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Premessa

La seguente guida illustra come configurare il proprio account IRIS per effettuare il push dei propri prodotti verso ORCID.
La condizione necessaria per poter effettuare il push è essere in possesso di un account di ORCID sincronizzato con IRIS. Inoltre occorre avere permessi di scrittura validi come proposti di default da orcidhub in fase di registrazione all'utente.

Ulteriori dettagli sono reperibili nella seguente guida

FAQ ORCID

 

Attivazione

Per attivare la funzionalità di push Orcid in IRIS, occorre fare una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il customerportal. Quando la configurazione sarà attivata, la funzionalità di Push sarà disponibile per tutti gli utenti abilitati all'utilizzo di ORCID. 

Configurazione del proprio profilo

Una volta che si è in possesso di un account ORCID agganciato a IRIS, occorre configurare il proprio profilo per scegliere quali informazioni sincronizzare.
Per farlo occorre accedere in editing alla propria pagina di anagrafica cliccando sull'immagine del proprio profilo e quindi cliccando su edit ( icona a forma di matita)



Quindi portarsi nel tab Indicativi di servizi esterni. Attraverso questa sezione è possibile decidere quali informazioni sincronizzare con ORCID.



Attualmente IRIS è in grado di sincronizzare

  • le pubblicazioni
  • i dettagli anagrafici
  • le esperienze professionali

Per tutti e tre l'impostazione di default è Disabilitato. Ciò significa che l'utente può decidere quale attivare selezionando Abilitato dal menu a tendina e quindi cliccando sul pulsante Salva a fondo pagina.

Sincronizzazione

La sincronizzazione delle informazioni da IRIS a ORCID avviene in modo automatico. Questa attività è gestita da un batch eseguito quotidianamente alle 21.00. Il job prende in considerazione le pubblicazioni modificate il giorno precedente. Il funzionamento a regime prevede che siano sincronizzati solo gli item che hanno subito delle modifiche. Se si attiva solo la sincronizzazione delle pubblicazioni, questa viene scatenata alla prima modifica di un item. Le successive aggiunte o modifiche saranno gestite in modo incrementale.

 

Esempio

Un utente possiede 10 pubblicazioni in stato Definitivo nel proprio desktop Prodotti. L'utente attiva solo la sincronizzazione delle pubblicazioni.

Per attivare la sincronizzazione deve effettuare una modifica (anche fittizia) di almeno un item. La schedulazione successiva del job sincronizza i 10 prodotti.

L'utente modifica un item e ne aggiunge un altro. La schedulazione successiva sincronizza solo la modifica apportata all'item e il nuovo item.

NOTA: Vengono sincronizzate solo le versioni master degli item. Se un item si trova in stato riaperto o in validazione viene comunque sincronizzata la versione master.

 

Dettagli sulla sincronizzazione

Le Pubblicazioni

Il processo di sincronizzazione prende in considerazione tutte le pubblicazioni di un utente in stato Definitivo. Come descritto precedentemente il push avviene in modo automatico abilitando la voce Sincronizzazione Pubblicazione nel tab Indicativi di servizi esterni della pagina personale dell'utente.
Una volta sincronizzate, le pubblicazioni compaiono nell'account personale di ORCID nella sezione works.



Ciascun record contenuto in questa sezione presenta una source che indica la provenienza del record.



Se nella source compare IRIS (ad es https://iris.xxxxx.it/) significa che il prodotto è stato importato con la procedura di push. I prodotti importati da IRIS sono caratterizzati dalla presenza della citazione in formato Bibtex. La citazione è visibile nei dettagli del prodotto


I prodotti presenti nel profilo ORCID possono avere più sorgenti, ad esempio un push da IRIS e un import da Scopus.
Potrebbe verificarsi la presenza di prodotti duplicati. I "doppioni" in ORCID rappresentano un valore aggiunto.



Per eliminare i doppioni non bisogna procedere con la cancellazione, ma occorre fare in modo che ORCID si accorga che si tratta dello stesso prodotto. Per farlo è necessario agire sui dati del prodotto e agganciarlo ad un identificativo esterno. Questo perché in ORCID, nel momento in cui due pubblicazioni condividono almeno un identificativo esterno, non le mostra come pubblicazioni disgiunte, ma come un'unica pubblicazione con più sorgenti. In questo caso, la versione marcata come preferred verrebbe mostrata subito nell'area works; L'altra versione sarà visibile accedendo al dettaglio del prodotto.
E' possibile effettuare la cancellazione di un prodotto su ORCID, ma è un'azione fortemente sconsigliata perché verrebbe sovrascritta da un prossimo push da IRIS. Inoltre un prodotto doppio in ORCID proveniente da IRIS significa che in IRIS deve essere effettuata un'integrazione di metadati specificando un identificativo di banche dati esterne.

Allegati

In ORCID la visualizzazione deglli allegati dei prodotti non è prevista. Per tanto la visualizzazione degli allegati avviene in fonti esterne, come ad esempio IRIS.

I dettagli anagrafici

Per attivare la sincronizzazione dei dati anagrafici occorre abilitare la voce Sincronizzazione Persona nel tab Indicativi di servizi esterni della pagina personale dell'utente.
Oltre al nome, al cognome e all'indirizzo mail (inseriti nel processo di registrazione dell'account ORCID), i dati anagrafici che vengono presi in considerazione sono i seguenti:

  • Pseudonimi
  • Competenze
  • Indirizzi Web

La visualizzazione dei tab sarà attiva e la sincronizzazione possibile in relazione alla sottoscrizione dei moduli attuata dall'ateneo. I tab Pseudonimi e Indirizzi web sono parte del modulo IR; il tab Competenze fa parte del modulo RM.

Pseudonimi

Quando viene inserito uno pseudonimo nel profilo anagrafico di IRIS, questo viene sincronizzato con ORCID che lo mostra nel tab Conosciuto anche come.



Ulteriori dettagli sulla gestione degli pseudonimi sono presenti alla guida https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Riconoscimento+autori+-+Stringa+autori+-+Pseudonimi

Il processo di sincronizzazione non prevede la cancellazione o la modifica di uno pseudonimo. Se ad esempio in IRIS è stato inserito "Pseudonimo_1" e questo viene cancellato, sul profilo ORCID rimane. Se "Pseudonimo_1" viene modificato in "Pseudonimo_2", in ORCID comparirà "Pseudonimo_1" e "Pseudonimo_2."

Competenze

Tutti i dati inseriti nel tab Competenze del profilo anagrafico di IRIS sono sincronizzate con ORCID.
E' possibile inserire delle nuove competenze attraverso il form di auto complete, oppure servendosi del menu ad albero. Per rendere effettive le modifiche effettuate occorre cliccare sul pulsante Salva posto a fondo pagina
I dati vengono visualizzati nella sezione Parole chiave.



Come per gli pseudonimi, anche per le competenze ORCID non prevede la cancellazione e la modifica viene vista come un aggiunta.

Indirizzi web

Vengono presi in considerazione gli indirizzi web inseriti nel tab Servizi di identificativi esterni. Il processo di sincronizzazione verifica che siano inseriti degli indirizzi web validi, ovvero che siano espressi con anche il protocollo (http o https). I dati sono visualizzati in ORCID nella sezione Siti Web


 

Esperienze professionali

La sincronizzazione per questa sezione è attiva per gli Atenei che hanno Valorizzato l'università tra i propri Dipartimenti.

Sono sincronizzati con ORCID i dati presenti nel tab Inquadramento presso l'Ateneo, in particolare le informazioni relative al Dipartimento. 

 I dati sono visualizzati in ORCID nella sezione Occupazione


Gestione dei dati in ORCID

All'interno del proprio profilo ORCID ciascun utente può decidere il livello di riservatezza dei nuovi prodotti che saranno inviati dalle sorgenti trusted ad ORCID. Per farlo deve andare in Impostazioni utente, quindi cliccare su Modifica a fianco della voce Preferenze sulla riservatezza.



ORCID consente di gestire la riservatezza dei dati con tre livelli di sicurezza:

  • chiunque: i dati sono accessibili a tutti
  • parti fidate: i dati sono visualizzabili sono le Organizzazioni Fidate. Queste sono visibili in andando Impostazioni Utente, Organizzazioni fidate
  • solo io: i dati: sono visualizzabili solo dall'utente

I record esistenti devono essere modificati dalla impostazione di privacy direttamente sul record stesso. Anche il livello di riservatezza dei dettagli anagrafici deve essere modificato puntualmente

Ad esempio se si vuole modificare il livello di riservatezza degli pseudonimi, ad esempio per nasconderne uno non più in uso, si può cliccare sull'icona di editing a fianco della voce Conosciuto anche come (icona fatta a forma di matita) e, attraverso la successiva form, agire sul livello di riservatezza di ciascun elemento.

 

Di seguito alcune esempi sui livelli di riservatezza

pubblicazione "pubblica" "fonte Scopus" → si vede nel profilo pubblico web e tramite api dalle organizzazioni (IRIS vede il record)
pubblicazione "pubblica" "fonte IRIS" → si vede nel profilo pubblico web e tramite api dalle organizzazioni (IRIS vede il record)

pubblicazione "parti fidate" "fonte Scopus" → NON si vede nel profilo pubblico web, lo vedono le organizzazioni (IRIS vede il record)
pubblicazione "parti fidate" "fonte IRIS" → NON si vede nel profilo pubblico web, lo vedono le organizzazioni (IRIS vede il record)

pubblicazione "solo io" "fonte Scopus" → NON si vede nel profilo pubblico web, Non lo vede IRIS 
pubblicazione "solo io" "fonte IRIS" → NON si vede nel profilo pubblico web, IRIS lo vede tramite api

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