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Sommario



Cos’è il workflow?

In IRIS il workflow di validazione delle pubblicazioni è un processo che consente all’Ateneo di mantenere il controllo sulla qualità dei dati utilizzati per le campagne di valutazione interna ed esterna e per l’esposizione delle informazioni sul portale pubblico.

In UGOV RI il processo di validazione consisteva nell'apporre la spunta o meno sul "flag validato” per ogni singolo prodotto.

In IRIS esiste il workflow di validazione che consente, tipicamente ai bibliotecari, di verificare i dati inseriti per la qualità e la coerenza dal punto di vista bibliografico (ad esempio che i prodotti inseriti siano completi di abstract, keywords, etc).

Questo permette di fare una serie di controlli sui prodotti prima che vengano resi definitivi, per evitare problemi futuri come, ad esempio, il riconoscimento della stringa autore su Sito Docente.

Il workflow di validazione in IRIS ha impatto su diverse funzionalità. Laddove è attivato occorre verificare come venga integrato nell’organizzazione dell’Ateneo.

IRIS può essere configurato per supportare comportamenti differenti per i prodotti validati o meno. Per questo il workflow di validazione impatta su diverse funzionalità:

           - trasferimento su Sito Docente (ad esempio è possibile configurare che l’invio a Sito Docente avvenga direttamente dopo la fine dell'inserimento oppure dopo la validazione da parte dei bibliotecari);

           - utilizzo all’interno di campagne di valutazione interna o esterna (i dati in ingresso per una campagna di valutazione possono essere influenzati dalla presenza o meno di un processo di validazione all’interno del catalogo)

           - visiblità sul portale pubblico sia dei metadati che dei fulltext.

 

Configurazione di default

Di seguito viene illustrato il comportamento di default di IRIS nelle funzionalità che interessano il workflow di validazione.

Trasferimento su Sito Docente. Viene consentito il trasferimento di tutti i prodotti “chiusi” dal docente al termine dell'inserimento dati (prodotti in stato "definitivo"). In questo modo vengono trasferiti anche prodotti con il workflow di validazione ancora in corso. L’invio può avvenire automaticamente attraverso il job del sistema oppure manualmente da parte del docente o dell’amministratore.

Utilizzo all’interno di campagne di valutazione interna. La query di selezione dei prodotti ammissibili viene configurata all'avvio della campagna. Tutti i prodotti che sono stati resi definitivi da un docente possono essere utilizzati per le campagne di valutazione, quindi in generale sono ammissibili anche i prodotti in workflow di validazione.

 

Visibilità sul portale pubblico dei metadati (con disclaimer) e fulltext (non visibili) è influenzata da due parametri di configurazione applicativa. Sul portale pubblico i metadati sono resi disponibili non appena un docente chiude la scheda di censimento, mentre i fulltext necessitano di un intervento di validazione esplicito.

 

Workflow

IRIS supporta fino a un massimo di 3 step di workflow che possono essere attivati insieme o singolarmente. Una volta attivati sono sempre proposti in ordine sequenziale (wfs1, wfs2, wfs3). I vari step si differenziano per le operazioni consentite al loro interno che sono le seguenti:

  • step1: accetta o rifiuta
  • step2: accetta, rifiuta e modifica
  • step3: modifica, conclude

I workflow sono associati alle tipologie di prodotto presenti in archivio. Per inserirli occorre agire sull’alberatura delle tipologie attivando il singolo step di workflow. Ogni workflow può variare in base agli step che lo compongono, per cui il workflow applicato alla tipologia Articoli può essere diverso da quello applicato alla tipologia Tesi.

La configurazione tipica per gli atenei che attivano il workflow di validazione è utilizzare solo il secondo step (come ad esempio avviene per l'Archivio air.unimi.it) perché è lo step più completo. Esso consente infatti ai responsabili dello step di modificare il prodotto, oppure rimandarlo al proprietario per compiere delle modifiche, o infine, nel caso non sia attivo il terzo step, portare in chiusura il workflow di validazione pubblicando il prodotto.

 

 

Nel modulo RM di IRIS ci sono dei team predefiniti che sono utilizzati per decidere quali persone si occupano di un determinato workflow. Questi team sono gestiti direttamente nel modulo RM loggandosi come amministratore, passando in "Visione Completa" e portandosi in "Configurazione", "Sicurezza", "Team".

 

Le persone che vengono aggiunte a questi team vengono abilitate a validare i prodotti della tipologia selezioanta. Tipicamente le persone abilitate alla validazione dei prodotti sono raggruppate per dipartimento di appartenenza (team trasversali alle tipologie di prodotto) oppure viene costituito un team centralizzato all'interno dell'Ateneo. Non aderiscono a questa regola i Brevetti, per i quali gli Atenei hanno degli uffici che ne verificano integrità dei dati e vincoli di proprietà intellettuale, e le Tesi di Dottorato per le quali solitamente l'ateneo allestisce un ufficio che si occupa della validazione.

 

Gestione della validazione

I validatori vedono i prodotti da validare nel proprio desktop prodotti attraverso il tab “Incarichi disponibili”. Nella colonna “Stato del lavoro” sono riportate delle etichette che indicano in che step si trova il prodotto. Attraverso il tasto “Accetta l’incarico” il validatore prende in consegna la validazione del prodotto. In questo modo il prodotto passa dal tab “Incarichi disponibili” al tab “I miei incarichi”. Questo consente di distribuire il lavoro all’interno di un pool di validatori poiché viene gestita la concorrenza dei processi.

 

Nel tab “I miei incarichi” il validatore esegue la validazione cliccando sul pulsante “Esegui l’incarico”.

 

In questo modo si accede alla schermata dello step di workflow, in cui vengono mostrati i pulsanti d’azione che dipendono dallo step in cui si trova il prodotto.


Modifica dei metadati

Quando un validatore clicca sul pulsante "Modifica" viene aperta la schermata di inserimento dati del prodotto in cui è possibile modificare i metadati. I validatori possono aggiungere o rimuovere un file. L’altra possibilità che hanno gli addetti è validare o meno un fulltext. Se un fulltext è validato allora è visualizzabile sul portale pubblico secondo le opzioni di accesso configurate.

 

L'opzione N.D. corrisponde al valore "null" memorizzato su DB. Indica che non ci si è ancora espressi sulla validità o meno dell'allegato e della policy di accesso definita, viene quindi utilizzato quanto previsto da parametro di configurazione applicativa (default NON VALIDATO).

Policy “Open Access di Ateneo” (presenza metadata dc.iris.checkpolicy)

  • livello di accesso di default “riservato agli amministratori”
  • utilizzo del flag di validazione per nascondere contratti editoriali, etc.

Respingere

Nella scheda dello step di workflow il validatore può decidere di respingere un prodotto attraverso il tasto "Rifiuta". Quando un validatore respinge un prodotto viene visualizzata una modal box in cui si inserisce la motivazione della scelta del rifiuto. Il prodotto viene riposto nel desktop prodotti del docente che ne può modificare i metadati.

 

In questa form è inoltre possibile impostare un nuovo criterio di visibilità del fulltext di un prodotto.

 

Approvazione prodotto

Al momento dell'approvazione di un prodotto, il validatore deve solamente indicare il criterio di visibilità per la disseminazione.

 

Notifiche mail

Durante tutto il workflow di validazione il sistema invia delle mail di notifica.

Le mail che vengono spedite indipendentemente dalla presenza del processo di workflow sono "coauthors_submit" e "coauthors_archive".

La prima viene spedita al termine del processo di inserimento di un prodotto. Viene inviata a tutti gli autori interni riconosciuti del prodotto e riporta il messaggio che il prodotto è in carico ai validatori.

La seconda viene inviata al termine della submission se il workflow di validazione non è attivo, oppure quando il workflow viene portato a termine e l’item viene reso definitivo.

Le mail di notifica possono essere disattivate aprendo una richiesta al Service Desk.

Di seguito l'elenco delle mail di notifica:

Email verso i ricercatori
  • coauthors_submit
  • coauthors_submit_integra
  • submit_reject
  • coauthors_workflow_changedissemination
  • coauthors_archive
  • coauthors_archive_integra

Email per i validatori

  • submit_task

I metadati mostrati nelle mail sono gli stessi di quelli inseriti in fase di submission, a meno di regole sulla visibilità esplicitate nel file input-form.xls.

Al seguente link maggiori dettagli: https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Messaggistica+di+sistema

 

Riapertura

Attraverso questa funzionalità si ha la possibilità di prendere un prodotto in stato definitivo e metterlo in stato di bozza. Non è possibile effettuare questa operazione per prodotti in workflow perchè la riapertura all'interno del workflow avviene attraverso la "respinta".

Quando un prodotto viene riaperto, viene rimandato in stato bozza nel workspace del docente. In questo caso tutti i metadati sono modificabili esattamente come in fase di inserimento dati del prodotto. La cancellazione della bozza porta alla rimozione logica del prodotto.

 

Integrazione

È una funzionalità molto simile alla riapertura, con la differenza che può essere operata dagli autori riconosciuti. Quando si integra un prodotto viene creato un workspace temporaneo di integrazione dei metadati.

In questo caso la cancellazione della proposta di integrazione porta al ripristino della versione pre-integrazione. Come nella modifica dei metadati in workflow, durante il processo di integrazioneè possibile che nontutti i metadati siano modificabili.

 

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