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Sommario di questa pagina:

Introduzione

Nella presente guida viene spiegato il processo di inserimento di un nuovo prodotto nell'Archivio approfondendo gli aspetti principali che lo caratterizzano.

Saranno illustrati gli step che compongono l'intero processo, ponendo particolare attenzione sull'import da banche dati esterne, sul riconoscimento degli autori e sul caricamento dei file da allegare ai prodotti.

Attori coinvolti

Sono abilitati al censimento di un nuovo prodotto tutti coloro che fanno parte del team Utenti Interni e ricercatori, ovvero coloro che hanno un rapporto di lavoro attivo all'interno di IRIS.
Per accedere alla form di submission occorre loggarsi in visione personale e accedere al Desktop prodotti. Quindi cliccare sul pulsante "Nuovo prodotto".

Inserimento di un nuovo prodotto

La maschera di inserimento di un prodotto (submission) presenta quattro possibilità di scelta:

  1. Registrazione manuale
  2. Ricerca libera da banche dati
  3. Ricerca per identificativo
  4. Ricerca per identificativo autore
  5. Importazione da file bibliografici



La prima modalità richiede all'utente di inserire manualmente tutti i metadati associati al prodotto. La seconda, la terza e la quarta permettono di interrogare le banche dati esterne ad IRIS ed effettuare un censimento con dei metadati precompilati a seconda dei risultati trovati. Infine l'ultima modalità permette di effettuare il censimento di uno o più prodotti a partire dalla lettura un file bibliografico.

Registrazione manuale



Il punto di partenza della modalità di registrazione manuale prevede la scelta della tipologia di documento da censire. Questa è selezionabile attraverso l'apposito menu a tendina "Seleziona la tipologia del documento". Successivamente cliccando su "Inserimento manuale" si accede alla submission vera e propria in cui si effettua il censimento del prodotto compilando i campi richiesti.

Ricerca libera da banche dati


Questa modalità di censimento permette di recuperare i dati delle pubblicazioni dalle banche dati esterne degli editori (come Elsevier e Clarivate Analytics). Inserendo il titolo e l'anno della pubblicazione e cliccando su Cerca, il sistema effettua un'interrogazione nelle banche dati. I risultati ottenuti saranno utilizzati come base per il censimento di un nuovo prodotto.

Ricerca per identificativo

Attraverso questa form è possibile cercare una pubblicazione da censire utilizzando l'identificativo bibliografico.
La configurazione di default di IRIS prevede che siano attivi i seguenti form di ricerca:

  • DOI
  • PubMed
  • arXiv
  • ISBN
  • CiNii NAID


E' possibile richiedere l'attivazione anche dei seguenti form di ricerca:

  • Scopus
  • WoS
  • ORCID

Ulteriori dettagli sull'attivazione di questi servizi sono a disposizione degli amministratori dell'archivio nella seguente guida Configurazione tab ricerca per identificativo.


Dopo aver inserito l'identificativo da ricercare, cliccando sul pulsante Cerca si avvia la ricerca sui servizi esterni. Il sistema è in grado di elaborare insieme più codici identificativi, anche se provenienti da provider diversi. Se nel corso dell'elaborazione viene individuato un DOI (Digital Object Identifier), lo stesso viene usato per integrare i risultati ottenuti interrogando le banche dati appropriate. Ad esempio, inserendo il codice identificativo PMID (PubMed Identifier) di un prodotto che ha anche il DOI, il sistema, in modo del tutto trasparente all'utente, reperisce anche i metadati che l'interrogazione tramite DOI gli fornisce, tramite CrossRef o Scopus. L'ordine di interrogazione è configurato sulla base della qualità dei dati presenti nelle varie banche dati, in modo che in caso di discordanze venga utilizzando il dato più autorevole. L'ordine di importanza dei provider è il seguente:

  1. Scopus (se è stato attivato il relativo abbonamento)
  2. Pubmed
  3. Crossref
  4. ArXiv

Se un record proviene da diversi provider viene fatta una "fusione" dei metadati raccolti: inizialmente vengono solo i metadati forniti dal primo provider, se però gli altri provider hanno elementi che non sono già presenti tra quelli precedenti, allora questi vengono aggiunti al record.
Per esempio, un record potrebbe esistere sia in SCOPUS che in PUBMED. Se per questo record SCOPUS fornisce titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista, mentre PUBMED fornisce titolo, autore, data di pubblicazione ed editore, allora il record risultante avrà titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista di SCOPUS, con l'aggiunta dell'editore di PUBMED.
Questa logica è utilizzata anche per la ricerca libera da banche dati.

Ricerca per identificativo autore

Attraverso questa form è possibile cercare una pubblicazione da censire utilizzando l'identificativo di un autore. 
A seconda dei servizi di cui è dotato un Ateneo sono attive le seguenti form di ricerca:

  • Scoups Author ID
  • ORCID



Dopo aver inserito l'identificativo da ricercare, cliccando sul pulsante Cerca si avvia la ricerca sui servizi esterni. 

Funzionamento ricerca Scoups Author ID

Quando si utilizza lo Scopus Author ID il sistema legge le pubblicazioni relative all'autore sulla banca dati di Scopus e poi controlla le pubblicazioni in Archivio per verificare quali sono già presenti al fine di evitare l'inserimento di duplicati. I dati che vengono utilizzati per il controllo sono i seguenti:

  • DOI
  • EID
  • PMID
  • TITOLO

Per autori che hanno un numero consistente di pubblicazioni il processo di ricerca di pubblicazioni già presenti in Archivio rispetto a quelle da importare può risultare macchinoso. Per evitare di degradare le performance della ricerca è possibile adottare un algoritmo più "leggero". Il funzionamento è il seguente.

Per ciascuna pubblicazione che si deve importare (letta dal database di scopus) viene controllato quali dei dati precedentemente menzionati sono valorizzati. Se un dato è valorizzato allora la ricerca viene fatta utilizzando unicamente quello. Se non vengono trovate pubblicazioni con quel dato allora la pubblicazioni viene proposta per essere importata.

Esempio

Se viene letta una pubblicazione dal db di Scopus che ha valorizzato il DOI, allora viene fatta una ricerca in archivio delle pubblicazioni che hanno quel DOI. Se non viene trovata nessuna pubblicazione associata a quel DOI allora la pubblicazione letta dal db di Scopus viene proposta tra quelle da importare. L'algoritmo passa quindi alla pubblicazione successiva. Ovviamente se in archivio fosse presente una pubblicazione che non ha associato il DOI cercato precedentemente, ma ha associato l'EID non verrebbe comunque presa in considerazione.

Quindi questo algoritmo è più veloce, ma meno preciso.


ATTENZIONE

Per attivare questa configurazione è necessario fare una richiesta al Service Desk di IRIS attraverso il Customer Portal.

ATTENZIONE

È possibile richiedere l'attivazione di una configurazione per cui all'accesso del desktop prodotti in visione personale, se l'utente ha registrato lo Scopus Author ID nel proprio profilo personale, viene visualizzato un popup che notifica la possibilità di importare pubblicazioni utilizzando lo Scopus Author ID. Ulteriori dettagli sono disponibili nella pagina Popup per import pubblicazioni da Scopus.

Importazione da file bibliografici


Attraverso questa modalità è possibile importare in IRIS prodotti salvati in formato bibliografico.
I formati ammessi sono i seguenti:

  • bibtex
  • ris
  • endnote - formato supportato enw (formato endnote testo, il formato Endnote XML non è supportato).
  • csv
  • isi
  • tsv


Utilizzando la form, occorre selezionare il tipo di formato bibliografico del file da importare, selezionandolo dal menu a tendina Seleziona tipologia file. Quindi cliccando sul pulsante sfoglia si apre la form di caricamento file. Spuntando l'opzione Anteprima verrà proposta una finestra con i dati processati per capire se l'import che si sta effettuando è corretto. Infine, cliccando su Elabora, il sistema processerà il file importato. In modo analogo all'import da identificativo, i risultati dell'import da file saranno proposti nel tab Risultati sotto forma di lista. Le azioni possibili sono le stesse descritte precedentemente.


Gestione delle parole chiave

Le parole solitamente sono rappresentate utilizzando un metadato ripetibile. Quando viene fatto l'import di una pubblicazione e vengono trovate delle parole chiave tutti i valori trovati vengono riportati in più occorrenze del metadato dc.description.keywords. È possibile fare in modo che le parole chiave trovate siano inserite tutte in un unica occorrenza del metadato dc.description.keywords. Per attivare questa configurazione è necessario effettuare una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il Customer Portal.

Tab dei risultati

I risultati ottenuta seguito della ricerca di prodotti in banche dati esterne o di import da file bibliografici, sono presentati all'interno del tab Risultati

È presente una checkbox che permette di selezionare tutte le pubblicazioni proposte e un menù a tendina che consente di associare tutte le pubblicazioni proposte ad un unica tipologia di Documento.

Viene indicato il numero totale di pubblicazioni trovate.

Sono presenti due pulsati per modificare l'ordine delle pubblicazioni trovate:

  • Ordina per data: cliccando su questo tasto è possibile ordinare le pubblicazioni trovate per data di pubblicazione crescente o decrescente;
  • Ordina per titolo: cliccando su questo tasto è possibile ordinare le pubblicazioni trovate per titolo crescente o decrescente;


Solo nel caso in cui si sia effettuato un import di pubblicazioni attraverso l'identificativo di un autore (Scopus o ORICD) nel tab dei risultati viene mostrato anche l'identificativo dell'autore con il link alla sua pagina nel database esterno. Cliccando sull'identificativo si apre una finestra con il dettaglio del profilo dell'autore nel database esterno.


Singolo dettaglio

Per ciascun record trovato, viene proposto

  • la banca dati esterna in cui è stato trovato;
  • il titolo della pubblicazione;
  • gli autori della pubblicazione;
  • la tipologia con cui è classificata la pubblicazione sulla banca dati esterna;
  • l'anno di pubblicazione del prodotto;

A fianco di ciascun record compare un menu a tendina per scegliere a quale tipologia di documento associare il record da importare. Attraverso i bottoni posti sotto al menu a tendina è possibile nascondere il record dalla visualizzazione dei risultati (pulsante Nascondi questo record) oppure visualizzare il dettaglio del record (pulsante Vedi dettaglio del record).



Utilizzando questo ultimo pulsante viene aperta una finestra che contiene ulteriori metadati del record.




Attraverso il checkbox Importa posto sopra a ciascun record è possibile scegliere quali prodotti importare. Spuntando il checkbox "Seleziona tutti" verranno selezionati tutti i record trovati. Allo stesso modo, selezionando una tipologia di documento e cliccando su Applica a tutti, tutti i record importati saranno associati alla tipologia di documento selezionata.
Infine cliccando su Importa record selezionati, i record saranno importati in IRIS. Per il primo prodotto selezionato verrà aperta la submission vera e propria. Gli altri record saranno aggiunti al Desktop Prodotti in stato provvisorio.

NOTA

È possibile fare in modo che quando si effettua l'import di più pubblicazioni il sistema torni direttamente sul Desktop Prodotti senza passare dalla submission della prima pubblicazione da importare. Per attivare questa configurazione è necessario fare una richiesta al Service Desk di IRIS attraverso il Customer Portal.


In caso di import multipli all'ingresso della mydspace successivamente all'avvio dell'import viene mostrato un popup che segnala che l'import è in corso e potrebbe richiedere diversi minuti per essere completato.

Antiduplicazione

Deduplicazione#Submission

Step di submission

A seconda della configurazione scelta dall'Ateneo, la procedura di submission si compone di diversi step. Lo stato di ciascuno step è caratterizzato da un colore diverso. La configurazione di default è la seguente:

  • Azzurro: completamento step in corso;
  • Verde: step completato;
  • Bianco: step da completare;


Descrivere

In questa fase l'utente può inserire i metadati che descrivono il prodotto. Questa fase può essere suddivisa in uno o più step. Ciascuno step si compone di un set di metadati decisi dall'Ateneo. Il set dei metadati varia a seconda della tipologia di documento che si sta inserendo.

Le tipologia standard previste da IRIS sono state decise a partire da quelle presenti in Loginmiur. Il set di metadati che compone ciascuna tipologia di documento è consultabile nel seguente documento https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=51810588&preview=/51810588/131695556/METADATI%20IN%20SCHEDE%20LOGIN%20MIUR%20PER%20TIPOLOGIA.pdf
I metadati possono essere di tipi e di obbligatorietà differenti. Eventuali modifiche devono essere fatte dalla consulenza Cineca sull'inputform DSpace, a fronte di una richiesta avanzata mediante ticket Service Desk.

Dal 2021 è stato aggiunta la possibilità di richiedere un controllo dentro il box dove si digitano i codici Scopus, WoS e DOI. È possibile chiedere alla Consulenza Cineca di impedire l'inserimento del dato se il codice è formalmente non corretto (manca il prefisso; per i wos, la parte numerica è lunga meno di 15 caratteri, per quelli scopus la parte numerica è lunga meno di 10). 

Cambio Tipologia

Ad ogni step descrittivo del processo di submission è possibile cambiare la tipologia di documento del prodotto che si sta censendo attraverso l'apposito menu a tendina poso all'inizio dello step.  



NOTA

È possibile fare in modo che questa funzionalità sia utilizzabile solo dagli amministratori dell'Archivio. Per farlo è necessario aprire una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing Jira.

Inserimento personale

In questa sezione viene elaborata la stringa autori del prodotto. Può essere impostato come uno step a se stante oppure essere incluso in uno step Descrizione. Ulteriori dettagli sul suo funzionamento sono presenti nella seguente guida https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Nuova+interfaccia+di+Gestione+Stringa+Autori

Inserimento Riviste


Per inserire una rivista nella scheda prodotto, l'utente deve cliccare sul tasto a destra Cerca Rivista (v. figura precedente) e cercare la rivista di suo interesse (v. figura seguente). Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. Alla chiave di ricerca inserita IRIS aggiunge in automatico un asterisco all'inizio e alla fine, in modo tale da ritrovare anche tutti gli elementi "simili" alla parola digitata. Inoltre viene effettuata una operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal sito ministeriale. Mettendo un check su "Ricerca esatta", tali meccanismi vengono disattivati.
Il massimo numero di risultati ottenibili dalla ricerca è dato dal sito ministeriale ed è costituito da cento elementi. Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala all'utente.
 


Nel caso in cui la rivista cercata non fosse presente in ANCE, l'utente ha comunque la possibilità di completare l'inserimento della scheda prodotto utilizzando il modulo di IRIS per l'inserimento di una rivista non presente in ANCE (figura sotto).



 
Nel caso in cui l'inserimento avvenga via codice, se tra i dati forniti dal data provider è presente l'ISSN oppure l'e-ISSN, allora tali codici sono utilizzati per una ricerca nel catalogo ANCE. Se la rivista viene individuata in ANCE, viene allora caricata automaticamente sulla scheda. Se invece quell'ISSN non è presente nel codice ANCE, la rivista non viene inserita. In ogni caso il campo è modificabile.

Indirizzo mail per risposta alle richieste unico

È possibile indicare una mail unica alla quale comunicare tutte le risposte alle richieste di creazione nuova rivista. Per attivare questa configurazione è necessario fare una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il Customerportal indicando l'indirizzo mail desiderato. Qual'ora questa feature venisse attivata, l'indirizzo mail scelto viene riportato nel campo E-mail del Mittente della richiesta che diventa un campo di sola lettura.


In questo step è stato creato un nuovo widget che prevede il recupero dei progetti da AP e Openaire (da AP , per gli Atenei che hanno abilitato il modulo, recupera solamente i progetti che vedono coinvolti ad un qualsiasi livello submitter o autori riconosciuti).

L'inserimento dei progetti può avvenire attraverso la ricerca del titolo in un campo autocomplete




oppure attivando il flag per l'inserimento manuale

All'interno del nuovo widget è stata implementata la possibilità di recuperare i soli progetti in cui il submitter compaia in qualità di Responsabile Scientifico, Referente amministrativo o Partecipante interno: è necessario fare richiesta al team Help Desk di Iris per configurare tale implementazione.

Il rilascio del nuovo widget è propedeutico a OpenAire 4, che sarà completato nelle versioni successive.

Carica

In questo step l'utente può caricare uno o più file da associare al prodotto. Nella configurazione standard, dopo aver scelto il file da caricare, è possibile specificare la tipologia del file, impostarne la visibilità sul portale e scegliere una licenza. Il dettaglio sul funzionamento di questo step è descritto nella seguente guida Maschera dell’inserimento degli allegati in submission. Ulteriori dettagli si quali opzioni scegliere in base alla submisison che si sta effettuando sono riportate nella seguente guida Caricamento file - note sulla scelta delle opzioni

E' possibile modificare la configurazione della form di caricamento file. Le possibili opzioni sono descritte nella seguente guida Configurazioni form di caricamento file

Verifica

In questo step l'utente può rivedere tutte le informazioni precedentemente inserite e correggere qualsiasi cosa, se necessario. Qual'ora non fossero rispettati alcuni vincoli, come ad esempio dei metadati obbligatori non inseriti, vengono segnalati dei messaggi di alert che invitano l'utente a rivedere l'inserimento effettuato



Gli errori rilevati sono presentati nella sezione "Presenti errori di validazione". Cliccando sul tasto Modifica si accede allo step in cui sono stati rilevati gli errori.

Licenza

è qui che l'utente deve accettare la licenza di distribuzione del repository per completare il deposito. Questa licenza di distribuzione del repository è definita nel file

Possibili azioni

Nella parte bassa della pagina di ciascuno step sono presenti dei bottoni che permettono di eseguire le seguenti azioni:

  • Indietro: passare allo step precedente;
  • Chiudi: chiudere la submisison
  • Successivo: passare allo tep successivo;


Se si sceglie di chiudere la submission che si sta effettuando, viene data la possibilità di scegliere una delle seguenti azioni:

  • Ooops, continua inserimento: riprendere il processo di submission da dove si era interrotto
  • Elimina inserimento: cancellare la submission che si sta effettuando. Tutti i dati inseriti andranno persi;
  • Salva, continuerò il lavoro dopo: uscire dal processo di submission salvando i dati inseriti. Si torna al Desktop prodotti. La submission salvata compare tra le proprie pubblicazioni in stato di Bozza;



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