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Introduzione

Nella presente guida viene spiegato il processo di caricamento di un nuovo prodotto nell'Archivio approfondendo gli aspetti principali che lo caratterizzano.
Saranno illustrati gli step che compongono l'intero processo, ponendo particolare attenzione sull'import da banche dati esterne, sul riconoscimento degli autori e sul caricamento dei file da allegare ai prodotti.

Attori coinvolti

Sono abilitati al censimento di un nuovo prodotto tutti coloro che fanno parte del team Utenti Interni e Ricercatori, ovvero coloro che hanno un rapporto di lavoro attivo all'interno di IRIS.
Per accedere alla form di submission occorre autenticarsi nella visione personale e accedere al Desktop prodotti. Quindi cliccare sul pulsante "Nuovo prodotto".

 

Inserimento di un nuovo prodotto

La maschera di inserimento di un prodotto (submission) presenta quattro possibilità di scelta:

  1. Registrazione manuale
  2. Ricerca libera da banche dati
  3. Ricerca per identificativo
  4. Importazione da file bibliografici

 


La prima modalità richiede all'utente di inserire manualmente tutti i metadati associati al prodotto.
La seconda e la terza permettono di interrogare le banche dati esterne ad IRIS ed effettuare un censimento partendo dai metadati precompilati a seconda dei risultati trovati.
Infine l'ultima modalità permette di effettuare il censimento di uno o più prodotti a partire dalla lettura un file bibliografico.

Registrazione manuale




Il punto di partenza della modalità di registrazione manuale prevede la scelta della tipologia di documento da censire. Questa è selezionabile attraverso l'apposito menu a tendina "Seleziona la tipologia del documento". Successivamente cliccando su "Inserimento manuale" si accede alla submission vera e propria in cui si effettua il censimento del prodotto compilando i campi richiesti.

Ricerca libera da banche dati


Questa modalità di censimento permette di recuperare i dati delle pubblicazioni dalle banche dati esterne degli editori. Inserendo il titolo e l'anno della pubblicazione e cliccando su Cerca, il sistema effettua un'interrogazione nelle banche dati. I risultati ottenuti saranno utilizzati come base per il censimento di un nuovo prodotto.

Ricerca per identificativo

Attraverso questa form è possibile cercare una pubblicazione da censire utilizzando l'identificativo bibliografico.
La configurazione di default di IRIS prevede che siano attivi i seguenti form di ricerca:

  • DOI
  • PubMed
  • arXiv
  • ISBN
  • CiNii NAID


È possibile richiedere l'attivazione anche dei seguenti form di ricerca:

  • Scopus
  • WoS
  • ORCID


Dopo aver inserito l'identificativo da ricercare, cliccando sul pulsante Cerca si avvia la ricerca sui servizi esterni. Il sistema è in grado di elaborare insieme più codici identificativi, anche se provenienti da provider diversi.

Se nel corso dell'elaborazione viene individuato un DOI (Digital Object Identifier), lo stesso viene usato per integrare i risultati ottenuti interrogando le banche dati appropriate.

Ad esempio, inserendo il codice identificativo PMID (PubMed Identifier) di un prodotto che ha anche il DOI, il sistema, in modo del tutto trasparente all'utente, reperisce anche i metadati che l'interrogazione tramite DOI gli fornisce, tramite CrossRef o Scopus.

L'ordine di interrogazione è configurato sulla base della qualità dei dati presenti nelle varie banche dati, in modo che in caso di discordanze venga utilizzando il dato più autorevole.

L'ordine di importanza dei provider è il seguente:

  1. Scopus (se è stato attivato il relativo abbonamento)
  2. Pubmed
  3. CrossRef
  4. ArXiv

Se un record proviene da diversi provider, allora viene fatta una "fusione" dei metadati raccolti: inizialmente vengono presi solo i metadati forniti dal primo provider, se però gli altri provider hanno elementi in più che non sono presenti tra quelli già raccolti, allora questi vengono aggiunti al record.

Per esempio, un record potrebbe esistere sia in SCOPUS che in PUBMED. Se per questo record SCOPUS fornisce titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista, mentre PUBMED fornisce titolo, autore, data di pubblicazione ed editore, allora il record risultante avrà titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista di SCOPUS, con l'aggiunta dell'editore di PUBMED.

Questa logica è utilizzata anche per la ricerca libera da banche dati.

Importazione da file bibliografici


Attraverso questa modalità è possibile importare in IRIS prodotti salvati in formato bibliografico.
I formati ammessi sono i seguenti:

  • pubmedXML
  • crossRefXML
  • arXivXML
  • ciniiXML
  • bibtex
  • ris
  • endnote
  • csv
  • isi
  • tsv


Utilizzando la form, occorre selezionare il tipo di formato bibliografico del file da importare, selezionandolo dal menu a tendina Seleziona tipologia file. Quindi cliccando sul pulsante sfoglia si apre la form di caricamento file. Spuntando l'opzione Anteprima verrà proposta una finestra con i dati processati per capire se l'import che si sta effettuando è corretto. Infine, cliccando su Elabora, il sistema processerà il file importato. In modo analogo all'import da identificativo, i risultati dell'import da file saranno proposti nel tab Risultati sotto forma di lista. Le azioni possibili sono le stesse descritte precedentemente. 

Import da file di tipo CSV

Nel caso particolare di import da file di tipo CSV, occorre tenere presente alcune regole senza l'applicazione delle quali il file non viene correttamente processato:

  1. Un testo va messo sempre tra apici " ".
  2.  I nomi degli autori vanno messi sempre tra apici " ".
  3.  Le pagine vanno scritte solo con il numero, senza inserire lettere tipo pp.
  4.  La lingua va scritta in minuscolo, con il codice a tre caratteri (esempio: "ita").
  5.  Vanno sempre inseriti gli apici " " nelle stringhe complesse . Es: "Ordine dei Dottori Agronomi e dei Dottori Forestali di Milano".

 Dopo aver creato il file, è opportuno fare i seguenti controlli:

  • controllare che non ci siano righe vuote;
  • aprire il file con un editor di testo (Blocco Note o qualsiasi altro) e verificare la correttezza formale del csv (cioè che tutti i campi siano separati da virgola, che vi siano gli apici, eccetera);
  • verificare che la codifica del file creato sia UTF-8.

Si prenda come esempio questo file: prova import 5 articoli.csv. Le immagini seguenti mostrano il caricamento di questo file:


 



Tab dei risultati
I risultati ottenuti a seguito della ricerca di prodotti in banche dati esterne o di import da file bibliografici sono presentati all'interno del tab Risultati.



Per ciascun record trovato, viene mostrata la banca dati esterna in cui è stato trovato, il titolo, gli autori e l'anno di pubblicazione del prodotto.

Accanto a ciascun record compare un menu a tendina per scegliere a quale tipologia di documento associare il record da importare.

Attraverso i bottoni posti sotto al menu a tendina è possibile nascondere il record dalla visualizzazione dei risultati (pulsante Nascondi questo record) oppure visualizzare il dettaglio del record (pulsante Vedi dettaglio del record). Utilizzando questo ultimo pulsante viene aperta una finestra che contiene ulteriori metadati del record.



Attraverso il checkbox Importa posto sopra a ciascun record è possibile scegliere quali prodotti importare. Mettendo il segno di spunta sul checkbox "Seleziona tutti" verranno selezionati tutti i record trovati.

Allo stesso modo, selezionando una tipologia di documento e cliccando su Applica a tutti, tutti i record importati saranno associati alla tipologia di documento selezionata.

Infine cliccando su Importa record selezionati, i record saranno importati in IRIS. Per il primo prodotto selezionato verrà aperta la submission vera e propria. Gli altri record saranno aggiunti al Desktop Prodotti in stato provvisorio.

Step di submission

A seconda della configurazione scelta dall'Ateneo, la procedura di submission si compone di diversi step. Le tipologie di step disponibili sono le seguenti:

Descrivere

In questa fase l'utente può inserire i metadati che descrivono il prodotto. Questa fase può essere suddivisa in uno o più step. Ciascuno step si compone di un set di metadati decisi dall'Ateneo. Il set dei metadati varia a seconda della tipologia di documento che si sta registrando.

Le tipologia standard previste da IRIS sono state decise a partire da quelle presenti in LoginMIUR.

Il set di metadati che compone ciascuna tipologia di documento è consultabile nel seguente documento Schede LoginMIUR per tipologia

Inserimento personale

In questa sezione viene elaborata la stringa autori del prodotto. Può essere impostato come uno step a sé stante oppure essere incluso in uno step Descrizione.

Ulteriori dettagli sul suo funzionamento sono presenti nella seguente guida Nuova interfaccia di Gestione Stringa Autori

Inserimento Riviste

Per inserire una rivista nella scheda prodotto, l'utente deve cliccare sul tasto ANCE (v. figura precedente) e cercare la rivista di suo interesse (v. figura seguente).

Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. Alla chiave di ricerca inserita IRIS aggiunge in automatico un asterisco all'inizio e alla fine, in modo tale da ritrovare anche tutti gli elementi "simili" alla parola digitata.

Inoltre viene effettuata una operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal sito ministeriale.

Mettendo un check su "Ricerca esatta", tali meccanismi vengono disattivati.

Il massimo numero di risultati ottenibili dalla ricerca è dato dal sito ministeriale ed è costituito da cento elementi.

Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala all'utente.

Nel caso in cui la rivista cercata non fosse presente in ANCE, l'utente ha comunque la possibilità di completare l'inserimento della scheda prodotto utilizzando il modulo di IRIS per l'inserimento di una rivista non presente in ANCE (figura sotto).

Il mittente della richiesta è per default l'email dell'utente corrente.



Nel caso in cui l'inserimento avvenga via codice, se tra i dati forniti dal data provider è presente l'ISSN oppure l'e-ISSN, allora tali codici sono utilizzati per una ricerca nel catalogo ANCE.

Se la rivista viene individuata in ANCE, viene allora caricata automaticamente sulla scheda. Se invece quell'ISSN non è presente nel codice ANCE, la rivista non viene inserita. In ogni caso il campo è modificabile.

Carica

In questo step l'utente può caricare uno o più file da associare al prodotto. Nella configurazione standard, dopo aver scelto il file da caricare, è possibile specificare la tipologia del file, impostarne la visibilità sul portale e scegliere una licenza. Il dettaglio sul funzionamento di questo step è descritto nella seguente guida Step di caricamento file

Verifica

In questo step l'utente può rivedere tutte le informazioni precedentemente inserite e correggere qualsiasi cosa, se necessario. Qualora non fossero rispettati alcuni vincoli, come ad esempio metadati obbligatori non inseriti, vengono segnalati dei messaggi di alert che invitano l'utente a rivedere l'inserimento effettuato.



Gli errori rilevati sono presentati nella sezione "Presenti errori di validazione". Cliccando sul tasto Modifica si accede allo step in cui sono stati rilevati gli errori.

Licenza

È qui che l'utente deve accettare la licenza di distribuzione del repository per completare il deposito. Il testo della licenza può essere modificato. Le modifiche possono essere applicate a tutte le tipologie di documento presenti in Archivio oppure è possibile differenziare la licenza a seconda della tipologia di documento.

Stato step

Lo stato di ciascuno step è caratterizzato da un colore diverso. La configurazione di default è la seguente:

  • Azzurro: completamento step in corso;
  • Verde: step completato;
  • Bianco: step da completare;


Possibili azioni

Nella parte bassa della pagina di ciascuno step sono presenti dei bottoni che permettono di eseguire le seguenti azioni:

  • Indietro: passare allo step precedente;
  • Chiudi: chiudere la submission
  • Successivo: passare allo step successivo;



Se si sceglie di chiudere la submission che si sta effettuando, viene data la possibilità di scegliere una delle seguenti azioni:

  • Ooops, continua inserimento: per riprendere il processo di submission da dove si era interrotto
  • Elimina inserimento: per cancellare la submission che si sta effettuando. Tutti i dati inseriti andranno persi;
  • Salva, continuerò il lavoro dopo: uscire dal processo di submission salvando i dati inseriti. Si torna al Desktop prodotti. La submission salvata compare tra le proprie pubblicazioni in stato di Bozza;



Cambio di tipologia

Ad ogni passo della procedura di inserimento è possibile effettuare il cambio di tipologia. Qualora per effetto del cambio di tipologia alcuni metadati compilati del prodotto non fossero più applicabili (ad esempio l'elemento "Rivista", quando si passa da un "articolo" ad un "libro"), allora viene presentata una pagina che visualizza i campi che il sistema rimuoverà per completare il cambio tipologia e viene richiesto di confermare.
La procedura di inserimento manuale prevede la compilazione di tutte le pagine di descrizione, associazione, verifica e licenza inerenti il prodotto della ricerca da censire, che costituiscono i metadati associati al nuovo item. Le voci contrassegnate da un asterisco sono obbligatorie.  
Mentre si stanno inserendo i dati, quando la compilazione è guidata tramite una tendina è possibile fare una ricerca nei contenuti del database, semplicemente iniziando a digitare parte del testo. I dati presenti nel sistema sono stati recuperati da quelli di UGOV relativi all'ateneo. 
 

Antiduplicazione

Ad ogni modifica di una scheda prodotto da parte dell'utente, il sistema effettua un controllo sull'eventuale possibilità che si stia inserendo una pubblicazione già presente nel catalogo (= un "duplicato").

In figura è riportata la finestra pop-up che comunica i potenziali duplicati individuati dal sistema, che appaiono simili all'inserimento in corso.

Per ogni record individuato l'utente deve decidere l'azione da intraprendere cliccando sull'icona .
Le operazioni possibili sono le seguenti:

  • crea duplicato: si tratta effettivamente di un duplicato, ma esigenze impreviste ne richiedono l'inserimento forzato. La situazione potrà essere sanata a posteriori da parte di un amministratore, che può fare l'unione delle schede.
  • non è un duplicato: permette di marcare la proposta come un falso positivo, evitando che la segnalazione venga riproposta in seguito.
  • autoriconosciuti: nel caso in cui l'utente non sia un autore riconosciuto nella scheda individuata, gli viene offerta la possibilità di sospendere l'inserimento e procedere ad "autoriconoscersi" sul prodotto esistente, ossia a dichiararsi egli stesso come autore.

L'antiduplicazione si basa sulla corrispondenza esatta dell'impronta del prodotto generata secondo uno o più criteri.

La configurazione standard prevede il calcolo di impronte basate sul DOI, Pubmed e sul titolo.

I vari metadati vengono "normalizzati" prima del confronto.

Per gli identificatori la normalizzazione comporta la riscrittura nella forma principale dello stesso (ad es. http://dx.doi.org/10.161/xxxx diventa doi:10.161/xxxx), mentre per il titolo viene effettuato il "lowercase" (cioè tutta la stringa è convertita in caratteri minuscoli), vengono rimossi caratteri non alfabetici, e viene controllata la transcodifica (è = é = e').

Nel caso in cui il sistema di individuazione duplicati rilevi più di cinque potenziali duplicati, il popup non verrà mostrato poiché si assume che le caratteristiche del prodotto siano troppo generiche per poter fornire segnalazioni attendibili (un esempio può essere un titolo molto generico quale "Introduzione").

 

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