MANUALE UTENTE: DIDANET DOCUMENTI SCUOLE

Il nostro sistema documentale consente di ricevere i documenti e di conferire loro certezza giuridica grazie alla registrazione a protocollo, ne permette la trasmissione tramite PEC e soprattutto garantisce la corretta archiviazione dei documenti - grazie al Titolario - e la definizione dei fascicoli elettronici.

ACCESSO

Browser da utilizzare

Utilizzare i browser Explorer, Mozilla Firefox o Chrome, sui quali viene testato il nostro sistema documentale e di protocollo.

Login \ Logout

Si accede al sistema documentale attraverso un link contenente il codice meccanografico della scuola e inserendo poi le credenziali personali, ovvero username e password.

Le credenziali dell’ultimo utente che accede al sistema rimangono memorizzate, pertanto se un altro utente vuole effettuare l’accesso occorre reinserire il link in una nuova finestra del browser oppure utilizzare un browser differente.

Il logout si effettua semplicemente chiudendo la finestra di lavoro, non c'è un tasto specifico.

REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO (protocollo, non protocollati, riservati, email)

Protocollazione di un documento in entrata\uscita

Per protocollare un documento in entrata/uscita vanno inseriti gli elementi obbligatori: MITTENTE/DESTINATARIO, OGGETTO, DESCRIZIONE ALLEGATI, CLASSIFICAZIONE, RPA. Se se ne tralascia qualcuno, il sistema lo ricorda impedendo la registrazione. “Classificazione” e “RPA” sono elementi modificabili anche dopo la protocollazione, mentre gli altri no.

Protocollo in arrivo: registrazione documenti in arrivo da email (e relativo smistamento)

Per saperne di più guarda il video "DIDANET. Protocollazione da email"

A. Ricezione email in bozze (come in figura) nella scrivania virtuale dell’operatore dell’ufficio protocollo o della persona che la scuola ha indicato per la ricezione delle email:

B. L’operatore dovrà quindi accedere al sistema con le proprie credenziali, cliccare su Bozze e vedrà l’elenco di tutte le email.

C. Dall’elenco l’operatore sceglierà il documento da registrare cliccando sull’icona del documento, come in figura:

D. Cliccare sul tasto “Modifica” (presente nel Menù dei tasti laterali al documento) per la verifica degli elementi recepiti in automatico dal sistema:

N.B.: Verificare e completare la registrazione dei seguenti dati:

1) Mittente: nome e cognome/struttura

2) Oggetto: minimo 30 caratteri

3) Allegati: se non presenti scrivere “0”, altrimenti indicarne il numero e una breve descrizione utile per la fase di ricerca del documento, ad esempio:

4) Classificazione: scegliere la classificazione in base alla funzione del documento:

5) RPA: indicare il Responsabile del procedimento, quindi la persona a cui affidare la pratica:

E. Cliccare sul tasto “Registra” per la registrazione del record in bozze. Cliccando su “Registra” il documento viene registrato in bozze nel sistema, ma NON è ancora protocollato!

La differenza tra registrare in bozze e protocollare è che un documento in bozze è ancora modificabile, mentre un documento protocollato NON si può modificare nei seguenti campi: mittente, oggetto, descrizione degli allegati e file.

Aspetti facoltativi:

Scegliere il tasto “Nuovo Operatore” se si intende smistare il documento, oltre all’RPA, anche alla persona incaricata dell’ufficio. Scegliere il tasto “Nuovo CC” se si intende smistare il documento anche ad altre persone in Copia Conoscenza.

I tasti sono nel Menu in alto, sopra al documento registrato in bozze, come in figura:

Se s’intende aggiungere l’operatore, una volta cliccato sul tasto “Operatore”, è necessario inserire il cognome dell’operatore + tasto TAB:

F. Una volta indicate le persone a cui smistare il documento, saranno visibili le “Responsabilità”:

G. Si può dunque procedere con la protocollazione del documento, altrimenti si clicca su “Non protocollato”, se non si vuole protocollare.

H. Se si sceglie “Protocolla” per registrare il record nel protocollo, ecco come risulta un documento protocollato (da notare il numero di protocollo e la data attribuiti in automatico dal sistema):

Il documento in questione è stato assegnato al responsabile della pratica ovvero l’RPA, che in questo caso è il DSGA:

Il DSGA dovrà quindi accedere al sistema documentale per poter visualizzare nella propria scrivania virtuale i documenti che gli sono stati attribuiti in quanto responsabile (RPA):

In questo modo il documento sarà disponibile:

- nella vaschetta RPA della persona a cui si è smistato il doc. come RPA

- nella vaschetta Incarichi della persona a cui si è smistato il doc. come Operatore incaricato

- nella vaschetta CC della persona a cui si è smistato il doc. in Copia Conoscenza

NB: SI RICORDA CHE UN DOCUMENTO PROTOCOLLATO NON PUO' ESSERE MODIFICATO NEI SEGUENTI ELEMENTI PRESCRITTI DALLA NORMATIVA (DPCM 3/12/2013):

- Numero di protocollo

- Data di protocollo

- Mittente/destinatario (se protocollo in partenza)

- Oggetto

- Descrizione degli allegati

- File (il documentale consente di allegare il file in un secondo momento rispetto alla registrazione, se è necessario trascrivere la segnatura di protocollo sull’originale - se quest’ultimo è cartaceo).

IN UN DOCUMENTO PROTOCOLLATO SI PUO’ MODIFICARE:

- Classificazione

- Smistamento (RPA, Operatore incaricato, Nuovo CC = Copia Conoscenza)\\

Un consiglio: in fase di registrazione mettere le parole chiave, così da recuperare l'elenco di tutti i documenti con un “tag” specifico in fase di ricerca.

Come aprire un file *.eml/*.msg

Quando ricevete le PEC o le email è necessario aprire il formato .eml (o .msg). Quel formato si aprirà se avete dei programmi di posta installati sui vostri PC.

Di seguito le istruzioni per impostare Outlook come predefinito e quindi risolvere il problema legato all’apertura degli allegati.

Se il file non si apre in automatico con Outlook, quindi per aprire un file con il formato .eml bisogna associare un programma predefinito (ad es. Outlook Express o Thunderbird):

-Cliccare sul file associato -Salvare il file

-Trovare il file salvato e clicchi con il pulsante destro del mouse, scegliere “Apri Con”: -se in elenco appare Outlook/Thunderbird express scegliere Outlook/Thunderbird, in caso contrario scegliere “Programma predefinito” e ricercare Outlook/Thunderbird sul PC, scegliendo file con estensione .exe (Applicazione come Tipo)

Di solito Windows chiede di memorizzare la scelta per associare Outlook/Thunderbird con .eml o .msg), quindi mettere la spunta se richiesto.

Così alla prossima apertura del file .eml (o .msg) Windows lo apre in Outlook/Thunderbird e si può stampare come un’email normale.

Registrazione - Protocollo arrivo differito

Cliccando sul pulsante di Protocollo DIFFERITO si apre la maschera per protocollare i documenti in arrivo differiti.

Il Protocollo differito va utilizzato quando il documento non è registrato a protocollo nel giorno in cui è stato ricevuto dall'Ente.

Il Protocollo differito si utilizza solo per i documenti in Arrivo.

Evidenza della sezione Registrazione - Arrivo di un protocollo differito

La maschera del Protocollo DIFFERITO è simile a quella del Protocollo in Arrivo, con l'aggiunta dei campi “Data arrivo” e “Motivazione”:

in quest'ultimo si inserisce la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento. Data arrivo deve essere obbligatoriamente precedente alla data di protocollazione.

Registrazione documenti in uscita: protocollo in partenza

Si ricorda che gli elementi obbligatori per la registrazione di un documento in partenza sono gli stessi visti per la protocollazione in arrivo:

- Destinatario (si ha la possibilità di inserire destinatari multipli cliccando sul tasto “Destinatario” e su “Aggiungi istanza in coda”:

- Oggetto

- Classificazione

- Descrizione degli allegati: se non se ne hanno mettere “0” allegati

- Allegare il file o la scansione: soltanto da Explorer si ha il tasto “Scansione” per acquisire direttamente il documento nel sistema:

N.B.: Per modificare un documento protocollato negli elementi NON modificabili è necessario ANNULLARLO, quindi chiedere a DSGA o Dirigente che annullino il documento protocollato.

Inserimento nome RPA o Operatore Incaricato

Il metodo più veloce è inserire il cognome “Rossi” (nello spazio dell’RPA o dell’operatore) e cliccare sul tasto TAB della tastiera: in automatico verrà compilato anche l’Ufficio. Se si fa il contrario, scegliendo di inserire - ad es. - DSGA come Ufficio, bisogna cliccare su “Persona”, scegliere “Elenco” e il sistema in automatico compila il campo con “Mario Rossi”.

Dunque, nell’inserimento dell’RPA o dell’operatore: inserire prima il cognome della PERSONA poi premere il tasto TAB, in modo tale che l’ufficio venga compilato in automatico dal sistema, senza aprire la tendina.

Allegati inseriti in modo errato

Il protocollo dà certezza giuridica al documento.

La normativa relativa alla documentazione amministrativa e al protocollo informatico - 445/2000, DPCM 31/10/2000, DPCM 3/12/2013 - detta la non modificabilità delle seguenti informazioni registrate a protocollo:

  • - Data di protocollo
  • - Numero di protocollo
  • - Mittente/Destinatario
  • - Oggetto
  • - Allegati e descrizione
  • - File

Nell’eventualità si commettessero errori nell’inserimento dei dati nei campi sopra definiti immodificabili bisogna annullare il documento (il DSGA dispone di questa abilitazione).

Occorre dunque procedere in questo modo: annullare il protocollo e registrare nuovamente il documento corretto.

Il sistema non consente la modifica degli allegati poiché se lo consentisse non sarebbe a norma.

C’è la possibilità di registrare il documento in bozza (che è ancora modificabile), e in un secondo momento, dopo aver verificato i dati inseriti, proseguire con la registrazione a protocollo.

Per la registrazione di un documento in bozza è sufficiente inserire il flag nel quadratino in alto a sinistra:

Cliccare poi su “Registra”, una volta immessi i dati. Dopo averli verificati, proseguire cliccando sul tasto “Protocolla” per la registrazione al protocollo informatico.

Inserimento di file e immagini in documenti già protocollati

Secondo la normativa, un documento protocollato non può più essere modificato. Pertanto, se in esso è già stato inserito un file, non è più possibile modificare questa sezione e non viene più visualizzata; il sistema ci permette, però, di far rimanere in visione l'altra sezione dei “Documenti informatici”, quella che permette di caricare le immagini.

Viceversa, se fosse stata caricata un'immagine (o anche due o più, in un'unica volta), sarebbe rimasta in visione la sezione relativa ai file.

E’ possibile fare queste operazioni UNA SOLA VOLTA, per consentire di associare la scansione del documento cartaceo (contenente la segnatura di protocollo) in un secondo momento rispetto alla registrazione.

Note e annotazioni

Per aggiungere delle note ai documenti si possono utilizzare i campi:

  • - “Note” (nella maschera di registrazione): modificabili e cancellabili.

  • - “Annotazioni” : non modificabili/cancellabili, quindi hanno più ufficialità.

Una volta inserite, si registra il documento e si smista cambiando l’RPA.

Documenti riservati

Registrazione di documenti riservati

Per la registrazione di un documento riservato è corretto modificare la visibilità da “Pubblico” a “Riservato”, come in figura:

Visualizzazione di documenti riservati

Per visualizzare i documenti riservati, dopo averli registrati, occorre l'abilitazione. Sul sistema non è presente un registro dei documenti riservati, ma si possono ritrovare facilmente se, in fase di registrazione di tali documenti, si inserisce la PAROLA CHIAVE “Riservato” nell'apposito campo. Se si tratta di documenti già registrati in precedenza, si può inserire questo campo cliccando su “Modifica”.

In fase di ricerca, si potrà poi inserire la parola “Riservato” nel campo “Parole chiave”, così da recuperare l'elenco di tutti i documenti riservati.

Registrazione email come documenti non protocollati

Cliccare sull’email → cliccare nel menù laterale su “Modifica” per inserire la classificazione, completare l’oggetto ed eventualmente inserire la persona a cui smistare il documento.

Cliccare nuovamente su “Registra” per registrare il documento nel sistema.

Nel menu laterale il sistema mostrerà una serie di tasti tra cui “Non protocollato”. In questo modo la mail viene registrata come NON protocollata.

Segnatura

Segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo è associata al documento in formato XML se questo documento viene trasmesso via PEC, altrimenti gli elementi della segnatura non vengono stampati sul documento.

E' possibile utilizzare il tasto “Stampa segnatura”, ma ciò significherebbe stampare la segnatura sulle etichette apposite da incollare al documento. Sconsigliamo l'utilizzo di queste etichette, poiché rovinano il documento e si scollano.

Nei casi in cui sorga la necessità di stampare il documento, è bene riportare gli elementi della segnatura manualmente. Altrimenti, trattandosi di un documento informatico, la strada migliore è quella di tralasciare la stampa ed inviare via PEC il documento: in automatico verrà prodotta la segnatura nel formato XML e associata correttamente al documento.

Stampa segnatura

Se si registra manualmente il numero sul documento cartaceo non occorre stampare nulla perché sarebbe ridondante. Ad ogni modo, nel caso si volesse attivare questa funzione, bisogna configurare la stampante (utilizzando come browser Explorer o Firefox, NON Chrome):

Dalla Home Page, in alto, cliccate su “Profilo Personale” Stampante per segnatura protocollo in ARRIVO e in PARTENZA → CONFIGURA → Inserire poi i dati della propria stampante.

Segnatura manuale

Se si è registrato un documento cartaceo, il tasto “segnatura manuale” ricorda di scrivere i dati della segnatura di protocollo sul documento originale (si possono trascrivere a mano, altrimenti apponendo il solito timbro).

Se si tratta invece di un documento informatico, questo permette soltanto di ritornare al Menu principale.

Collegamento fra documenti: funzione copia/incolla

Per completezza si può creare un link tra documenti, ad esempio per collegare il protocollo di richiesta assenza al certificato medico non protocollato, attraverso i tasti:

- “Copia collegamento”

- “Incolla collegamento”

Questi tasti si trovano nella barra laterale a sinistra dei rispettivi documenti:

Nel documento protocollato dell’assenza troverete poi il tasto corrispondente: “Incolla collegamento”:

Si sarà quindi creato un link tra i due documenti, così da recuperarli velocemente all’occorrenza.

Ad esempio, il certificato medico può essere registrato come un documento non protocollato da collegare poi - tramite i tasti “copia collegamento” e “incolla collegamento” - alla domanda di assenza protocollata.\\ Documento → “Modifica” → “Registra” → “Non Protocollato” → “Copia collegamento”. A questo punto, dallo stesso Menu sulla sinistra, cliccare su “Cerca” → scegliere il documento in cui si vuole incollare il collegamento → aprire il documento scelto → nel Menu a sinistra appare il tasto “Incolla collegamento”.

Inserimento di più mittenti

Al momento è possibile inserire al massimo due mittenti: uno nel campo “Mittente” e l'altro nel campo “Firmatario”, se nel “Mittente” si inserisce una persona giuridica e nel “Firmatario” la persona fisica a cui fare riferimento.

Se si vogliono ricordare altri mittenti del documento, si possono inserire nelle “Note” - modificabili e cancellabili - o nelle “Annotazioni” - non modificabili/cancellabili, quindi più ufficiali - nei rispettivi campi.

Cancellazione di documenti non protocollati

  • - CANCELLA: in modo definitivo, senza lasciare traccia sul sistema di protocollo.

  • - ANNULLA: lasciando traccia del documento sul sistema di protocollo, documento che può essere ritrovato tramite la ricerca di documenti non protocollati annullati.

La visualizzazione dei due tasti dipende dalle abilitazioni che si hanno.

COME CERCARE I DOCUMENTI: manuale di ricerca

Menu principale–> Pulsante per la ricerca globale dei documenti

Tramite questa sezione del Menù d'Avvio si accede alla pagina di Ricerca Globale dalla quale è possibile inviare una richiesta di ricerca su tutte le tipologie di documenti presenti in archivio.

Valorizzando i campi con ciò che si intende individuare sui documenti si avvia una domanda che permette al motore di restituire solo i documenti che concordano con la richiesta. Utilizzando certi campi, piuttosto che altri, si filtrano i documenti in modo da avere una ricerca più pertinente; maggiore è la precisione che si pone nella compilazione della pagina di ricerca e più ristretto è l'insieme dei documenti individuati.

N.B. Se non si è sicuri della parola (Es: Prova o Prove) si può introdurre l'inizio della parola e farla seguire da un asterisco (*). Nell'esempio se inserite prov* tra i risultati ci sarà Prova, prove, proviamo, ecc………

Campi della ricerca

In questa sezione si elenca la funzione che ha ogni campo di ricerca:

  • Ricerca globale

I termini digitati in questa casella di testo saranno cercati su tutti i documenti, nell'ambito di tutti i campi e anche nel testo degli allegati informatici associati ai documenti.

Sono esclusi dalla ricerca globale i campi nei quali compare il nominativo dell'operatore di inserimento e di modifica.

  • Ricerca solo sui record della registrazione

I termini digitati in questa casella di testo saranno cercati su tutti i documenti, nell'ambito di tutti i campi escludendo il testo degli allegati informatici associati ai documenti.

Sono esclusi anche i campi nei quali compare il nominativo dell'operatore di inserimento e di modifica.

  • Ricerca solo sui file associati alla registrazione

I termini digitati in questa casella di testo saranno cercati su tutti i documenti, solo ed esclusivamente nel testo degli allegati informatici associati ai documenti escludendo il contenuto dei campi dei documenti.

I flag:

✔ Solo documenti annullati Selezionando la casella di spunta sulla sinistra di queste etichette, si retringe l'ambito della ricerca ai soli documenti annullati.

✔Solo sui documenti NON annullati Selezionando la casella di spunta sulla destra di queste etichette, si retringe l'ambito della ricerca ai soli documenti NON annullati.

✔Solo Bozze di documenti Selezionando la casella di spunta sulla destra di queste etichette, si retringe l'ambito della ricerca ai soli documenti in formato Bozze.

  • Anno

Anno di riferimento nel quale è avvenuta la protocollazione del documento che si sta cercando. Questo valore indica l'anno che viene automaticamente compilato dall'applicativo in fase di registrazione.

  • Numero di protocollo (intervallo)

In questa parte si possono indicare i numeri di protocollo dei documenti. Sono previste due caselle di testo per consentire di individuare un intervallo di numerazione.

DA valore iniziale dell'intervallo. Rappresenta il numero iniziale a partire dal quale si intende individuare i documenti da cercare.

A valore finale dell'intervallo. Rappresenta il numero finale fino al quale si intende individuare i documenti da cercare.

Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria.

Se si decide di non valorizzarne alcuna, significa che non si pongono limiti, relativamente al numero di protocollo, sull'esito della ricerca. Indicare solo il numero di protocollo “da” significa richiedere al server tutti i documenti con numero di protocollo superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo.

Al contrario, indicare solo il numero di protocollo “a” significa richiedere al server tutti i documenti con numero di protocollo inferiore o uguale, senza porre limiti sul valore minimo. La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi. I documenti che abbiano un numero di protocollo superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati.

  • Data di protocollo (intervallo)

Come per il numero di protocollo, in questi campi è prevista la digitazione di date di riferimento. Sono previsti due campi (Da e A) per consentire di individuare un intervallo temporale relativamente alla data di protocollazione del documento che s'intende cercare.

DA Richiede al server tutti i documenti con data di protocollazione superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo.

A Rappresenta la data finale fino al quale si intende individuare i documenti da cercare.

Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria.

Se si decide di non indicare nessun valore, significa che non si pongono limiti, relativamente alla data di protocollazione, sull'esito della ricerca. Indicare solo la data protocollo “da” significa richiedere tutti i documenti con data di protocollazione superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. Al contrario, indicare solo la data di protocollo “a” significa richiedere al server tutti i documenti con data di protocollo inferiore o uguale, senza porre limiti sul valore minimo. La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi. I documenti che abbiano una data di protocollo superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati.

  • Numeri di protocollo (separati da virgola)

In questa parte si possono indicare i numeri di protocollo dei documenti. Sono previste due caselle di testo per consentire di individuare un intervallo di numerazione.

DA valore iniziale dell'intervallo, a partire dal quale si intende individuare i documenti da cercare.

A valore finale dell'intervallo, fino al quale si intende individuare i documenti da cercare.

Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria. Se si decide di non valorizzarne alcuna, significa che non si pongono limiti, relativamente al numero di protocollo, sull'esito della ricerca. Indicare solo il numero di protocollo “da” significa richiedere tutti i documenti con numero di protocollo superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. Al contrario, indicare solo il numero di protocollo “a” significa richiedere tutti i documenti con numero di protocollo inferiore o uguale, senza porre limiti sul valore minimo. La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi. I documenti che abbiano un numero di protocollo superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati.

Repertori Questa parte della maschera permette di ricercare all'interno dei Repertori inseriti in Titulus secondo varie tipologie:

  • Tipo Indicare un riferimento ad un repertorio esistente.

Selezionando un valore in questa casella di riepilogo si restringe la ricerca sui documenti appartenenti a quel determinato repertorio.

  • Numero Se si conoscono i riferimenti di protocollazione dei documenti di un Repertorio, si possono compilare le caselle di testo che fanno riferimento al numero di Repertorio con cui è stato protocollato il documento che si sta cercando.

Sono disponibili due caselle di testo che consentono di individuare un intervallo entro il quale racchiudere la ricerca.

Da Richiesta di documenti con numerazione di Repertorio superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo individuabile.

A Richiesta di documenti con numerazione di Repertorio inferiore o uguale, senza porre limiti sul valore minimo individuabile. Nessuna delle caselle di testo suddette è obbligatoria.

Se si decide di non indicare alcun valore, significa che non si pongono limiti, relativamente alla numerazione di Repertorio, sull'esito della ricerca. Indicare solo il numero in “da” significa richiedere tutti i documenti con numero di Repertorio superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. Al contrario, indicare solo il numero in “a” significa richiedere tutti i documenti con numero di Repertorio inferiore o uguale, senza porre limiti sul valore minimo. La valorizzazione di entrambi definisce un intervallo di valori nel quale sono compresi gli estremi. I documenti che abbiano una numerazione di Repertorio superiore o inferiore a tali limiti non saranno individuati.

  • Oggetto

In questo campo possono essere digitate parole di senso compiuto che individuano tutti i documenti nei quali compaiono quelle parole.

Se non si è sicuri della parola (Es: Prova o Prove) si può introdurre l'inizio della parola e farla seguire da un asterisco (*). Nell'esempio sopra riportato tra i risultati ci sarà Prova, prove, proviamo, ecc………

  • Parola chiave

In questo campo possono essere digitate parole che sono state riportate nel campo “Parola chiave”.

Un consiglio: in fase di registrazione mettere le parole chiave, così da recuperare l'elenco di tutti i documenti con un “tag” specifico in fase di ricerca.

  • Allegati

I termini digitati in questo campo saranno ricercati nel campo della descrizione dell'allegato (non quindi nei file di testo allegato, ma solo nel file dove si descrivono gli allegati).

  • Classif.

Questo campo serve a ricercare il documento quando se ne conosce il numero di classificazione o si vuole restringere il campo a pochi numeri di classificazione. Il valore da inserire risulta suddiviso in due parti separate da un trattino ('-'); nella prima parte accetta l'indice di classificazione (per esempio 06/10) quindi:

  • - 06 è il primo livello di classificazione, cioè il titolo (che in visualizzazione è tipicamente espresso con un numero romano) e può essere digitato iii oppure III o 3 (ad esempio per la terza voce)
  • - /10 rappresenta il secondo livello di classificazione, cioè la classe ( ed è espresso con un numero arabo (3 per la terza voce).

Nella seconda parte, dopo il trattino ('-'), si può indicare la descrizione della voce del Titolario (es. Beni mobili e servizi o Beni*, ecc).

  • Note

Digitare in questo campo i termini che si intende individuare nel campo Note dei documenti che si vogliono trovare.Si tratta di un campo descrittivo nel quale l'utente deve digitare liberamente i termini da cercare; L'applicazione provvederà ad eliminare articoli, preposizioni, punteggiatura.Fare attenzione alla corretta ortografia delle parole digitate, perché potrebbero inficiare l'esito della ricerca.

  • Annotazioni

Digitare in questo campo i termini che si intende individuare nel campo Annotazioni dei documenti che si vogliono trovare.

  • A mezzo

Da questo menù a tendina è possibile ricercare i documenti ricevuti o spediti tramite il mezzo selezionato.

  • Tipologia

Da questo menù a tendina è possibile ricercare i documenti per tipologia se il campo è stato opzionato all'interno del documento.

  • UOR/RPA

L'esito della ricerca può essere ulteriormente ristretto dall'indicazione della Unità Organizzativa Responsabile (UOR) sia tramite lookup che editando il campo direttamente o Responsabile Procedimento Amministrativo (RPA) e/o dall'Operatore Incaricato che potranno essere indicati in queste caselle di testo.

  • CC

L'esito della ricerca può essere ulteriormente ristretto dall'indicazione delle Persone che sono in copia conoscenza (CC) sia tramite lookup che editando il campo direttamente.

  • Operatore Incaricato

L'esito della ricerca può essere ulteriormente ristretto dall'indicazione dell'operatore che ha in carico il documento (figura di Operatore Incaricato) sia tramite lookup che editando il campo direttamente.

  • Ultimo interv.

E' possibile in questo campo indicare l'operatore che ha modificato il documento (ovvero l'operatore che risulta a fianco del campo Ultima Modif. sul record del documento).

  • Mitt./Dest. Esterni

In questo campo va introdotto il nome del mittente o del destinatario del documento. E' possibile ricercare con più mittenti o più destinatari. Nella ricerca globale si restituiscono sia i documenti in partenza verso il nome introdotto (destinatario), sia quelli in arrivo (mittente).

  • Data di creazione

Consente di raffinare la ricerca ai documenti creati nel periodo o nella data indicata. Questo campo si differenzia dal campo “Data di protocollo intervallo” perché ricerca anche all'interno dei documenti che non hanno un numero di protocollo (Bozze e Doc. non protocollati).

Da Indicare in questo campo il valore che determina il limite inferiore dell'intervallo che si intende specificare. Se il campo “A” viene lasciato vuoto, verrà eseguita una ricerca esatta, diversamente saranno individuati tutti i documenti la cui data di creazione è compresa nell'intervallo temporale specificato.

A In questo campo indicare il valore che determina il limite superiore dell'intervallo che si intende specificare. Se il campo “Da” viene lasciato vuoto, verranno individuati tutti i documenti la cui data di creazione è compresa fra 00/00/0000 al valore qui indicato, diversamente faranno parte dell'esito della ricerca, tutti i documenti con data di creazione compresa nell'intervallo.

  • ID

Consente di eseguire una ricerca mediante l'ID identificativo unico del documento. Indicare una stringa alfanumerica di 8 cifre, oppure la corrispondente conversione in valore numerico.

Da Indicare in questo campo il valore che determina il limite inferiore dell'intervallo che si intende specificare. Se il campo “A” viene lasciato vuoto, verrà eseguita una ricerca esatta, diversamente saranno individuati tutti i documenti il cui ID è compreso nell'intervallo specificato.

A In questo campo indicare il valore che determina il limite superiore dell'intervallo che si intende specificare. Se il campo “Da” viene lasciato vuoto, verranno individuati tutti gli ID compresi fra 0 al valore qui indicato, diversamente faranno parte dell'esito della ricerca, tutti i documenti con ID compreso nell'intervallo.

  • Registrazione a cura di

L'esito della ricerca può essere ulteriormente ristretto dall'indicazione dell'operatore che ha registrato il documento cioè il nominativo che compare dopo la scritta “Registrazione a cura di….” nel record del documento.

  • Metodo di ordinamento

Tramite l'impostazione di questo campo a tendina verticale è possibile modificare il predefinito metodo di ordinamento delle ricerche, cioè cambiare l'ordine di apparizione dei documenti nell'ambito della lista estratta dal comando di esecuzione della ricerca. Il valore predefinito, come visibile, è Data e numero di protocollo, ciò significa che il primo documento che appare nella lista esito della ricerca sarà quello con il numero di protocollo più recente.

Ricerca – Fascicoli

Tramite il pulsante Fascicoli si accede alla maschera di ricerca dei fascicoli. Fig. Maschera di ricerca fascicoli

La pagina presentata consente di eseguire una ricerca solo ed esclusivamente fra i fascicoli mediante i seguenti criteri:

  • Solo aperti

Recupera solo i fascicoli aperti, cioè non chiusi;

  • Solo chiusi

Recupera solo i fascicoli chiusi, cioè archiviati (i fascicoli archiviati sono quelli delle pratiche completate che non occorre tenere a portata di mano, dunque visualizzabili sulla scrivania virtuale. Tali fascicoli archiviati rimarranno comunque sempre consultabili);

  • Mostra solo i fascicoli assegnati a <nomeutente>

Recupera solo i fascicoli dell'utente connesso;

  • Anno

Impostare l'anno di emissione del fascicolo nel formato a quattro cifre;

  • Classificazione

Il valore da inserire risulta suddiviso in due parti separate da un trattino ('-'); nella prima parte accetta l'indice di classificazione (per esempio 06/10) quindi:

  • - 06 è il primo livello di classificazione, cioè il titolo (che in visualizzazione è tipicamente espresso con un numero romano) e può essere digitato iii oppure III o 3 (ad esempio per la terza voce)
  • - /10 rappresenta il secondo livello di classificazione, cioè la classe (ed è espresso con un numero arabo, 3 per la terza voce).

Nella seconda parte, dopo il trattino ('-'), si può indicare la descrizione della voce del Titolario (es. Beni mobili e servizi o Beni*, ecc).

  • Numero (intervallo)

E' suddiviso in due sottocampi: “Da”, “A”; impostando solo il primo si ha la ricerca esatta di tale termine; per ottenere una ricerca per intervallo occorre impostare anche il valore “A”. Impostando solo A si ottiene un intervallo di ricerca che seleziona dal primo fascicolo (dell'anno, se impostato) al numero indicato (compreso);

  • Oggetto del Fascicolo

Impostare una o più parole dell'oggetto del fascicolo inserendo l'asterisco finale così che il sistema ricercherà sia sul singolare che sul plurale. Ad esempio, se si intende cercare l'oggetto del fascicolo “Acquisto pc laboratorio d'informatica”, si può effettuare la ricerca inserendo la sola parola: acquist* - con l'asterisco - così il sistema ricercherà sul singolare e sul plurale.;

  • Scarto

Impostare un valore di scarto selezionando un elemento fra quelli previsti dalla lista verticale;

  • Note

Inserire in questo campo le parole che si intende individuare nel fascicolo da rintracciare;

  • UOR

Indicare l'ufficio proprietario dei fascicoli da cercare oppure una o più parole in esso contenute; il pulsante posto sulla destra consente di accedere alla lista completa degli uffici, dalla quale selezionare uno o più uffici da riportare nella corrente pagina; digitare qualche carattere consente di accedere alla lista mediante posizionamento;

  • RPA

Serve a cercare tutti i documenti inseriti o trattati da una determinata persona, oppure digitare parte del nominativo;il pulsante sulla destra consente di accedere alla lista completa dei nominativi e di selezionare uno o più elementi da riportare in questo campo; digitare qualche carattere consente di accedere alla lista mediante posizionamento;

  • Metodo di ordinamento

Selezionare dalla lista il metodo di ordinamento con il quale si desidera visualizzare il risultato della ricerca.

Ricerca - Fascicoli del personale

Tramite il pulsante Fascicoli del personale si accede alla maschera di ricerca di fascicoli nominativi, intestati al personale interno dell'Ente. Gli utenti abilitati alla visualizzazione e gestione dei fascicoli del personale possono ricercarli selezionando il pulsante “Fascicoli personale” all'interno della sezione “Altre ricerche”. Se non si è appositamente abilitati, tale pulsante non compare nel proprio menù dell'archivio.

Fig. Maschera di ricerca dei fascicoli del personale

La ricerca di un fascicolo del personale può essere eseguita in base ad uno dei seguenti dati o alla loro combinazione:

  • Solo aperti

Recupera solo i fascicoli aperti, cioè non chiusi;

  • Solo chiusi

Recupera solo i fascicoli chiusi, cioè archiviati (i fascicoli archiviati sono quelli delle pratiche completate che non occorre tenere a portata di mano, dunque visualizzabili sulla scrivania virtuale. Tali fascicoli archiviati rimarranno comunque sempre consultabili);

  • Anno

Impostare l'anno di emissione del fascicolo nel formato a quattro cifre;

  • Classificazione

Il valore della Classificazione viene compilato in atuomatico dal software e riporta il valore VII - Personale, limitando così la ricerca solo all'ambito del personale.

  • Numero (intervallo)

E' suddiviso in due sottocampi: “Da”, “A”; impostando solo il primo si ha la ricerca esatta di tale termine; per ottenere una ricerca per intervallo occorre impostare anche il valore “A”. Impostando solo A si ottiene un intervallo di ricerca che seleziona dal primo fascicolo (dell'anno, se impostato) al numero indicato (compreso);

  • Nominativo

In questo campo si introduce il nominativo della persona cercata. Se si indicano più termini senza utilizzo di tali operatori si intende una ricerca di termini adiacenti (ad esempio: Rossi Mauro). La ricerca è indifferente all'uso dei caratteri maiuscoli o minuscoli.

  • Matricola

In questo campo si introduce la matricola della persona ricercata.

  • Categoria

Questo menù a tendina divide il personale in due categorie:

  • Personale docente;
  • Personale non strutturato;
  • Personale non docente.

Selezionando una delle due categorie si restringe notevolmente il campo di ricerca.

  • Cod.fiscale

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite il proprio codice fiscale.

Se si introducono solo le prime lettere del Codice fiscale seguite dal simbolo *, la ricerca sarà comunque valida e troverà tutti i codici fiscali che cominciano con quella lettera.

  • Data di nascita

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite la data di nascita.

  • Data di assunzione

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite la loro data di assunzione. E' suddiviso in due sottocampi:

DA Richiede tutti i fascicoli del personale con data di assunzione superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. A Rappresenta la data finale fino al quale si intende individuare i documenti da cercare. Se il campo DA non è stato compilato cerca tutte le date antecedenti.

  • Data di cessazione

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite la loro data di cessazione. E' suddiviso in due sotto-campi:

DARichiede tutti i fascicoli del personale con data di assunzione superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. ARappresenta la data finale fino al quale si intende individuare i documenti da cercare. Se il campo DA non è stato compilato cerca tutte le date antecedenti.

  • Note

Da questo campo è possibile ricercare parole che sono introdotte nel campo Note del fascicolo.

  • Metodo di ordinamento

Da questo menù a tendina è possibile selezionare la modalità di visualizzazione tra due: Numero, ordina i fascicoli in ordine numerico in base alla matricola; Oggetto / Nominativo, in questo caso visualizza i fascicoli in ordine alfabetico dei soggetti intestatari del fascicolo.

Ricerca - Fascicoli dello studente

Tramite il pulsante Fascicolo dello Studente si accede alla maschera di ricerca dei fascicoli dello studente.

Fig. Maschera di ricerca dei fascicoli dello studente

Questo paragrafo è attinente all'ambito universitario. Chi dovesse avere un altro titolario o la funzione “Fascicoli dello studente” non impostata, non vi troverà informazioni utili. Gli utenti abilitati alla visualizzazione e gestione dei fascicoli degli studenti possono ricercarli selezionando il pulsante “Fascicoli dello Studente” all'interno della sezione “Altre ricerche”. Se non si è appositamente abilitati, tale pulsante non compare nel proprio menù dell'archivio. La ricerca di un fascicolo dello studente può essere eseguita in base ad uno dei seguenti dati o alla loro combinazione:

* Solo aperti recupera solo i fascicoli aperti, cioè non chiusi; * Solo chiusi recupera solo i fascicoli aperti, cioè archiviati i fascicoli archiviati sono quelli delle pratiche completate che non occorre tenere a portata di mano, dunque visualizzabili sulla scrivania virtuale. Tali fascicoli archiviati rimarranno comunque sempre consultabili);

  • Anno

Impostare l'anno di emissione del fascicolo nel formato a quattro cifre;

  • Classificazione

Il valore della Classificazione viene compilato in automatico dal software e riporta il valore V - Studenti e laureati, limitando così la ricerca solo all'ambito degli studenti.

  • Numero (intervallo)

è suddiviso in due sotto-campi: “Da”, “A”; impostando solo il primo si ha la ricerca esatta di tale termine; per ottenere una ricerca per intervallo occorre impostare anche il valore “A”. Impostando solo A si ottiene un intervallo di ricerca che seleziona dal primo fascicolo (dell'anno, se impostato) al numero indicato (compreso);

  • Nominativo

In questo campo si introduce il nominativo della persona cercata. Se si indicano più termini senza utilizzo di tali operatori si intende una ricerca di termini adiacenti (ad esempio: Rossi Mauro). La ricerca è indifferente all'uso dei caratteri maiuscoli o minuscoli.

  • Matricola

In questo campo si introduce la matricola della persona ricercata.

  • Cod.fiscale

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite il proprio codice fiscale. Se si introducono solo le prime lettere del Codice fiscale seguite dal simbolo *, la ricerca sarà comunque valida e troverà tutti i codici fiscali che cominciano con quella lettera.

  • Data di nascita

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite la data di nascita.

  • Data di assunzione

Da questo campo è possibile ricercare le persone tramite la loro data di assunzione. E' suddiviso in due sotto-campi:

DA Richiede tutti i fascicoli degli studenti con data di immatricolazione superiore o uguale, senza porre limiti sul valore massimo. A Rappresenta la data finale fino al quale si intende individuare i documenti da cercare. Se il campo DA non è stato compilato cerca tutte le date antecedenti.

  • Note

Da questo campo è possibile ricercare parole che sono introdotte nel campo Note del fascicolo.

  • Metodo di ordinamento

Da questo menù a tendina è possibile selezionare la modalità di visualizzazione tra due: Numero, ordina i fascicoli in ordine numerico in base alla matricola; Oggetto / Nominativo, in questo caso visualizza i fascicoli in ordine alfabetico dei soggetti intestatari del fascicolo.

CLASSIFICAZIONE E TITOLARIO

Titolario di classificazione

Il Titolario è un sistema di classificazione per organizzare i documenti. Detto in parole semplici, è uno schema gerarchico per attribuire la classificazione (Titolo e classe) al documento e stabilisce la posizione del documento. La classificazione data al documento serve infatti per capire in quale fascicolo inserirlo.

Come inserire la classificazione utilizzando le voci d'indice

Uno degli elementi obbligatori previsti dalla normativa (DPR 445/2000 art. 56) è la classificazione dei documenti informatici registrati sul protocollo. La classificazione è fondamentale per la fascicolazione e dunque per archiviare correttamente i documenti, favorendone in seguito la conservazione.

“Classificare” significa inserire i documenti all’interno di una struttura logica che rispecchia le funzioni dei singoli uffici che operano all’interno di un ente, in questo caso della scuola, e che vengono rappresentate all’interno del Titolario o piano di classificazione.

DIDANET documenti permette di semplificare la classificazione tramite l’utilizzo delle Voci d’indice. Queste voci identificano, in linea generale, le tipologie di documenti con le quali la scuola si trova ad operare.

Vediamo di seguito come classificare un documento in fase di protocollazione sul sistema DIDANET per la gestione documentale.

1. Questa è la schermata che si presenta all’utente una volta compilati i primi campi fondamentali.

2. Cliccando su Voce di indice è possibile accedere all’Elenco, come vedete illustrato nell’immagine sottostante.

3. La voce “Elenco” rimanda a una lista di tipologie di documenti tra i quali è possibile scegliere quello trattato per la registrazione del protocollo in questione.

4. In alternativa, se già si conosce il tipo di documento, è possibile scegliere digitando una porzione del nome (es: Richiesta) seguita dal tasto TAB. In questo modo l’elenco delle tipologie sarà limitato in base alla voce di ricerca.

5. Infine basterà selezionare la voce ricercata e il sistema, in automatico, compilerà il campo “Classificazione”.

Stampa classificazione dei documenti

Passaggi da fare per avere le stampe con la classificazione dei documenti:

1)Home page → tasto “Stampe”:

2)Flag su “Stampa classificazione e Num. Fasc.”:

3)Foglio che viene stampato:

FASCICOLO INFORMATICO

Corretta archiviazione dei documenti

I fascicoli vanno creati per procedimento o per attività, ovvero tutti quei documenti che vengono prodotti o ricevuti per arrivare ad un provvedimento finale o ad una decisione finale fanno parte di una stessa pratica. Questi documenti saranno quindi classificati in modalità omogenea.

Ad esempio, per procedere all’acquisto di determinato materiale (pc), i documenti da gestire saranno: la determina del dirigente di approvazione all’acquisto, i documenti prodotti dall’eventuale commissione tecnica nominata dal dirigente, i preventivi, la fattura… Tutti questi documenti faranno parte del procedimento “Acquisto nuovi pc aula di informatica”: questo sarà l’oggetto del fascicolo del procedimento di acquisto, il cui atto finale è la fattura.

Il fascicolo avrà classificazione VI - “Finanza e Patrimonio” e classe 10 - “Beni e servizi” (in base alla voce del Titolario). Così come tutti i documenti elencati saranno classificati VI/10, secondo il Titolario.

Se viene effettuata un’altra procedura di acquisto, questo fascicolo avrà un altro oggetto e sarà classificato sempre VI/10, ma sarà il secondo fascicolo progressivo del Titolo VI/10. Si avrà quindi il fascicolo dall’oggetto “Acquisto nuovi pc aula di informatica” - VI/10.1 - ed il nuovo fascicolo con un oggetto diverso, ma sempre relativo all’acquisto di altro materiale che sarà VI/10.2.

Esempio: atti degli esami finali. Classificare questi documenti come V/4 – Studenti, cursus studiorum, per farli poi confluire nel fascicolo corrispondente classificato V/4. Il diploma verrà classificato sempre V/4, ma archiviato nel fascicolo dello studente.

Inserimento di un documento in un fascicolo

Ha il compito di inserire il documento nel fascicolo chi è RPA del documento. Quindi per la fascicolazione:

- Cliccare sulla vaschetta RPA per vedere i documenti assegnati

- Scegliere dall’elenco il documento da fascicolare cliccando sull’icona:

Cliccare quindi su “Fascicoli”, presente nel menu laterale (se si è abilitati a intervenire su quel documento):

Cliccando su Fascicoli si accede alla maschera viola della Ricerca dei fascicoli, in questo modo si può vedere se sono già stati aperti dei fascicoli dall’oggetto d’interesse.

Per effettuare la ricerca: scrivere una parola riferita all’oggetto del fascicolo che si sta cercando - eventualmente con l’asterisco finale, in modo che il sistema recuperi il singolare, plurale, etc. della parola cercata - e cliccare su “Avvia”.

Es. Progett* Progetto / Progetti

N.B.: Il sistema di default presenta la classificazione uguale alla classificazione del documento. Si ricordi che la classificazione serve per collocare il documento nel fascicolo, per questo la classificazione del documento deve corrispondere a quella del fascicolo:

Se il sistema non trova nessun fascicolo con questo oggetto significa che NON ci sono fascicoli già aperti (ovviamente l’utente vedrà i fascicoli che è abilitato a vedere).

Ad esempio, se l’utente dell’ufficio protocollo NON è abilitato a vedere i fascicoli di responsabilità dell’ufficio personale, NON visualizzerà tali fascicoli.

Per ulteriori verifiche si può cercare il fascicolo per Classificazione, come in figura, e cliccare su “Avvia” per la ricerca:

Il sistema renderà visibile l’elenco dei fascicoli con quella classificazione che si è abilitati a vedere, ad esempio in questo caso ci sono due fascicoli con Classificazione IV/5 (Titolo IV – Didattica, Classe 5 - Progetti):

Scegliere il fascicolo che serve, cliccando sui dati del fascicolo:

In questo modo si accede alla maschera del fascicolo e, per inserire il documento nel fascicolo, è sufficiente cliccare sul tasto “Assegna”:

Altrimenti, se i fascicoli trovati non sono utili, cliccare su “Nuovo” per la creazione di un NUOVO fascicolo:

Per la definizione del NUOVO fascicolo, inserire:

- l’oggetto del fascicolo

- la classificazione

- il Responsabile del fascicolo, indicando il cognome della Persona e cliccando poi sul tasto TAB, oppure cliccando su “Persona” e scegliendo l’RPA del fascicolo dall’elenco:

L’importante è che, nella definizione del nuovo fascicolo, si presti attenzione a chi viene indicato come RPA.

Il sistema infatti inserisce di default la persona che sta registrando il fascicolo: se colui che lo crea non è il responsabile, occorre cancellare quella persona indicata di default come Responsabile + il relativo Ufficio di appartenenza e indicare invece l’RPA corretto del fascicolo:

Una volta cliccato su “Registra”, il documento risulterà correttamente fascicolato.

Il sistema aprirà in automatico la maschera del documento e, nell’area Responsabilità, indicherà il fascicolo in cui il documento è stato inserito:

Cliccando sul titolo del fascicolo, evidenziato in giallo nella figura sopra, è possibile tornare alla maschera del fascicolo in cui è possibile visualizzare:

- la classificazione

- la data di apertura del fascicolo

- i documenti contenuti

- il Responsabile del fascicolo

A questo punto, il documento è correttamente fascicolato e l’RPA del documento non vedrà più il documento nella vaschetta sulla sua scrivania virtuale.

L’RPA Test Didanet aveva 31 documenti, ora che ha fascicolato il documento ne vede solo 30.

N.B.: Nella propria scrivania virtuale si ha la possibilità di visualizzare i fascicoli di cui si è Responsabili (essere responsabile di un fascicolo non significa averlo creato/aperto, ma essere il responsabile della pratica).

La figura seguente ricorda dove viene indicato il Responsabile del fascicolo:

N.B.: Affinché la fascicolazione sia possibile è necessario che RPA del documento e RPA del fascicolo coincidano!

Se RPA del documento e RPA del fascicolo NON coincidono: l’RPA del documento o l’Operatore incaricato possono fascicolare, ma nel momento in cui inseriscono il documento nel fascicolo il sistema trasferisce la responsabilità del documento all’RPA del fascicolo.

Esempio di RPA documento diverso da RPA fascicolo:

Ho un documento di cui l’RPA è Test DIDANET dell’Ufficio Protocollo e si deve inserire nel fascicolo di cui è responsabile Rossini Elisabetta dell’ufficio Test Scuola Kion.

Responsabile del fascicolo è Rossini Elisabetta:

Test Didanet riesce a fascicolare il documento ma la responsabilità del documento è stata trasferita a Rossini Elisabetta (responsabile del fascicolo):

QUINDI DOVE SI VISUALIZZA RPA DEL FASCICOLO E RPA DEL DOCUMENTO?

In figura, l’RPA del documento:

In figura, l’RPA del fascicolo:

Tipologie di fascicoli

Esistono due tipologie di fascicoli: quelli di procedimento e quelli della persona. Pertanto se si decide di creare un fascicolo del secondo tipo, tutti i documenti relativi alla stessa persona avranno il Titolo VII, “Personale” (o V se “Studenti”). All'interno del fascicolo della persona, potranno poi essere creati dei sottofascicoli, in modo da raggruppare i documenti per temi: stato economico-finanziario, stato giuridico, assenze…

Fascicoli generici: procedimenti amministrativi

Il criterio con cui creare i fascicoli generici è quello di costituire i fascicoli in base ai procedimenti amministrativi della scuola, altrimenti per attività.

Esempi di procedimenti amministrativi sono: la richiesta di un dipendente per svolgere servizio di consulenza, l’indizione di una gara per l’affidamento del servizio mensa o del servizio trasporto pubblico etc.

Fascicoli del personale e dell'alunno/studente

I passaggi sono gli stessi di quelli visti sopra per la fascicolazione di un documento in un fascicolo generico, in questo caso però bisognerà scegliere la classificazione giusta.

Vediamo un esempio:

L’RPA deve accedere all’elenco dei documenti dalla propria vaschetta personale e scegliere il documento da fascicolare:

Cliccare sull’icona del documento, poi sul tasto Fascicoli.

Scegliere la classificazione VII relativa al fascicolo del Personale.

Se si sceglie la VII/4 si andrà a inserire il documento all’interno di un fascicolo generico per attività, affare o procedimento amministrativo.

Scegliendo la classificazione VII s’inserirà il documento all’interno di un fascicolo del Personale che ospiterà documenti classificati in modo eterogeneo, quindi con classi del Titolario non omogenee (le assenze VII/4, il contratto VII/1, documenti INPS VII/etc.), ma tutte afferenti al Titolo VII.

I passaggi seguenti sono quelli già visti: si fa la ricerca indicando nominativo della persona di cui si cerca il fascicolo e cliccando su “Avvia”:

Se non esiste si cliccherà su “Nuovo” per creare un nuovo fascicolo, compilando i seguenti campi obbligatori: 1) Nominativo della persona; 2) Matricola (se non si possiede, è possibile inserire come matricola il codice fiscale); 3) Codice Fiscale.

Cliccare poi su “Registra”.

Se invece il fascicolo che serve è già stato aperto e viene quindi trovato in fase di ricerca, è sufficiente cliccare su “Assegna” per inserire il documento all’interno del fascicolo:

Le attività viste per inserire un documento nel fascicolo del Personale sono identiche a quelle per inserire un documento all’interno del fascicolo dell’alunno.

Se si intende inserire lo stesso documento in un ulteriore fascicolo è possibile cliccare sul tasto “Copia in fascicolo” presente nel menu laterale del documento appena fascicolato:

Si accederà alla maschera di ricerca dell’ulteriore fascicolo in cui inserire lo stesso documento.

Cliccando su “Avvia” il sistema recupererà tutti i fascicoli aperti e visualizzabili dall’utente, mentre cliccando su “Nuovo” si andrà ad aprire un nuovo fascicolo:

E si prosegue con la definizione di un nuovo fascicolo e la definizione degli elementi obbligatori (evidenziati in giallo nella figura):

Una volta creato il fascicolo, è necessario cliccare su “Assegna” perché il documento venga nuovamente fascicolato e risulterà in questo modo:

Se si intende togliere il documento dal fascicolo, è sufficiente cliccare sulla croce rossa, come nella figura sopra.

RICORDARE CHE PUO’ FASCICOLARE UN DOCUMENTO:

- L’RPA del documento se è lo stesso RPA del fascicolo. Una volta fascicolato, il documento non apparirà più nella vaschetta “RPA”, ma in uno dei fascicoli sulla scrivania virtuale.

- L’Operatore a cui è stato affidato il documento. Una volta fascicolato, il documento continuerà ad apparire nella vaschetta “Incarichi”; per eliminarlo si dovrà cliccare sulla crocetta rossa.

Questo documento sarà stato inserito in un fascicolo che l’Operatore non visualizzerà sulla propria scrivania virtuale poiché non è RPA del fascicolo.

Fascicolazione di un insieme di documenti

Distinguiamo due casi:

1) FASCICOLO DI PROCEDIMENTO

Prendere la pagina con la lista dei documenti da fascicolare e selezionare quelli che interessano:

Cliccare su “Inserisci in fascicolo”:

Si apre così la maschera viola di ricerca dei fascicoli di procedimento:

A questo punto, scrivere un parametro di ricerca per vedere se il fascicolo esiste già oppure crearne uno attraverso il tasto “Nuovo”. Una volta aperto il fascicolo (già esistente o nuovo), cliccare sul tasto “Assegna tutti”:

Ora, nei “Doc. contenuti”, vedrete scritto il numero aggiornato di documenti presenti all’interno del fascicolo.

N.B.: I documenti devono avere la stessa classificazione del fascicolo!!!

2) FASCICOLO DI PERSONA (PERSONALE / STUDENTE)

Come nel caso precedente, prendere la pagina con la lista dei documenti da fascicolare e selezionare quelli che interessano.

Cliccare su “Inserisci in fascicolo”.

Ora tornare alla Home Page e cliccare su FASCICOLI PERSONALE o FASCICOLI STUDENTE, a seconda dei casi:

Inserire il nominativo della persona interessata per ricercare il suo fascicolo:

Una volta trovato, aprire il fascicolo e cliccare sul tasto “Assegna tutti” nel Menu a sinistra.

Ora, nei “Doc. contenuti”, vedrete scritto il numero aggiornato di documenti presenti all’interno del fascicolo.

Ricerca in fascicolo

Dalla maschera dell’Home page del sistema è possibile ricercare i fascicoli generali (per affare, attività e procedimento) altrimenti i fascicoli del personale o dello studente:

Se si clicca sul tasto “Fascicoli” è possibile cercare il fascicolo utile indicando una parola dell’oggetto e cliccando su “Avvia”.

Ricerca nel fascicolo personale

La possibilità di visualizzare solo il primo livello è prevista per i fascicoli generali di affare, procedimento e attività, ma non per i fascicoli personale\\. Per evitare di sfogliare le pagine in fase di ricerca del fascicolo personale, è bene inserire il nominativo preciso della persona.

E’ necessario effettuare la ricerca in questo modo:

  • -Scrivere nome e cognome per intero
  • -Scrivere le iniziali del cognome e mettere asterisco (*)

Ad esempio, se ho bisogno del fascicolo di Bianchi Maria devo inserire “Bianchi Maria”, oppure “Bianchi Mar” e asterisco (*) e il sistema recupererà direttamente il fascicolo senza dover sfogliare tutte le pagine.

Riepilogo passaggi per la ricerca del fascicolo personale:

Home page → Tasto “Fascicoli personale” → scrivere l’oggetto del fascicolo che si ricerca: es. “Assenze” (da inserire nel campo “Nominativo”) → il sistema di default rimanda all’elenco dei fascicoli con tale oggetto e cliccando sul tasto “Avanti” si potrà trovare il fascicolo ricercato.

Lo stesso vale se si effettua la ricerca indicando come nominativo “Mario Rossi”: il sistema rimanda direttamente al fascicolo della persona, bisognerà poi cliccare sul sotto fascicolo per cercare l’inserto dall’oggetto “Assenze”.

RPA di fascicolo

Non ha importanza chi crea/apre il fascicolo, ma chi viene indicato come Responsabile - RPA - del fascicolo, che deve corrispondere al responsabile del documento inserito in esso (il responsabile del fascicolo è anche il responsabile del documento).

L’RPA è il responsabile del procedimento amministrativo come da L. 241/1990. Il responsabile del procedimento nella scuola è l’operatore che si occupa della pratica, ovvero della buona tenuta del fascicolo - che tutti i documenti siano presenti nel fascicolo - e della sua chiusura quando la pratica è conclusa.

RPA DOCUMENTO = RPA FASCICOLO → SI PUO’ FASCICOLARE IL DOCUMENTO

I fascicoli generici per procedimento hanno un RPA. Diverso è invece per i fascicoli del personale. Questi ultimi raccolgono infatti documenti appartenenti a procedimenti diversi, dunque non c’è un vero e proprio RPA. Chiaramente l’Ufficio Personale dovrà occuparsi della buona tenuta di questi fascicoli e di fare in modo che nel fascicolo di “Mario Rossi”, per esempio, ci siano tutti i documenti che lo riguardano.

Per quanto riguarda l’abilitazione a fascicolare:

- Se RPA del documento e RPA del fascicolo coincidono non ci sono problemi

- Se RPA del documento e RPA del fascicolo NON coincidono: l’RPA del documento o l’Operatore incaricato possono fascicolare, ma nel momento in cui inseriscono il documento nel fascicolo il sistema trasferisce la responsabilità del documento all’RPA del fascicolo.

Inserire un documento con un RPA in un fascicolo con un altro RPA: operatore incaricato

RPA del documento appartiene a ufficio protocollo = RPA del fascicolo (sempre dell’ufficio protocollo) → Inserisco sul documento un operatore incaricato anche di altro ufficio (esempio: contabilità) → l’operatore incaricato riesce a metterlo nel fascicolo dell’RPA (purché abbia il diritto di visualizzazione di tutti i fascicoli).

Fascicolazione di una bozza

Esiste la possibilità di fascicolare anche un documento in bozza, cliccando sul tasto “Fascicoli” nel menu a sinistra.

Fascicolare correttamente un documento inserito in un fascicolo errato

Per eseguire l’operazione, occorre prima togliere il documento dal fascicolo errato, poi inserirlo nel fascicolo corretto. In seguito, cancellare il fascicolo errato ormai vuoto.

Innanzitutto, togliere il documento dal fascicolo errato.=== Dall’Home Page andare a cercare il fascicolo contenente il documento da rimuovere:

Ricercare il fascicolo errato nell’elenco e cliccare sul titolo in grassetto:

Aprire il fascicolo e cliccare a sinistra sul tasto “Documenti” per visualizzare il suo contenuto:

Ritrovare il documento che interessa e cliccare sull’icona per aprirlo:

Sfascicolare il documento, ovvero rimuoverlo dal fascicolo cliccando sulla crocetta rossa:

Il documento ora apparirà in questo modo (senza l’indicazione del fascicolo di appartenenza):

Ora occorre andare a ritrovare il documento sulla propria scrivania, nella vaschetta RPA (dove sono contenuti i documenti di propria responsabilità).

Cliccare sulla scritta “RPA”:

Aprire la vaschetta e prendere il documento che interessa:

Aprire il documento e cliccare a sinistra sul tasto “Fascicoli”:

Controllare se esiste già il fascicolo di STUDENTE relativo a quella persona, cliccando sul pallino relativo al Titolo V (o VII se fosse del PERSONALE), e avviare la ricerca col tasto “Avvia”:

A questo punto ci sono due possibilità:

1.Se il fascicolo di Gianluigi Rossini esiste già, aprirlo e cliccare sul tasto “Assegna”:

2.Se il fascicolo di Gianluigi Rossini non esiste ancora, crearlo cliccando sul tasto “Nuovo”:

Una volta inseriti i dati e creato dunque il fascicolo dello studente Gianluigi Rossini, il sistema vi inserisce il documento in automatico e apparirà questa schermata riassuntiva:

Cancellazione fascicoli

Il tasto “Cancella” non lo si trova se i fascicoli contengono documenti.

Pertanto, soltanto se il fascicolo è vuoto è possibile procedere con l’eliminazione dei documenti.

Se invece il fascicolo contiene documenti non sarà consentita la facoltà di eliminazione del fascicolo.

In questo caso si può togliere i documenti dal fascicolo accedendo al documento quindi cliccando sulla freccia rossa.

Una volta che il documento è stato rimosso dal fascicolo errato, ritorna sulla scrivania virtuale pronto per essere inserito nel fascicolo corretto.

Per cancellare il fascicolo creato erroneamente, ora vuoto è necessario ricercarlo dall’Home Page → tasto “Fascicoli”, altrimenti dalla propria scrivania virtuale ( Fascicoli Aperti).

Si scorre poi l’elenco fino a ritrovarlo:

Una volta trovato, cliccare sul titolo in grassetto per aprirlo cliccare infine sul tasto “Cancella”:

Il tasto “Cambia classificazione” serve per la chiusura del fascicolo ed il corretto trasferimento in automatico dei documenti ad un nuovo fascicolo con classificazione diversa da quella del fascicolo originario.

==== Togliere un documento da un fascicolo ==?= Come si può togliere da un fascicolo il collegamento ad un documento che si vuole inserire in un altro fascicolo? Occorre cliccare sulla crocetta rossa, in questo modo il documento verrà sfascicolato e tornerà ad essere nella vaschetta della scrivania virtuale: potrà quindi essere inserito in un altro fascicolo.

Fascicoli: tasto “Cambia Classificazione”

Questo tasto serve a chiudere il fascicolo a cui si sta cambiando la classificazione per aprirne un nuovo, inoltre consente il trasferimento automatico dei documenti contenuti nel fascicolo vecchio al nuovo con la nuova classificazione.

In fase di ricerca si visualizzano due fascicoli con classificazione: VI/4:

Il primo fascicolo è quello che è stato chiuso, il secondo è il fascicolo nuovo con la classificazione corretta e i documenti trasferiti dal primo al secondo.

In figura è possibile vedere dall’icona “impacchettata” del fascicolo che quest’ultimo è stato in automatico archiviato e quindi chiuso. Dalla figura è visibile inoltre, a fianco della dicitura “Nuovo repertorio”, il collegamento al secondo fascicolo con classificazione corretta.

N.B.1: Un fascicolo viene chiuso solo quando si clicca sul tasto “Archivia”.

N.B.2: E’ possibile intervenire utilizzando il tasto “Riapri”: aprendo il fascicolo, sarà poi possibile inserire nuovi documenti e modificare l’oggetto di quel fascicolo e sotto fascicoli. Ma trattandosi un fascicolo a cui è stata modificata la classificazione perché s’intende mantenerlo? Se la pratica relativa a quel fascicolo è stata completata è bene archiviarlo ed eventualmente crearne uno nuovo, sempre con la classificazione scelta, ma contenente nuovi documenti di un’altra attività.

N.B.3: Il fascicolo viene creato sempre sulla base della classificazione del documento, se ci si sbaglia è comunque possibile modificare la classificazione del documento e l’oggetto del fascicolo.

Per modificare l’oggetto del fascicolo: ricercare il fascicolo → cliccare su “Modifica” (barra laterale) → cancellare ciò che si è scritto nella maschera viola nel campo “Oggetto” e sostituire il campo con l’oggetto corretto.

Per inserire i documenti nei fascicoli corretti è necessario:

1)Togliere dai fascicoli tutti i documenti fascicolati erroneamente: aprire ogni documento e cliccare sulla crocetta rossa.

2)Cambiare la classificazione dei documenti: Home page → Ricerca globale → Cercare i documenti per classificazione → Avvia → Selezionare tutti i documenti (spuntare casellina in alto “Tutti”) → Tasto “Cambia classificazione” (scegliere la classificazione corretta) → Tasto “Conferma”.

3)Inserire i documenti con la nuova classificazione nei fascicoli corretti.

Fascicoli: vizualizzare solo fascicoli aperti e non quelli archiviati

In fase di ricerca è sufficiente mettere il flag in “Solo aperti” e non si visualizzeranno i fascicoli archiviati.

Protocollo riservato: fascicolazione

Dopo aver provveduto alla registrazione di alcuni documenti riservati, per procedere alla fascicolazione di tali documenti si può seguire la procedura normale: anche il fascicolo rimarrà riservato e non visibile a terzi.

Questo perché il sistema attribuirà in automatico come responsabile (RPA) del fascicolo lo stesso RPA del documento, pertanto il fascicolo sarà visibile solo a chi ha l’abilitazione al protocollo riservato.

Eventualmente si può indicare nell’oggetto del fascicolo il dato “RISERVATO”:

Collegamenti tra fascicoli

Creare collegamenti tra fascicoli

Dalla propria scrivania virtuale, accedere alla sezione dei Fascicoli aperti.

Accedere all’elenco dei fascicoli, selezionando quello per il quale si intende impostare il collegamento.

Aprire il fascicolo in questione, quindi cliccare, dalla barra laterale sinistra, sul comando “Copia Collegamento”.

Apparirà un popup che vi informa dell’avvenuta copia del collegamento, selezionate pure “OK”.

A questo punto tornate indietro (sempre utilizzando i comandi interni al documentale Didanet, mai le frecce del browser) e selezionate dall’elenco il fascicolo che intendete collegare, quindi cliccateci sopra e apritelo. Una volta aperto il file, dalla barra laterale sinistra, selezionate il comando “Incolla Collegamento”.

Vi comparirà nuovamente un popup che chiede conferma del comando, selezionate “OK” per andare avanti con l’operazione di collegamento.

A questo punto il collegamento è stato creato e potete visualizzarlo dalla scheda viola del fascicolo.

Creare collegamenti tra documento e fascicolo

Passaggi per collegare un documento a più fascicoli, per ovviare all’impossibilità di inserire copie di un documento in più fascicoli del personale:

1.Aprire il documento che si vuole inserire

2.Cliccare su “Copia collegamento” nel menu a sinistra.

3.Tornare all’Home page in “Altre ricerche” e cliccare su Fascicoli personale/Fascicoli studente

4.Cercare il fascicolo della persona che interessa à aprirlo cliccando sul titolo in grassetto

5.Cliccare su “Incolla collegamento”:

6.Si crea così un link che collega quel documento al fascicolo di persona selezionato, visibile sia dal documento che dal fascicolo:

7.Ripetere la procedura per le altre persone.

Copia in fascicolo

Chiusura di un fascicolo

I fascicoli vengono archiviati soltanto quando è conclusa la pratica: è necessario cliccare sul tasto “Archivia” nel menù laterale.

L’archiviazione/chiusura dei fascicoli non viene sempre generata a fine anno, ma soltanto quando la pratica è conclusa. Altrimenti, per i fascicoli del personale, quando il docente va in pensione o viene trasferito in altra scuola e, per i fascicoli dello studente, quando si diploma.

Gestendo la scuola la chiusura del fascicolo, non è stata prevista una procedura automatica per la replicazione del fascicolo per l’anno successivo. Se la scuola ha l’esigenza di creare nuovi fascicoli del personale e dell’alunno, è già attivo un import automatico grazie all’integrazione con DIDANET.

Campi obbligatori del fascicolo studente

Matricola: campo obbligatorio

Il campo “Matricola” è obbligatorio per la creazione del fascicolo studente e del fascicolo personale. Se non si possiede un numero di matricola indicare in questo campo il codice fiscale.

ID carriera

Al momento l’ID carriera è obbligatorio (è il codice identificativo dello studente; se non si possiede, va indicato un numero progressivo).

DOCUMENTI IN GESTIONE: scrivania virtuale e smistamento

Bozze: passaggi prima della protocollazione

La bozza può essere smistata più volte e poi protocollata, anche dopo che è passato molto tempo dall’averla registrata in bozza.

Per passare il documento in bozza a diversi operatori prima di protocollarlo:

Cliccare su “Nuovo RPA” ad ogni passaggio, ricordando di salvare il documento in oggetto con il tasto “REGISTRA” (NON “PROTOCOLLA” o “NON PROTOCOLLATO”). In questo modo il documento arriverà a destinazione ancora in bozza, con le eventuali annotazioni apposte da chi lo ha ricevuto, e potrà essere finalmente protocollato cliccando il tasto “PROTOCOLLA”.

N.B. Cliccando su “NON PROTOCOLLATO” il documento non potrà più essere protocollato! Cliccando su “REGISTRA” invece sì, perché rimane una bozza.

Scrivania virtuale: visualizzazione documenti

Se il dipendente riceve il documento in quanto RPA troverà il protocollo nella vaschetta RPA.

Se il dipendente riceve il documento come Operatore incaricato visualizzerà il protocollo nella vaschetta Incarichi.

Se il dipendente riceve il documento come Copia Conoscenza visualizzerà il protocollo nella vaschetta CC.

Per non vedere più i documenti nella scrivania virtuale:

1) RPA –> o fascicola il documento o lo smista a nuovo RPA / operatore

2) Operatore –> va in MODIFICA e clicca sulla croce rossa.

L’operatore non può più fascicolare un documento già fascicolato dall’RPA.

Scrivania virtuale: eliminazione documenti già gestiti

Per eliminare i documenti già gestiti dalla propria scrivania occorre fascicolarli, se si è RPA del documento; se invece si è Operatori incaricati occorre aprire il documento e cliccare sulla crocetta rossa.

Per la pulizia della scrivania: i documenti in bozza devono essere registrati o protocollati, altrimenti registrati come non protocollati. Una volta registrati a sistema (a protocollo o no) potranno poi essere fascicolati, quindi non saranno più visibili nella vaschetta della scrivania virtuale.

Che cos’è il RIPg e come gestirlo

Che cos’è il RIPg? Il RIPg è il Registro Informatico di Protocollo giornaliero che la normativa sul protocollo informatico (DPCM 3.12.2013) richiede sia generato quotidianamente.

Cosa devo fare per crearlo? E’ un documento che contiene l’insieme delle registrazioni effettuate a protocollo durante la giornata. Viene generato in automatico dal sistema documentale all’una di ogni notte. Viene registrato in automatico dal sistema come repertorio del tipo «varie», quindi non protocollato.

Come gestirlo? Il RIPg viene quindi creato e registrato in automatico da Didanet Documenti e sarà presente nella vaschetta del Responsabile del Protocollo, che dovrà occuparsi di fascicolare il RIPg insieme a tutti gli altri RIPg… ma come fare?

1. L’Operatore di Protocollo deve accedere alla visualizzazione dei RIPg che saranno presenti nella sua vaschetta RPA

2. L’Operatore di Protocollo può altrimenti recuperare tutti i RIPg accedendo alla maschera di ricerca dei repertori, selezionando il repertorio chiamato «Registro informatico giornaliero di Protocollo».

3. Trovato l’elenco, occorre selezionare i RIPg da fascicolare, in questo caso «Tutti»

4. Cliccare sul tasto «Cambia classificazione» (scegliere sempre I/4), poi cliccare su «Conferma». 5. Inserire i RIPg in modo massivo in un fascicolo (creato prima). Selezionarli tutti e cliccare sul tasto nel Menu laterale a sinistra «Inserisci in fascicolo». 6. Cercare il fascicolo relativo al RIPg secondo un filtro come quello del campo oggetto e cliccare su «Avvia».

7. Se il sistema non trova nessun fascicolo con quell’oggetto, si può procedere con la creazione di uno nuovo. Cliccare quindi su «Indietro», poi su «Nuovo».

8. Definire l’oggetto del fascicolo, ad esempio: «i Ripg dell’anno scolastico 2015 – 2016». Scegliere poi la classificazione del fascicolo, che sarà sempre I/4.

9. Cliccare sul tasto «Registra».

10. Il fascicolo viene creato e, cliccando su «Assegna tutti», i RIPg vengono archiviati nel fascicolo predisposto ad hoc.

Visualizzazione bozze (email) da parte di appartenenti allo stesso Ufficio

Se ci sono due o più appartenenti all’Ufficio Protocollo:

1)Nome associato alla casella di posta: vede le bozze sia a destra (ufficio) che a sinistra (personale) della scrivania.

2)Altri: vedono le bozze solo nella parte destra della scrivania (ufficio).

Visualizzazione scrivanie di altri Uffici

Una volta inserite le credenziali di accesso ogni utente vede i documenti del proprio ufficio:

Per visualizzare i documenti dell’ufficio protocollo deve invece scegliere l’ufficio protocollo cliccando sulla freccina:

A questo punto vedrà tutti i documenti dell’ufficio protocollo, comprese le email e le PEC cliccando nella ”vaschetta” bozze.

TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI

Strumenti per trasmettere il documento

Configurazione caselle di posta: PEO e PEC

Per la PEO si possono seguire due strade:

a) si configura sul sistema la casella istituzionale della scuola: in questo modo, tutte le email verranno scaricate sul sistema ad una persona associata alla casella (più sicuro, occupa meno spazio e le email si possono protocollare direttamente, con i campi già compilati; se si tratta di spam si possono cancellare, essendo ancora bozze);

b) i messaggi che arrivano sull'attuale casella “istruzione.it” si possono inoltrare ad una casella di posta da noi configurata ad hoc sul sistema: in questo modo, però, il mittente risulterà sempre la scuola e non quello reale, pertanto in caso di protocollazione va modificato quel campo.

Occorre sapere quale indirizzo utilizzare e a quale referente associarla: quando configuriamo una casella PEO o PEC sul sistema, tutte le email a quell'indirizzo vengono scaricate sul documentale e non sono più visibili sulla casella Web. La cosa migliore, al momento della configurazione, sarebbe quella di trasferire le email già trattate (da non scaricare sul sistema) in una cartella a parte. In questo modo, il sistema scaricherà solo le email che troverà nella casella di posta in arrivo.

I vantaggi della PEC: gestione delle ricevute, ricezione diretta delle PEC sul protocollo e acquisizione automatica degli elementi identificativi per la protocollazione, maggiore memoria rispetto a quella resa disponibile dalla casella PEC Web, possibilità di ricezione e trasmissione del documento via PEC anche a indirizzi non PEC direttamente dal sistema documentale.

Spedizione di un messaggio via PEC

Per quel che riguarda la spedizione di un messaggio via PEC, occorre aprire la maschera verde del protocollo in partenza e fare i seguenti passaggi:

Inserire le iniziali del destinatario → premere tasto TAB → scegliere la voce che interessa → compilare tutti gli altri campi obbligatori → REGISTRARE → sul documento protocollato compaiono le ICONE su cui cliccare per l'invio del documento: si può scegliere se inviarlo a un destinatario specifico o a tutti i destinatari eventualmente inseriti.

Se non compare l'icona di invio PEC è perché è stato inserito un destinatario che non ha l'indirizzo email nel campo PEC. Nelle anagrafiche in cui accade questo, si può procedere così:\\ Inserire le iniziali del destinatario → premere tasto TAB → scegliere la voce che interessa → cliccare sull'icona della MATITA per modificare l'anagrafica → compilare il campo PEC “Email certificata” (anche se si inserisce una casella email NON PEC) → REGISTRARE → ritornare sulla maschera verde di inserimento protocollo in partenza → reinserire il nome del destinatario → in automatico viene compilato il campo PEC → compilare tutti gli altri campi obbligatori → REGISTRARE → sul documento protocollato compaiono le ICONE su cui cliccare per l'invio del documento: si può scegliere se inviarlo a un destinatario specifico o a tutti i destinatari eventualmente inseriti.

Una volta configurato l’indirizzo PEC, è sufficiente cliccare sull’icona evidenziata in giallo nella figura per trasmettere il documento via PEC.

In figura è evidenziato in giallo anche dove viene visualizzato l’indirizzo PEC del destinatario, se registrato in anagrafica:

VALORE GIURIDICO DI UNA PEC: se il messaggio fa parte del body della PEC equivale a un documento sottoscritto con firma debole. Ma se l’istanza non è firmata digitalmente e fa parte dell’allegato della PEC e non del testo equivale a mandare un documento NON firmato.

Tasto "Rispondi": invio documento in partenza facendo rispondi da documento in arrivo

Esiste il tasto “Rispondi” che rimanda direttamente ad un protocollo in uscita. Da normativa ogni documento deve corrispondere ad un numero di protocollo.

Una volta protocollato in uscita, è possibile inviare quel documento via PEC.

Se l’esigenza è quella di inviare una risposta ad un documento in arrivo, una volta che è stato protocollato il documento in arrivo, si può cliccare sul menu laterale nel tasto “Rispondi”:

A questo punto è necessario completare i dati per la protocollazione in uscita, associare il file e inviare il tutto via PEC.

Se è necessario inviare il documento a molti docenti: in attesa che il documentale sia completamente integrato con il registro, la cosa più semplice è utilizzare il sistema documentale per la protocollazione e l’archiviazione delle pratiche ed il sistema di posta per l’invio a più docenti.

E’ superfluo configurare l’ufficio docenti nel documentale, questo comporterebbe fornire l’acceso al documentale anche a tutti i docenti soltanto per la visualizzazione di alcune pratiche.

Una volta che sarà invece attiva l’integrazione tra i due sistemi, il documento protocollato nel DOCUMENTALE sarà recuperato da DIDANET registro che ha l’anagrafica docenti e sarà così possibile inviarlo a questi ultimi.

Cancellazione email

Se nella casella di posta PEC o archiviazione vedete comparire la scritta “Anomalia messaggio” non preoccupatevi, è un messaggio dovuto al fatto che le email arrivano da caselle di posta non PEC o la vs email è in qualche mailing list per l'invio di email di massa, comunque, con firme digitali non riconosciute dal sistema.

Per la cancellazione delle email indesiderate bisogna differenziare tra PEC e NON PEC:

Se PEC: andare nelle “Bozze”e selezionare la casellina bianca dell’email da cancellare nell’elenco:

Poi cliccare sul tasto “SPAM” nel menu a sinistra per spostarla in quella cartella:

Le PEC infatti non sono cancellabili in modo definitivo, deve rimanerne traccia, ma possono non venire più visualizzate quando inserite nella cartella SPAM. Vengono annullate.

Se NON PEC: dall’elenco delle email occorre aprire la bozza e, una volta arrivati sulla schermata blu/verde, nel menu laterale a sinistra si troverà “Cancella” per eliminarla in modo definitivo.

N.B. Le bozze in entrata con segnatura generata dal sistema di protocollo del mittente non possono mai essere marcate come Spam, ma solo annullate.

Capire la casella web di provenienza delle email documentale

Se avete la necessità di capire da quale casella arrivano le email che trovate sul sistema documentale, potete seguire questi passaggi:

Home Page → Ricerca Globale → spuntare “Solo Bozze” → nel campo “Registrazione a cura di” inserire, ad es., “Archiviatore email”/ “Operatore PEC” (a seconda delle definizioni degli operatori nelle diverse scuole).

Archiviatore email

Risulta sempre come archiviatore colui/colei a cui le caselle di posta sono state associate. Di conseguenza, IN AUTOMATICO risulterà sempre lui/lei la responsabile del documento inviato via email, ma cliccando sul nome dell'RPA è possibile modificarlo, in modo che risulti poi un'altra persona come responsabile di quella email.

Gestione documenti in arrivo via email

Come vengono gestiti i documenti che arrivano via mail ordinaria, non essendo presente una firma?

Per quanto riguarda le mail in entrata, l'accesso al sistema attraverso LOGIN e PASSWORD è già una firma elettronica (come da art.1 c1 lett. q nel Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD), quindi è una forma di autenticazione valida. In aggiunta, si può inserire nella sezione “Annotazioni”, in fase di registrazione, la dicitura “documento visto”.

Per i documenti in uscita, invece, è possibile apporre una vera e propria firma digitale (art. 1 c. 1 lett.s, CAD).

Mailing list

Le mailing list sono liste comprensive di più indirizzi email (ad esempio tutti gli indirizzi email dei genitori delle classi prime; oppure un’altra mailing list può comprendere tutti i docenti delle classi prime sezioni A e C etc.). Gli indirizzi delle mailing possono essere inseriti come email di destinatari da aggiungere nell’anagrafica del sistema documentale, ma la gestione e creazione delle mailing list non è aspetto del sistema documentale, queste devono essere create e gestite dall’Istituto scolastico

Per creare una casella email della lista di distribuzione, occorre contattare il provider dell’host\gestore del sito o il vs tecnico.

Dunque il numero di mailing list da creare è una vostra scelta e una volta che avete tali indirizzi sono da caricare nel campo email dell’anagrafica dei destinatari del sistema documentale.

Per la trasmissione di un documento protocollato da sistema a una mailing list seguire le seguenti istruzioni:

1) Inserire l’indirizzo della mailing list (creata e gestita dalla scuola) nel campo email del Destinatario di un protocollo in partenza: inserire le iniziali del nome del gruppo intestatario della mailing list e cliccare sul TAB.

Ad esempio: se la mailing è comprensiva delle mail dei docenti delle classi secondarie della primaria sezione II e II A è sufficiente scrivere “Doc” ( che sta per docenti) e cliccare sul TAB ( tasto sulla tastiera), se il nome destinatario esiste già –> cliccare sulla matita come nella figura di seguito per inserire l’indirizzo email:

2)Se il destinatario non esiste cliccare su “Nuova struttura” e creare un nuovo destinatario andando sempre a compilare il campo email ( come da figura seguente), inserendo l’indirizzo della mailing list da voi creata:

Cliccare poi su Registra.

3) Tornare sulla maschera del documento in partenza ripetere le iniziali del destinatario “doc” cliccare sul TAB e scegliere il destinatario questa volta correttamente compilato con l’aggiunta della mail come da figura:

4) Scelto il destinatario, compilare tutti gli elementi obbligatori per la protocollazione ( cliccare su “registra” per la protocollazione ) e cliccare sull’icona della busta per la trasmissione del documento all’indirizzo della mailing list ( la mail sarà così diffusa a tutti i membri della lista che in questo esempio si chiama “docentiprimariaAeC” e ha come dominio istruzione.it) come da figura seguente:

Come visto è quindi tecnicamente possibile inviare messaggi ad una mailing list dal sistema documentale, ma se non gestite mailing list e necessitate di trasmettere comunicazioni a un numero di destinatari elevato ( che supera i dieci - 15 destinatari) suggeriamo di utilizzare i sistemi di posta ( outlook etc.), altrimenti se disponete del nostro sistema di registro elettronico DIDANET utilizzare tale piattaforma per le comunicazioni a docenti e genitori.

PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI: INTEGRAZIONE CON IL SITO

Registrando in maniera appropriata i documenti sul sistema documentale, questi potranno essere automaticamente visualizzati su apposite porzioni del sito della scuola:

  • Albo ufficiale d'istituto, per la funzione di pubblicità legale
  • Sezione 'Amministrazione trasparente' per la funzione sociale di informazione

MA COME?

Ecco le istruzioni…

La pubblicazione dei documenti viene gestita dal DOCUMENTALE di DIDANET tramite:

- LE VOCI DI INDICE

- I REPERTORI

A seconda della tipologia del documento, al momento della registrazione le strade percorribili sono due:

1. In alcuni casi al documento dovrà essere associata la voce d’indice corrispettiva.

In figura, alcune voci di indice configurate nel Documentale:

Oppure:

2. Se si tratta di documenti particolari - quali regolamenti, decreti, delibere, contratti, circolari - dovranno essere registrati come repertori, nel repertorio creato ad hoc.

In figura, l’elenco dei Repertori creati per ciascuna tipologia di documento particolare così come appaiono nel Documentale:

I formati dei documenti da pubblicare in Amministrazione Trasparente e Albo

Come precisato nella delibera n. 33/2012, alcuni degli atti che devono essere pubblicati nell’Albo (quali avvisi, bandi di gara, appalti, bandi di concorso per l’assunzione di personale), ai sensi della legge n. 190/2012 e del d.lgs. n. 33/2013, devono comunque essere pubblicati in formato di tipo aperto sul sito dell’Ente entro la sezione Amministrazione Trasparente.

Albo ufficiale d'Istituto

Per ottenere la pubblicazione in automatico nella sezione del sito dedicata all’Albo è necessario registrare tutti i documenti che da normativa (Legge n. 69 del 2009) devono essere pubblicati all’Albo (come: bandi di gara, appalti, bandi di concorso per l’assunzione di personale) nel Repertorio creato ad hoc e configurato nel sistema documentale denominato: “Albo Ufficiale d’Istituto”.

Esempio: Se il documento da esporre in Albo è un bando di una gara, bisognerà accedere al sistema documentale, alla registrazione Repertori:

Registrare il documento del Bando di gara nel Repertorio “Albo Ufficiale d’Istituto”:

Una volta indicati tutti gli elementi obbligatori per la registrazione del documento nel repertorio “Albo ufficiale d’Istituto”, cliccare sul tasto “Registra”.

Il documento registrato nel repertorio Albo sarà visibile sul sito nella sezione Albo, come in figura:

I tempi di pubblicazione per l’Albo

L’elenco delle tipologie di documenti da pubblicare in Albo sarà visibile su quest’ultimo la mezz’ora successiva alla registrazione del documento sul documentale (nel repertorio Albo).

Le tempistiche di pubblicazione (la normativa prevede siano 15 gg ad eccezione di disposizioni particolari) dipendono dal periodo indicato al momento della registrazione .

Amministrazione trasparente

Di seguito l’elenco dettagliato di come registrare i documenti (se associare la voce d’indice o se registrarlo nel Repertorio) per ottenerne la corretta visualizzazione sul sito come richiesto dal D.lgs 33/2013 sulla Trasparenza:

Voci di indice per l'Amministrazione Trasparente

Le voci presenti in Amministrazione Trasparente sono quelle indicate dal Decreto Legislativo n. 33 /2013.

Le “Voci di indice” presenti sul sistema documentale sono relative soltanto a quei tipi di documenti che si possono registrare nel documentale e visualizzare in automatico sul sito. L’integrazione tra il documentale ed il sito è prevista per i documenti, non è possibile attivarla per gestire tutto, poiché in alcuni casi in Amministrazione Trasparente bisogna pubblicare dei dati che non sono gestibili dal documentale.

Ci sono documenti uguali per forma e tipologia, come i contratti e le delibere, che devono essere registrati nei “Repertori”, per cui non è necessaria l’associazione della voce di indice affinché siano visibili sul sito in Amministrazione Trasparente.

Non vi è quindi corrispondenza diretta tra le voci del decreto legislativo e le “Voci di indice” del documentale.

I tempi di pubblicazione per l’Amministrazione Trasparente e i tempi normativi

L’elenco delle tipologie di documenti sarà pubblicato in Amministrazione Trasparente la mezz'ora sucessiva alla registrazione nel sistema DOCUMENTALE.

Secondo quanto previsto dall’art. 8, c. 3, del d.lgs. n. 33/2013, documenti, informazioni e dati oggetto di specifici obblighi di pubblicazione devono rimanere pubblicati per un periodo di 5 anni, decorrente dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello da cui decorre l’obbligo di pubblicazione, e comunque fino a che gli atti pubblicati producono i loro effetti, fatti salvi i diversi termini previsti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali e quanto previsto dagli artt. 14, c. 2, e 15, c. 4 del medesimo decreto. Pertanto allo scadere dei 5 anni i documenti, le informazioni e i dati rimarranno comunque conservati e resi disponibili, oltre che nel documentale anche nelle sezioni del sito di archivio.

Inoltre, i documenti possono essere trasferiti all’interno delle sezioni di archivio anche prima della scadenza del termine indicato.

Un esempio pratico: passaggi dalla registrazione alla pubblicazione

Documento relativo a un bando di gara che deve essere registrato al protocollo e pubblicato sul sito nella sezione Amministrazione Trasparente al paragrafo indicato dal Dgls 33/2013 cioè: Bandi di gara pubblicati all'Albo e archivio dei Contratti.

Passo 1

Accedere al documentale per la Registrazione a protocollo del documento relativo alla gara:

Quindi inserire i dati obbligatori:

- destinatario o mittente (a seconda che sia un protocollo in arrivo o in partenza)

- oggetto

- specificare se ci sono allegati al documento (indicare il numero 1 o 2 ed eventualmente il nome dell’allegato)

- associare la voce di indice corrispondente creata ad hoc (vedi tabella sopra): “Bandi di gara”

Scegliendo la voce di indice verrà associata la classificazione di default:

Cliccare sul tasto “Registra” presente nell’elenco a sinistra:

Il sistema attribuirà in automatico il numero di protocollo e la data di registrazione:

Passo 2

Per visualizzare il documento, andare in Amministrazione Trasparente alla sezione Bandi di gara e precisamente in: Bandi di gara pubblicati all'Albo e archivio dei Contratti.

Il documento sarà visibile nella sezione mostrata nella figura seguente:

Circolari: come pubblicare in automatico dal sistema documentale

Viste le numerose circolari redatte e l’esigenza di protocollazione e pubblicazione sul sito, è possibile registrare le Circolari sul documentale e vederle pubblicate automaticamente sul sito nella sezione apposita: Circolari.

Vediamo i passaggi nel dettaglio:

1. Registrare sul documentale la Circolare –> cliccare dal Menu principale sul tasto “Repertori” e poi scegliere repertorio “Circolari Dirigente Scolastico”:

2. Quando si accederà al sito, la mezz'ora successiva alla registrazione, si vedrà nella sezione apposita la circolare pubblicata in automatico:

Repertori: cosa sono e cosa registrare?

Attivo per gli utenti con diritto di inserimento di almeno una tipologia di Repertorio

Un repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguano una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella del protocollo generale.

I Repertori sono dei registri, quindi ai documenti registrati viene associato un numero progressivo.

La normativa è ambigua rispetto a se ciò che è repertoriato debba essere anche protocollato. Infatti l'art. 53 del D.P.R. 445/2000 indica che sono esenti dalla registrazione a protocollo i documenti già registrati secondo registrazione particolare (ovvero i repertori), ma poi indica l'obbligo di protocollazione di TUTTI i documenti informatici.

Per risolvere tale ambiguità legislativa e per conferire maggiore certezza giuridica anche a ciò che viene repertoriato, il sistema documentale assegna la data certa e numero di protocollo ai documenti che vengono repertoriati.

Registrazione contratti

Un contratto, essendo un documento particolare, va registrato nel repertorio “Contratti”.

Accedere dal Menu principale a: Repertori → Contratti

Registrare secondo i dati obbligatori: Contraente, Oggetto (min. 30 caratteri), Allegato, Responsabile del Procedimento Amministrativo (Persona ed Ufficio). Scegliere il tipo di contratto corretto nel campo Voce di indice, usando le frecce di navigazione destra/sinistra. In automatico il sistema assegna la Classificazione del documento.

Infine associare il file.

Spuntando “Contiene dati personali” evitiamo la pubblicazione integrale del contratto sul sito WEB (sezione Amministrazione Trasparente) dell'Istituto Scolastico.

Per la registrazione dei contratti contenenti dati personali e/o sensibili, occorre inserire il flag nella casellina “Contiene dati personali”, così che in AT saranno visibili soltanto gli estremi del documento.

Sarà visibile anche la versione con omissis se si sceglie di caricarla.

Dopo aver allegato il contratto, il sistema mostra il riquadro “Contiene dati personali”:

Cliccare sul quadratino in modo che il sistema consentirà di allegare la versione con omissis, ovvero la versione del contratto pulita dai dati personali (file che deve predisporre la scuola: a partire dal contratto originale eliminare o coprire i dati).

- Se si sceglie di NON caricare la versione con omissis: in Amministrazione Trasparente verranno pubblicati solo gli elementi generali, ovvero numero di protocollo, data, contraente e oggetto del documento. NON sarà visibile il contenuto del file.

- Se invece si sceglie di allegare la versione con omissis: in Amministrazione Trasparente, oltre a numero di protocollo, data e oggetto, sarà visibile anche quest'ultima (cioè file ripulito dai dati personali).

Per quanto riguarda i contratti già registrati nel documentale erroneamente, si può procedere in questo modo: cercarli nel sistema, cliccare sul tasto “Modifica” poi su “Contiene dati personali”, infine su “Scegli file” per allegare - se si vuole - la versione con omissis, che in automatico sarà visibile sul sito.

Cliccare sui link sottostanti per vedere i video con le istruzioni sulla corretta registrazione dei contratti:

- Registrazione del contratto personale non a tempo indeterminato

- Registrazione del contratto integrativo

Per concludere la procedura vediamo come fascicolare (archiviare) i vari tipi di contratto:

- Fascicolazione del contratto personale nel fascicolo di persona

- Fascicolazione del contratto in fascicolo generico

Il fatto che il contratto rientri tra i documenti da pubblicare all’Albo, comporta la sua ulteriore registrazione nel repertorio “Albo”.

I documenti da pubblicare all’Albo devono presentare un numero progressivo, univoco per anno, che deve essere generato dal sistema e deve essere immodificabile.

E’ corretto quindi registrare il documento in entrambi i repertori. Tale documento avrà dunque due numeri di registrazione: uno che è quello di repertorio e l’altro che è quello univoco di pubblicazione all’Albo.

Altrimenti detto: è necessario registrare il documento nel suo repertorio e, se quel documento ha valore di pubblicità legale, deve essere registrato anche nel repertorio “Albo”.

Occorre registrare il contratto due volte:

- una volta come contratto nel repertorio dei contratti associando la voce di indice corretta in base alla tipologia del contratto.

- un'altra volta in Albo, inserendo però la versione con omissis, vale a dire una versione del contratto in cui, prima della scansione, avrete oscurato i dati personali o sensibili.

Come fare se il documento contiene dati personali?

Per la registrazione dei contratti contenenti dati personali e/o sensibili, occorre inserire il flag nella casellina “Contiene dati personali”, così che in AT saranno visibili soltanto gli estremi del documento.

Sarà visibile anche la versione con omissis se si sceglie di caricarla.

Nel dettaglio, per evitare la pubblicazione dei dati personali di un contratto in Albo è necessario procedere in questo modo:

Registrare il contratto nel sistema documentale nel Repertorio “Contratti” associando la voce di indice corretta in base alla tipologia del contratto e, nella sezione File, allegare l'intero contratto come viene fatto solitamente. Dopo aver allegato il contratto, il sistema mostra il riquadro “Contiene dati personali”:

Cliccare sul quadratino in modo che il sistema consentirà di allegare la versione con omissis, ovvero la versione del contratto pulita dai dati personali (file che deve predisporre la scuola: a partire dal contratto originale eliminare o coprire i dati).

- Se si sceglie di NON caricare la versione con omissis: in Amministrazione Trasparente verranno pubblicati solo gli elementi generali, ovvero numero di protocollo, data, contraente e oggetto del documento. NON sarà visibile il contenuto del file.

- Se invece si sceglie di allegare la versione con omissis: in Amministrazione Trasparente, oltre a numero di protocollo, data e oggetto, sarà visibile anche quest'ultima (file ripulito dai dati personali).

Per quanto riguarda i contratti già registrati nel documentale erroneamente, si può procedere in questo modo: cercarli nel sistema, cliccare sul tasto “Modifica” poi su “Contiene dati personali”, infine su “Scegli file” per allegare - se si vuole - la versione con omissis, che in automatico sarà visibile sul sito.

Registrazione dei contratti per fornire al SIDI il numero di protocollo

Cliccare sul tasto “Repertori” → cliccare su Contratti → Compilare i seguenti dati obbligatori: contraente, oggetto, numero di allegati (se presenti altrimenti inserire 0) e classificazione associando la voce di indice corretta in base alla tipologia del contratto.

Cliccare poi su “Registra” senza associare il contratto che ancora non si possiede. In questo modo il documento è stato registrato e si visualizzerà il numero di protocollo. Dopo aver inserito il numero di protocollo nel SIDI, si può tornare sul sistema documentale e ricercare il contratto registrato per allegare il file in questo modo:

1. Tasto “Repertori” nella sezione della Ricerca → cliccare sul quadratino “Contratti” così che il sistema recupererà i contratti registrati poi cliccare su “Avvia”.

2. Il sistema mostrerà tutte le registrazioni relative ai contratti, tra cui il protocollo che serve per allegare il file.

3. Si può selezionare il protocollo desiderato cliccando sull’icona del documento. 4. Nel menu laterale cliccare su “Modifica” e andare nella sezione File.

5. Cliccare su “Nome” e scegliere “Sfoglia” per allegare il contratto che il SIDI le ha formulato.

Se il contratto contiene dei dati personali selezionare il quadratino “Contiene dati personali”.

Infine cliccare su Registra affinché venga registrata l’aggiunta del contratto al protocollo.

WORKFLOW E FIRMA DIGITALE

Firme digitali supportate dal sistema documentale

Le firme digitali supportate e compatibili con il documentale sono quelle fornite dai seguenti gestori: Actalis, ArubaPEC, Banca d'Italia, Cedacri, Certicomm, Consiglio Nazionale del Notariato, Telecom, INTESA, InfoCert, MPS, Namirial, Postecom, Lombardia Informatica, TI Trust Technologies, Telecom Italia.

Firma digitale DS

Firma digitale DS: ci occorre sapere quale firma sta usando.

Il procedimento che può adottare per firmare digitalmente i documenti sul sistema è il seguente:

Riceve il documento in qualità di RPA → lo scarica dal sistema al suo desktop → lo firma digitalmente → salva la firma e lo ricarica sul sistema: ritrova il documento, clicca su “Modifica”, rimuove il documento non firmato (“Rimuovi istanza”) e inserisce il documento firmato.

Questo procedimento è possibile perché il documento è ancora in bozza. A questo punto si può procedere con la protocollazione (tasto “Protocolla”, non più “Registra”). WF automatico_proposta di flusso:

UFFICIO COMPETENTE (es. Contabilità, Personale, Didattica…) → Bozza alla DIRIGENTE (firma digitale) → Bozza a UFFICIO PROTOCOLLO oppure (più veloce) PROTOCOLLAZIONE DIRETTA da parte della Dirigente. Successivamente, invio via PEC.

STRUMENTI DI AMMINISTRAZIONE

Modalità d'accesso

Cliccando sulla linguetta “Strumenti Amministrazione” si aprirà la maschera seguente.

Pagina contenente gli strumenti di amministrazione dell'archivio documenti

Per avere in visione questa opzione bisogna configurare nel proprio profilo utente il diritto: “Abilita Strumenti di Amministrazione”.

Per avere in visione i link Impostazioni avanzate… e Configura repertori bisogna configurare nel proprio profilo utente il diritto: “Superuser”. Con questo diritto inoltre si ha sempre visione della pagina degli strumenti di amministrazione

Elenco degli strumenti di amministrazione

Gli strumenti dell'amministratore sono i seguenti:

  • Abilita accesso solo agli amministratori

selezionando questa modalità l'accesso agli archivi è consentito solo agli amministratori (Utenti che hanno nel loro profilo il diritto “Abilita strumenti di amministrazione”).

Nel caso sia stato già attivato l'accesso ai soli amministratori, sarà mostrata la funzione di ripristino dell'accesso:

  • Abilita accesso a tutti gli utenti

selezionando questa modalità il software ritorna accessibile a tutti.

Avvertenza: prima di attivare la modalità “Abilita accesso solo agli amministratori” è preferibile che nessun utente stia utilizzando o sia collegato a Didanet Documentale.

  • Trasferimenti (fascicoli, documenti e voci di indice)

Da questa voce si accede alla seguente maschera:

Maschera per il trasferimento massivo di documenti e fascicoli

Da questa maschera è possibile trasferire documenti, fascicoli e voci di indice da un ufficio (UOR) ad un altro o da un RPA ad un altro.

Questa funzione è consigliata solo per lo spostamento massivo di documenti in occasioni particolari, tipo il cambio del Responsabile (RPA) dell'ufficio o il trasferimento di alcune funzioni da un Ufficio all'altro o quando un ufficio viene creato ex-novo eccetera.

Quando si tratta di normali trasferimenti amministrativi è consigliato l'utilizzo delle funzioni:

  • Nuovo RPA: nel caso in cui a dover esser trasferiti siano uno o più documenti;
  • Trasferisci: nel caso si tratti di uno o più fascicoli.

Nei campi Attuale ufficio assegnatario e Attuale assegnatario vengono inseriti i dati della vecchia UOR e del vecchio RPA dei documenti o fascicoli da trasferire. L'inserimento è facilitato dal nuovo autocompletamento dei valori dell’ufficio e della persona. Con due clic del mouse sul campo vuoto vengono restituiti tutti gli uffici o le persone che hanno oggetti di responsabilità (documenti, fascicoli e voci di indice)

Inserendo invece la parte iniziale del nome dell’ufficio o della persona, questi vengono completati automaticamente con i soli valori coerenti:

LA MASCHERA MOSTRA UNICAMENTE LE COPPIE UFFICIO/PERSONA PER CUI ESISTONO OGGETTI DA TRASFERIRE VISIBILI ALL’OPERATORE CORRENTE.

  • Flag “Verifica la presenza del vecchio UOR/RPA”: selezionando la spunta, Didanet Documentale verifica la presenza in ACL degli uffici e delle persone indicate sopra. Nella prassi il checkbox non deve essere valorizzato nei casi in cui il Vecchio UOR o il Vecchio RPA siano stati cancellati dall' ACL ovvero nei casi in cui l'ufficio pur rimanendo lo stesso (Codice UOR) ha modificato la denominazione. In tutti gli altri casi è consigliabile che la spunta sia presente onde garantire un maggior controllo del trasferimento.

Nei campi Nuovo ufficio assegnatario e Nuovo assegnatario vengono inseriti i dati della nuova UOR e del nuovo RPA dei documenti o fascicoli da trasferire. L'inserimento è facilitato dal nuovo elenco di scelta sull’ufficio e sull’utente a cui assegnare gli oggetti, in modo simile a quanto avviene in inserimento di documenti. Viene restituito l’elenco dei soli uffici e persone disponibili all’utente corrente.

Dalle impostazioni è possibile selezionare puntualmente: – le tipologie di oggetti da trasferire: documento, minuta del documento, voce di indice, fascicolo, raccoglitore – i relativi diritti di assegnazione: responsabilità, conferenza di servizi, operatore incaricato e copia conoscenza; fascicoli e raccoglitori aperti o chiusi.

E' possibile limitare i trasferimenti in base a un intervallo di date di creazione.

- bozze di documenti: selezionando la spunta, il trasferimento riguarderà anche i documenti in bozza predisposti dal vecchio utente; - documenti annullati: selezionando la spunta, il trasferimento riguarderà anche i documenti annullati di cui il vecchio utente era RPA.

  • Configura repertori

Entra nella pagina di configurazione dei repertori.

  • Rigenera relazioni tra fascicoli

Questa opzione serve a realizzare le relazioni tra fascicoli dopo che i documenti hanno avuto un trasferimento o c'è stato un cambio di responsabilità.

  • Download/Upload file per la segnatura

Questa maschera permette di fare download/upload del file di modello utilizzato per la stampa della segnatura.

  • Download/Upload file per la stampa informazioni documento

Questa maschera permette di fare download/upload del file di modello utilizzato per la stampa delle informazioni di un documento.

  • Configura voci campo Tipologia

Questa funzione permette di elencare i valori del menù a tendina del campo Tipologia presente nella sezione Altro nel momento dell’inserimento di un documento.

Per ogni tipo di registrazione – in arrivo, in partenza, interni e non protocollati – è possibile costruire un elenco. Cliccando con il tasto destro su una delle voci, si apre un menù a tendina contestuale che permette le seguenti azioni: - Imposta come valore predefinito: stabilisce il valore di default assegnato a questo campo. Il valore di default è contrassegnato da ;

- Inserisci valore: permette di inserire una nuova voce all’elenco. Se non viene compilato, il sistema crea una voce <vuoto> che lascia la possibilità di non valorizzare il campo Tipologia;

- Duplica: permette di duplicare la stessa voce;

- Rimuovi: permette di rimuovere la voce cliccata.

Per poter modificare le denominazioni delle voci è necessario cliccare due volte su quella di interesse. È possibile inoltre, tenendo premuto con il tasto sinistro su una voce, trascinarla all’interno dell’ordine dell’elenco; l’ordine con cui sono sistemate le voci, infatti, è lo stesso che compare nel menù a tendina durante la registrazione in Didanet Documentale. Al termine delle azioni è necessario cliccare sul tasto Salva posto nel menù a sinistra della finestra per salvare tutti i cambiamenti effettuati.

  • Configura voci campo Mezzo di trasmissione

Questa funzione permette di elencare i valori del menù a tendina del campo Mezzo di trasmissione presente nella maschera di inserimento nel momento della registrazione di un documento. Per ogni tipo di registrazione – in arrivo, in partenza, interni – è possibile costruire un elenco. Cliccando con il tasto destro su una delle voci, viene prodotto un menù a tendina che permette le seguenti azioni:

- Imposta come valore predefinito: stabilisce il valore di default assegnato a questo campo il quale è contrassegnato da ;

- Inserisci valore: permette di inserire una nuova voce all’elenco. Se non viene compilato, il sistema crea una voce <vuoto> che lascia la possibilità di non valorizzare il campo Mezzo di trasmissione;

- Duplica: permette di duplicare la stessa voce;

- Rimuovi: permette di rimuovere la voce cliccata.

Per poter modificare le denominazioni delle voci è necessario cliccare due volte su quella di interesse. È possibile inoltre, tenendo premuto con il tasto sinistro su una voce, trascinarla all’interno dell’ordine dell’elenco; l’ordine con cui sono sistemate le voci, infatti, è lo stesso che compare nel menù a tendina durante la registrazione in Didanet Documentale. Al termine delle azioni è necessario cliccare sul tasto Salva posto nel menù a sinistra della finestra per salvare tutti i cambiamenti effettuati.

  • Import da registro di emergenza

La funzionalità è disponibile agli utenti che abbiano il diritto nella sezione “Strumenti di amministrazione” dell'archivio Didanet Documentale (centrale o periferico in base all'appartenenza dell'utente).

Una volta terminato l'utilizzo del registro di emergenza, esportarne il contenuto cliccando su “Esporta il registro di emergenza”

(viene generato un file in formato csv in una cartella del PC contenente il registro di elergenza)

Tramite 'Sfoglia' selezionare il file .csv esportato dal registro di emergenza e procedere all'import cliccando su “Import file”.

Nota bene: l'import da registro di emergenza può essere a carico di un utente 'superuser' o di un amministratore di AOO. Nel primo caso il superuser ha l'obbligo di indicare codice amministrazione e codice AOO per la quale intende importare il registro di emergenza (il sistema propone i codici dell'AOO cui afferisce il superuser). Nel secondo caso il codice AOO viene desunto dall'AOO di appartenenza dell'amministratore stesso.

Funzione 'Documenti importati da smistare'

Si tratta di uno strumento, a disposizione dell'amministratore di AOO, che ricerca ed elenca tutti i documenti, importati da registro di emergenza, ancora privi di RPA.

  • Impostazioni avanzate…

Entra nella pagina di configurazione delle impostazioni avanzate. Si veda la

Configurazione repertori

Tramite questa pagina si possono aggiungere modificare, eliminare, attivare o disattivare i Repertori di Didanet Documentale. Per accedere alla pagina cliccare su “Configurazione repertori”, previo il rispetto delle modalità d'accesso.

Aggiungere un repertorio:

Tramite il pulsante “Aggiungi Repertorio” è possibile definire un nuovo repertorio in Didanet Documentale.

Premesse: Ogni repertorio creato in Didanet Documentale deve essere obbligatoriamente associato ad una tipologia di documento tra le quattro disponibili: Arrivo, Partenza, Interno, Non protocollato. Se si vuole che i documenti inseriti a repertorio siano anche registrati a protocollo le tipologie selezionabili si riducono a 3: Arrivo, Partenza, Interno. Nel caso io abbia un tipo di documento che non afferisce a nessuna delle tipologie (Es: Verbale dei revisori dei conti, Verbale del CdA, Decreti, ecc…) il repertorio deve poggiarsi sulla tipologia Partenza e non riportare il destinatario. La tipologia “Partenza” si presenta di default priva del campo destinatario se non specificato diversamente.

Per ogni nuovo repertorio è necessario:

  • indicare un Codice interno per il repertorio. Il codice è l'identificativo del repertorio, quindi deve essere univoco. Didanet Documentale controlla che il codice assegnato non sia presente in un repertorio già inserito. In caso questa condizione si verifichi, Didanet Documentale segnala, all'atto del salvataggio, l'incoerenza tramite alert e impedisce di creare il nuovo repertorio. Il codice identificativo può contenere solo lettere;
  • indicare una Descrizione; La descrizione è il “nome” del repertorio (Es: “Delibere del Consiglio di amministrazione”);
  • spuntare una o più tipologie di documenti sulle quali attivare il repertorio. Quando individuo più tipologie per uno stesso repertorio è bene sapere che la numerazione sarà progressiva e continua per ogni documento registrato a repertorio a prescindere dalla tipologia di documento.

Facoltativamente si può:

  • definire un “suffisso” da accodare alla descrizione per ogni tabella spuntata;
  • attivare la modalità “Numerazione continua” per far sì che il repertorio venga numerato sequenzialmente a prescindere dall'anno. In tal caso la numerazione non ripartirà da uno all'inizio di ogni anno solare ma rimarrà sempre progressiva;
  • attivare i campi relativi al destinatario per la tabella Partenza tramite la casella “Destinatari”.

Per salvare il repertorio e le altre modifiche apportate cliccare su “Conferma”.

Disattivare/cancellare un repertorio:

È possibile disattivare un repertorio già creato. Un repertorio disattivato è un repertorio nel quale nessun utente può inserire ulteriori documenti. Per disattivare un repertorio è sufficiente:

  • togliere la spunta alla casella “Abilitato” corrispondente. Didanet Documentale controllerà se esiste o meno un documento afferente a quel repertorio ed eventualmente ve ne segnalerà la presenza al solo fine di ponderare in maniera più precisa la vostra scelta;
  • cliccare il pulsante Conferma.

Per cancellare completamente un repertorio:

  • cliccare sul pulsante : in tempo reale Didanet Documentale cerca in tutti gli archivi documenti inseriti nel repertorio che si vuole cancellare. Nel caso la ricerca dia esito positivo (cioè esiste almeno un documento afferente a quel repertorio) Didanet Documentale lo disattiva ma ne impedisce la cancellazione, in caso contrario (la ricerca non trova documenti afferenti a quel repertorio) quest'ultimo viene cancellato;
  • cliccare il pulsante Conferma.

Repertori predefiniti:

Esistono in Didanet Documentale alcuni repertori predefiniti. I repertori predefiniti non possono essere cancellati ma solo disattivati. Tali repertori, contraddistinti da un asterisco a fianco della tipologia, sono:

  • Albo ufficiale d'Ateneo;
  • Contratti;
  • Protocollo particolare;
  • Comunicazioni;
  • Delibere del Consiglio d'Amministrazione;
  • Verbale del Consiglio d'Amministrazione;

Ordinare i repertori:

E possibile personalizzare l'ordine che i repertori devono seguire nelle maschere dell'applicativo:

  • trascinare la sezione realtiva al repertorio che si vuole spostare in alto o in basso rispetto agli altri, tenendo premuto il pulante sinistro del mouse.
  • cliccare il pulsante Conferma.

Impostazioni avanzate

Pagina delle impostazioni avanzate

Tramite questa pagina è possibile cambiare le impostazioni avanzate dell'applicativo. Per accedere alla pagina si vedano le modalità d'accesso.

La pagina è suddivisa in differenti sezioni:

  • ACL
  • Amministrazione
  • Confirma, Validazione
  • Confirma, firma dei file
  • Fascicoli
  • Fatturazione Elettronica
  • Generale
  • Interoperabilità
  • Notifiche
  • Organi
  • Registrazione
  • Ricerche
  • Stampe
  • U-GOV - Ordinativi informatici
  • WS Fascicolo Studente

Per avere informazioni di aiuto specifiche per ogni singola voce, è inoltre possibile cliccare sul pulsante posto a fianco di ogni voce.

Accesso concorrente alla pagina di configurazione:

Non è consentito l'accesso contemporaneo alla pagina delle impostazioni di più utenti. Se il sistema rileva che un altro utente già lavorando sulla pagina, viene mostrato un messaggio che riporta il nome dell'utente che ha compiuto l'ultima attività sulla pagina e l'ora dell'ultima attività. es:

L'utente può decidere di sbloccare la pagina, annullando così l'intervento dell'accesso concorrente (pulsante “Sblocca”), o, in alternativa, abbandonare la pagina tramite (pulsante “Annnulla”).

RELEASE NOTE: AGGIORNAMENTI E LE ULTIME NOVITA'

Versione 4.2.4

  • Possibilità di esportare tutti i documenti contenuti nel fascicolo personale/studente e dei documenti contenuti nei sottofascicoli. Verrà fatto uno zip dei documenti dei fascicoli, di seguito le istruzioni:

Dopo è possibile inviare un’unica email contenente i fascicoli degli alunni allegati come file .zip

  • E' possibile visualizzare la classificazione nella pagina dei titoli:

  • La funzione «Copia in Fascicolo» ora permette la ricerca per fascicoli speciali. Quindi, una volta che un documento è stato fascicolato, lo si può fascicolare anche in un ulteriore fascicolo:

- speciale (di persona o studente) - generico (di pratica):

TUTTE LE NORME PER LA DEMATERIALIZZAZIONE A SCUOLA

§ LEGGE 7 agosto 1990, n. 241

Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1990-08-07;241!vig

§ DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.del.presidente.della.repubblica:2000-12-28;445!vig

§ DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82

Codice dell'amministrazione digitale.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82!vig

Schema di Decreto Legislativo 27/01/2016.

http://www.governo.it/sites/governo.it/files/1_Schemadlgs_modifica_CAD_27_gennaio_2016.pdf

§ DECRETO LEGISLATIVO 4 aprile 2006, n. 159

Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell'amministrazione digitale.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2006-04-04;159

§ DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005, n. 68

Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:2005-02-11;68

§ DIRETTIVA 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999

Relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche.

http://www.interlex.it/testi/99_93ce.htm

§ DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 febbraio 2013

Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71. (13A04284).

http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/21/13A04284/sg

§ DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013

Regole tecniche in materia di sistema di conservazioneai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2014/03/12/14A02098/sg

§ DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013

Regole tecniche per il protocollo informaticoai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2014/03/12/14A02099/sg

§ LEGGE N.80 del 2005

L’obbligo di concludere il procedimento di amministrativo.

http://www.giureta.unipa.it/4_PUB_10_04_2006.htm

§ LEGGE 11 febbraio 2005, n. 15

Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:2005-02-11;15

§ DECRETO LEGISLATIVO 28 febbraio 2005, n. 42

Istituzione del sistema pubblico di connettività e della rete internazionale della pubblica amministrazione, a norma dell'articolo 10, della legge 29 luglio 2003, n. 229.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005;042

§ LEGGE 6 novembre 2012, n. 190

Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:2012-11-06;190

§ DECRETO LEGISLATIVO 14 marzo 2013, n. 33

Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2013-03-14;33

§ DECRETO LEGISLATIVO 30 giugno 2003, n. 196

Codice in materia di protezione dei dati personali.

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196

§ LEGGE 11 agosto 2014, n. 114

Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari.

http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2014/08/18/14G00129/sg

 
 
  • No labels