Introduzione

In questa sezione del manuale sono state trattate tutte le azioni possibili sulla pubblicazione. La presenza/assenza del pulsante di una qualsiasi azione dipende dalla visione scelta dall'utente per operare sul portale in quel dato momento (personale, dipartimentale e completa), dallo stato in cui si trova la pubblicazione di interesse (se l'Ateneo ha scelto di attivare il workflow di validazione oppure no) e dai permessi accordati all'utente. 

Nel prospetto sottostante sono state mappate le azioni possibili a seconda del ruolo associato all'utente, della visione con cui opera l'utente e dello stato in cui si trova la pubblicazione.


Attenzione

La presenza/assenza di alcuni pulsanti d'azione può essere gestita in modo differente attraverso configurazioni ad hoc richieste dal singolo Ateneo. Pertanto, se si riscontra un diverso comportamento da quello descritto nella tabella sottostante occorre verificare le configurazioni scelte dall'ateneo. 


Tabella riepilogativa azioni/ruolo

I dati esposti nel prospetto vanno letti in senso orizzontale e la 'X' indica la presenza dell'azione. (ad esempio , l'azione "Cambia responsabile del dato" è a disposizione del coautore che opera in visione personale e in tutti gli stati della pubblicazione).


Tabella riepilogativa azioni/ruolo


Azioni


Ruolo utente


Stato pubblicazione
Visioni operative
Bozza, Riaperto e RespintoIn validazioneValidatoDefinitivoVisione
personale
Visione completaVisione dipartimentale
Cambia responsabile scheda


Responsabile del datoX

X

X

X

 X



Coautori

X

X

X

X

X



Amministratore dell'archivio

X

X

X

X


X


Superutente di Dipartimento

/

X

X

X



X

Validatore

/

X

/

/


X


Utente standard

/

X

X

X

X



Contatta il responsabile scheda






CoautoriXXXXX

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Superutente di DipartimentoXXXX

X
Validatore/XX/
X
Utente standard/XXXX

Riapri




Responsabile del dato/XXXX

Coautori/XXXX

Amministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di Dipartimento/XXX

X
Validatore/X//
X
Pagina pubblica / Pagina backoffice




Responsabile del dato/XXXX

Coautori/XXXX

Amministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di DipartimentoX-(Possibile solo per "Bozza (riaperto)")XXX

X
Validatore/X//
X
Utente standard/XXX


Rendi privato/Rendi pubblicoAmministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di Dipartimento/XX/

X
Rimuovi





Responsabile del datoX///X

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Superutente di DipartimentoXXXX

X
Validatore/X//
X
Modifica





Responsabile del datoX///X

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Superutente di DipartimentoXXXX

X
Validatore/X//
X
Continua la modificaResponsabile del datoX///X

Amministratore dell'archivioX///
X
Superutente di DipartimentoX///

X

Storico







Responsabile del datoXXXXX

CoautoriXXXXX

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Superutente di DipartimentoXXXX

X
Validatore/X//
X
Utente standard/XXX


Calcola valori automatici 

  







Amministratore dell'archivioXXXXXX
Validatore/X///X

Disconosci







Responsabile del dato/XXXX

Coautori/XXXX

Riconosci






Utente standard/XXXX

Valida riconoscimenti







Responsabile del dato/XXXX

Amministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di Dipartimento/XXX

X
Validatore/X//
X
Visualizza versione disseminataResponsabile del datoXX//X

Amministratore dell'archivioXX//
X
Superutente di DipartimentoXX//

X
Validatore/X//
X
Ripristina versione disseminata


Amministratore dell'archivioXX
/
/
X
Superutente di DipartimentoXX//

X
Validatore/X//
X
Re-invia Sito docenteResponsabile del dato/XXXX

Coautori/XXXX

Amministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di Dipartimento/XXX

X
Validatore/X//
X
Disseminazione file



Amministratore dell'archivio/XXX
X
Superutente di Dipartimento/XXX

X
Validatore/XX/


Attiva sincronizzazione (Sito Docente)/Disabilita sincronizzazione (Sito Docente)







Responsabile del dato/XXXX

Coautori/XXXX

Ripristina precedente versione







Responsabile del datoX-(Possibile solo per "Bozza (riaperto)")///X

Amministratore dell'archivioX-(Possibile solo per "Bozza (riaperto)")X//
X
Superutente di Dipartimento/X//

X
Validatore/X//
X

Download DDC 




Responsabile del datoXXXXX

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Validatore/X//
X

Prendi in carico




Validatore/X//
X
Amministratore dell'archivio/X//
X
Superutente di Dipartimento/X//

X
Registrazione codice ANCE






Responsabile del datoXXXXX

CoautoriXXXXX

Amministratore dell'archivioXXXX
X
Superutente di DipartimentoXXXX

X
Validatore/X//
X


Pulsante "Cambia Responsabile Scheda"

Attraverso questa azione è possibile definire come responsabile della scheda un soggetto differente da quello indicato in precedenza. Al click sul pulsante si apre una maschera come quella riportata di seguito:



All'interno della popup sono presenti diverse informazioni:

  1. campo "Titolo"-  in cui è esposto il titolo della pubblicazione';
  2. campo "Data di pubblicazione"- è esposto l'anno della pubblicazione;
  3. campo "Proprietario" - popolato con il nominativo l'attuale responsabile del dato;
  4. campo "Autore/i" - sono indicati gli autori della pubblicazione';
  5. Radio button "Definire nuovo responsabile" con tre possibili opzioni:
    1. Impostare l'utente corrente - presente solo se chi esegue l'azione è diverso dall'attuale responsabile del dato. Questa scelta, se confermata, permette di definire se stessi come nuovo responsabile del dato.
    2. Usa autore riconosciuto - permette di selezionare il nuovo responsabile del dato tra i nominativi riconosciuti presenti nella pubblicazione. Alla selezione di questa scelta, si visualizzano i nominativi degli autori riconosciuti associati alla pubblicazione.
    3. Utilizzare altro personale - alla selezione di questa scelta, si visualizza il campo 'Nuovo Responsabile' in cui è possibile cercare un nominativo diverso dagli autori della pubblicazione da indicare come nuovo responsabile della scheda.
  6. campo 'Usare Autore riconosciuto' - elenco dei nomi degli autori riconosciuti presenti nella pubblicazione. Ogni nominativo è preceduto dal check di selezione (come da immagine sottostante).


       7. campo 'Nuovo Responsabile' - il campo è visibile solo quando si seleziona 'Utilizzare altro personale'.


Confermando l'operazione di cambio responsabile del dato il nuovo nominativo appare nel campo 'Resp. del dato' nel box 'informazioni generali' presente nel dettaglio della pubblicazione 

Pulsante "Contatta il Responsabile della scheda"

Attraverso tale azione è possibile inviare una mail al responsabile: all click sul pulsante si apre il proprio account di posta per l'invio del messaggio. 

Pulsante "Rimuovi"

Attraverso l'azione rimuovi si effettua la cancellazione (non fisica) del prodotto in esame; le pubblicazioni cancellate sono comunque ricercabili dal menu 'Ricerca avanzata', impostando il filtro 'Mostra i prodotti cancellati=SI'.

Gli effetti prodotti dall'azione rimuovi sulla visibilità pubblica dell'item dipendono da due fattori:

  • Stato in cui si trova la pubblicazione
  • Scelta dell'Ateneo di pubblicare anche prodotti che si trovano 'in validazione' (richiesta che viene gestita attraverso la configurazione di una variabile ad hoc).

Di seguito due prospetti in cui è evidenziato l'esito dell'azione 'Rimuovi' per ogni stato della pubblicazione e a seconda che l'ateneo abbia scelto o meno di pubblicare i prodotti  la cui validazione non è conclusa

Azione "Rimuovi" con scelta dell'Ateneo di pubblicare anche i prodotti  che sono nello stato "in validazione"

Stato della pubblicazione cancellataEffetti sulla versione pubblicata
Cancellazione di un prodotto in "Bozza" (si tratta di un prodotto mai concluso)

Nessun effetto poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti in bozza.

Cancellazione di un prodotto che si trova nello stato  "In validazione" per la prima volta (mai validato in precedenza)

La pubblicazione esposta sul portale pubblico viene rimossa.

Cancellazione di una prodotto in stato "Bozza (riaperto)"  precedentemente transitato nello stato "in validazione" 

Rimane visibile sul portale pubblico la versione del prodotto che si trovava nello stato "in validazione".

Cancellazione della versione "Bozza (respinto)" di un prodotto precedentemente transitato "in validazione" per la prima volta (mai validato in precedenza)

La pubblicazione esposta sul portale pubblico viene rimossa.

Cancellazione di un prodotto "Definitivo (o validato)"

La pubblicazione esposta sul portale pubblico viene rimossa.

Cancellazione della versione in "Bozza (riaperto)" di una pubblicazione in stato "Definitivo (o validata)" 

Rimane visibile sul portale pubblico la versione definitiva (o validata) della pubblicazione 

Cancellazione della versione "in validazione" di un prodotto che precedentemente è stato validato 

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Cancellazione della versione in "Bozza (respinto)" di una pubblicazione già validata in passato e riproposta in validazione

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Cancellazione della versione in "Bozza (riaperto)" di una pubblicazione già validata in passato e riproposta in validazione

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Azione "Rimuovi" con scelta dell'Ateneo di NON pubblicare i prodotti che sono nello stato"in validazione"

Stato Pubblicazione cancellataVersione pubblicata

Cancellazione di un prodotto in "Bozza" (si tratta di un prodotto mai concluso)

Nessun effetto poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti in bozza.

Cancellazione di un prodotto che si trova nello stato  "In validazione" per la prima volta (mai validato in precedenza)

Nessun effetto poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti non  validati

Cancellazione di una prodotto in stato "Bozza (riaperto)" e che precedentemente era  transitato nello stato "in validazione" 

Nessun effetto poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti non  validati

Cancellazione della versione "Bozza (respinto)" di un prodotto precedentemente transitato "in validazione" per la prima volta (mai validato in precedenza)

Nessun effetto poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti non  validati

Cancellazione di un prodotto "Definitivo (o validato)"

La pubblicazione esposta sul portale pubblico viene rimossa.

Cancellazione della versione in "Bozza (riaperto)" di una pubblicazione in stato "Definitivo (o validata)" 

Rimane visibile sul portale pubblico la versione definitiva (o validata) della pubblicazione 

Cancellazione della versione "in validazione" di un prodotto che precedentemente è stato validato 

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Cancellazione della versione in "Bozza (respinto)" di una pubblicazione già validata in passato e riproposta in validazione

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Cancellazione della versione in "Bozza (riaperto)" di una pubblicazione già validata in passato e riproposta in validazione

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione validata in precedenza.

Pulsante "Riapri"

La riapertura di una pubblicazione è possibile per prodotti che si trovano nei seguenti stati: "Definitivo", "in validazione" e "Validato". Al click sul pulsante il sistema crea una "copia" della pubblicazione originale alla quale è possibile apportare modifiche. Dopo aver cliccato "Riapri", all'utente viene proposta la pagina del dettaglio del prodotto descritta in questa sezione del manuale, anche le azioni possibili all'utente sono descritte in questa pagina.

Occorre ricordare che per i prodotti sui quali grava una richiesta di riconoscimento non ancora evasa (accettata o rigettata), il pulsante "Riapri" non è presente.

Gli effetti prodotti dall'azione riapri sulla visibilità pubblica dell'item dipendono da due fattori :

  • Stato in cui si trova la pubblicazione
  • Scelta dell'Ateneo di pubblicare anche prodotti che si trovano 'in validazione' (richiesta che viene gestita attraverso la configurazione di una variabile ad hoc). 

Di seguito due prospetti in cui è evidenziato l'esito dell'azione 'Rimuovi' per ogni stato della pubblicazione e a seconda che l'ateneo abbia scelto o meno di pubblicare i prodotti  la cui validazione non è conclusa

Azione "Riapri" con scelta dell'Ateneo di pubblicare anche i prodotti che sono nello stato "in validazione"

Stato Pubblicazione riapertaVersione pubblicata
Riapertura di un prodotto precedentemente transitato nello stato "in validazione" per la prima volta

Rimane visibile sul portale pubblico la versione della pubblicazione che si trova nello stato "in validazione"


Riapertura di un prodotto già validato (o definitivo)

Rimane visibile sul portale pubblico la versione validata (o definitiva)

Riapertura di un prodotto che si trovava nello stato "in validazione"; la pubblicazione riaperta e riproposta per una nuova validazione era stata validata precedentemente.

Rimane visibile sul portale pubblico la versione validata

Azione "Riapri" con scelta dell'Ateneo di NON pubblicare i prodotti che sono nello stato "in validazione"

Stato Pubblicazione riapertaVersione pubblicata

Riapertura di un prodotto precedentemente transitato nello stato "in validazione" per la prima volta

Nessuna versione pubblicata,  poiché non è prevista la pubblicazione sul portale pubblico di prodotti non  validati

Riapertura di un prodotto già validato (o definitivo)

Rimane visibile sul portale pubblico la versione validata (o definitiva)

Riapertura di un prodotto che si trovava nello stato "in validazione"; la pubblicazione riaperta e riproposta per una nuova validazione era stata validata precedentemente.

Rimane visibile sul portale pubblico la versione validata

Configurazioni

I co-autori di una pubblicazione  di default non hanno a disposizione il pulsante "Riapri", devono acquisire la responsabilità del dato per poter riaprire la pubblicazione (pulsante "Cambia resp. del dato).

Tramite apposita configurazione è possibile rendere visibile il pulsante "Riapri" ai co-autori. Al click sul pulsante,  il sistema assegna la responsabilità del dato all'autore il quale potrà apportare modifiche/integrazioni alla pubblicazione. Per attivare questa configurazione occorre inoltrare la richiesta  all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal. 


Pulsante "Pagina Pubblica"/"Pagina backoffice"

Il pulsante è disponibile all'utente solo per prodotti pubblicati sul portale pubblico. Al click sul pulsante si accede al dettaglio della pubblicazione presente sul portale pubblico che differisce da quella visualizzata in backoffice: nella versione pubblica non sono visibili alcuni campi e la pulsantiera è assente.


Per tornare a visualizzare la pagina del dettaglio prodotto completa è necessario cliccare sul pulsante "Pagina di backoffice".

Pulsante "Rendi privato"/ "Rendi pubblico"

L'amministratore dell'archivio può decidere di limitare la visibilità della pubblicazione sia sul portale pubblico, sia all'interno del sistema IRIS: cliccando sul pulsante "Rendi privato" la pubblicazione viene rimossa dal portale pubblico; inoltre, la visualizzazione da parte degli utenti autenticati è permessa ai soli responsabili del dato e coautori riconosciuti. L'informazione sullo stato di visibilità della pubblicazione è tracciata nel campo "Ricercabile= SI/NO" del box "Informazioni generali" della scheda del prodotto.

Pulsante "Modifica"

All'interno del pulsante "Modifica" sono annidate altre azioni, quali "riapri", "Rimuovi", modifica" , "ricalcola valori automatici", ecc. La presenza di queste azioni dipende dai permessi accordati all'utente e dallo stato in cui si trova la pubblicazione di interesse (vedi sopra "Tabella riepilogativa azioni/ruolo"). 

 Le azioni presenti sotto la voce "Modica" dipendono dai permessi accordati all'utente e dal ruolo, di seguito un elenco delle potenziali azioni :"Editi amministrativo", "Modifica", "Riapri", "Ricalcola valori automatici". Ogni singola azione raggruppata sotto la voce "modifica" è stata trattata singolarmente all'interno di questa sezione del manuale.

Pulsante "Continua la modifica"

Il responsabile del dato (o amministratore dell'archivio e superutente di dipartimento) accedendo alla pubblicazione in bozza (o bozza riaperto e respinto) può riprendere ed eventualmente concludere il censimento della pubblicazione. 

Al click sul pulsante si visualizza la form di inserimento dei dati della pubblicazione. Per maggiori dettagli in merito alla pagina di censimento della pubblicazione, si rimanda alla seguente sezione del manuale Submission

Pulsante "Storico"

Il pulsante "Storico" apre una pagina all'interno della quale sono tracciate le modifiche che hanno interessato la pubblicazione.


La pagina visualizzata contiene le seguenti colonne:

  • Colonna "Data" - è indicata la data e ora dell'esecuzione della modifica;
  • Colonna "Utente" - è indicato l'utente che ha eseguito la modifica e l'indirizzo e-mail ad esso associato. Il campo si presenta vuoto se l'operazione è frutto di un task schedulato eseguito dal sistema;
  • Colonna  "azione" - alla scritta "workflow" corrispondono i passaggi di stato che caratterizzano il flusso della pubblicazione; gli aggiornamenti dei metadati e il caricamento dei file sono tracciati come "aggiornamento";
  • Colonna "Tipologia"- è esposto il tipo di intervento fatto sulla pubblicazione, ad esempio la creazione della pubblicazione, il caricamento del file, il cambio responsabile del dato, ecc.
  • Colonna "Dettaglio" - sono esposti maggiori dettagli sull'operazione che ha interessato la pubblicazione, come ad esempio le note (comunicazioni) che accompagnano le operazioni di rifiuto o accettazione della validazione.   Di seguito solo alcuni esempi:  

                  1. Inserimento manuale (prodotti creati manualmente dall'utente attraverso l'inserimento di tutti i metadati della pubblicazione)


       2. Importazione da fonti esterne (sono indicate le banche su cui è stato trovato il prodotto importato)


       3. Passaggio di stato che ha interessato la pubblicazione (nell'immagine sottostante un esempio di transizione di stato: dalla submission allo stato " in validazione")

 (Transizione in stato "definitivo/validato")


       4. Assegnazione dell'incarico al validatore


       5. Caricamento dei file alla pubblicazione: nella colonna dettaglio sono visibili altre informazioni che riguardano l'allegato, quali

              - lo stato in cui si trovava la pubblicazione quando è stato eseguito l'upload;

              - il nome del file allegato; 

              - l'identificativo assegnato al file dal sistema;

              - stato della sincronizzazione con il sito docente;

       6. Validazione prodotto rifiutata: per questa operazione viene esposta anche la nota che ha inserito il validatore a corredo dell'azione di rifiuto.

       7. Operazione di cambio responsabile del dato: nella colonna dettaglio sono indicati il nuovo responsabile del dato e il precedente.

  • Nell'ultima colonna (priva di titolo) sono presenti, in particolari condizioni, due pulsanti rappresentati da due differenti icone:
    • (visualizza) che consente di visualizzare un'"istantanea" (snapshot) del prodotto in un dato momento;
    • (bilancia) che apre una pagina in cui sono messi a confronto i dati della versione che si sta visualizzando con quelli della snapshot.

Visualizza Snapshot (istantanea di un prodotto)

Al clic sul pulsante (visualizza) si apre la pagina dell'istantanea (come da immagine a seguire). In alto nella pagina è presente la nota informativa che ricorda all'utente che sta visualizzando una fotografia del prodotto (con l'indicazione della data e ora in cui è stata effettuata).

Confronta Versione corrente (Snapshot)

All'utente viene data la possibilità di visualizzare le differenze che ci sono tra la snapshot visualizzata e la versione corrente della pubblicazione.

Al click sull'icona (bilancia) si apre la pagina di confronto: a sinistra della pagina sono indicati i metadati della versione corrente, a destra della pagina visualizzata sono presenti  i metadati della snapshot. I metadati che hanno subito delle modifiche sono evidenziati in giallo, i metadati invariati presentano lo sfondo verde. Eventuali variazioni che hanno interessato gli allegati sono esposte in questa pagina con la stessa colorazione.


Nella scheda breve sono disponibili solo le variazioni che hanno interessato i metadati che si è scelto di configurare come visibili in questa scheda (vedi pagina del manuale Gestione Input-form); pertanto, per visionare tutti i metadati modificati occorre accedere alla "Scheda Completa".


Per uscire dalla pagina di confronto occorre cliccare il pulsante "Rimuovi confronto", posizionato in alto nella scheda.

Casi d'uso - Variazione allegati

Di seguito alcuni casi d'uso che interessano gli allegati e che potrebbero essere d'aiuto per una corretta interpretazione delle informazioni esposte nella sezione della pagina ad essi dedicata.

  • Nessuna variazione: nell'immagine sottostante, sono presenti le due sezioni in cui sono esposte le informazioni relative agli allegati contenuti nelle due versioni del prodotto. Nel caso rappresentato nell'immagine riportata di seguito, entrambe le sezioni sono colorate di verde poiché nessuna variazione ha interessato gli allegati.


  • Variazione dei soli metadati dell'allegato: qualsiasi variazione apportata ai metadati dell'allegato è segnalata nella pagina di confronto. Nell'esempio riportato nell'immagine sottostante, la variazione riguarda la policy dell'allegato che passa da "accesso aperto" ad "embargo fino al..."


  • Upload di nuovi allegati: Nella sezione "Nuovo valore allegati", oltre al precedente(i) allegato, sono visibili anche i nuovi file che l'utente ha allegato alla nuova versione.


  • Rimozione degli allegati: la sezione "Nuovo valore allegati" si presenta vuota, poiché l'utente ha rimosso dalla nuova versione tutti gli allegati che erano presenti nella precedente vesrione.


Entrambe le sezioni " Nuovo valore allegati" e "Vecchio valore allegati" sono dotate del pulsante che permette di accedere rispettivamente alla pagina di dettaglio della pubblicazione corrente e alla pagina di dettaglio della snapshot, facilitando in questo modo la consultazione dei dati delle due versioni messe a confronto.

Inoltre, a seconda della policy indicata per ogni singolo allegato, sono visibili i pulsanti "Visualizza/APRI" e/o "Richiedi una copia". 

Pulsante "Ricalcola valori automatici"

Potrebbe rendersi necessario forzare il ricalcolo dei valori di alcuni campi, in particolare i campi che sono definiti nel file dell'input-form come "default_value" (campi il cui valore viene ricalcolato dal sistema secondo alcune logiche. Per maggiori informazioni si rimanda alla sezione del manuale Gestione Input-form).

L'amministratore dell'archivio, che opera in visione completa, cliccando il pulsante "Ricalcola valori automatici" avvia una procedura manuale di aggiornamento dei dati configurati nell'input-form come "default_value". Per visualizzare i campi con i nuovi valori si consiglia di eseguire il refresh della pagina.

Pulsante "Disconosci"

Il pulsante è previsto per le pubblicazioni che si trovano negli stati "in validazione", "validato" e "definitivo" ed è disponibile agli autori riconosciuti. Attraverso questa azione, l'utente rinuncia ad essere identificato come autore della pubblicazione. Al click sul pulsante, il nominativo dell'utente rimane tra gli autori presenti nella stringa autori, ma non più come autore interno riconosciuto.

Pulsante "Riconosci"

Gli autori che hanno accesso al portale IRIS possono chiedere al responsabile di uno specifico prodotto di essere riconosciuti come autori interni della pubblicazione. Accedendo al dettaglio di un prodotto, l'utente dispone del pulsante "Riconosci": al click sul pulsante si apre la pagina di richiesta di riconoscimento, all'interno della quale viene mostrata la lista degli autori indicati nella pubblicazione.

Gli utenti che non trovano nella lista il proprio nominativo, devono selezionare la scelta "Non sono presente nella lista. Chiedo di essere aggiunto nella stringa autori" e confermare cliccando "Conferma".


La richiesta di riconoscimento dovrà essere accetta o rigettata dal Responsabile del dato della pubblicazione o dall'amministratore dell'archivio. Per maggiori dettagli sulle operazioni di accettazione e rifiuto di una richiesta di riconoscimento si rimanda al paragrafo "Pulsante "Valida riconoscimenti", presente in questa pagina.

Fino a quando la richiesta di riconoscimento non verrà gestita, nel dettaglio della pubblicazione sarà presente la nota informativa "Sono presenti richieste di autoriconoscimento, fino alla loro gestione (approvazione o respingimento) l'operatività sull'item è limitata".



La richiesta di riconoscimento è visibile nella scheda "Riconoscimenti da Validare" del desktop prodotti dell'amministratore dell'archivio e del responsabile del dato.

A fronte di una richiesta di riconoscimento, viene  inviata dal sistema  

La richiesta di riconoscimento è accompagnata da una mail inviata ai co-autori e al responsabile del dato (quest'ultimo indicato in CC").

Gli Atenei possono scegliere di inviare una mail contenente un messaggio personalizzato indicato dall'utente, che chiede di essere riconosciuto come autore di una pubblicazione, nell'apposito campo presente nella modale di riconoscimento (come da immagine sottostante). 

Configurazioni

L'Ateneo che desidera attivare l'invio di un messaggio personalizzato deve inviare la richiesta di attivazione all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal

Pulsante "Valida riconoscimenti"

Attraverso questa funzionalità, l'utente autorizzato ha la possibilità di gestire le richieste di riconoscimento avanzate da autori interessati.

La validazione del riconoscimento può riguardare:

  • richieste di riconoscimento di prodotti con un solo autore; 
  • richieste avanzate da autori il cui nominativo compare tra quelli indicati nel campo "autori" della pubblicazione come autore non riconosciuto;
  • richieste avanzate da autori il cui nominativo non compare tra quelli indicati nella stringa autori (più autori presenti e non riconosciuti).

Per i casi esposti sopra, unica differenza da evidenziare è rappresentata dal contenuto mostrato nella modale di "Gestione richiesta riconoscimento" che si apre cliccando il pulsante "Valida riconoscimenti":


SCENARIO 1 - Richieste di riconoscimento di prodotti con un solo autore;



SCENARIO 2 - Richieste avanzate da autori il cui nominativo compare tra quelli indicati nel campo "autori" della pubblicazione come autore non riconosciuto;



SCENARIO 3 - Richieste avanzate da autori il cui nominativo non compare tra quelli indicati nella stringa autori (più autori presenti e non riconosciuti).



Di seguito i dettagli sui campi e azioni presenti nella modale di "Gestione richiesta di riconoscimento" :

  • colonna "Autore",  indica la parte di stringa autori utilizzata per l'auto-riconoscimenti; si presenta vuoto quando la richiesta è fatta da un autore il cui nominativo non è tra quelli associati alla pubblicazione;
  • colonna "riconosci come" , sono esposti i dati del profilo anagrafico dell'autore che ha effettuato la richiesta di auto-riconoscimento;
  • colonna "Operazione", sono possibili due azioni
    1. "Rifiuta" - permette di rigettare la richiesta di riconoscimento;
    2. "Integra"- permette di inserire tra gli autori riconosciuti il nominativo dell'utente che ha avanzato richiesta.  Al click sul pulsante si accede alla maschera di censimento del prodotto in stato 'riaperto' ed è possibile:
      1. procedere con l'inserimento del nominativo, se non presente;
      2. se il nominativo è presente, ma esistono diverse corrispondenze, si può procedere con l'individuazione e riconoscimento del soggetto che ha avanzato la richiesta. 
    3. "Approva riconoscimento" - valida la richiesta di riconoscimento e il nominativo viene inserito nella stringa autori della pubblicazione.
    4. permette di riconoscere l'utente come autore interno selezionandolo dalla lista proposta quando si clicca sul pulsante (come da immagine sottostante). Il pulsante è presente quando nella stringa autori del prodotto sono presenti più nominativi non riconosciuti come autori interni.

Pulsante "Visualizza versione disseminata"

Le condizioni per poter visualizzare il pulsante sono due ed entrambe necessarie:

  • la pubblicazione è stata completata almeno una volta ed esposta sul portale pubblico. Questa condizione ricorre anche per i prodotti esposti al pubblico quando ancora il processo di validazione non è giunto a termine (scelta di alcuni Atenei di pubblicare prodotti in stato "in validazione").
  • la versione della pubblicazione che si sta visualizzando corrisponde alla versione in bozza (respinta/riaperto) o in validazione di un prodotto già pubblicato sul portale IRIS. 

I pulsante è disponibile solo ad alcuni attori dell'archivio, in particolare al responsabile del dato, amministratori dell'archivio ed eventuali validatori (per maggiori dettagli vedi tabella "Tabella riepilogativa azioni/ruolo" di cui sopra). In alcuni casi, il bottone si trova sotto la voce di menu "Versioni".

Al clic sul pulsante si accede alla scheda prodotto della versione disseminata: in alto nella pagina, è presente una nota contenete i dettagli sulla versione che si sta consultando; inoltre, è possibile attivare il confronto tra la versione visualizzata e quella corrente (ovvero la versione in bozza-riaperta). 

Cliccando sul  pulsante  "Confronta con record corrente"  si apre la pagina di confronto dei metadati delle due versioni. La funzionalità è la medesima descritta nel paragrafo "Pulsante "Storico"", al quale si rimanda per maggiori dettagli.

 

Pulsante "Ripristina versione disseminata"

Le condizioni per poter visualizzare il pulsante sono due ed entrambe necessarie:

  • la pubblicazione è stata completata almeno una volta ed esposta sul portale pubblico. Questa condizione ricorre anche per i prodotti esposti al pubblico quando ancora il processo di validazione non è giunto a termine (scelta di alcuni Atenei di pubblicare prodotti in stato "in validazione").
  • la versione della pubblicazione che si sta visualizzando corrisponde alla versione in bozza (respinta/riaperto) o in validazione di un prodotto già pubblicato sul portale IRIS. 

I pulsante è disponibile solo ad alcuni attori dell'archivio, in particolare al responsabile del dato, amministratori dell'archivio ed eventuali validatori (per maggiori dettagli vedi tabella "Tabella riepilogativa azioni/ruolo" di cui sopra). In alcuni casi, il bottone si trova sotto la voce di menu "Versioni".

Al clic sul pulsante, il sistema esegue il ripristino della versione pubblicata.

Pulsante "Re-invia (Sito Docente)"

Attraverso tale azione è possibile forzare l'invio della pubblicazione al sito docente (MIUR), senza dover attendere le operazioni automatiche di sincronizzazione. Il pulsante non è previsto per i prodotti che sono in bozza, bozza (riaperto) e bozza (respinto). I pulsante è disponibile solo ad alcuni attori dell'archivio, in particolare al responsabile del dato, amministratori dell'archivio ed eventuali validatori (per maggiori dettagli vedi tabella "Tabella riepilogativa azioni/ruolo" citata sopra). In alcuni casi, il bottone si trova sotto la voce di menu "MIUR".

Al clic sul pulsante, viene avviata la sincronizzazione con MIUR e al termine dell'operazione si visualizza il popup di operazione ultimata.

Accedendo al desktop prodotti, nella colonna MIUR si può visualizzare l'esito dell'operazione di sincronizzazione: cliccando l'icona si apre il dettaglio sull'operazione di trasferimento.

Pulsante "Disseminazione file"

Al click sul pulsante si visualizza la pagina di gestione della validazione dei files allegati al prodotto. Si tratta di un'operazione di validazione degli allegati di cui si occupa il validatore.

La pagina è strutturata in quattro colonne: 

  • Colonna "Nome" -  all'interno di questa colona sono esposti i metadati propri dell'allegato (policy, tipologia, licenza, nome del file, ecc.), gli stessi che il submitter ha indicato nella scheda "Carica" della submission (per maggiori dettagli si rimanda alla pagina del manuale Submission
  • Colonna "Dimensione" del file.
  • Colonna "Formato" - espone il formato del file allegato (word, pdf, ecc.)
  • Colonna "Validazione" - è una combo che contiene le seguenti scelte: "N.D", "Non validato" e "Validato". La visibilità verso l'esterno del file dipende anche dal valore indicato in questo campo:

- "ND" - il file non è visibile sul portale (indipendentemente dalla policy ad esso associata) poichè non ancora validato dall'organo competente.

- "Validato"-  il file è visibile sul portale pubblico. La possibilità di consultare il documento dipende dalla policy ad esso associata;

- "Non validato"- il file non è visibile sul portale pubblico anche se la policy ad esso associata lo permette.

Pulsante "Disabilita sincronizzazione (Sito Docente)

Attraverso tale azione è possibile sospende la sincronizzazione dei dati della pubblicazione presente in IRIS con il sito docente (LoginMiur) e l'eventuale copia già trasferita sarà rimossa dallo spazio personale del docente. 

Pulsante "Abilita sincronizzazione (Sito Docente)"

L'azione serve a ripristinare la sincronizzazione dei dati  della pubblicazione presente in IRIS con il sito docente (loginMiur). Eventuali modifiche sulla pubblicazione verranno rilevate dal job notturno di sincronizzazione con il portale LoginMiur; in alternativa, l'utente può forzare l'invio senza dove attendere la sincronizzazione notturna cliccando "Re-invio (Sito Docente).

Pulsante "Ripristina precedente versione"

Il pulsante che consente il ripristino della versione precedente è presente solo per prodotti in stato:

  • "Bozza(riaperto)" - questo perché, quando il censimento di un prodotto viene ultimato, il sistema crea già una prima versione, come accade ad esempio nella fase di transito dallo stato bozza a quello in validazione.
  • "In validazione"- si tratta di prodotti che sono stati validati almeno una volta e che successivamente sono stati riaperti e riproposti per una nuova validazione. 

I pulsante è disponibile solo ad alcuni attori dell'archivio, per maggiori dettagli vedi tabella "Tabella riepilogativa azioni/ruolo".  In alcuni casi, il bottone si trova sotto la voce di menu "Modifica".

Al click sul pulsante si assiste al ripristino della versione precedente che può essere quella in validazione/validato/definitivo, dipende dallo stato in cui si trova in quel momento la versione corrente su cui si sta agendo.

Pulsante "Scarica DDC"

Il pulsante è disponibile ai soli utenti abilitati e per la sola tipologia "Tesi di dottorato". Al click sul pulsante viene eseguito il download della declaratoria per l'auto-archiviazione della tesi di dottorato (ogni ateneo ha un proprio template).

Pulsante "Prendi in carico"

Attraverso tale azione, il validatore ha la possibilità di gestire la validazione della pubblicazione assegnata al gruppo di validatori . Al validatore è affidato il compito di visionare e validare sia i metadati della pubblicazione, sia i file ad essa allegati.

Prima della presa in carico da parte dell'utente, la pubblicazione si trova nella scheda " Incarichi disponibili" del desktop prodotto; l'accettazione dell'incarico sposta la pubblicazione nella scheda "Incarichi presi in carico" del desktop prodotti. 

Pagina "Anteprima incarico"

Al click sul pulsante "Prendi in carico" si apre la pagina di accettazione dell'incarico, in cui sono visibili in anteprima alcune informazioni delle pubblicazione (come da immagine a seguire):


  • la prima parte della pagina accoglie i metadati della pubblicazione: autori, titolo, tipo, citazione, ecc.
  • a seguire,  sono esposti i file allegati e tutti i metadati associati ad ogni singolo file. L'accesso al file è garantito solo dopo la presa in  carico; pertanto eventuali file vincolati da embargo o da altre  policy restrittive saranno accessibili solo dopo la presa in carico.

Nella pagina visualizzata sono visibili due pulsanti utili alla gestione della pubblicazione: "Annulla" e " Accetta questo incarico". Cliccando "Annulla" l'azione di presa in carico viene annullata e la pubblicazione rimane nella scheda "Incarichi disponibili",  a cui hanno accesso  tutti gli utenti che fanno parte del pool di validatori. Cliccando "Accetta questo incarico" si apre la pagina di validazione del prodotto.

Le informazioni esposte all'interno della pagina di validazione prodotto variano a seconda che si tratti:

  • di prodotto sottoposto a validazione per la prima volta.
  • di prodotto già validato almeno volta e che in seguito è stato riaperto e riproposto per una nuova validazione.

Prodotto sottoposto a validazione per la prima volta

Per i prodotti sottoposti a validazione per la prima volta, la pagina di validazione contiene i metadati e gli allegati della versione corrente che l'utente si appresta a validare/respingere:

  • Nella prima sezione sono esposti i metadati inseriti dal submitter e quelli calcolati dal sistema;
  • Nella sezione centrale sono esposti i file allegati alla pubblicazione;
  • in fondo nella pagina, sono posizionati i pulsanti d'azione utili alla gestione della pubblicazione.

Prodotto già validato in precedenza e riproposto in validazione

Per i prodotti già validati almeno una volta e che sono stati ripresentati in validazione in seguito della loro riapertura, la pagina di validazione mostra, non solo i dati della versione corrente, anche i dati della versione precedente, in modo da fornire al validatore le informazioni necessarie in merito alle modifiche che hanno interessato il prodotto. La pagina visualizzata è la medesima descritta nel paragrafo"Pulsante "Storico"", al quale si rimanda per maggiori dettagli, ad eccezione dei pulsanti d'azione che sono descritti in questo paragrafo poiché caratterizzanti l'attività del validatore.


Le azioni possibili al validatore possono variare a seconda del tipo di workflow configurato per ogni singola tipologia di prodotto. L'ateneo può scegliere un workflow  composto da uno a massimo tre stati:

  • Per prodotti che seguono un workflow con solo uno stato, il validatore non avrà a disposizione il pulsante "Modifica dati"

Configurazioni

Su richiesta dell'Ateneo, è possibile dare la possibilità ai validatori di modificare i dati e allegati rendendo visibile il pulsante "Modifica dati". La richiesta di attivazione di tale configurazione deve essere indirizzata all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal


  • Per prodotti che seguono un workflow con due stati, il validatore potrà anche modificare il prodotto

  • Per prodotti che seguono un workflow con tre stati, il validatore non potrà respingere la pubblicazione


Le azioni permesse al validatore sono le stesse sia per prodotti sottoposti a validazione per la prima volta, sia per prodotti riproposti in validazione dopo una prima approvazione:

  • Disseminazione file
  • Approva
  • Rifiuta
  • Modifica metadati
  • Fai dopo
  • Rimetti l'attività nel pool

Azione "Disseminazione file"

La funzionalità è la stessa descritta nel paragrafo Pulsante "Disseminazione file" al quale si rimanda per maggiori dettagli.

Azione "Approva"

L'approvazione da parte del validatore rende definitiva la pubblicazione e quindi visibile sul portale pubblico (per gli Atenei che hanno scelto di pubblicare i prodotti solo dopo la validazione da parte dell'organo competente).

Le configurazioni di default prevedono l'invio di una notifica mail  di avvenuta approvazione della pubblicazione agli autori riconosciuti e al responsabile del dato (il template a cui fare riferimento è "MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_ADDITIONAL"); tale notifica contiene anche  il motivo di avvenuta validazione editato dal validatore nella modale di approvazione che si apre la click sul pulsante "Approva" (come da immagine sottostante).


Tuttavia, l'Ateneo può scegliere di non far visualizzare la modale di approvazione e notificare gli autori interni con messaggio standard (il template di riferimento è "MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_ARCHIVE_WORKFLOW"). 


Configurazione Notifiche

É possibile aggiungere l'indirizzo dell'admin di Ateneo come ulteriore destinatario delle notifiche mail di avvenuta approvazione con template "MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON" e "MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_ADDITIONAL". La richiesta di attivazione di tale configurazione deve essere indirizzata all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal.

Inoltre, sono previste ulteriori configurazioni che permettono di gestire al meglio eventuali richieste di notifiche mail differenti da quelle standard illustrate in precedenza. Si riporta di seguito un prospetto con le possibili configurazioni e i corrispondenti template utilizzati:

EventoConfigurazioniTemplate
Invio notifica agli autori riconosciuti di avvenuta approvazione della pubblicazione

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON= false (default)

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_MESSAGE=false

MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_ARCHIVE_WORKFLOW

Invio di notifica aggiuntiva  agli autori riconosciuti e responsabile del dato di avvenuta approvazione della pubblicazione.

Si tratta di notifica aggiuntiva che si affianca a quella  standard inviata se "IR_EMAIL_COAUTHORS_ARCHIVE= true (valore di default)"

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON= false (default)

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_MESSAGE=true (default

MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_ADDITIONAL

Invio di notifica aggiuntiva  agli autori riconosciuti e responsabile del dato di avvenuta approvazione della pubblicazione.

Si tratta di notifica aggiuntiva che si affianca a quella  standard inviata se "IR_EMAIL_COAUTHORS_ARCHIVE= true (valore di default)

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON= true

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_MESSAGE=false


MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON

Invio di notifica aggiuntiva  agli autori riconosciuti e responsabile del dato di avvenuta approvazione della pubblicazione.

Si tratta di notifica aggiuntiva che si affianca a quella  standard inviata se "IR_EMAIL_COAUTHORS_ARCHIVE= true (valore di default)

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON= true

IR_EMAIL_COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_MESSAGE=true

MAIL.TEMPLATE.COAUTHORS_SUBMIT_APPROVE_REASON


Azione "Rifiuta"

Il validatore può decidere di respingere un prodotto attraverso il tasto "Rifiuta"; tale azione può essere accompagnata da una motivazione da indicare nella modale che si apre al click sul pulsante:


La conferma dell'operazione di rigetto sposta il prodotto nel desktop prodotti del docente, il quale può agire sul prodotto che si trova in stato "Bozza (respinto)".

L'operazione di rigetto da parte del validatore viene notificata al responsabile del dato attraverso la mail con template "MAIL.TEMPLATE.SUBMIT_REJECT".

Configurazione Notifiche mail

É possibile aggiungere l'indirizzo dell'admin di Ateneo come ulteriore destinatario delle notifiche mail di rigetto della pubblicazione con template "MAIL.TEMPLATE.SUBMIT_REJECT". La richiesta di attivazione di tale configurazione deve essere indirizzata all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal.

Azione "Modifica metadati"

Al click sul pulsante "Modifica" viene aperta la form di inserimento dati del prodotto in cui è possibile modificare i metadati o integrarli (per maggiori dettagli sulla pagina di censimento della pubblicazione si rimanda alla pagina del manuale Submission

Azione "Fai dopo" 

Il validatore può scegliere di terminare la propria attività di controllo e validazione del prodotto in un momento successivo: cliccando il pulsante "Fai dopo" la pagina di validazione del prodotto si chiude e  si visualizza il desktop prodotti. 

Accedendo nuovamente al dettaglio della pubblicazione presa in carico sono visibili due pulsanti che permetto al validatore di procedere con l'attività di controllo/approvazione.

Cliccando sulla voce "Incarico" si visualizzano due pulsanti:

  • "Esegui questa operazione" -  si apre la pagina di validazione del prodotto già analizzata in precedenza
  • "Torna al pool" - svincola la pubblicazione che torna ad essere disponibile nella tab "Incarichi disponibili" del desktop prodotti degli utenti che fanno parte del pool di validatori.

Azione "Rimetti l'attività nel pool"

Attraverso tale azione, Il validatore che ha preso in carico erroneamente una pubblicazione non di sua competenza può svincolarla e renderla disponibile ad altri utenti che fanno parte del pool di validatori.

Pulsante "Registra codice ANCE"

Il pulsante è presente solo per le pubblicazioni su cui grava una richiesta di registrazione di una nuova rivista/serie non censita non presente tra le riviste/serie selezionabili. Richiesta che viene inoltrata dal submitter, in fase di inserimento di una nuova pubblicazione sul portale IRIS, al servizio di gestione riviste ANCE.

In alcuni casi, il bottone si trova sotto la voce "MIUR".

L'utente che è in possesso del codice ANCE, comunicatogli via mail dal servizio di gestione riviste ANCE che conferma l’inserimento della nuova rivista/serie nel catalogo, può procedere alla registrazione dello stesso. Al click sul pulsante si apre la modale di registrazione della rivista/serie (come da immagine sottostante); dopo aver inserito il codice nella campo "codice ANCE" occorre cliccare sul pulsante "Cerca". Nel popup viene mostrato il risultato della ricerca e cliccando il pulsante "Seleziona" si ha l'associazione delle rivista alla pubblicazione su cui si sta agendo.

Dopo l'avvenuta associazione della rivista alla pubblicazione, il pulsante non è più visibile all'interno del dettaglio prodotto.



  • No labels