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Introduzione

University Planner (UP) è un prodotto il cui scopo è gestire quotidianamente la programmazione di attività su calendari facilmente condivisibili e la disponibilità delle risorse (sale riunioni, aule, proiettori, ...) di un ateneo o di una istituzione.

Per utilizzare UP è necessario avere chiara la distinzione tra tre concetti di base:

  • Evento: un qualsiasi attività ancora da pianificare.
  • Impegno: un evento nel momento in cui viene pianificato in un giorno e orario preciso.
  • Contesto: l'insieme di tutte le risorse (aule, persone, accessori), eventi e impegni relativi ad un determinato ambito.

Un esempio di evento può essere l’insegnamento “Letteratura italiana”, un esempio di evento è la lezione di letteratura italiana che ci sarà lunedì prossimo dalle 10 alle 11, un esempio di contesto è tutto ciò che riguarda il Dipartimento di Lettere e Filosofia.

UP 2.0 non necessita di una installazione su PC e per questo motivo è compatibile con qualsiasi sistema operativo. Per utilizzarlo basta un browser internet, possibilmente aggiornato all'ultima versione rilasciata. 


L’interfaccia

Per iniziare a pianificare il proprio calendario appuntamenti (o quello della propria struttura organizzativa) basta digitare l’indirizzo web dell’ applicativo sul browser e procedere con l’autenticazione.

Una volta effettuato il login il software si presenta così:

  • In alto (riquadro verde): i menù orizzontali di primo e secondo livello.
  • Al centro (riquadro azzurro): il calendario.
  • A destra o in basso (riquadro giallo): il box per la gestione della programmazione.

L'interfaccia

I menu

Il menu orizzontale di primo livello dispone delle seguenti funzionalità:

Menu di primo livello

  • Icona che abilita la comparsa del menu principale di UP da cui è possibile intervenire sui seguenti ambiti:
    1. Eventi
    2. Impegni
    3. Prenotazioni
    4. Filtri
    5. Anagrafiche
    6. Crea link calendario
    7. Sottoscrizioni notifiche
    8. Sovrapposizioni
  • Logo University Planner, rimanda sempre alla home.
  • Anno accademico in uso, selezionandolo è possibile scegliere qual è l’anno accademico sul quale si desidera lavorare.
  • Filtri personali di tipo evento, cliccando sul simbolo "card" appare un menu a tendina in cui sono elencati i filtri per evento salvati dall'utente. 
  • Filtri personali di tipo aula, cliccando sul simbolo "aula" appare un menu a tendina in cui solo elencati i filtri per aula salvati dall'utente. 
  • Contesto, l’ambito che identifica tutti i dati messi a disposizione dell’utente che ha effettuato il login. Cliccando su esso è possibile scegliere tra i propri contesti quale applicare. Se si appartiene ad un unico contesto tale voce non viene visualizzata.
  • Utente corrente, da questa funzionalità è possibile modificare i propri dati, configurare il calendario, uscire dall'applicativo.
  • Notifiche, icona che indica la presenza di nuovo notifiche.

 

ll menù orizzontale di secondo livello si trova subito sotto quello di primo livello e dispone delle seguenti funzionalità:

Menu di secondo livello

  • Impegni reali/Settimana template, permette di decidere di lavorare sulla settimana tipo o sul calendario reale.
  • Filtro su calendario, campo testuale che consente di filtrare gli impegni presenti nel calendario per una o più aule o docenti o risorse mobili. Questo filtro è applicato solo agli impegni, tranne nel caso in cui si filtri per aula.
    In questo caso è possibile decidere se applicare/non applicare il filtro anche agli eventi attivando/disattivando l'icona che apparirà accanto al filtro.
  • Icona numero impegni, icona che compare solo quando sul calendario sono programmati un numero di eventi superiore al limite impostato nelle configurazioni sistemistiche di UP (di default è impostato a 100). La comparsa di questa icona serve per avvertire l'utente che si sta usando un filtro troppo ampio quindi non tutti gli eventi saranno visibili nel calendario.
  • Giorno di riferimento, cliccando sul triangolino posto accanto alla data si apre un piccolo calendario mensile dal quale è possibile cambiare il giorno di riferimento del calendario.
  • Oggi, permette focalizzare il calendario sul giorno corrente. Cliccando su "<" e ">" si sposta indietro/avanti di una unità il periodo mostrato nel calendario.
  • Vista corrente, a seconda che si selezioni Mese, Settimana,Giorno o Lista il calendario mostra l'interno mese, una sola settimana, il giorno di riferimento oppure utilizza la visualizzazione giornaliera per elenco.

Il calendario

Il calendario occupa la parte più grande dell'interfaccia in quanto è il luogo in cui avviene l'intero processo di pianificazione. Il calendario a seconda delle scelte effettuate nel menu orizzontale di secondo livello mostra un unico giorno, una settimana (con o senza il weekend, configurazione che è possibile effettuare cliccando sul nome utente del menu di primo livello) o un interno mese.

Come accade nelle agende cartacee i giorni sono riportati nelle colonne mentre le ore sono scandite sulle righe.

Il calendario

Cliccando su un qualsiasi riquadro libero del calendario (identificato da una data e da una fascia oraria) è possibile creare direttamente uno o più impegni che, essendo scollegati da una fonte "ufficiale" (sia essa UGOV, ESSE3 o altro), sono chiamati eventi spot (o eventi occasionali). Questo tipo di operazione è utilizzata per creare impegni al di fuori dell’offerta formativa ufficiale come seminari, eventi di ateneo, riunioni, etc...

ATTENZIONE: gli eventi spot possono essere inseriti solo utilizzando le viste giornaliera o settimanale.

Cliccando invece su un qualsiasi impegno posso modificarlo, visualizzarne i dettagli, gestirne la pubblicazione o eliminarlo (solo per eventi NON pubblici).

Gli eventi pubblici sono colorati in maniera uniforme, gli eventi sospesi (non pubblici) sono invece colorati con un pattern a strisce trasversali.

L'area di pianificazione

A lato del calendario (o in basso qualora si utilizzi una risoluzione molto piccola) è presente un area in cui sono disponibili alcune funzionalità utili per procedere con la pianificazione:

  1. Visualizza eventi.
  2. Colora impegni.
  3. Seleziona (cliccando il menu si espande).
  4. Esporta in iCal.
  5. Stampa calendario.

Visualizza eventi

Questa funzionalità mostra gli eventi disponibili alla pianificazione. A seconda delle impostazioni personali dell'utente gli eventi sono mostrati organizzati in card oppure in formato tabellare.
Sono presenti sia eventi creati direttamente su UP (eventi spot), sia eventi importati da uno o più sistemi esterni (es. ESSE3, U-GOV, altro).

E' possibile filtrare gli eventi esposti in questa area utilizzando il motore di ricerca posizionato sopra la lista degli eventi (ATTENZIONE: questo filtro non interviene sul calendario).

Pianifica eventi

Gli eventi possono essere filtrati in base:

  • parola chiave (in questo caso UP ricerca in tutti i campi proposti),
  • tipo evento,
  • tipo attività,
  • anno di corso,
  • codice,
  • nome,
  • calendario,
  • partizione,
  • unità organizzativa,
  • corso di studio,
  • percorso,
  • responsabili,
  • monte ore raggiunto (si/no), con monte ore si intende il totale delle ore di insegnamento previste dall'offerta didattica.

Per pianificare un evento basta trascinarlo dall'area pianificazione al calendario posizionandosi sul giorno e orario desiderato.

Se sono presenti molti eventi l'area di pianificazione li mostra suddivisi per pagine. Per spostarsi da una pagina alla seguente basta utilizzare l'apposita barra di navigazione posta nella parte bassa dell'area.

Colora impegni

Selezionando la funzionalità "Colora impegni" è possibile decidere quale criterio utilizzare per la colorazione degli impegni presenti sul calendario.

UP premette di scegliere tra le seguenti opzioni:

  • Anno di corso.
  • Aula.
  • Corso.
  • Docente.

La colorazione "neutra" è identificata dal colore bianco (ossia dall'assenza di colore) e viene usata in tutti gli impegni che non hanno valorizzato il criterio di colorazione scelto (nel nostro esempio identifica tutti gli impegni che non sono legati ad un CdS).

Funzionalità Colora per

Cliccando su uno o più elementi della legenda (in questo sulla denominazione dei CdS) UP permette di "disattivare" la colorazione (ossia rendere bianchi) solo per gli impegni dell'elemento selezionato. 

Nella immagine sottostante per esempio è stato disattivata la colorazione per tutti gli impegni del corso MIWC.

Decolora per

Selezione libera e operazioni massive

Cliccando sull'icona di questa funzionalità è possibile effettuare delle operazioni di selezione multipla sul calendario. In particolare è possibile:

  • selezionare più impegni cliccando su ciascuno di essi (selezione multipla libera),
  • cliccare sull'icona seleziona tutti. In questo caso UP selezionerà tutti gli impegni del filtro (se è stata attivata la funzionalità "seleziona per" selezionerà tutti gli impegni con colorazione),
  • cliccare sull'icona deseleziona tutti. In questo caso UP toglierà qualsiasi selezione attiva.

Selezione libera

Una volta effettuata la selezione è possibile effettuare delle operazioni "massive" in questo modo:

  • selezionando il tasto "play" UP pubblicherà tutti gli impegni selezionati,
  • selezionando il tasto "pausa" UP sospenderà tutti gli impegni selezionati.
  • selezionando il tasto "ripeti impegni selezionati" UP aprirà la maschera "Ripeti" dove impostare i criteri di propagazione. Attenzione: la propagazione contemporanea di impegni diversi avverrà secondo un unico criterio.

Le operazioni massive mostrano sempre un feedback finale in cui UP indica se tutto è stato svolto con successo o se ci sono dei casi che necessitano di essere verificati.

 

Esporta in iCal

Cliccando sull'icona di questa funzionalità si apre un pop-up in cui è possibile scegliere il periodo da esportare in iCal e produrre l'URL necessaria all'importazione (bottone "Crea iCal link").

Esporta in iCal

 

Stampa calendario

Cliccando sull'icona di stampa si apre una nuova finestra da cui è possibile stampare il calendario appena pianificato (con i filtri applicati).

Stampa calendario

Gestire i filtri

Tutti i filtri per aula e per evento mostrati nel menu orizzontale di UP sono raccolti nella funzionalità Filtri del menu principale di UP.

Menu FILTRI

Da questa funzionalità è possibile:

  • visualizzare il dettaglio di un filtro (bottone tondo a sinistra),
  • modificare un filtro (icona matita),
  • creare un nuovo filtro (CREA),
  • creare un nuovo filtro a partire da uno già esistente (icona duplica),
  • cancellare un filtro (icona cestino),
  • inibire la modifica del filtro da parte di altri (icona lucchetto aperto/chiuso).

I filtri

Tutti i filtri creati sono applicabili a eventi ed impegni di UP selezionandoli dal menu orizzontale di UP. Se viene applicato sia un filtro evento che un filtro aula i due filtri saranno legati da una condizione di tipo AND.

Applica filtro aula ed evento

Creare un filtro per aula

Per creare un nuovo filtro è necessario accedere alla funzione "Filtri", cliccare sul bottone "+" e seguire questi passaggi:

  • Assegnare un nome "parlante" al filtro in quanto sarà questo il campo mostrato nel menu orizzontale di UP.
  • Come tipo filtro scegliere AULA
  • Inserire le condizioni tenendo conto che: condizioni stesso tipo sono in OR (l'edificio A oppure l'edificio B),condizioni di tipo diverso sono AND (l'edificio A e capienza maggiore o uguale a 18 e con l'accesso per disabili). 
    Le condizioni disponibili sono:
    • codice,
    • descrizione,
    • edificio,
    • capienza (maggiore uguale o minore uguale),
    • servizi (proiettore, accessibilità, internet, ...).
  • Stabilire se il filtro è pubblico (ossia condiviso) oppure privato (visibile solo a chi lo crea). 

Man mano che si crea il filtro UP mostra nella parte bassa dello schermo l'anteprima dei risultati delle condizioni inserite. 

Crea filtro per aula

Una volta raggiunto il giusto risultato è necessario cliccare su SALVA per salvare il filtro e trovarlo nel menu orizzontale.

Come applicare un filtro aule

Creare un filtro per evento

Per creare un nuovo filtro è necessario accedere alla funzione "Filtri", cliccare sul bottone "+" e seguire questi passaggi:

  • Assegnare un nome "parlante" al filtro in quanto sarà questo il campo mostrato nel menu orizzontale di UP.
  • Come tipo filtro scegliere EVENTO
  • Inserire le condizioni tenendo conto che: condizioni stesso tipo sono in OR (anno di corso 1 oppure anno di corso 2),condizioni di tipo diverso sono AND (anno di corso 1 e codice corso F02). 
    Le condizioni disponibili sono:
    • parola chiave,
    • tipo evento,
    • tipo attività,
    • anno di corso,
    • codice,
    • nome,
    • calendario,
    • partizione,
    • unità organizzativa,
    • corso di studi,
    • percorso,
    • responsabili,
    • monte ore raggiunto (si/no).
  • Stabilire se il filtro è pubblico (ossia condiviso) oppure privato (visibile solo a chi lo crea). 

Man mano che si crea il filtro UP mostra nella parte bassa dello schermo l'anteprima dei risultati delle condizioni inserite. 

Filtro per eventi

Una volta raggiunto il giusto risultato è necessario cliccare su SALVA per salvare il filtro e trovarlo nel menu orizzontale.

Applica filtro eventi

Creare un filtro duplicando uno già esistente

Spesso i filtri che vengono utilizzati per la pianificazione dell'orario sono molto simili tra loro, talvolta variano solo per calendario o per anno di corso ma condividono la maggior parte delle caratteristiche. Per questo motivo una pratica molto utile è creare i filtri partendo da un filtro già esistente che viene utilizzato come modello. La procedura è molto semplice: una volta aperta la funzionalità "Filtri" basta cercare il filtro che si desidera utilizzare come modello e al posto di cliccare su CREA, cliccare sull'icona "Duplica" posta in prossimità dello stesso.

Duplica filtro

In questo modo UP apre una finestra in rilievo nel quale occorre confermare l'operazione.

Conferma duplica

Così facendo UP mostrerà l'interfaccia di modifica filtro già compilata. 

Duplica filtro

Basterà quindi modificare i filtri presenti o inserire nuovi criteri, assegnare un codice al filtro e salvare. Il nuovo filtro è pronto per l'uso.

Modificare un filtro

Come accade per tutti i contenuti di UP, è possibile modificare un filtro cliccando sull'icona "Matita" posta in corrispondenza dello stesso. Al salvataggio, se il filtro è già in uso per la pianificazione tutte modifiche saranno applicate anche al calendario. Gli unici filtri che non sono modificabili sono quelli che riportano l'icona lucchetto chiuso. L'unico modo per intervenire su questi è creare una copia cliccando sull'icona "Duplica".

Eliminare uno o più filtri

Come accade per tutti i contenuti di UP, è possibile eliminare un filtro cliccando sull'icona "Cestino" posta in corrispondenza dello stesso, oppure è possibile eliminare più di uno contemporaneamente cliccando sulla "Modalità selezione", selezionando i filtri che si desidera eliminare e cliccando successivamente sull'icona "Cestino" posta in alto a destra, accanto alla "Modalità selezione". Attenzione, la cancellazione è sempre una operazione irreversibile. 

Se il filtro che si prova a cancellare è bloccato (lucchetto chiuso), la cancellazione non può essere eseguita.

Selezione multipla nei filtri

Pianificare una attività

Per procedere alla pianificazione di una attività è possibile intervenire in due modi a seconda che questa sia già censita in UP (perché per esempio proviene da un applicativo esterno come U-GOV o ESSE3 o altro) oppure che sia una attività completamente nuova.

Creare un nuovo evento da interfaccia

Se si desidera creare un nuovo evento da pianificare in un secondo momento la soluzione più rapida è la creazione da interfaccia.

E' necessario aprire il menu principale (icona in alto a sinistra) e cliccare successivamente sulla voce Eventi

Il menu eventi

In questa pagina sono mostrati tutti gli eventi già esistenti. Per crearne uno nuovo basta cliccare sul "CREA" ed inserire tutti i dati dell'evento. I dati obbligatori per un evento sono: tipo di evento, nome ed unità organizzativa. Tutti gli eventi presenti in tale pagina sono visibili anche nell'Area pianificazione di UP. Da questa funzionalità è inoltre possibile:

  • consultare la lista degli impegni ad esso relazionati (icona calendario),
  • modificare l'evento (icona matita - se non è presente significa che l'evento è bloccato in quanto proveniente da fonte esterna),
  • eliminare l'evento (icona cestino - è possibile solo per eventi non ancora pianificati), 
  • duplicare un evento esistente (icona copia), 
  • inibire la modifica dell'evento da parte di altri (icona lucchetto aperto/chiuso - se si trova già in stato "bloccato" significa che proviene da una fonte esterna quindi non è modificabile), 
  • consultare i dettagli dell'evento (click sull'icona dettaglio - dati in sola lettura),
  • verificare lo stato della pianificazione: monte ore raggiunto (icona spunta), superato (icona allarme) o ancora disponibile (nessuna icona).

Funzionalità EVENTI

Creare un evento spot

Se si desidera creare e pianificare un evento con un unico passaggio il modo migliore è usare il calendario di UP. Questo processo di creazione+pianificazione è genera una attività denominata "evento spot". 

Basterà quindi cliccare direttamente sul giorno/ora del calendario in cui si desidera pianificare l'evento e UP mostrerà direttamente la finestra di pianificazione. 

ATTENZIONE: gli eventi spot possono essere inseriti solo utilizzando le viste giornaliera o settimanale.

Crea da calendario

I dati richiesti per l'IMPEGNO sono:

  • data di pianificazione (precompilata in base a dove avviene il click sul calendario),
  • ora di inizio e ora di fine (precompilata in base a dove avviene il click sul calendario, la durata di default è impostata nelle configurazioni generali),
  • durata effettiva: permette di intervenire sulla proporzione ore reali/ore accademiche (Attenzione: ha effetto solo sull'impegno creato! Il rapporto "ufficiale" tra ore reali e ore accademiche è definito a livello di Unità Organizzativa quindi solo il supervisore o il configuratore può variare l'impostazione predefinita dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Unità Organizzative),
  • indisponibilità: identifica l'impegno che si va creando come una indisponibilità (utilizzabile solo per utenti con ruolo creatoreIndisponibilita).
  • nome e tipo dell'evento,
  • tipo di attività (es. Attività didattica, esami, tirocinio...),
  • unità organizzativa.

Tab IMPEGNO

Salvando UP mostra i dati inseriti, per procedere è necessario cliccare sul tab EVENTO in cui UP richiede di confermare e/o inserire alcuni dettagli:

  • tipo di evento/attività, in questo caso si tratta solo di confermare quanto già inserito (sezione Impegno).
  • responsabili (se previsti), 
  • anno accademico, UP propone di default l'anno in cui si sta lavorando.
  • dettagli didattici, ad esempio: il nome, il codice  il corso di studio... (se si crea un evento di tipo AD alcuni di questi campi saranno obbligatori).

Tab EVENTO

Una volta inseriti i dettagli è possibile passare all'assegnazione delle risorse ossia: aule, risorse mobili e docenti:

  • Tab AULE: di default UP mostra tutte le aule disponibili e prenotabili per l'impegno corrente (vedi chips "Disponibile per: Impegno corrente"). E' possibile ricercarle per codice, descrizione, edificio, capienza e allestimento. Per aggiungere una o più aule basta cliccare sul "+". Le aule selezionate compariranno nel riquadro superiore sotto la voce "Elementi selezionati". 

Tab AULE

Attenzione: se le aule scelte necessitano di essere confermate accanto al loro nome compare la stringa "Da Confermare", se invece non hanno bisogno di prenotazione compare direttamente la stringa "Confermato". Le modifiche apportate in questa sezione si salvano automaticamente passando al TAB successivo.

Aula confermata

  • Tab RISORSE MOBILI: esattamente come si è fatto per le aule è possibile selezionare delle risorse mobili (se previste). Anche le modifiche apportate in questa sezione si salvano automaticamente passando al TAB successivo.

Tab RISORSE MOBILI

  • Tab DOCENTI: stessa procedura usata per le aule e le risorse mobili. Attenzione: al primo utilizzo UP imposta come filtro di default "Solo responsabili: SI". Per toglierlo basta cliccare sulla X della chips.

Flag SOLO RESPONSABILI

  • Passando al Tab NOTE è possibile inserire sia delle note pubbliche che delle note interne relative all'impegno. La lunghezza massima consentita per ciascuna tipologia di nota è 4000 caratteri.

Tab NOTE

Arrivati a questo punto tutti i dettagli possibili relativi ad un IMPEGNO sono stati inseriti, è quindi possibile valutare la sua periodicità. Questo aspetto viene gestito nel Tab RIPETI in cui è possibile definire alcuni aspetti molto importati quali:

  • in quali giorni della settimana l'impegno dovrà essere pianificato,
  • la frequenza di ripetizione (settimanale, ogni due settimane o più di rado),
  • la data di inizio della pianificazione (di default UP imposta la data su cui si è cliccato per inserire l'evento spot),
  • la data di fine della ripetizione a scelta tra: data definita, fine calendario, fine ore, numero di occorrenze,
  • come gestire le eventuali sovrapposizioni: consentirle oppure saltare il giorno per recuperare una occorrenza in coda,
  • se propagare o meno le note pubbliche e/o private sugli eventi successivi.

Tab RIPETI

Quanto inserito in questa TAB non viene salvato in automatico ma prevede una ulteriore conferma. Infatti se si clicca sul tab successivo o su SALVA UP richiede una ulteriore conferma prima di procedere alla propagazione. Nella schermata di conferma verranno indicate le operazioni che saranno effettuate ossia quanti impegni saranno cancellati e quanti verranno creati.

Conferma propagazione

Una volta terminata la propagazione si arriva al Tab SOVRAPPOSIZIONI in cui cliccando su "Carica sovrapposizioni dell'intera serie" è possibile verificare immediatamente se la propagazione ha causato delle occorrenze da verificare. Se al posto di una serie si inserisce un unico impegno questo tab mostra le sole sovrapposizioni dell'impegno inserito. Le sovrapposizioni possono riguardare qualsiasi risorsa (aule, risorse mobili, docenti), i vincoli e le indisponibilità.

Attenzione: Le sovrapposizioni con indisponibilità, a differenza delle altre tipologie, non possono essere gestite accettate come "eccezioni".

Tab SOVRAPPOSIZIONI

Tutti gli impegni sono creati nel calendario in stato "sospeso". Per pubblicarli è necessario cliccare sull'impegno e successivamente su PUBBLICA. Se il bottone "PUBBLICA" non è disponibile significa che su tale impegno sono presenti delle sovrapposizioni non sanate. Per procedere alla pubblicazione è quindi necessario verificarle. Se invece l'impegno è già "Pubblico" sarà presente il bottone "Sospendi" e non comparirà il bottone "ELIMINA".

Popup impegno

L'evento creato in questo modo è consultabile sia nel menu "Eventi", sia nell'area pianificazione di UP, sia sul calendario pubblico (se è in stato "Pubblico").

Pianificare un evento già esistente - pianificazione libera

Per creare un nuovo impegno partendo dall'Area di pianificazione basta cliccare sull'evento da pianificare e trascinarlo col mouse sulla data/ora desiderata. Così facendo viene creato un impegno la cui durata predefinita sarà di due ore. Se l'impegno deve durare più di due ore è possibile "allungarlo" cliccando sul simbolo posto in fondo all'impegno sul calendario e contemporaneamente spostando il mouse verso il basso. Per spostare l'impegno invece è necessario cliccare su di esso e contemporaneamente trascinarlo nella posizione desiderata.

Spostamento impegno

Se nel calendario è stato impostato un filtro per aula o per docente l'evento automaticamente sarà assegnato all'aula e/o al docente utilizzato per il filtro. Se il docente/aula sono più di uno UP richiederà di effettuare una scelta (ANCORA DA RILASCIARE). L'impegno appena creato è in stato SOSPESO (non pubblicato). Per procedere alla pubblicazione è necessario cliccare su di esso e successivamente su "Pubblica".

Pianificare un evento già esistente - pianificazione ricorsiva

Se si ha necessità di pianificare un evento in modo che si ripeta per un arco temporale definito tutte le settimane lo stesso giorno della settimana è consigliato utilizzare la pianificazione ricorsiva. Le modalità di creazione dell'impegno sono esattamente identiche a quelle del singolo impegno, l'unica differenza è che una volta posizionato l'impegno sul calendario è necessario accedere in modifica al suo dettaglio e compilare la sezione "Ripeti".

Tab RIPETI

Nella sezione ripeti è possibile indicare:

  • i giorni della settimana in cui l'evento dovrà essere pianificato,
  • la frequenza (numero di settimane di stacco tra un impegno all'altro),
  • quando deve iniziare la pianificazione (data definita o inizio calendario),
  • quando deve finire la pianificazione (data definita, fine calendario, fine ore o numero occorrenze)
  • come devono essere gestite le eventuali sovrapposizioni (consentirle, saltare la data)
  • se vanno propagate o meno le note interne e le note pubbliche.

Una volta salvata tale impostazione UP provvede a pianificare la serie di eventi. Al termine della propagazione UP si posiziona sul Tab SOVRAPPOSIZIONI dal quale è possibile verificare le sovrapposizioni dell'intera serie cliccando su "Carica le sovrapposizioni dell'intera serie". Di default UP infatti mostra in questo tab le sole sovrapposizioni del giorno in cui ci si trova (in questo caso il primo impegno della lista).

Sovrapposizioni

Modificare una attività già pianificata

Se si desidera intervenire su una attività già pianificata è possibile procedere in due modi:

  • da calendario,
  • dal menu "Impegni".

In caso di attività provenienti da una fonte esterna (es. U-GOV o ESSE3 o altro) non è possibile intervenire sui dettagli didattici già presenti ma solo sulla pianificazione.

Modificare un singolo impegno dal calendario

Se si desidera apportare modifiche unicamente alla data/ora di inizio/fine di un singolo impegno è possibile intervenire sul calendario trascinando col mouse l'impegno alla data/ora desiderata.
Se si desidera aumentare o diminuire la durata dello stesso è possibile "allungare" o "restringere" l'impegno trascinando i bordi dello stesso fino all'orario desiderato.

 Spostamento impegno

Se invece è necessario effettuare modifiche ai dettagli dell'impegno basta cliccare sull'impegno e successivamente su MODIFICA.

Pubblicare un evento

Si apre una pagina dove è possibile modificare:

  • collocazione l’impegno sul calendario, data e orario di inizio/fine, durata effettiva e durata accademica (sezione Impegno).
  • caratteristiche dell'evento, ad esempio: il nome, il tipo di attività, il corso di studio, i responsabili, etc (sezione Evento).
  • dove si svolgerà l'impegno (sezione Aule). Le modifiche apportate alle aule si salvano automaticamente.
  • se sono previste risorse mobili (sezione Risorse Mobili).
  • chi svolgerà l'impegno (sezione Docenti). Le modifiche apportate ai docenti si salvano automaticamente.
  • eventuali note pubbliche e/o di servizio (sezione Noti).
  • l'eventuale periodicità con cui si svolgerà l'attività (sezione Ripeti).
  • risolvere eventuali sovrapposizioni (del singolo evento o di una serie).

Modifica Impegno - TABS

Una volta terminate le modifiche per applicarle è necessario cliccare su "Salva" (in basso a destra). 
Per annullare le modifiche basta cliccare su "Indietro" (in basso a destra).  

Cliccando su un singolo evento è possibile anche procedere alla sua pubblicazione (voce "Pubblica") oppure eliminarlo (voce "Elimina"). L'eliminazione è definitiva e può essere svolta solo se l'impegno NON è pubblico.
Gli eventi pubblici sono colorati in maniera uniforme, quelli non pubblici sono colorati seguendo un pattern a righe trasversali. 

 

Modificare un impegno ricorsivo dal calendario

Se si desidera apportare modifiche unicamente alla data/ora di inizio/fine di un impegno ricorsivo (ossia facente parte di una serie) è possibile intervenire sul calendario trascinando col mouse l'impegno alla data/ora desiderata. Allo stesso modo è possibile allungare o accorciare la durata dell'impegno posizionando il mouse sul bordo dell'impegno e trascinandolo a piacere. Una volta terminato lo spostamento UP chiederà come si desidera che tale modifica impatti sulla serie di eventi.

Modificare una serie

E' possibile decidere se:

  • applicare la modifica unicamente all'impegno corrente,
  • applicare la modica all'impegno corrente e successivi,
  • applicare la modifica a tutti gli impegni della serie (anche a quelli precedenti).

Se le modifiche implicano la creazione/cancellazione di alcuni impegni della serie l'operazione viene notificata e necessita di una ulteriore conferma prima di procedere.

Modifica serie

Se le modifiche effettuate comportano delle sovrapposizioni UP lo segnala contrassegnando gli impegni con un triangolino d'allarme. Ricordiamo che NON è possibile pubblicare alcun impegno o serie senza aver prima risolto le sovrapposizioni. La lista completa delle sovrapposizioni è consultabile anche dalla voce del menu principale "Sovrapposizioni".

Sovrapposizione

Modificare un impegno dal menu principale

E' sempre possibile intervenire sugli impegni (esattamente come avviene per gli eventi) dalla voce "Impegni" del menu principale. 

 

Da questa sezione è possibile visualizzare gli impegni in formato elenco filtrando per:

  • da data,
  • a data,
  • evento (nome).

Nell'esempio che segue il filtro mostra gli impegni pianificati dal 01/04/2017 al 07/05/2017.

Menu impegni

Anche da questa funzionalità è possibile visualizzare in sola lettura l'evento (icona tonda sulla sinistra), modificare l'evento (icona matita), intervenire sulla pubblicazione (icona play) ed eventualmente eliminarlo (icona cestino).

Gestire le prenotazioni

Nei casi in cui una o più risorse sono condivise tra più strutture organizzative pianificare l'utilizzo degli spazi può diventare problematico. Per questo motivo University Planner ha previsto la possibilità di inserire alcune risorse sotto prenotazione (per ora è possibile gestire in questo modo solo per le risorse fisse). Questo significa che al momento dell'assegnazione di un aula ad un impegno o ad una serie di impegni al posto di esser salvata in stato "Confermato" questa resterà "Da confermare" fino a quando un utente con ruolo "confermatore" legato al medesimo contesto deciderà se accettare la prenotazione o respingerla (funzionalità "Prenotazioni" presente nel menu principale).

Le aule in stato "in attesa di conferma" assegnate ad un evento non sono visibili sul calendario pubblico fino alla loro conferma, restano invece visibili sul calendario di pianificazione ma sull'impegno compare il simbolo di ATTENZIONE (triangolo).

Risorsa da confermare

Se la prenotazione di aula viene rifiutata questa diventa invisibile (MODIFICA IN CORSO DI RILASCIO) anche sul calendario di pianificazione ma rimane legata all'impegno in stato "RESPINTA" fino alla sua rimozione/sostituzione.

Prentoazione respinta

Per avere una visione globale delle prenotazioni ancora non accettate/rifiutate, è possibile andare in IMPEGNI e filtrare per "Stato prenotazione" che può essere "Da Confermare" oppure "Respinto". Questo tipo di filtro è molto utile in quanto consente di intervenire immediatamente sulle prenotazioni respinte entrando in "modifica" e sostituendo l'aula rifiutata.

  

Gestire le indisponibilità

Oltre a gestire gli impegni accademici, University Planner prevede la gestione dei "non impegni", o meglio delle così dette indisponibilità. Con indisponibilità si intendono tutte quelle occasioni in cui una risorsa non è disponibile per la pianificazione. L'esempio più semplice di indisponibilità sono i giorni di chiusura per ferie, per festività nazionali o per festività locali come i patroni. In questi casi l'intero ateneo chiude quindi possiamo classificare tali eventi come "indisponibilità totale". 

Ci sono invece alcune occorrenze in cui è solo una singola risorsa o un gruppo ristretto di esse a non essere disponibili: un docente che si ammala, di un aula che necessita di manutenzione ordinaria o straordinaria, uno strumento che va sostituito. Questi ultimi esempi rientrano nelle "indisponibilità parziali".

Per rendere intuitiva la gestione delle indisponibilità abbiamo deciso di trattarle esattamente come gli eventi spot. Le persone incaricate di gestire le indisponibilità devono avere assegnato il ruolo creatoreIndisponibilita altrimenti non potranno procedere.

Per inserire una indisponibilità è necessario cliccare sul giorno designato del calendario e compilare i dati come segue:

  • Inserire/confermare data e ora di indisponibilità. Se l'indisponibilità durerà più giorni va inserita la data del primo giorno.
  • Selezionare la casella "indisponibilità".
  • In caso di chiusura complessiva dell'attività selezionare anche la casella "indisponibilità totale".

Nuova indisponibilità

  • Inserire una causale utile (es. Patrono, Festività natalizie, Manutenzione, etc..) in quanto sarà pubblicata sul calendario.
  • Selezionare il contesto al quale applicare l'indisponibilità. In caso non ne venisse selezionato alcuni l'indisponibilità sarà applicata a tutti i contesti di competenza.
  • Salvare. Con questo salvataggio, se si è scelto "indisponibilità totale" il giorno/orario sarà reso inaccessibile a tutti. 
  • Se si deve inserire una indisponibilità parziale cliccare sul tab della risorsa da rendere non disponibile (es. AULE).
  • Selezionare la/le risorse a cui va applicata l'indisponibilità.
  • Passare al tab NOTE, se si desidera inserire delle note interne o pubbliche, e al tab RIPETI se la non disponibilità è da propagare su più giornate.
  • Tornare al calendario salvando/confermando se richiesto.

Sul calendario compare l'impegno (o la serie di impegni) di indisponibilità in stato "SOSPESO". Questa tipologia di impegni è riconoscibile dall'icona "divieto" posta accanto all'orario e dalla stringa "Indisponibilità" posta prima della causale inserita. In caso di indisponibilità parziale nella card e nel tooltip dell'impegno è mostrata la prima risorsa per tipo legata all'impegno. Le risorse successive alla prima sono visibili solo entrando nel dettaglio.

Indisponibilità

Gestire le sovrapposizioni

University Planner obbliga a gestire le sovrapposizioni prima della pubblicazione del calendario. Questo avviene in quanto il pianificatore deve essere consapevole di ogni possibile sovrapposizione di docente, aula, risorsa mobile, indisponibilità o vincolo prima di pubblicare l'orario definitivo. Gestire una sovrapposizione significa valutare se la sovrapposizione è necessaria (creazione di una eccezione) o non gradita (necessario un cambio della pianificazione). Le sovrapposizioni sono evidenziate dal simbolo TRIANGOLO sul calendario.

Attenzione: le sovrapposizioni con indisponibilità possono essere gestite esclusivamente modificando la pianificazione

Sovrapposizioni su calendario

Se si desidera però avere una visione globale di tutte le sovrapposizioni attive è utile utilizzare la funzionalità "Sovrapposizioni" che si trova nel menu principale. 

Cliccando su SOVRAPPOSIZIONI, University Planner mostra tutti i casi di sovrapposizione mostrando per ciascuno di essi la risorsa coinvolta seguita dal giorno e dall'orario in cui questa avviene. Da questa funzionalità il pianificatore potrà decidere quali sovrapposizioni accettare (eventualmente inserendo una motivazione) e quali rifiutare. Le sovrapposizioni accettate generano una eccezione che consente di pubblicare l'impegno. Le sovrapposizioni non accettate invece mantengono l'impegno coinvolto in stato SOSPESO.

Può essere utile filtrare le sovrapposizioni in modo da restringere il campo d'azione su un singolo Evento o su un periodo definito. 

Funzionalità SOVRAPPOSIZIONI

Prima di creare una eccezione (ossia accettare una o più sovrapposizioni) è consigliabile inserire nel campo "Note" sulla destra una brevissima indicazione riguardo come mai la sovrapposizione è stata accettata (es. lezione condivisa). Dopo aver inserito la nota per accettare una sovrapposizione basta cliccare sul bottone tondo con il simbolo di spunta. In questo modo sul bottone compare il simbolo di divieto (ossia cliccandolo nuovamente si rifiuterebbe la sovrapposizione) e l'icona posta accanto alla risorsa coinvolta (aula, risorsa mobile, docente o vincolo) diventa un simbolo di spunta.

Come gestire le sovrapposizioni

E' possibile accettare o rifiutare più sovrapposizioni con un unico click utilizzando il bottone in alto a destra "Modalità selezione". Cliccando tale pulsante al posto dei classici bottoni tondi posti sulla sinistra appaiono delle caselle di spunta che consentono all'utente di selezionare tutte le sovrapposizioni che si desidera accettare e rifiutare. In questo caso è possibile inserire anche una nota "comune" a tutte scrivendo il testo nel campo apposito posto nella barra in alto prima di cliccare sulle funzioni di ACCETTAZIONE (simbolo di spunta) o RIFIUTO (simbolo divieto). Accettare una sovrapposizione comporta la creazione di una eccezione che consente di pubblicare comunque l'evento coinvolto, nonostante l'esistenza della sovrapposizione.

Gestione sovrapposizioni

Se vi sono sovrapposizioni che non hanno il bottone tondo, significa che si tratta di sovrapposizioni con indisponibilità. L'unico modo per sanare tale tipologia di sovrapposizione è modificare la pianificazione dell'evento cambiando la risorsa oggetto di sovrapposizione.

Indisponibilità

Pubblicare la pianificazione su calendario

Per pubblicare a tutti gli effetti la pianificazione è necessario:

  • sanare/verificare tutte le sovrapposizioni in quanto un contenuto con sovrapposizioni non validate NON può essere pubblicato,
  • pubblicare tutti gli eventi schedulati passando gli impegni da stato "Sospeso" a stato "Pubblico".

Fatto questo, se non si utilizzano le guideOnline di Esse3 e non si è optato per esporre la pianificazione usando i web-service, è possibile creare dei link personalizzati da esporre ove lo si ritiene più opportuno (es. monitor di ateneo, portale, etc...).

La procedura di creazione guidata del calendario pubblico si trova nel menu principale sotto la voce "Crea link calendario". Questa funzionalità si articola in due pannelli:

  • un primo tab "Parametri" in cui è possibile decidere quali eventi si desidera mostrare sul calendario (es. solo la pianificazione del primo anno di un determinato Cds),
  • un secondo tab "Layout" in cui si stabilisce che tipo di visualizzazione è la più adatta (es. giorno/mese/settimana, monitor/calendario, colorazione...).

La compilazione dei parametri è piuttosto intuitiva, i possibili parametri da impostare riguardano:

  • unità organizzativa,
  • corsi di studio,
  • anno di corso,
  • percorsi,
  • tipo evento,
  • eventi,
  • edifici,
  • aule,
  • risorse mobili,
  • docenti,
  • calendario reale / calendario template.

Sono tutti parametri multipli, ossia è possibile inserire più termini di ricerca. Per esempio posso cercare tutti gli impegni di un determinato CdS legati al primo e al terzo anno di studio oppure posso verificare in un determinato edificio che uso viene fatto delle risorse mobili disponibili. La presenza di più parametri dello stesso tipo implica una ricerca in OR (anno 1 OPPURE anno 2), mentre l'inserimento di parametri di tipo diverso implica una ricerca in AND (docente Rossi E CdS Chimica).

Esempio di compilazione parametri

Una volta impostati i parametri si può passare al tab "Layout" dove sono presenti le seguenti voci:

  • Layout: al momento sono disponibili solo due tipologie di visualizzazione: calendario e monitor. La prima è il classico calendario tabulare, la seconda prevede una modalità di visualizzazione a scorrimento più adatta quindi ai monitor pubblici.
  • Giorni non visualizzati: di default non è mostrato il weekend ma è possibile decidere se mostrare anche il SABATO e/o la DOMENICA.
  • Modalità calendario: indica quale sarà la visualizzazione di default: giorno, settimana, mese o lista.
  • Colora per: permette di applicare una colorazione per argomento (docente, anno, cds, aula) oppure di optare per una colorazione uniforme (nessuna scelta).

In base alle scelte effettuate University Planner mostra nell'ultimo riquadro l'URL da utilizzare. 

Calendario pubblico - creazione dell'URL

L'URL creata può essere utilizzata da qualsiasi browser e non richiede alcun login.

Esempio di calendario pubblico

Dal calendario pubblico è possibile cambiare mese/settimana/giorno da visualizzare, scaricare i dati in formato iCal oppure procedere alla stampa.

Gestire le notifiche di UP

University Planner prevede un sistema di notiche che avvisa il creatoreEventi e il pianificatore relativamente alle variazioni su tutti gli impegni di loro competenza. La presenza di nuove notifiche è resa evidente dalla presenza di un badge numerico sull'icona delle notifiche in alto a destra. Per visualizzare le notifiche, indipendentemente dal fatto che sia nuove o già lette, basta cliccare sull'apposita icona.

Le notifiche

Per ogni notifica UP mostra le seguenti informazioni:

  • Descrizione dell'impegno modificato.
  • Data e ora di svolgimento.
  • Modifica apportata.

Inoltre è possibile consultare il dettaglio dell'impegno ed eventualmente intervenire su di esso apportando ulteriori modifiche cliccando sull'icona tonda a sinistra della notifica. 

Cliccando sull'icona di lettura posta sulla destra dello stesso invece è possibile contrassegnare la notifica come già letta. Una notifica giù letta non compare più nel badge.

Come per tutti i dati presenti su UP è possibile filtrare le notifiche (per data, codice oppure letto/non letto) oppure eliminarle singolarmente o utilizzando la selezione multipla. 

Configurare UP

University Planner consente ad ogni utente di poter personalizzare alcuni aspetti dell'applicativo al fine di poter lavorare meglio. Alcune personalizzazioni sono gestiste a livello di ateneo, altre invece sono a discrezione del singolo utente.
Per visualizzare le configurazioni applicate da UP basta cliccare sul proprio nome utente (menu orizzontale, in alto a destra). Si apre un piccolo menu dal quale è possibile:

  • verificare ed aggiornare i propri dati personali,
  • verificare e modificare la configurazione personale di UP (visibile a tutti), 
  • verificare e modificale la configurazione generale di UP (visibile solo ai supervisori),
  • scegliere la lingua dell'interfaccia (IT/EN)
  • disconnersi dal sistema.

I miei dati

Da questa funzionalità è possibile intervenire su:

  • Nome.
  • Cognome.
  • Email.
  • Unità Organizzativa.

Non è invece possibile modificare il proprio nome utente, codice fiscale, matricola, ruolo.
Se l'autenticazione viene gestita internamente da UP è possibile anche modificare le credenziali di accesso cliccando sulla sezione "Cambio password".

Configurazione personale

Da questa sezione è possibile impostare alcune preferenze relativamente all'uso di UP quali (alcune di queste potrebbero non essere visibili):

  • Numero di pagine mostrate nell'indice tra i simboli "<" e ">".
  • Numero di righe mostrate per ogni pagina.
  • Numero di righe gestito per ogni esportazione.
  • Suddivisione oraria del calendario (ossia come deve essere frazionata un ora: 15/20/30 minuti).
  • Ora di inizio e fine calendario (es. dalle 8:00 alle 19:00).
  • Come visualizzare gli eventi nell'area di pianificazione (visualizzazione a card o visualizzazione tabulare).
  • Se mostrare o meno le risorse mobili.
  • Se visualizzare o meno nel calendario il sabato e la domenica.
  • Come mostrare gli impegni su calendario pubblico, calendario di pianificazione, pop-up.

Cliccando su "Ripristina configurazione generale" le preferenze saranno impostate come previsto dal supervisore.

Configurazione generale (solo per supervisori)

Da questa sezione è possibile impostare alcune preferenze relativamente all'uso di UP quali:

  • Numero di pagine mostrate nell'indice tra i simboli "<" e ">".
  • Numero di righe mostrate per ogni pagina.
  • Numero di righe gestito per ogni esportazione.
  • Suddivisione oraria del calendario (ossia come deve essere frazionata un ora: 15/20/30 minuti).
  • Ora di inizio e fine calendario (es. dalle 8:00 alle 19:00).
  • Come visualizzare gli eventi nell'area di pianificazione (visualizzazione a card o visualizzazione tabulare).
  • Se mostrare o meno le risorse mobili.
  • Quali servizi mostrare nel template di creazione di una nuova aula (accesso disabili, lavagna, proiettore, ...).
  • Se visualizzare o meno nel calendario il sabato e la domenica.
  • Come mostrare gli impegni su calendario pubblico, calendario di pianificazione, pop-up.

Cliccando su "Ripristina configurazione di default" le preferenze saranno impostate come previsto al momento del rilascio di UP.

Accanto ad ogni parametro è inoltre presente un bottone lucchetto aperto/chiuso. Il supervisore infatti può decidere quali di queste configurazioni devono essere personalizzabili dagli utenti non supervisori (lucchetto aperto di colore chiaro) e quali resteranno impostazioni ad uso del solo supervisore (lucchetto chiuso di colore scuro).

Configurazione generale

Lingua

Attualmente l'interfaccia di UP è utilizzabile sia in italiano che in inglese.

 

Gestire ruoli e contesti (solo per supervisori)

L'accesso ad University Planner è regolato da due aspetti: ruoli e contesti. 

  • I ruoli gestiscono cosa il singolo utente può fare e non fare, quali funzionalità può vedere e quali non sono di sua competenza. 
    I ruoli si assegnano dalla funzionalità Anagrafiche > Persone. 
  • I contesti invece servono a ridurre la mole di dati sul quale il singolo utente può operare: quali corsi dovrà vedere, quali aule e docenti può gestire, quali risorse possono essere prenotate.
    I contesti si configurano dalla funzionalità Anagrafiche > Contesti. 

Proprio perché si tratta di configurazioni fondamentali per utilizzare con successo l'applicativo, solo gli utenti di tipo amministratore e supervisore possono impostarle.

I ruoli

Ogni utente censito su University Planner può avere uno o più ruoli a seconda dell'attività che deve svolgere sull'applicativo. Un utente privo di qualsiasi ruolo può accedere solo come spettatore, ossia può consultare i dati presenti in UP ma non ha alcuna possibilità di intervenire su di essi.

Dopo aver effettuato il login, cliccando sul proprio nome in alto a destra e successivamente sulla voce "I miei dati" ciascun utente può verificare quale ruolo gli è stato attribuito (dato in sola lettura).

Il supervisore invece, oltre a poter consultare il proprio ruolo, può intervenire sulle utenze dell'ateneo dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Persone. Entrando in modifica sul dettaglio di un utente è possibile modificare il ruolo assegnato eliminandolo e/o aggiungendone dei nuovi. Le modifiche sono applicate al momento del salvataggio. Se l'utente su cui si è intervenuti era già loggato al momento della modifica vedrà applicate le novità al successivo login.

Dettaglio Persona

I ruoli attualmente previsti da UP sono i seguenti:

  1. supervisore: può vedere e intervenire su tutto (vede tutti i contesti e anche le risorse "orfane" ossia assegnate a nessun contesto).
  2. configuratore: può intervenire sulle anagrafiche (eccetto persone e contesti) del contesto di appartenenza.
  3. pianificatore: può intervenire sulla pianificazione e riceve le notifiche riguardo le variazioni del contesto di appartenenza.
  4. creatoreEventi: può creare, modificare e pianificare eventi già esistenti e riceve le notifiche riguardo le variazioni del contesto di appartenenza.
  5. creatoreImpegniPersonali: può creare, modificare e pianificare eventi personali, non può intervenire su quelli altrui.
  6. confermatore: può gestire le prenotazioni delle aule del contesto di appartenenza.
  7. creatoreIndisponibilità: può creare eventi di tipo "indisponibilità" nel contesto di appartenenza.

I contesti

La gestione dei contesti è in mano al supervisore che può svolgerla dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > ContestiI contesti nascono come scatole vuote. Compito del supervisore è riempirle con tutti i dati che gli utenti legati a quel determinato contesto devono poter vedere e/o modificare.

Per creare un nuovo contesto clicca su CREA (in basso a destra). Per prima cosa è necessario attribuirgli codice e una descrizione e procedere al salvataggio. E' fondamentale che sia il codice che la descrizione siano brevi e chiari in quanto compongono la stringa che viene mostrata in testata all'applicativo a tutti gli utenti che appartengono a più di un contesto.

I contesti Qualsiasi e Assente in realtà sono dei "non contesti" ossia sono frutto di impostazioni di sistema e sono visibili solo al supervisore per consentirgli di:

  • spaziare su tutti i contenuti inseriti in UP indipendentemnete dal loro contesto (Qualsiasi)
  • identificare possibili contenuti "orfani", ossia salvati in UP ma attualmente non legati ad alcun contesto (Assente).

Contesti riservati al supervisore

Una volta salvato, cliccando sul primo tab (Unità Organizzative) è necessario selezionare una o più strutture organizzative da assegnare al contesto. Questa assegnazione è fondamentale in quanto agevola notevolmente tutte le configurazioni successive. Per selezionare una o più UO clicca sul bottone tondo "+" posto in prossimità della stessa. Se desideri eliminare una UO inserita per errore clicca sul bottone tondo "-" accanto ad essa.

Aggiungi UO al contesto

Per ogni Unità Organizzativa inserita, sulla destra compaiono delle piccole icone in grigetto che permettono di associare a quel contesto tutte/nessuna risorse/a legate/a a quella unità organizzativa, in particolare:

  • Icona laureato: aggiunge/esclude tutti i corsi associati alla UO.
  • Icona aule: aggiunge/esclude tutte le aule associate alla UO.
  • Icona prenotazionirende prenotabili/esclude dalla prenotazione tutti le aule associate alla UO.
  • Icona valigiaaggiunge/esclude tutte le risorse mobili associate alla UO (ANCORA DA RILASCIARE).
  • Icona docentiaggiunge/esclude tutti i docenti associati alla UO.
  • Icona personeaggiunge/esclude tutti gli utenti associati alla UO.

UP richiede conferma per ogni associazione massima effettuata e salva automaticamente le modifiche apportate al momento della conferma. Con queste operazioni la "scatola" del contesto è stata riempita di tutti i contenuti legati alla UO assegnata e il contesto è pronto per essere utilizzato.

Se invece si desidera aggiungere ulteriori contenuti al contesto non strettamente legati alla unità organizzativa basta cliccare sui tab successivi:

  • CORSI: mostra tutti i CdS i cui eventi sono visibili agli utenti del contesto. 
  • AULE: mostra tutte le aule attualmente visibili agli utenti del contesto. 
  • AULE SU PRENOTAZIONE: mostra tutte le aule soggette a prenotazione. Se un creatoreEventi/creatoreImpegniPersonali richiede una di queste aule per un impegno o una serie di impegni UP invia la richiesta di prenotazione al confermatore che valuterà se concedere l'utilizzo dell'aula oppure no. In entrambi i casi viene mandata una notifica. L'aula confermata è visibile sul calendario pubblico, l'aula rifiutata no. Attenzione: il rifiuto di una prenotazione NON implica la cancellazione della risorsa dall'impegno ma interviene solo sul suo stato che diventa da "DA CONFERMARE" a "RIFIUTATA".
  • DOCENTI: mostra tutti i docenti visibili agli utenti del contesto.
  • UTENTI: mostra tutti gli utenti appartenenti al contesto, ossia che possono utilizzare quanto configurato nei passi precedenti. Attenzione: un contesto senza alcun utente assegnato è l'equivalente di una bellissima scatola piena di giocattoli ma senza alcun bambino che ci possa giocare. Inserire gli utenti è quindi un passo fondamentale per poter utilizzare il contesto appena creato. D'altro canto un utente privo di contesti non ha la possibilità di vedere alcun contenuto.