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Sommario


Il tutorial multimediale relativo a questa parte è disponibile alla pagina Video Tutorial e Webinar.

Dashboard personalizzata

L’utente che accede a IRIS, in base ai privilegi che gli sono stati assegnati, ha la possibilità di scegliere tra differenti visioni sul sistema (cerchio rosso nella figura sotto).



Ogni visione organizza lo spazio di lavoro in modo da semplificare e velocizzare le attività.

La visione personale è incentrata sulle azioni richieste all'utente “ricercatore” per sue esigenze dirette: inserimento di pubblicazioni o progetti e gestione del proprio profilo.

La visione amministrativa fornisce accesso a tutti gli strumenti di configurazione e gestione della piattaforma.

La visione dipartimentale o di area  offre al “superutente di contesto” (es. il direttore di dipartimento) gli strumenti per adempiere agli incarichi tipici della funzione organizzativa da lui ricoperta, come la validazione, l’amministrazione, il monitoraggio di prodotti in uno o più dipartimenti o aree, eccetera.

Solo le visioni applicabili all'utente sono mostrate nella tendina di cambio visualizzazione evidenziata nella figura sopra: per la maggior parte degli utenti “ricercatori” dunque, non sarà disponibile né la visione dipartimentale né quella di amministrazione.

Nella figura, per esempio, si nota che l’utente autenticato ha a disposizione due tipi di visione: quella personale, del ricercatore, e quella amministrativa (quest’ultima dovuta evidentemente al fatto che al profilo sono stati assegnati anche i privilegi di amministrazione). Nella tendina non compare la “visione dipartimentale”, perché l’utente non dispone di privilegi applicabili a contesti di tipo dipartimentali (ad esempio “superutente di dipartimento” o “validatore di dipartimento”).

La differenza principale rispetto alla profilazione U-Gov RI riguarda il fatto che, indipendentemente dal profilo dell’utente, l'accesso in IRIS (login) viene effettuato una sola volta e l’utilizzo di ulteriori privilegi rispetto a quelli dell’utente “ricercatore” vengono evidenziati nella tendina e attivati in un solo click.

Esattamente come in U-Gov RI, l’utente “amministratore” ha il potere in IRIS di operare su tutti i prodotti censiti nel catalogo attraverso le operazioni di modifica ed eliminazione ma, a differenza di U-Gov RI, nella configurazione standard di IRIS l’amministratore non può effettuare l’inserimento di una scheda prodotto. Lo stesso vale per il “superutente di contesto” che di fatto risulta essere un utente amministratore che esercita i suoi poteri solo nel suo contesto di riferimento (uno o più dipartimenti, facoltà, persona fisica, ruolo, SSD). Ovviamente se l’utenza “amministratore” ricopre anche il ruolo di ricercatore passando in visuale personale potrà effettuare nuovi inserimenti.

Il profilo “ricercatore” ha la possibilità di inserire una nuova pubblicazione oltre che, naturalmente, agire sulle schede "prodotto" di cui è responsabile o quelle di cui è autore riconosciuto. L’eliminazione è consentita solo sui prodotti in stato provvisorio.

In tutti i tipi di visione il sistema presenta un cruscotto dei prodotti analogo a quello mostrato in figura. I tab presenti differiscono in base alla visione in uso.



 

Visione personale (utente “ricercatore” in U-Gov RI)

 

Al momento dell'accesso tramite le credenziali (login), l'utente viene reindirizzato sul desktop prodotti.

Il sistema mostra un messaggio di benvenuto e carica in background i contenuti dei vari tab operativi.

I tab che contengono delle pubblicazioni di interesse per l’utente corrente sono messi in evidenza con l’indicazione del numero di prodotti in esso contenuti.

I tab privi di prodotto sono visualizzati in grigio chiaro e posizionandovi il cursore del mouse  appare l'icona di “stop” .

 

I tab presenti nella visione personale sono i seguenti:

 

  • Le mie registrazioni: visualizza tutti i prodotti della ricerca di cui l'utente è responsabile in qualità di autore o co-autore riconosciuto;

  • Prodotti da riconoscere: visualizza i prodotti della ricerca che non sono stati ancora riconosciuti dall'utente come suoi, ma che contengono nella stringa autori il nominativo dell’utente corrente (o una delle varianti note);

  • Riconoscimenti da validare: visualizza i prodotti dell’utente corrente di cui è responsabile del dato sui quali un altro utente si è autoriconosciuto e necessita quindi conferma (es. co-autoraggio).



ATTENZIONE

È possibile richiedere l'attivazione di una configurazione per cui all'accesso del desktop prodotti in visione personale, se l'utente ha registrato lo Scopus Author ID nel proprio profilo personale, viene visualizzato un popup che notifica la possibilità di importare pubblicazioni utilizzando lo Scopus Author ID. Ulteriori dettagli sono disponibili nella pagina Popup per import pubblicazioni da Scopus.



Visione dipartimentale / di area / custom (“superutente di contesto” in U-Gov RI)

 

La visione “dipartimentale" o "di area” si rifà al concetto di “superutente di contesto” conosciuto dagli utenti di U-Gov RI. Nel mondo U-Gov, infatti, un utente IRIS in visione “dipartimentale” equivale ad un “amministratore con restrizioni sul contesto”. Ciò significa che i privilegi di amministrazione sono esercitabili dall'utente solo su pubblicazioni che afferiscano ad un particolare contesto, come per esempio uno o più dipartimenti, facoltà, settori scientifico disciplinari, ruoli o semplici insiemi di una o più persone fisiche.

 

Riassumendo, la visione “dipartimentale” in IRIS sostituisce ed estende il concetto di “superutente di contesto” di U-Gov, in IRIS è infatti possibile definire più Ruoli che operino limitatamente ad un contesto. In configurazione standard i ruoli associati ad un contesto di riferimento sono quelli di Superutente e Validatore.

 

I contesti di una pubblicazione sono derivati direttamente dalle carriere degli autori interni riconosciuti. Più precisamente, una pubblicazione è parte dei contesti dipartimentali, d’area, e custom (ID-AB di U-GOV RI) associati all'ultima carriera nota di ogni autore interno, indipendentemente dalla data di pubblicazione e dall'eventuale cessazione del rapporto di lavoro. In questo modo si consente la gestione anche di pubblicazioni di personale docente che non è più afferente all'ateneo.



I TAB visibili in “visione dipartimentale” sono i seguenti:

  • I miei incarichi”: visualizza la lista di pubblicazioni che necessitano di un’attività (es. validazione) che l’utente corrente deve eseguire (sono gli incarichi che si è assunto, vedi tab successivo)

  • Incarichi disponibili”: elenca tutte le pubblicazioni che necessitano di un’attività (es. validazione) nei contesti di operatività dell’utente, ma che non sono ancora state assegnate: l’utente corrente può sceglierne una o più. Quando l’utente sceglie un’attività, questo scompare dalla lista delle Attività disponibili e compare nel tab Le mie attività dell’utente stesso. In questo modo il sistema consente la gestione delle attività da evadere per gruppi di lavoro

  • Riconoscimenti da validare”: ha il medesimo significato del tab omonimo della visione personale ma esteso nei contenuti a tutte le pubblicazioni relative ai contesti di operatività dell’utente corrente.

  • "Bitstream da validare" per la gestione dei files non ancora validati (vedi sezione sotto).




Bitstream da validare

Il tab  "Bitstream da validare" serve per la gestione dei files non ancora validati.

Accedendo a questo tab si visualizzano tutti i prodotti con i soli pdf che rimangono da validare. Per poterli gestire e validare basta andare sulla colonna Azioni e cliccare sulla voce “Disseminazione file”.

Si aprirà a quel punto la maschera di disseminazione file, in cui l’utente potrà procedere alla validazione dell’allegato.

Questo tab è utile perché consente di reperire subito i fulltext associati ai prodotti che devono ancora essere  validati senza passare da "Ricerca avanzata" e filtrare per stato prodotto validato e full-text da validare (inserendo eventualmente Dipartimento e data).


Il  tab  è stato aggiunto solo ai validatori di ateneo (per gli atenei che non hanno il il workflow di validazione attivo, il tab viene visto dai superuser e amministratori), per fare in modo di poter avere sotto controllo tutti quei fulltext, allegati ai prodotti, che NON hanno subito alcun controllo o validazione.


Tutti coloro che hanno sul proprio desktop questo tab sono validatori di ateneo. Per gli atenei che non hanno attivato il workflow di validazione, questo tab sarà disponibile agli amministratori e ai superutenti di contesto. Qui confluiranno tutti i prodotti chiusi (in stato definitivo) che, al loro interno, hanno associato un fulltext che non ha subito alcun controllo e che quindi presenta queste due opzioni: non definito e non validato.

È possibile fare richiesta all’Help desk di IRIS di lasciare questo tab alla sola visibilità dei soli amministratori.


Va evidenziato che Il tab "Bitstream da validare" viene nascosto qualora l'ateneo, in fase di avvio di IRIS, abbia impostato IR_VALIDATION_BITSTREAM_WORKFLOW_DEFAULT= validate, ovvero abbia optato di rendere i fulltext visibili pubblicamente senza bisogno di una validazione.


Passate validazioni

Per il TAB “Incarichi Disponibili” dei validatori è stata aggiunta la possibilità di visualizzare una nuova colonna denominata "Passate validazioni" che mostra i valori SI/NO in base al fatto che l'item in validazione sia già precedentemente passato in stato validato.

Per attivare questa configurazione occorre fare specifica richiesta all’Help desk di IRIS.


Visione completa (utente “amministratore” in U-Gov RI)

La visione amministrativa fornisce accesso a tutti gli strumenti di configurazione e manutenzione della piattaforma.

Sul desktop prodotti si presentano i medesimi tab della visione dipartimentale, ma con le funzionalità estese alla totalità delle pubblicazioni inserite nella piattaforma.


MyDSpace: Desktop prodotti

Le attività da svolgere tipicamente riguardano: l’inserimento e la modifica dei metadati di una scheda prodotto, il caricamento e lo scarico di un testo completo e la conseguente attività di modifica (edit) dei metadati, la validazione per il controllo di qualità dei metadati e la verifica delle policy di accesso per la pubblicazione sul portale pubblico, e così via.

Nel tab MySubmission, sopra la tabella nella quale compare la lista di tutti i prodotti, è presente la barra di ricerca che viene attivata inserendo la parola da cercare e premendo sul tasto “invio”. La parola o frase inserita nella barra viene ricercata tra i metadati che sono presenti in tabella: N.B non solo tra quelli visualizzati ma tra tutti quelli che compaiono cliccando sul tasto Show/hide columns della figura sotto (ad eccezione dei campi stato e sito docente che non vengono ricercati perché sono il risultato di elaborazioni).



Le altre funzionalità di ricerca, che funzionano contestualmente alla barra appena descritta e a cui si accede premendo il pulsante , sono il filtro sulle tipologie in uso e il filtro sullo stato (provvisorio - in validazione - riaperto - definitivo), come in figura sotto.




Il pulsante di refresh consente di forzare l’aggiornamento della visualizzazione, che normalmente rimane congelata dopo la prima esecuzione ed è aggiornata automaticamente solo se vengono cambiati i criteri di ricerca o ordinamento, o se sono eseguite specifiche azioni indicate in seguito.

N. B. Se l’utente visualizza la lista dei prodotti in ordine alfabetico e decide di effettuare una modifica sul titolo, la lista non viene aggiornata a meno che l’utente non clicchi sul tasto di refresh. Poter operare su liste “congelate” si rivela estremamente utile nella attività di verifica e correzione massiva dei dati. Infatti, se l’utente vuole scorrere tutte le sue pubblicazioni, per correggere dei dati mancanti o portarle in stato definitivo con questa funzionalità può operare in maniera sequenziale senza veder mai ricomparire i prodotti già gestiti durante lo scorrimento della lista.

Al termine di un processo di inserimento il sistema effettua automaticamente il refresh del desktop prodotti in modo da mostrare immediatamente il nuovo prodotto.

È bene notare che:

  • Il tasto di refresh permette di mantenere ordinamenti, filtri di ricerca e altre opzioni di visualizzazione precedentemente selezionate

  • Anche in visuale “congelata” i dati presentati e le operazioni proposte sono sempre relativi allo situazione corrente del prodotto

È possibile mettere in ordine crescente o decrescente l’elenco visualizzato, in base alle colonne che mostrano le freccette di ordinamento up/down accanto al nome colonna, facendo click sulle freccette stesse. Tenendo premuto il tasto CTRL ed operando in sequenza è anche possibile effettuare ordinamenti su colonne multiple.

Dopo aver effettuato l'accesso, il sistema visualizza la lista dei prodotti ordinati di default e con determinate colonne visibili e altre no. IRIS consente comunque di modificare anche il default di sistema: tale operazione può avvenire modificando file di configurazione esterni e richiede al momento un rapido riavvio della piattaforma. In una futura versione è prevista la possibilità di modificare e attivare tali parametri tramite UI (Interfaccia utente). La possibilità di personalizzare quali colonne siano visibili consente di proporre un desktop sempre funzionale alle specificità del singolo ente/ateneo. Ad esempio i centri di ricerca non interessati all’invio dei prodotti al MIUR possono dar maggior risalto ad altre informazioni quali classificazioni interne, etc.

L’utente autenticato ha possibilità di salvare la configurazione applicata (filtri, ordinamenti, colonne mostrate) alla tabella corrente del proprio desktop in modo da poterla richiamare velocemente in seguito. Qualora l’utente decidesse di ripristinare la visualizzazione di sistema lo può fare cliccando sul pulsante “Carica una visualizzazione” e selezionando “Visualizzazione base”.



La colonna "Sito Docente" può assumere i seguenti stati:

  • "schedulato per l'invio": il prodotto è stato modificato e non è ancora stato re-inviato

  • "N/A" (Non Applicabile): il prodotto è in stato provvisorio o è attestato su una tipologia non mappata sul MIUR (es. tesi di dottorato)

  • "successo"

  • "errore"

Cliccando sulla "i" (info) dello stato di invio al sito docente, il sistema mostra una finestra popup con le informazioni di dettaglio. Le pubblicazioni possono essere trasferite sul Sito docente LoginMIUR solo dopo che sono state completate (stato = da validare o stato = validato).

Per visualizzare il dettaglio della scheda, l’utente deve cliccare sul titolo del prodotto. Il sistema implementa la navigazione precedente/successivo per passare direttamente da un elemento dell’elenco al successivo. Anche in caso di modifica di una scheda, l’ordinamento viene mantenuto (come spiegato nella sezione di descrizione del tasto “refresh”).

 


Il dettaglio della scheda è mostrato in due forme denominate "scheda breve" e "scheda completa": i metadati visualizzati in scheda breve e completa dipendono dalla tipologia di prodotto e sono configurati dall’amministratore di sistema. La configurazione del layout breve e completo è utilizzata anche per l’esposizione della scheda sulle pagine pubbliche della piattaforma (repository dei prodotti).

Sopra al dettaglio di un prodotto è presente la pulsantiera delle azioni che l’utente può compiere sul prodotto, ma sono visualizzate solo le azioni disponibili, dipendenti dallo stato del prodotto e dal profilo dell’utente.


pulsantiScheda.png

 

I pulsanti possono essere raggruppati in categorie:

  • Utility
    1. "Scheda pubblica", consente l’accesso all’eventuale scheda pubblica corrispondente al record in esame. La scheda pubblica potrebbe differire a causa del processo di validazione presentando una nota di provvisorietà dei dati ed il blocco dell’accesso ai fulltext in base alla configurazione scelta dall’ateneo
    2. "SFX": configurabile all’avvio del sistema, a seconda del fatto che l'ateneo abbia lo strumento o meno, consente il collegamento con un resolver openurl per il reperimento della risorsa nel sistema bibliotecario di ateneo
    3. "Esportazione": la funzione consente l’export nei seguenti formati bibliografici: RIS, EndNote, BibTeX, RefWorks. 
  • Azioni sul flusso
    1. Completa inserimento 
    2. Elimina   
    3. Riapri
  • Operazioni su item già inseriti
    1. Cambia responsabile
    2. Gestisci allegati 

    3. Vedi storico

In particolare, per quanto riguarda l’operazione di cambiamento del resposabile della scheda, essa è possibile solo se l’item è in stato provvisorio: in tal caso la voce compare tra le “azioni” possibili:


cambia_resonsabile.png


Nella finestra pop-up che si apre è visualizzato il nome del vecchio responsabile (il “Proprietario”). Iniziando a digitare il nome del nuovo responsabile il sistema cerca nell’anagrafica di ateneo e mostra i possibili match, come nella figura seguente.


cambia_responsabile2.png


N. B. Se un coautore ha necessità di modificare il dato, non deve fare altro che prendersi in carico l'elemento diventandone il "responsabile".


  • Operazioni vs. MIUR
    1. re-invio: consente la sincronizzazione immediata del prodotto sul sito docente MIUR. Può essere sempre effettuato sui prodotti in stato definitivo indipendentemente dalla stato di trasferimento precedente. Questo consente ad esempio il ripristino di prodotti a seguito di cancellazioni manuali dal MIUR da parte del docente; 
    2. disattiva o attiva la sincronizzazione (funzionalità configurabile su indicazione dell’ateneo): il docente può decidere per ogni singolo prodotto, su base individuale, se inviarlo o non inviarlo al MIUR.

L’invio al MIUR è un’operazione che viene svolta automaticamente con cadenza giornaliera, oppure in casi particolari può essere forzata da un amministratore.

Nel box a destra vengono visualizzate le metriche disponibili per il prodotto. Inizialmente è supportata solo Pubmed Central, ma in una futura versione, previa disponibilità dei dati e specifici accordi con gli editori, sarà possibile includere dati bibliometrici da altre fonti quali ad esempio Scopus e Web Of Science.


Request a copy

L’utente ha a disposizione la funzione “Request a copy” sui file che si trovano in stato di “embargo”.

La funzionalità consente di bypassare, in modo puntuale, eventuali policy di restrizione sull’accesso al full text imposte dall’editore del prodotto.

Può capitare infatti che un utente sia interessato ad un prodotto di cui sono visibili solo i metadati. La funzione consente la richiesta specifica del full text al responsabile del dato, il quale può decidere se inviare una copia del documento ad uso di ricerca, operazione generalmente accettata dagli editori, al singolo richiedente.

L’operazione di richiesta del full text si svolge secondo il seguente flusso:

1.      L’attore individua una scheda prodotto di suo interesse, il cui full-text non è liberamente consultabile.

2.      Il sistema presenta il pulsante che consente la richiesta personale del full-text.

3.      L’attore clicca il suddetto pulsante.

4.      Il sistema visualizza un form che chiede l’inserimento dei seguenti campi:

  •       Nome del richiedente
  •       Indirizzo e-mail del richiedente
  •       Radio button per indicare se il file richiesto è l’unico ad essere non accessibile o se lo sono tutti gli eventuali file collegati alla scheda prodotto
  •       Text area per descrivere le ragioni della richiesta

5.      L’attore compila il form e clicca sul pulsante di invio.

6.      Il sistema invia la richiesta tramite e-mail al referente del servizio che potrebbe essere, per esempio, il responsabile della scheda prodotto (ossia colui che l’ha inserita). Oltre ai dati elencati al punto 4, la richiesta contiene un link che, se cliccato, apre una pagina dov’è possibile acconsentire all’invio del full-text oppure no.

  •      Qualora il referente del servizio non sia reperibile (come per esempio potrebbe essere un responsabile della scheda autore della stessa che non lavori più all’interno dell’ateneo), il flusso implementato deve garantire il recapito della richiesta a qualcuno che sia in grado di evaderla.

7.      Il responsabile del servizio acconsente o meno all'invio del full-text.

8.      In entrambi i casi il sistema visualizza una text area dove lo stesso può inserire le ragioni della scelta.

9.      L’attore compila il form e clicca su invio.

10.   Se l’attore ha acconsentito all'invio della copia

  •       il sistema invia all'indirizzo e-mail richiedente (inserita al punto 4) sia il full-text che le ragioni del consenso all'invio (punto 8).
  •       Il sistema presenta all'attore un form opzionale che concede la possibilità di richiedere all'amministratore del repository di modificare le policy di accesso al full-text.

11.   Altrimenti

  •       In caso contrario, il sistema invia al richiedente solo le ragioni del dissenso all'invio (punto 8).



Nella funzionalità "Richiedi una copia" è stata implementata la possibilità di verificare l'idoneità dell'utente che risponde a tale richiesta. 
Attraverso la configurazione di una nuova variabile l'Ateneo può stabilire il livello di "protezione": 
-se si opta per un livello basso, in fase di controllo viene richiesto a chi sta per concedere la copia pdf di autenticarsi al sistema con username e password; 
-se si opta per il livello alto, in fase di controllo viene richiesto a chi sta per concedere la copia pdf di autenticarsi con username e password e inoltre viene verificato che l'utente sia il responsabile del dato; 
-se non si sceglie nessuna delle due opzioni precedenti, allora rimane il caso di default, ovvero non viene richiesto nessun login e chi sta per concedere la copia pdf deve solo cliccare sul link ricevuto via posta.



Richiesta conversione in Open Access

A seguito della richiesta di una copia fulltext, viene chiesto all'utente se vuole rendere disponibile tale item in open access attraverso la form qui sopra riportata. La form è precompilata con i dati del responsabile del dato.

L'amministrazione di ateneo riceverà via email la relativa notifica di richiesta.

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