Dalla sezione "Report", raggiungibile dal menù principale sotto Gestione Progetti, l'utente, a seconda della profilazione, ha la possibilità di visualizzare tre tipologie di report. Report  Amministrativi Progetti, Report Operativi progetti e Report di Sintesi.


Il sistema, attraverso un parametro di configurazione, consente di gestire l’invio asincrono all’utente per i seguenti report:

  • Controllo Gestione XLS

  • Sintesi economica

  • Gestione Economica XLS

Se il sistema di messaggistica prevede un invio asincrono ed è impostato con invio via e-mail questa mostra il seguente contenuto:

  • se il report è di sintesi: "Buongiorno, viene inviato in allegato il report NOME_REPORT richiesto in data DATA+ORA+MINUTI”;

  • se il report è relativo al singolo progetto: "Buongiorno, viene inviato in allegato il report NOME_REPORT richiesto in data DATA ORA:MINUTI per il progetto CODICE_PROGETTO.".

L’oggetto della mail sarà: “[U-GOV PJ] Estrazione reportistica:  NOME REPORT”.

Se per l'utente che richiede questo tipo di invio non risulta indicato l’indirizzo e-mail, viene presentato un messaggio bloccante: "Attenzione: per l'utente corrente XXXX non risulta essere configurato un indirizzo e-mail di spedizione. Contattare l'help desk di Ateneo." (dove XXXX è uguale al cognome e nome dell'utente).



Figura 1: funzione report



Una volta selezionata la tipologia di report di interesse si accede all'elenco da cui selezionare il progetto desiderato (esempio report amministrativi) (Fig.2)


Figura 2: Maschera selezione report progetti



Selezionando il progetto tramite l'icona dettaglio , l’utente può accedere al report (vedi Fig. 3) e scegliere il tipo di aggregazione per il dettaglio dei dati.

Nella prima griglia sono presenti le informazioni principali del progetto, ovvero codice e nome progetto, data inizio e fine validità e se presnete data proroga.

Nella griglia "Controllo di Gestione" sono presenti i report amministrativi, sia in formato web, tasto , sia in formato excel, tasto .

Nella griglia "Altri report" è possibile inserire ulteriori report incentrati sul progetto definiti secondo i requisiti di ateneo attraverso attività di progetto dedicato di personalizzzazione.



Figura 3: maschera dei parametri di reportazione



I report in questione vengono valorizzati attraverso le registrazioni che vengono effettuate dal sistema contabile ed in ragione di quanto si è definito per il budget di progetto in riferimento alle voci di costo, alle attività ed ai legami con le voci Co.An. (Contabilità Analitica).



Il report "Controllo di gestione progetto":

Il report "Controllo di gestione progetto" ha lo scopo di presentare una vista complessiva riguardante l'andamento, in termini di costi e ricavi, del progetto. Può essere richiesto con una suddivisione per anni o per esercizio.

Sono disponibili due formati di stampa differenti. Con il pulsante "Visualizza report PTH" si ottiene un report in formato WEB, mentre con il pulsante "Stampa report PTH" viene prodotto un file EXCEL.


Il report è orientato in chiave economica e suddiviso in sintesi dei costi e sintesi dei ricavi.


Nella sintesi dei costi, i costi vengono suddivisi in rendicontabili e non rendicontabili. I costi rendicontabili sono quelli che possono essere rendicontati all'ente finanziatore, quelli non rendicontabili sono costituiti da due sotto tipologie di costo:

  1. costi espressamente esclusi dalla rendicontazione all'ente finanziatore in quanto legati a tipologie di attività (Workpackage) qualificate come (non rendicontabili) [vedi sezione tipologie attività].

  2. costi non riclassificati, ovvero per cui non è stata definita una associazione tra la natura contabile (voce di costo CO.AN. o causale CO.FI.) e la voce del Prospetto dei Costi/Ricavi del Progetto.


Al primo livello il report espone per ogni riga la denominazione della voce di costo, la previsione pluriennio, le scritture gestionali aperte pluriennio, l'ammontare ordinativi scritture, l'ammontare estensioni aperte esercizi successivi ed il budget residuo.

Come anticipato i costi vengono riepilogati per rendicontabili e non rendicontabili, dove vengono effettuate delle sommatorie di riepilogo.

Nella sintesi dei ricavi vengono riepilogati i ricavi relativi al progetto per il periodo considerato. Per ogni voce di ricavo viene evidenziata: la voce di budget,la previsione pluriennio, le scritture gestionali aperte pluriennio,i ricavi da contabilizzare, l'ammontare ordinativi scritture ed i ricavi da incassare.

 


Le voci di costo per le quali risultano dei movimenti contabili registrati vengono sottolineate: per esse, attraverso drill-down (cliccando sulla descrizione della voce), si può scendere ad un livello di dettaglio maggiore che consente di analizzare le singole voci Co.An. movimentate fino al dettaglio delle singole registrazioni (e dell'eventuale incasso o pagamento) che hanno determinato l'importo esposto nel report.

Per ogni riga è specificata quindi il codice voce coan, la descrizione voce coan, il tipo voco coan, il tipo attività se presente, le scritture gestionali aperte pluriennio, l'ammontare estenasioni aperte esercizi successivi e l'ammontare ordinativi scritture.

Anche per le voci di ricavo, le quali fanno riferimento ad una o più voci Co.An. che le valorizzano, è possibile scendere ad un dettaglio maggiore.


Sia per quanto riguarda le voci di costo che quelle di ricavo, le voci Co.An. fanno a loro volta riferimento a diverse scritture Co.An.


Per ogni scrittura Co.An. viene evidenziato Numero Registrazione SCR, Progr. dettaglio scrittura, Data Registrazione SCR, Tipo Voce COAN, Tipo DG, Numero Documento di riferimento DG, Data Documento di riferimento DG, Numero Registrazione DG, Data Registrazione DG, Descrizione dettaglio DG, Descrizione Soggetto, Descrizione WP, Tipo Attività, Voce Progetto, Codice Voce COAN, Descrizione Voce COAN, Scritture Anticipate aperte pluriennio, Scritture Normali aperte pluriennio, Scritture Gestionali aperte pluriennio, Ammontare Estensioni aperte es. succ.,     Importo pagato nell'esercizio di competenza economica, Importo pagato negli esercizi diversi da quello di competenza.. , Ammontare Ordinativi scritture, Iva Indetraibile, Numero Registrazione DG Ordinativo, Data Registrazione Ordinativo, Data Trasmissione Ordinativo, Data Riscontro Ordinativo.    


Il rispettivo report ”Controllo di gestione progetto” in formato Excel presenta per la maggior parte le stesse caratteristiche del report in visualizzazione web, ma con qualche differenza.

Esso è suddiviso in fogli, il foglio "Sintesi Pluriennio" è fondamentalmente speculare alla  prima pagina del report in visualizzazione web.

Il foglio ”Sintesi esercizio XXXX” è fondamentalmente uguale al foglio ”Sintesi Pluriennio” ma con i dati suddivisi per ogni esercizio relativo alla durata del progetto (un foglio per ogni esercizio) .

Il foglio ”Dettaglio attività pluriennio” riepiloga il dettaglio dei costi suddiviso per tipologia di attività.

I fogli "Dettaglio Costi Pluriennio" e "Dettaglio Ricavi Pluriennio" riassumono nel dettaglio la sintesi dei valori per singola voce di costo o ricavo sul progetto esattamente come nella versione WEB.


Il "Report Operativo"

Il Report Operativo Progetti riporta alcuni dati presenti nei report amministrativi ma con criteri di aggregazione differenti tenendo conto che i destinatari non sono gli utenti amministrativi dell'Ateneo ma i docenti.



 

La tipologia di aggregazione del report Operativo differisce da quella del report Amministrativo e si propone di fornire uno specchio più facilmente consultabile del progetto.

Anche per il report operativo esistono due formativi, uno web, estraibile col tasto ed uno excel, che si ottiene dal tasto .

Il report operativo in formato WEB ed in formato excel contengono ovviamente le medesime informazioni, ma disposte in maneira differente.

Riportiamo un esempio di report operativo WEB.

Le scritture vengono suddivise ed aggregate in Totale costi vivi rendicontabili, Totale costi esposti, Totale rendiconto come somma dei due precedenti e Totale dei costi da non rendicontare, che seguono criteri atti ad una visualizzazione più immediata dei dati contabili ed economici relativi al progetto. Come nel corrispondente Report amministrativo è possibile per le voci di costo alle quali siano collegate registrazioni COAN cliccare sul collegamento per entrare nel dettaglio corrispondente per visualizzare i documenti gestionali relativi.


Il report ”Report Operativo Progetti” in formato Excel presenta il foglio "Sintesi Pluriennio" con le stesse informazioni presenti nel report visualizzabile via web, contiene un foglio "Livello voce PDC" con i dati aggreggati per voce COAN, "Dettaglio costi pluriennio" e "Dettaglio ricavi pluriennio".


I "Report di Sintesi"


Il "Report di Sintesi Economica":

Il Report di Sintesi, disponibile solo in formato Excel, permette la visualizzazione consuntiva di tutti i progetti relativi ad una determinata unità organizzativa o risorsa umana. Valorizzando i campi della maschera di selezione è possibile definire i criteri di ricerca dei progetti di interesse. A seconda della tipologia di utente con cui si accede al menù sarà possibile scegliere o meno  a quale  unità organizzativa o risorsa umana  fare riferimento. In particolare l’"Utente Amministratore" avrà modo di accedere a tutti i progetti e tutte le risorse umane a prescindere dal gruppo di appartenenza: l' "Utente Amministratore" invece, essendo collegato a contesti definiti, avrà la possibilità di visualizzare solamente i dati ad essi relativi e non potrà quindi variare l’unità organizzativa. Per quanto riguarda infine la tipologia di utente "Gestore Progetti" esso accederà esclusivamente ai dati riguardanti i progetti nei quali è impegnato.

Il report di sintesi è composto da più fogli.

Nel primo foglio "Pluriennio" sono elencati i dati di sintesi relativi all' intera durata dei  progetti selezionati in base ai criteri indicati. Nelle prime colonne sono riportati gli attributi identificativi del progetto:

  • codice progetto
  • macrotipo progetto
  • tipo progetto
  • codice progetto padre
  • titolo ricerca
  • stato progetto
  • date di validità del progetto
  • struttura
  • referenti
  • saldo cassa iniziale
  • incassato
  • previsione pluriennio
  • proiezione utilizzo budget
  • previsione voce progetto fino ad esercizio corrente
  • budget utilizzato
  • di cui pagato
  • budget residuo pluriennio
  • disponibile esercizio corrente
  • saldo cassa progetto
  • % utilizzo budget
  • debit/credito del prog. vs. dip.





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