Descrizione
La procedura di emergenza viene stabilita nello specifico internamente dall'Ateneo/Ente.
Cineca è ovviamente responsabile dell'import dei documenti protocollati in emergenza e della messa a disposizione degli stessi al termine del periodo di blocco/fermo del sistema.
Cineca provvede ad importare i dati dei documenti protocollati in emergenza sia su Titulus 4 che su Titulus 5.
Dati da fornire al Cineca per il ripristino
I dati di seguito riportati devono essere forniti al Cineca nel tracciato fornito di seguito, si consiglia la predisposizione di uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui verranno segnati gli eventuali protocolli urgenti in arrivo o partenza.
I campi che è necessario valorizzare sono:
- AOO
- Anno
- Numero di protocollo di emergenza
- Data di protocollo
- Tipo di protocollo (Arrivo, Partenza, Interno)
- Oggetto
- Numero allegati
- Mittente/Destinatario
- Indirizzo mittente/destinatario
Un esempio di excel da utilizzare è il seguente: Esempio_Registro_Emergenza_AAAA.xlsx
Procedura di ripristino
Al termine del periodo di emergenza l'Ateneo/Ente potrà trasmettere tramite ticket i dati sopra elencati, estratti dal registro di emergenza i quali saranno caricati, tramite procedura di recupero dati, all'interno di Titulus.
Si precisa che non dovranno essere inviati i file di documento principale e eventuali allegati poiché per ciascun documento protocollato in emergenza, sarà creato un documento in stato di bozza che potrà essere completato dall'operatore inserendo eventuali dati aggiuntivi, provvedendo a caricare i file informatici ed infine protocollando il documento.
Di default tali documenti saranno assegnati al responsabile della gestione documentale dell'Area Organizzativa Omogenea e classificati con classificazione generica (Esempio: I/7 Archivio).
A ciascun documento registrato in emergenza verrà quindi attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvederà a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza tramite i metadati associati al documento di seguito descritti:
- Anno del registro di emergenza
- Numero protocollo di emergenza
- Data del protocollo di emergenza
