Il budget rappresenta lo strumento tecnico che riassume in termini quantitativi i principali obiettivi di periodo dell'Ateneo, ai fini del controllo della gestione. Possiamo assimilare il budget alla previsione di fabbisogno di una "unità previsionale di base" o centro di costo per un anno finanziario; il budget rappresenta quindi la parte operativa della pianificazione ed è soggetta a controllo autorizzatorio annuale.
La riforma universitaria (cd. ‘Legge Gelmini’) obbliga le Università a redigere un bilancio unico d’ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti di ateneo, al fine di garantire la sostenibilità di tutte le attività nell’esercizio.
Il budget viene costruito attraverso la ripartizione degli stanziamenti per destinazione: verso centri dotati di autonomia gestionale e amministrativa; la natura può essere definita attraverso un piano dei conti proprio, sovrapponibile al piano dei conti di contabilità generale ma con possibili aggiunte; la ripartizione può avvenire anche nei confronti di singoli progetti o ulteriori dimensioni analitiche definite, e possiamo utilizzare voci di costo d’esercizio oppure di costo pluriennale indistinte solo per i progetti.
Il budget prevalentemente è strutturato a costi – ricavi- costi pluriennali, ma possono essere inserite voci patrimoniali che mostrano i valori attesi di alcune fonti di finanziamento (ricavi pluriennali).
Nel corso della gestione può rendersi necessario apportare delle rettifiche alle previsioni di budget. Ciò è possibile attraverso due modalità: la prima prevede di registrare preventivamente un documento gestionale di variazione, la seconda interviene direttamente sul budget.