0 inser= ite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, =C3=A8 necessario = assegnare la radice alla struttura-padre: quest'ultima costituir=C3=A0 l'el= emento radice della gerarchia. Per l'assegnazione della radice =C3=A8 neces= sario:
Nel caso la radice venga rimossa per errore o no= n sia mai stata assegnata compiutamente, =C3=A8 sufficiente eseguire le ope= razioni sopra-elencate per ripristinare la corretta visualizzazione della g= erarchia.
N.B STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADIC= E COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.
Cliccando sulla seconda linguetta in alto del men=C3=B9 ACL, denominata = =E2=80=9CGERARCHIA=E2=80=9D, viene visualizzata la gerarchia a partire dall= a sua radice.
Cliccando sui pulsanti =E2=80=9C+=E2=80=9D si possono espandere i vari r= ami e visualizzare gli uffici sottostanti. E' possibile accedere alla sched= a di un ufficio cliccando sul suo nome (si aprir=C3=A0 una nuova finestra).= SUGGERIMENTO: utilizzare le funzioni di ricerca del browser (CTRL= +F) per cercare un ufficio all'interno della pagina.
Gerarchia completa: Tramite il pulsante =E2=80= =9CCarica tutta la gerarchia=E2=80=9D, =C3=A8 possibile espandere in un sol= o click tutti i rami della gerarchia, che in tal modo verr=C3=A0 visualizza= ta nella sua completezza.
Gerarchia di un ufficio: A partire dalla sched= a di un qualsiasi ufficio, cliccando sul pulsante =E2=80=9CGerarchia=E2=80= =9D nella colonna a sinistra,
=C3=A8 possibile visualizzare la posizione dell'ufficio nella gerarchia = e le sue eventuali diramazioni, come nell'esempio:
Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne gi=C3=A0 inser= ite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, =C3=A8 necessario = assegnare la radice alla struttura-padre: quest'ultima costituir=C3=A0 l'el= emento radice della gerarchia.
ACL - Maschera per la selezione delle linguette:=E2=80=9C Gestione U= tenti=E2=80=9D , =E2=80=9CGerarchia=E2=80=9D e =E2=80=9CRigenera gerarchia= =E2=80=9D
Per l'assegnazione della radice =C3=A8 necessario:
Nel caso la radice venga rimossa per errore o no= n sia mai stata assegnata compiutamente, =C3=A8 sufficiente eseguire le ope= razioni sopra-elencate per ripristinare la corretta visualizzazione della g= erarchia.
Il tasto di Rigenera gerarchia, inoltre, ha la funzione di rimettere le = strutture in ordine alfabetico.
I suoi usi principali sono:
- per gli amministratori di Titulus: assegnazione della radice alla stru= ttura padre della gerarchia d'ateneo;
- aggiornamento della gerarchia in seguito ad import di nuovi utenti e n= uove strutture (solitamente eseguito dal supporto).
N.B STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADIC= E COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.
Per spostare una UOR da un luogo ad un altro della gerarchia occorre:
Ricordiamo che si ha Estrai quando l'ufficio =C3=A8 gi=C3=A0 pr= esente in gerarchia e lo si vuole spostare in altro posto della gerarchia s= tessa; si ha invece Copia quando l'ufficio =C3=A8 svincolato da ra= pporti di gerarchia con altri uffici
La UOR precedentemente estratta o copiata verr=C3=A0 cos=C3=AC visualizz= ata in gerarchia sotto la nuova struttura padre.
Un gruppo =C3=A8 un insieme di persone che condividono un obiettivo comu= ne (Es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una= caratteristica (Es: I responsabili degli uffici), non appartenenti alla st= essa UOR ma che hanno necessit=C3=A0 di assegnarsi documenti in via esclusi= va. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e d= evono essere censite tra le persone interne , ovviamente non tutti= i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (U= OR).
Lo scopo di un gruppo =C3=A8 quello di limitare la visibilit=C3=A0 dei d= ocumenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dal= le loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo viene considerato una = struttura sui generis in quanto non si colloca nella gerarchia del= la AOO, il suo utilizzo =C3=A8 indicato solo in situazioni particolari ( Es= : Un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in prati= ca crea una =E2=80=9Cstruttura=E2=80=9D trasversale alle normali UOR.
Per creare un nuovo gruppo, dal men=C3=B9 ACL:
ACL - Maschera di inserimento nuovo gruppo - I diritti del gruppo
Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti = dello stesso a prescindere dai diritti sopra descritti. Quindi nel caso in = cui nessuno dei diritti riportati sopra sia stato spuntato il responsabile = del gruppo =C3=A8 l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gr= uppo.
N.B. NON E' POSSIBILE INSERIRE UNA PERSONA INTERNA SE NON ALL'IN= TERNO DI UNA STRUTTURA.
Una persona pu=C3=B2 essere inserita solo all'interno di una struttura g= i=C3=A0 esistente, quindi si cerca la struttura desiderata all'interno del = men=C3=B9 =E2=80=9CRICERCA=E2=80=9D, oppure contestualmente alla creazione = di una nuova struttura, entrando nella sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80= =9D e cliccando su =E2=80=9CSTRUTTURE INTERNE=E2=80=9D, come mostrato nelle= immagini sottostanti:
ACL - Maschera di ricerca impostata per la ricerca di =E2=80=9CStrut= ture Interne=E2=80=9D
ACL - Maschera di =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la freccia indica i= l pulsante da digitare per inserire una nuova struttura.
Una volta visualizzata la schermata relativa alla struttura, cliccare ne= l men=C3=B9 a sinistra il pulsante =E2=80=9CINSERISCI PERSONA=E2=80=9D, attraverso il quale si accede alla maschera relativa all'inse= rimento della persona interna.
La maschera di inserimento =C3=A8 suddivisa in 6 sezioni, di seguito ana= lizzate nel dettaglio:
Contiene i dati relativi al nominativo della persona, alla qualifica ed = alle mansioni svolte all'interno della struttura.
ACL - Maschera di inserimento dati essenziali della persona
La sezione =C3=A8 composta dai seguenti campi:
ACL - Maschera di inserimento e scelta Titolo/ Titolo di deferenza= em>
Dati Attivit=C3=A0: Contiene i dati relativi ai recapit= i professionali della persona (indirizzo ufficio, numero telefonico, ecc.)<= /p>
ACL - Maschera di inserimento dati relativi all'attivit=C3=A0.<= /p>
Digitando le prime lettere del comune desiderato all'interno della riga = relativa al =E2=80=9CCOMUNE=E2=80=9D e cliccando la lente d'ingrandimento p= osta a lato della riga, si apre una tendina in cui sono inseriti tutti i co= muni italiani, e dove verr=C3=A0 visualizzato la sezione contenente i comun= i corrispondenti alle lettere digitate, o in mancanza di lettere digitate, = la tendina presenta l'elenco alfabetico di tutti i comuni italiani. Una vol= ta selezionato il comune desiderato, il programma in automatico provvede a = riempire i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
Dati Personali: Contiene i dati personali della persona= (sesso, indirizzo privato, recapito telefonico ed eventuale sito web). Il = meccanismo per l'inserimento del comune di residenza =C3=A8 identico a quel= lo presente nella precedente sezione =E2=80=9CDati Attivit=C3=A0=E2=80=9D.<= /p>
ACL - Maschera di inserimento dati personali
Si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministrat= ore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze svolte dal= la persona all'interno della struttura.
ACL - Maschera di inserimento Competenze
Permette all'Amministratore di inserire note di diverso argomento, da co= nservare all'interno della scheda.
ACL - Maschera di inserimento Note
Quest'ultima sezione =C3=A8 a sua volta suddivisa in base ai diversi app= licativi Access Control List - Titulus - Titulus Organi e consente all'Ammi= nistratore di gestire i diritti da assegnare alla persona in merito ad ogni= specifico applicativo.
N.B. All'interno della scheda relativa ai =E2=80=9CDIRITTI=E2=80= =9D , il programma inserisce in automatico delle spuntature in alcune casel= le, corrispondenti ai diritti base di un utente abilitato ad accedere a Tit= ulus.
Profili di diritti
Questa prima parte della sezione dedicata ai =E2=80=9CDiritti=E2=80=9D c= onsente di associare la persona in oggetto ad un profilo precedentemente cr= eato dall'Amministratore. Infatti, cliccando sul men=C3=B9 a tendina verr= =C3=A0 visualizzato l'elenco di tutti i profili creati e, se la persona vie= ne associata ad uno di questi profili, la parte restante della scheda verr= =C3=A0 riempita automaticamente, in base ai diritti impostati dall'Amminist= ratore per quello specifico Profilo, come mostrato nell'esempio seguente:= p>
ACL - Maschera relativa all'inserimento di un profilo.
In particolare, nel caso mostrato dall'esempio, confermando il profilo e= videnziato in blu, in automatico alla persona verranno assegnati i diritti = relativi al profilo =E2=80=9CResponsabile UOR=E2=80=9D
Access Control List
Attraverso questa sezione =C3=A8 possibile gestire i diritti del= la persona in oggetto in relazione all'applicativo ACL, ed =C3=A8 composta = dai seguenti campi:
ACL - Incipit della sezione relativa all'abilitazione dell'utente in= merito all'accesso all'applicativo ACL
Inibisci l'accesso all'applicativo
ACL - Sezione relativa al diritto di accesso ad ACL. <= /p>
Se viene spuntata questa casella la persona NON viene a= bilitata ad accedere all'applicativo ACL, in particolare, la schermata iniz= iale di Titulus relativa alla persona NON conterr=C3= =A0 la casella relativa all'Anagrafica.
Schermata iniziale, pulsante relativo all'Anagrafica
Di conseguenza, la schermata iniziale nella sezione =E2=80=9CAltre Ricer= che=E2=80=9D, verr=C3=A0 visualizzata come nell'esempio:
Schermata iniziale, Visualizzazione della Sezione =E2=80=9CAltre Ric= erche=E2=80=9D nel caso in cui l'utente NON= em> abbia l'accesso alla sezione=E2=80=9CAnagrafica=E2=80=9D
Strutture interne
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica di Strutture In= terne
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente ad inserire in= ACL delle nuove strutture interne e/o a modificare quelle gi=C3=A0 esisten= ti. Se viene spuntata questa casella, nella pagina iniziale di ACL l'utente= visualizzer=C3=A0 all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D,= il pulsante =E2=80=9CSTRUTTURE INTERNE=E2=80=9D (vedi immagine). Inoltre l= 'utente visualizzer=C3=A0, per ogni scheda di anagrafica interna gi=C3=A0 e= sistente, il pulsante =E2=80=9CMODIFICA=E2=80=9D sulla barra dei pulsanti a= sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministrator= e.
ACL - Schermata iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, se= lezionare =E2=80=9CStrutture Interne=E2=80=9D
Cancellazione: Abilita l'utente a cancellare le struttu= re interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al = solo Amministratore.
Persone Interne
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica di Persone Inte= rne
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente ad inserire in= ACL delle nuove persone all'interno delle strutture interne e/o di modific= are le schede di persone gi=C3=A0 esistenti. Si tratta in genere di un diri= tto concesso al solo Amministratore.
Cancellazione : Abilita l'utente a cancellare le schede= di persone interne gi=C3=A0 esistenti in ACL. Si tratta in genere di un di= ritto concesso al solo Amministratore.
Comuni
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica e Cancellazione= di Comuni
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente a creare all'i= nterno del campo =E2=80=9CComune=E2=80=9D, presente negli indirizzi delle a= nagrafiche e contenente l'elenco dei comuni italiani presente in ACL, gli e= stremi di nuovi comuni: viene generalmente utilizzato per l'inserimento di = comuni stranieri. (Vedere il capitolo relativo alle regole per il corretto = inserimento dei comuni in Anagrafica) e/o per modificare i nominativi di co= muni esteri gi=C3=A0 presenti. Si tratta di un diritto in genere concesso a= tutti coloro che si trovano ad inserire dati e a protocollare o in arrivo = o in partenza.
Se viene spuntata questa casella, la maschera iniziale di ACL della pers= ona conterr=C3=A0 all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D, = il pulsante =E2=80=9CCOMUNI=E2=80=9D.
ACL - Schermata Iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la= freccia indica il pulsante relativo all'inserimento di Comuni.
Cancellazione : Abilita l'utente a cancellare i nominat= ivi di comuni gi=C3=A0 esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto = concesso al solo Amministratore.
Profili
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica e Cancellazione= di Profili
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente ad inserire in= ACL dei nuovi Profili di utenti e/o di modificare le schede di Profili gi= =C3=A0 esistenti. Se viene spuntata questa casella, la maschera iniziale di= ACL della persona conterr=C3=A0 all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIM= ENTO=E2=80=9D, il pulsante =E2=80=9CPROFILI=E2=80=9D.Si tratta in genere di= un diritto concesso al solo Amministratore.
ACL - Schermata iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la= freccia indica il pulsante relativo all'inserimento di Profili.
Cancellazione : Consente di cancellare le schede di Pro= fili gi=C3=A0 esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso = al solo Amministratore.
Strutture Esterne
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica e Cancellazione= di Strutture Esterne
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente ad inserire in= ACL delle nuove strutture esterne e/o di modificare quelle gi=C3=A0 esiste= nti - Se viene spuntata questa casella, la maschera iniziale di ACL della p= ersona conterr=C3=A0 all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80= =9D, il pulsante =E2=80=9CSTRUTTURA ESTERNA=E2=80=9D. Inoltre l'utente visu= alizzer=C3=A0, per ogni anagrafica gi=C3=A0 esistente, il pulsante =E2=80= =9CMODIFICA=E2=80=9D sulla barra dei pulsanti a sinistra. Eventuali modific= he apportate alle anagrafiche non agiscono retroattivamente sui record di d= ocumenti gi=C3=A0 registrati, ma solo da quella data in poi e non vengono s= toricizzate automaticamente dal sistema.
ACL - Schermata iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la= freccia indica il pulsante relativo all'inserimento di Strutture Esterne.<= /em>
Cancellazione : Consente di cancellare le schede relati= ve alle strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un dirit= to concesso al solo Amministratore.
Persone Esterne
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica e Cancellazione= di Persone Esterne
Inserimento e Modifica: Abilita l'utente ad inserire in= ACL delle persone esterne alla struttura e/o a modificare quelle gi=C3=A0 = esistenti - Se viene spuntata questa casella, la maschera iniziale di ACL d= ella persona conterr=C3=A0 all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO= =E2=80=9D, il pulsante =E2=80=9CPERSONA ESTERNA=E2=80=9D e in visualizzazio= ne di ogni anagrafica di persona esterna l'utente visualizzer=C3=A0 il puls= ante =E2=80=9CMODIFICA=E2=80=9D sulla barra dei pulsanti a sinistra.
ACL - Schermata iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la= freccia indica il pulsante relativo all'inserimento di Persone Esterne.
Cancellazione : Abilita l'utente a cancellare le schede= relative alle persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un = diritto concesso al solo Amministratore.
Gruppi
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e/o Modifica e Cancellazione= di Gruppi
Inserimento e Modifica: Consente di inserire in ACL del= le nuove schede relative a Gruppi precedentemente inserite dall'Amministrat= ore e/o di modificare quelle gi=C3=A0 esistenti - Se viene spuntata questa = casella, la maschera iniziale di ACL della persona conterr=C3=A0 all'intern= o della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D, il pulsante =E2=80=9CGRUPPI= =E2=80=9D e, per ogni scheda di gruppo gi=C3=A0 creata, l'utente visualizze= r=C3=A0 il pulsante =E2=80=9CMODIFICA=E2=80=9D.
ACL - Schermata iniziale - Sezione =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la= freccia indica il pulsante relativo all'inserimento di Gruppi.
Cancellazione : Consente di cancellare le schede relati= ve a Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al= solo Amministratore.
Thesauri vincolati
ACL - Sezione relativa all' Inserimento e Cancellazione di Thesauri = vincolati
Inserimento e Modifica: Consente di inserire in ACL dei= nuovi termini all'interno dei thesauri gi=C3=A0 esistenti.
Cancellazione: Consente di cancellare i termini present= i nei Thesauri esistenti.
Diritti Speciali
ACL - Sezione relativa ai Diritti Speciali in relazione alla restriz= ione di persone e strutture della AOO di appartenenza
Spuntando questa casella la persona in oggetto NON = avr=C3=A0 il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno de= lle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.
Amministrazione
ACL - Sezione relativa all'abilitazione temporanea ad un singolo app= licativo o nel caso di SuperUser a tutti gli applicativi.
SUPERUSER: Il diritto SuperUser d=C3=A0 la facolt=C3=A0 a chi lo possied= e di vedere la sezione amministrazione. Inoltre d=C3=A0 la facolta di asseg= nare Password temporanee agli utenti. Essendo la sezione =E2=80=9CAmministr= azione=E2=80=9D (immagine nel riquadro soprastante interdetta a chi non pos= siede tale diritto, il superuser =C3=A8 anche colui che nomina e gestisce g= li amministratori delle singole sezioni (TITULUS, acl, TITULUS ORGANI) nonc= h=C3=A9 gli altri superuser.
TITULUS ORGANI: Con questo flag si dichiara l'utente come amministratore= di Organi (sempre che il modulo organi sia attivato), una volta che si pos= siede questo diritto si ha la possibilit=C3=A0 dall'interfaccia di Organi d= i vedere la sezione Strumenti di Amministrazione (Riferiti agli Organi, dif= ferisce cio=C3=A8 dagli =E2=80=9CStrumenti di Amministrazione di Titulus) c= os=C3=AC da configurare gli organi ed effettuare che spettano all'amministr= atore di Organi.
ACL: Mettendo questo Flag, l'utente vede la sezione ACL nell'abilitazion= e delle persone. In pratica se io non l'ho nei miei diritti quando visualiz= zo la maschera ACL di una persona interna la sezione dei diritti ACL non co= mpare.
TITULUS: Mettendo questo flag, l'utente vede la sezione TITULUS nell'abi= litazione delle persone. In pratica se io non l'ho nei miei diritti, quando= visualizzo la maschera ACL di una persona interna la sezione dei diritti = =E2=80=9CDiritti per l'utente per l'Amministrazione Centrale=E2=80=9D non c= ompare. Questo flag d=C3=A0 anche la possibilit=C3=A0 di inserire una annotazione sui documenti annullati.
Diritti dell'utente per l'Amministrazione centra= le
In questa sezione della maschera di inserimento diritti, l'Amministrator= e ha la facolt=C3=A0 di scegliere i diritti da attribuire alla persona che = sta inserendo in merito all'applicativo Titulus, o di modificare i diritti = di un utente gi=C3=A0 inserito all'interno di ACL.
ACL - Incipit della sezione relativa all'abilitazione dell'utente in= merito all'accesso all'applicativo Titulus
N.B. PER MODIFICARE I DIRITTI DI UNA P= ERSONA GIA' INSERITA IN ACL, L'AMMINISTRATORE DEVE CERCARE LA SCHEDA DELLA = PERSONA, ENTRANDO ALL'INTERNO DEL MENU' =E2=80=9CRICERCA=E2=80=9D E DIGITAN= DO LE PRIME LETTERE DEL COGNOME CERCATO NEL CAMPO =E2=80=9CPERSONE INTERNE= =E2=80=9D , APRIRE LA SCHEDA E CLICCARE NELLA COLONNA A SINISTRA IL PULSANT= E =E2=80=9CMODIFICA=E2=80=9D
Inibisci l'accesso all'applicativo
ACL - Sezione relativa all'abilitazione dell'utente in merito all'ac= cesso all'applicativo Titulus
Se viene spuntata questa casella la persona NON avr=C3= =A0 accesso all'applicativo Titulus.
Archiviazione
Questa sezione gestisce i diritti della persona in merito alle diverse r= egistrazioni del flusso documentario, a partire dalla schermata iniziale di= Titulus, all'interno della sezione =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D.
ACL - Sezione relativa alle diverse abilitazioni dell'utent= e in merito alla registrazione di documenti in Titulus
Protocollo Arrivo: spuntando questa casella la persona = avr=C3=A0 il diritto di registrare nuovi documenti in arrivo e nella scherm= ata iniziale di =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D visualizzer=C3=A0 il seguente= pulsante
TITULUS - Schermata iniziale- Pulsante relativo alla registrazione d= i documenti in Arrivo
Protocollo partenza: spuntando questa casella la person= a avr=C3=A0 il diritto di registrare la documentazione in partenza dalla st= ruttura di appartenenza e nella schermata iniziale di =E2=80=9CINSERIMENTO= =E2=80=9D visualizzer=C3=A0 il seguente pulsante
TITULUS - Schermata iniziale - Pulsante relativo alla registrazione = di documenti in Partenza
Protocollo interno: Spuntando questa casella la persona= viene abilitata a registrare documenti da inviare, in base ai diritti asse= gnati, ad uffici interni alla propria struttura e/o ad uffici della AOO di = appartenenza. Nel caso in cui la persona sia destinataria di Posta Interna,= Titulus invia in automatico delle mail di notifica attraverso le quali =C3= =A8 possibile accedere al record del documento che gli =C3=A8 stato inviato= , in qualit=C3=A0 di RPA o in Copia Conoscenza. Nella schermata iniziale di= =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D visualizzer=C3=A0 il seguente pulsante
TITULUS - Schermata iniziale - Pulsante relativo alla registrazione = di documenti fra Uffici.
Documenti non protocollati: Spuntando questa casella la= persona avr=C3=A0 il diritto di registrare documenti che per la loro natur= a non sono sottoposti a protocollazione (es. Cedolini dello stipendio, cert= ificati medici, fatture, ecc.) e nella schermata iniziale di =E2=80=9CINSER= IMENTO=E2=80=9D visualizzer=C3=A0 il seguente pulsante
TITULUS - Schermata iniziale -Pulsante relativo alla registrazione d= i documenti non protocollati
Documenti Riservati/Altamente confidenziali/Segreti: Sp= untando questa casella la persona avr=C3=A0 il diritto di registrare la doc= umentazione riservata / altamente confidenziale/segreta e, nella schermata = relativa alla registrazione, visualizzer=C3=A0 le diverse opzioni di visibi= lit=C3=A0 che =C3=A8 possibile attribuire al documento.
TITULUS - Schermata di registrazione documento in Arrivo- Pulsanti v= isualizzabili dall'utente autorizzato alla registrazione di documenti Riser= vati/Altamente Confidenziali/Segreti
UOR sottostanti
ACL - Sezione relativa alla Visione e/o all'intervento su documenti = prodotti da UOR sottostanti
In questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all= 'intervento su record delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste = ad un livello gerarchico subordinato e figlio della UOR di appartenenza del= la persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilit= =C3=A0 ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l' ufficio Pensioni)
Visione Documenti: spuntando questa casella la persona= viene abilitata alla visualizzazione dei record prodotti dalle UOR sottost= anti alla propria. Se questa casella NON viene spuntata, nel momento in cui= la persona cercher=C3=A0 di visualizzare un record di una UOR sottostante,= il programma automaticamente gli negher=C3=A0 l'accesso, visualizzando il = seguente messaggio: =E2=80=9CDocumento non disponibile=E2=80=9D.
Intervento sui documenti: spuntando questa casella la p= ersona avr=C3=A0 il diritto di modificare i record delle UOR sottostanti la= propria. In particolare se viene spuntata la casella dell'intervento, quel= la relativa alla visualizzazione dei record delle UOR sottostanti si accend= er=C3=A0 automaticamente.
UOR di responsabilit=C3=A0
ACL - Sezione relativa alla Visione e/o all'intervento su documenti = prodotti da UOR di Responsabilit=C3=A0
In questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla m= odifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito = di Responsabile.
Visione Documenti: spuntando questa casella, la persona= acquisisce il diritto di visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui = =C3=A8 Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, nel momento in cui l= a persona cerca di visualizzare un record della UOR in questione, il progra= mma fornisce il seguente messaggio:=E2=80=9CDocumento non disponibile=E2=80= =9D.
Intervento sui documenti: spuntando questa casella la p= ersona avr=C3=A0 il diritto di intervenire sui record della UOR di cui =C3= =A8 Responsabile. Se NON viene spuntata la casella, quando la persona visua= lizzer=C3=A0 la scheda di un record, nella barra dei comandi posta alla sin= istra dello schermo, NON sar=C3=A0 presente il pulsant= e =E2=80=9CMODIFICA=E2=80=9D.
Raccoglitori
ACL - Sezione relativa al diritto di disattivazione dei Raccoglitori= .
In Titulus, con il termine Raccoglitore, si intende un =E2=80=9Ccontenit= ore=E2=80=9D che permette all'utente di raccogliere e conservare record di = documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conserv= ati perch=C3=A9 inerenti all'attivit=C3=A0 della persona, ma che non seguon= o i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. Nella sch= ermata iniziale di Titulus, il pulsante relativo ai raccoglitori aperti =C3= =A8 posizionato sotto quello dei fascicoli aperti. E' consigliato l'uso dei= raccoglitori solo in casi di vera necessit=C3=A0.
Titulus - Schermata iniziale, la figura mostra la posizione dei Racc= oglitori (in questo caso inattivi).<= /em>
Disattiva: se questa casella viene spuntata, i raccogli= tori non vengono attivati e, nella schermata iniziale di Titulus, il pulsan= te relativo viene visualizzato come inattivo.
N.B. In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i cri= teri con cui viene organizzata la gestione documentaria, =C3=A8 consigliabi= le disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascico= li.
Restrizioni
Spuntando la casella =E2=80=9CDivieto di intervento sui documenti=E2=80= =9D, l'utente NON =C3=A8 abilitato all'intervento sui = documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento gi=C3=A0 reg= istrato, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
ACL - Casella relativa alla restrizione di intervento su documenti r= egistrati.
Diritti speciali
La serie di diritti che l'Amministratore pu=C3=B2 assegnare tramite l'ut= ilizzo di quanto =C3=A8 contenuto in questa sezione, viene definita =E2=80= =9CDIRITTI SPECIALI=E2=80=9D, per l'importanza che questi rivestono all'int= erno di un sistema di gestione documentaria.
ACL - Casella relativa ai =E2=80=9CDiritti speciali=E2=80=9D. In par= ticolare il caso in cui l'utente venga abilitato ad intervenire su pi=C3=B9= UOR.
Intervento su tutti i documenti: se questa casella vien= e spuntata, alla persona di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti = in ACL,viene attribuito il diritto di modifica di tutti i record presenti i= n banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le rego= le di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.
Intervento sui documenti della propria UOR: se questa c= asella viene spuntata, alla persona viene attribuito il diritto di interven= to su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando quest= o diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di '= Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene d= ata visione della cartella dell'Ufficio nel proprio Men=C3=B9 nella sezione= =E2=80=9CDocumenti in gestione=E2=80=9D.
Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO: questa opzione deve essere sempre attiva, in quanto non= deve esistere la possibilit=C3=A0 di intervenire su documenti di altr= e AOO.
Altre UOR: nella maggior parte dei casi, per estendere = i diritti di intervento di un operatore =C3=A8 sufficiente attivare uno o p= i=C3=B9 diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', '= Intervento sui documenti delle UOR di responsabilit=C3=A0', 'Intervento sui= documenti delle UOR sottostanti'. Qualora la persona debba essere abilitat= a ad intervenire su documenti assegnati ad UO diverse da quelle gestite con= i diritti sopra indicati, si pu=C3=B2 far uso di questo particolare diritt= o, nel quale l'amministratore pu=C3=B2 elencare i codici identificativi del= le UO, separati da virgola e senza spazi, come mostrato in figura.
Annullamento documenti: se viene spuntata questa casell= a l'utente =C3=A8 abilitato ad annullare i record di cui possiede il diritt= o di visualizzazione, quindi nella barra di comandi posta a sinistra del re= cord, la persona visualizzer=C3=A0 il pulsante =E2=80=9CANNULLA=E2=80=9D. S= i tratta di una funzione che per la grande responsabilit=C3=A0 che comporta= , in genere viene attribuita all'Amministratore.
Amministrazione
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti per la gestione d= ei cosiddetti =E2=80=9CStrumenti di Amministrazione=E2=80=9D, presenti alla= terza pagina (linguetta) del Men=C3=B9 principale.
Titulus - Schermata iniziale, con le pagine (linguette) del men=C3= =B9
ACL - Casella relativa all'inserimento dei diritti di Amministrazion= e
Abilita Strumenti di Amministrazione: se viene spuntata= questa casella, la persona avr=C3=A0 il diritto di accedere alla pagina di= applicativo contenente gli strumenti di Amministrazione, in particolare vi= sualizzer=C3=A0 la linguetta in alto nella schermata iniziale. Per la respo= nsabilit=C3=A0 che richiede l'utilizzo di tali strumenti, in genere sono di= ritti che vengono riservati all'Amministratore.
Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati= : se viene spuntata questa casella, la persona viene abilitata ad = aggiungere o rimuovere allegati e/o immagini a documenti gi=C3=A0 protocoll= ati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene a= ssegnato solo agli amministratori del protocollo i qua= li lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file o immagini a= record di documenti gi=C3=A0 protocollati aventi documenti informatici all= egati sbagliati o incompleti.
Rimozione di fascicoli: se la casella viene spuntata, l= a persona viene abilitata a cancellare fascicoli.Per poter rimuovere un fas= cicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti= ).
Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequ= enzialit=C3=A0 dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio = dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli = in corrispondenza dei fascicoli rimossi.
Import di documenti: la casella consente di importare d= ocumenti dal registro di emergenza. Si tratta di un diritto che in genere v= iene assegnato al solo Amministratore.
Inserimento
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'ins= erimento di immagini o file nel momento in cui il documento viene registrat= o (in arrivo, in partenza, fra uffici,ecc.)
ACL - Casella relativa all'inserimento di immagini o file a document= i in fase di registrazione o gi=C3=A0 registrati.
Acquisizione differita immagini: se questa casella vien= e spuntata, la persona viene abilitata ad allegare immagini a documenti gi= =C3=A0 protocollati da altri operatori o da se stesso, ma in un momento suc= cessivo alla fase di protocollazione e nel men=C3=B9 iniziale, nella sezion= e =E2=80=9CINSERIMENTO=E2=80=9D, compare il pulsante =E2=80=9CAcquisizione = differita immagini=E2=80=9D. Questa funzione consente di posticipare le att= ivit=C3=A0 di acquisizione via scanner dei documenti rispetto alla loro pro= tocollazione.
Pu=C3=B2 associare immagini: se la casella viene spunta= ta, la persona viene abilitata ad associare immagini al record che sta regi= strando (in arrivo, partenza, fra uffici, ecc.) e, nella parte inferiore de= lla schermata di registrazione, verranno visualizzati i pulsanti relativi a= ll'associazione di immagini al record.
Titulus - Schermata relativa alla registrazione di documenti da part= e di un utente abilitato all'associazione di immagini.
Pu=C3=B2 associare file: se la casella viene spuntata, = la persona viene abilitata ad associare file al documento che sta registran= do, se la casella NON viene spuntata, la sezione =E2=80=9CDocumenti informa= tici=E2=80=9D verr=C3=A0 visualizzata come nell'esempio (in questo caso rif= erito al documento in arrivo):
Titulus - Schermata relativa alla registrazione di documenti da part= e di un utente abilitato all'associazione di file.
In particolare se nessuna delle due caselle precede= nti viene spuntata, la sezione =E2=80=9CDocumenti informatici=E2=80=9D, ver= r=C3=A0 visualizzata come nell'esempio seguente:
Titulus - Schermata relativa alla registrazione di documenti da part= e di un utente NON abilitato all'ass= ociazione sia di file che di immagini.
Visibilit=C3=A0
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla vi= sibilit=C3=A0 della documentazione registrata all'interno di Titulus. In pa= rticolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le c= aselle relative alla visibilit=C3=A0 vengono spuntate in automatico. ES. se= un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotto dalla prop= ria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR v= iene spuntata in automatico dal programma.
ACL - Casella relativa all'inserimento dei diritti relativi ai diver= si livelli di visibilit=C3=A0 che l'Amministratore pu=C3=B2 assegnare agli = utenti.
Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)=E2= =80=A6: se la casella viene spuntata, la persona avr=C3=A0 il diri= tto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compres= i quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono p= er=C3=B2 esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in un= a sezione a parte, denominata appunto =E2=80=9CRiservatezza=E2=80=9D.
=E2=80=A6ad esclusione di immagini e file: se la casell= a viene spuntata, la persona avr=C3=A0 il diritto di visualizzare tutto il = protocollo, ma non potr=C3=A0 visualizzare immagini o file allegati, quindi= per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. = strong>
Visione dei documenti della propria UOR: se questa case= lla viene spuntata, la persona verr=C3=A0 abilitata a vedere i documenti de= lla UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione d= i documenti di pi=C3=B9 UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui = =C3=A8 Responsabile o quelle sottostanti la propria, l'Amministratore deve = inserire nella riga posta accanto a =E2=80=9CAltre UOR=E2=80=9D il codice i= dentificativo delle UOR, separato da punto e virgola (Vedi esempio relativo= all'intervento sui documenti prodotti da altre UOR)
Restrizione ai documenti della propria AOO: spuntando q= uesta casella la persona verr=C3=A0 abilitata alla visibilit=C3=A0 di tutti= i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.
Visione delle Bozze di documento: spuntando questa case= lla, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modal= it=C3=A0 =E2=80=9CBOZZA=E2=80=9D.
Conferenza di servizi
Questa sezione =C3=A8 dedicata alla gestione dei diritti in merito alla = funzione =E2=80=9CConferenza dei Servizi=E2=80=9D, presente in Titulus, che= permette di gestire dei procedimenti specifici da parte di gruppi composti= da almeno due Responsabili per competenza. Spuntando le diverse caselle l'= utente viene abilitato ad aggiungere e gestire pi=C3=B9 RPA per i documenti= in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stes= se modalit=C3=A0 di registrazione della documentazione ordinaria.
ACL - Casella relativa ai diritti di registrazione dei documenti rel= ativi alla =E2=80=9CConferenza dei Servizi=E2=80=9D
Fascicoli
Questa sezione =C3=A8 dedicata ai diritti che possono essere attribuiti = alla persona di cui si stanno inserendo e/o modificando i diritti, in relaz= ione alla creazione ed alla visibilit=C3=A0 dei fascicoli.
ACL - Casella relativa ai diversi diritti di visibilit=C3=A0 ed inte= rvento sui fascicoli.
Creazione nuovi fascicoli: spuntando questa casella, la= persona viene abilitata a creare nuovi fascicoli, si tratta di uno dei dir= itti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poich=C3=A9 in genere v= iene assegnata a tutti gli utenti.
Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR: se que= sta casella viene spuntata, la persona viene abilitata a creare sottofasico= li all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possie= de il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. La schermata d= i visualizzazione del fascicolo conterr=C3=A0 nella barra dei comandi posta= a sinistra del record il comando =E2=80=9CSOTTOFASCICOLO=E2=80=9D.
Visione dei fascicoli della propria UOR: se questa case= lla viene spuntata, la persona viene abilitata alla visione dei fascicoli p= rodotti dalla UOR di appartenenza.
Visione di tutti i fascicoli: spuntando questa casella,= la persona viene abilitata alla visualizzazione di tutti i fascicoli della= AOO di appartenenza.
Trasferimento documenti in fascicoli della UOR: se la c= asella viene spuntata, la persona viene abilitata a trasferire documenti da= un fascicolo ad un altro della UOR di appartenenza. Si tratta di una funzi= one che per la responsabilit=C3=A0 che richiede, viene in genere attribuita= ai soli Amministratori.
Fascicoli studenti / Fascicoli personale
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla vi= sualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti e del= personale. Entrambe queste due tipologie di fascicoli hanno un titolo di c= lassificazione fisso, rispettivamente il titolo V per i fascicoli degli stu= denti e il titolo VII per quelli del personale, e possono contenere solo do= cumenti aventi i suddetti titoli, indipendentemente dalla classe di riferim= ento.
ACL - Casella relativa ai diritti di visibilit=C3=A0 ed intervento s= ui fascicoli del personale. I diritti relativi ai fascicoli degli studenti = vengono assegnati seguendo le stesse modalit=C3=A0.
Intervento sui fascicoli degli studenti/personale: la s= punta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli student= i/personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei= fascicoli di procedimento, affare o attivit=C3=A0, si deve avere il diritt= o =E2=80=9CRimozione dei fascicoli=E2=80=9D e il fascicolo non deve contene= re documenti.
Visione dei fascicoli degli studenti/del personale: spu= ntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare= i fascicoli del personale/degli studenti.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studen= ti/del personale: spuntando questa casella, la persona viene abili= tata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti/del personale, ma a= nche della documentazione che essi contengono.
Notifiche differite
Obiettivo della funzione: Alcuni utenti Titulus non gra= discono ricevere una mail di notifica per ogni documento loro assegnato. = =C3=88 stata cos=C3=AC implementata dal programma Titulus la funzione =E2= =80=9CNotifica differita=E2=80=9D. Questa funzione consente di inviare un'u= nica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un ute= nte nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla pre= cedente (solitamente la cadenza di invio =C3=A8 giornaliera). La funzione v= a attivata dalle impostazioni previo contatto col servizio di assistenza.= p>
ACL - Casella relativa al diritto= di inviare e ricevere notifiche differite.<= /p>
Utente abilitato all'invio: spuntando questa casella la= persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare= in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'uten= te abilitato all'invio differito invier=C3=A0 un'unica mail al giorno ai de= stinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterr=C3=A0 la noti= fica di tutti i documenti loro assegnati.
Abilita ricezione differita notifiche: se la casella vi= ene spuntata la persona viene abilitata a ricevere notifiche differite ( so= litamente una volta al giorno) con un'unica mail cumulativa di tutte le ass= egnazioni che lo riguardino.
Workflow Attivi
ACL - Casella relativa all' abilitazione dell'utente alla visione de= l pulsante =E2=80=9CWorkflow attivi=E2=80=9D.
Spuntando questa casella la persona viene abilitata a visualizzare all'i= nterno della propria schermata iniziale di Titulus la simbologia relativa a= l workflow, come nell'esempio:
Titulus - Schermata iniziale, pulsante relativo alla abilitazione al= la visione del Workflow attivo
Riservatezza
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla vi= sualizzazione dei documenti riservati, come peraltro gi=C3=A0 espresso nell= a nota presente all'inizio della sezione.
ACL - Incipit della sezione relativa all'abilitazione dell'utente in= merito all'accesso ai documenti riservati
Ambito
Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di = visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazio= ne gi=C3=A0 esplicitati in alto.
ACL - Casella relativa all'ambito di visione di documentazione riser= vata..
Limitatamente alla propria UOR: spuntando questa casell= a, la persona viene abilitata a visualizzare documenti riservati limitatame= nte alla propria UOR.
Solo personali: spuntando questa casella, la persona vi= ene abilitata a visualizzare SOLO i d= ocumenti riservati che la riguardano personalmente.
ACL - Casella relativa ai diversi livelli di abilitazione dell'utent= e in merito alla visione di documentazione riservata.
Diritti dell'utente per Archivio Procedimenti
ACL - Maschera della sezione relativa all'abilitazione dell'utente i= n merito all'accesso All'archivio dei procedimenti (xdocwayproc)
ACL - Casella relativa all'accesso dell'utente all'Archivio procedim= enti
Spuntando la casella =E2=80=9CINIBISCI ACCESSO=E2=80=9D la persona non s= ar=C3=A0 abilitata ad accedere all'Archivio dei Procedimenti.
N.B. Se la casella NON viene spuntata, la persona non avr=C3=A0 = accesso al Titolario di Classificazione o alle Voci d'indice poich=C3=A9 so= no gestiti all'interno dell'Archivio Procedimenti
ACL - Casella relativa ai diritti riguardanti l'inserimento e la mod= ifica dei flussi
Spuntando la casella =E2=80=9CINSERIMENTO/MODIFICA FLUSSI=E2=80=9D la pe= rsona sar=C3=A0 abilitata a modificare ed inserire workflow. Spuntando la c= asella nella maschera del flusso comparir=C3=A0 il pulsante =E2=80=9CMODIFI= CA FLUSSO=E2=80=9D.
ARCHIVIO PROCEDIMENTI- Maschera di visualizzazione dell WorkFlow, ev= idenza del pulsante MODIFICA
ACL - Casella relativa ai diritti riguardanti l'inserimento e la mod= ifica dei flussi
Spuntando la casella =E2=80=9CINSERIMENTO/MODIFICA VOCI DI INDICE=E2=80= =9D la persona sar=C3=A0 abilitata a modificare il titolario e modificare/i= nserire le voci di indice. Spuntando la casella nella maschera introduttiva= dell'archivio procedimenti comparir=C3=A0 il pulsante =E2=80=9CNUOVO=E2=80= =9D (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
ARCHIVIO PROCEDIMENTI- Maschera iniziale, evidenza dei pulsanti NUOV= O e TITOLARIO .
All'interno della maschera di una Voce d'Indice comparir=C3=A0 il pulsan= te modifica
ARCHIVIO PROCEDIMENTI- Maschera di una Voce d'Indice, evidenza del p= ulsante MODIFICA
ARCHIVIO PROCEDIMENTI- Casella relativa ai diritti riguardanti la vi= sualizzazione, l'inserimento e la modifica dei procedimenti (presente = dalla versione 3.13.2)
Spuntando la casella =E2=80=9CVisualizzazione procedimenti=E2=80=9D la p= ersona sar=C3=A0 abilitata a visualizzare il pulsante Procedamus presente n= el men=C3=B9 dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
ARCHIVIO PROCEDIMENTI- Evidenza del pulsante PROCEDAMUS
Spuntando la casella =E2=80=9CInserimento/modifica/cancellazione procedi= menti=E2=80=9D la persona sar=C3=A0 abilitata a visualizzare i pulsanti =E2= =80=9CImport=E2=80=9D e =E2=80=9CNuovo=E2=80=9D presenti nella pagina di ri= cerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti = =E2=80=9CModifica=E2=80=9D e =E2=80=9CCancella=E2=80=9D presenti in visuali= zzazione di un procedimento.
Diritti dell'utente per Titulus Organi<= /em>
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'app= licativo Titulus Organi, ed =C3=A8 suddiviso in base agli Organi Accademici= e non che assumono carattere di specificit=C3=A0 per ogni Universit=C3=A0 = o Scuola Superiore o altra istituzione italiana.
ACL - Incipit della sezione relativa all'abilitazione dell'utente in= merito all'accesso a Titulus Organi
Ogni Organo viene strutturato nel modo seguente:
ACL - Maschera di inserimento diritti per il Senato Accademico<= /p>
Descrizione
Come esemplificato nella figura sopra, le Comunicazioni e le Proposte po= ssono essere inserite nell'Ordine del Giorno di una seduta e presentate dal= le diverse UOR proponenti in base a diversi flussi e passaggi autorizzativi= (Comunicazione, Comunicazione da Servizio Organi collegiali ecc. o, nella p= arte riferita alle Proposte sono rappresentate da Proposta parere legale + = bilancio Consolidato, Proposta da Area Finanziaria ecc.) e in base alle div= erse modalit=C3=A0 organizzative delle singole Universit=C3=A0.
Spuntando =E2=80=9D I =E2=80=9C, la persona viene abili= tata all' INSERIMENTO di comunicazioni e/o proposte, mentr= e spuntando =E2=80=9D V =E2=80=9Calla relativa VIS= UALIZZAZIONE del relativo flusso (workflow).
In particolare spuntando a visualizzazione il programma in automatico sp= unta la casella relativa all'inserimento, mentre si pu=C3=B2 essere abilita= ti al solo inserimento.
Gestione sedute
Si tratta di abilitazioni riservate in genere, oltre che all'Amministrat= ore, agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poich=C3=A9 inerenti alla= gestione delle singole sedute.
Aggiunta/modifica/rimozione: spuntando questa casella l= a persona viene abilitata ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendar= io delle sedute previste o straordinarie.
Visualizzazione: consente di visualizzare le sedute a c= alendario, alla firma o concluse.
Integrazione con Portale: questo campo riguarda il Port= ale, per le informazioni al riguardo si pu=C3=B2 consultare questa pagina: = http://wiki.titulus.it/doku.php/documen= tazione:manuali:3.13:manuale_web_services_titulus_organi?s[]=3Dpubblicazion= e#consultazione_delle_sedute
Repertori di xdocway
All'interno di questa sezione sono stabiliti i diritti in merito all'ins= erimento ed alla visualizzazione dei repertori. La lista dei repertori =C3= =A8 configurabile dal file di sistema repertori.xml
ACL - Incipit della sezione relativa alla gestione dei repertori
=E2=80=9D I =E2=80=9C | Abilita l'utente ad Inserire un documento all'interno dello specifico repertorio |
=E2=80=9D V =E2=80=9C | Abilita l'utente alla Visualizzazio= ne dei documenti registrati all'interno del repertorio, so= lo se di sua competenza o in copia conoscenza. |
=E2=80=9CC=E2=80=9D | Abilita l'utente alla visione completa di <= em class=3D"u">TUTTI i documenti registrati nel reper= torio. |
Come per Titulus Organi, spuntando sulla Visualizzazione =E2=80=9CV=E2= =80=9D, automaticamente il programma spunta anche la casella relativa all'i= nserimento.
Una volta terminato l'inserimento dei diritti, premendo =E2=80=9CREGISTRA=E2=80=9D nella barra dei comandi posta alla sinistra del= lo schermo, la scheda relativa alla persona viene salvata, mantenendo nella= parte inferiore della scheda, denominata =E2=80=9CINFORMAZIONI DI SERVIZIO= =E2=80=9D le informazioni relative alla persona che ha operato all'interno = della scheda e la data dell'ultimo intervento.
ACL - Scheda relativa ad una persona Interna, sezione =E2=80=9CInfor= mazioni di servizio=E2=80=9D, al cui interno vengono registrate le informaz= ioni relative alla persona che =C3=A8 ha effettuato la registrazione dei da= ti o ha eseguito la modifica, e la data dell'ultimo intervento.
Una persona pu=C3=B2 essere trasferita di ufficio, nell'ambito della med= esima AOO, con la semplice modifica dell'ufficio di appartenenza (modifica = persona interna). Qualora la persona venga trasferita ad un ufficio di altr= a AOO, sar=C3=A0 necessario creare una nuova scheda 'Persona interna' all'i= nterno della nuova AOO. All'interno di questa scheda dovranno essere riport= ati i dati personali (essenziali username ed email), nonch=C3=A9 i diritti = attribuiti alla persona nella nuova AOO. Il record della persona interna as= sociato alla vecchia AOO potr=C3=A0 essere mantenuto, per dare modo alla pe= rsona di continuare ad accedere ai documenti della precedente AOO, oppure d= isattivato, per impedire l'accesso. In questo caso i documenti assegnati al= la persona nella precedente AOO dovranno essere trasferiti ad altra persona= .
I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddiv= idendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devon= o svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standa= rd di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e = rende pi=C3=B9 veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo = occorre avere bene a mente alcuni aspetti:
ACL - Maschera di =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la freccia indica = il pulsante da digitare per inserire un nuovo profilo.
AL PROFILO STANDARD ASSEGNATO AD UN SINGOLO UTENTE
POSSONO AGGIUNGERSI ULTERIORI CAMBIAMENTI
PER UNA PIU' PERSONALIZZATA PROFILAZIONE DELL'UTENTE MEDESIMO
Per l'inserimento di un nuovo profilo, dal men=C3=B9 ACL:
ACL - Maschera di Profili - Inserimento.
Per assegnare un profilo ad un'anagrafica interna, dal men=C3=B9 ACL:
In ACL =C3=A8 possibile attivare, all'interno di una AOO, una o pi=C3=B9= caselle di archiviazione automatica delle mail oppure una casella di Posta= Elettronica Certificata (d'ora in avanti, PEC).
Tali caselle consentono la registrazione automatica nell'archivio docume= ntale delle mail pervenute ad un certo indirizzo mail istituzionale con il = recupero di alcune informazioni quali ad esempio l'oggetto, il mittente/des= tinatario, gli allegati informatici (file e immagini).
La PEC, a differenza della casella di archiviazione, funziona come siste= ma di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua contro= lli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la = gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di ann= ullamento di registratura).
E' possibile configurare un'unica PEC per AOO. Invece non ci sono limiti= (quantitativi) nella configurazione delle caselle di archiviazione all'int= erno di una AOO.
ACL - Maschera di =E2=80=9CInserimento=E2=80=9D, la freccia indica i= l pulsante da digitare per configurare una PEC.
Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica o configurare= una PEC, dal men=C3=B9 ACL:
Se sul vostro server =C3=A8 installata una versione superiore alle 3.8.1= 3 ignorare questa parte e seguire le istruzioni apposite .
Nell'immagine sotto riportata si evidenzia il comportamento di una bozza= generata dall'arrivo di un messaggio di PEC. In fase di configurazione =E2= =80=9CRiccardo Righi=E2=80=9D =C3=A8 stato introdotto come operatore, =E2= =80=9CPaolo Vandelli=E2=80=9D come RPA.
Per i dettagli di funzionamento della casella PEC, l'import dei certific= ati nel sistema, ecc.. =C3=A8 necessario consultare il manuale dell'amminis= tratore di Titulus.
Se sul vostro server =C3=A8 installata una versione di Titulus successiv= a alle 3.8.13 seguire le seguenti istruzioni:
-Nella tabella =E2=80=9CConfigurazione PEC'=E2=80=9D procedere alle conf= igurazioni della Posta Elettronica Certificata:
Codice Amm;
Codice AOO;
Nome;
Questi campi vanno valorizzati con il codice Amministrazione f= ornito all'Ente all'atto di accreditarsi all'IPA. Il codice qui inserito = =C3=A8 ripreso da Titulus all'atto di compilare il file segnatura.xml per c= omunicare via PEC informazioni sulla propria registratura agli enti destina= tari del messaggio PEC, chi non dovesse possedere tali informazioni pu=C3= =B2 semplicemente ripetere le informazioni scritte sopra (nel nostro caso: = UNIK CLE. Il campo =C3=A8 modificabile in qualsiasi momento.
Email: inserire l'indirizzo della PEC
Login: inserire la login della PEC. Alcuni gestori di= posta certificata utilizzano l'indirizzo stesso come login, in questo caso= scrivere anche nel campo login l'indirizzo mail.
Pwd: inserire la password della PEC
Server posta in arrivo: inserire i dati del server di= posta in arrivo (vengono forniti dal gestore di posta elettronica certific= ata); nel men=C3=B9 a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili = in Titulus per dialogare col server di posta; Porta: 995, Titulus riporta i= n automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC, il campo =C3=A8= comunque editabile qualora fosse necessario.
Server posta in uscita: inserire i dati del server di= posta in uscita(vengono forniti dal gestore di posta elettronica certifica= ta); nel men=C3=B9 a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili i= n Titulus per dialogare col server di posta; Porta: 465, Titulus riporta in= automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC, il campo =C3=A8 = comunque editabile qualora fosse necessario.
Una volta cliccato, verr=C3=A0 effettuata una verifica sulla raggiungibi= lit=C3=A0 da parte del server dell=E2=80=99indirizzo inserito, sia in ricez= ione sia in spedizione dei messaggi.
Se il test va a buon fine comparir=C3=A0 il seguente messaggio:
se invece il test fallisce, comparir=C3=A0 il seguente messaggio:
Il presente paragrafo contiene la principale nomenclatura utilizzata nel= l'ambito dell'ACL.