Che cosa trovo in questa pagina?
In questa pagina si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei fascicoli e dei raccoglitori in Titulus 5.
Glossario
Nel seguito vengono utilizzati i seguenti termini inglesi per indicare elementi dell'interfaccia:
- card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).
- dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .
- nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.
- sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
- tooltip = finestra esplicativa/descrittiva che compare passando il mouse su un button/icona.
- top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.
- widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.
Introduzione
Il fascicolo è un'unità archivistica. E' l'insieme ordinato di documenti riferiti in modo stabile a uno stesso affare/procedimento amministrativo, a una stessa materia, a una stessa tipologia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo sono generalmente inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico, etc.
La definizione del fascicolo data dall'AgID è di una aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
In Titulus, i fascicoli sono gestiti con pagine di dettaglio, modifica o inserimento, proprio come nel caso dei documenti. E come per i documenti sono presenti una home dei fascicoli e vari componenti (card e widget) che consentono di effettuare operazioni rapide.
La fascicolazione, ovvero l'inserimento di documenti all'interno di un fascicolo, è oggetto di un manuale specifico.
Icone specifiche
Icona dei fascicoli in generale, e che contraddistingue la dashboard dei fascicoli e raccoglitori nella nav bar: 
Icona dei fascicoli generici aperti: 
Icona dei fascicoli chiusi: 
Icona dei sottofascicoli aperti: 
Icona dei sottofascicoli chiusi: 
Icona dei raccoglitori aperti: 
Icona dei raccoglitori chiusi: 
Icona dei fascicoli speciali: 
Dashboard dei fascicoli e raccoglitori
In Titulus la home dei fascicoli e raccoglitori è un modulo dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei fascicoli e raccoglitori preferiti e in gestione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori#Homeedashboarddocumenti,fascicolieraccoglitori-DashboardFascicolieRaccoglitori).
Nella home è possibile tenere sotto controllo le ultime fascicolazioni, i fascicoli e raccoglitori "preferiti" e accedere alle pagine di dettaglio dei singoli fascicoli e raccoglitori. Inoltre, è possibile creare nuovi fascicoli e raccoglitori, ricercare fascicoli e raccoglitori per oggetto e stato, visualizzare le scadenze generali dei documenti, monitorare i fascicoli e raccoglitori in gestione all'utente e agli uffici sui quali l'utente ha diritto di visibilità.
Tutti questi elementi vengono filtrati al login in base ai diritti dell'utente collegato.
Indirizzo (URL) del fascicolo e del raccoglitore
Fascicoli e raccoglitori in Titulus 5 sono raggiungibili con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del fascicolo o del raccoglitore, ad esempio:
https://titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it/#/fascicolo/000452814-ADMNADM-8aab47ba-8bf0-4d72-8b64-31845b51d2eahttps://titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it/#/raccoglitore/000453457-ADMNADM-e740855c-4284-4728-bb48-ba4ee5dab4aaIn tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.
Utilizzo in mobilità
Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.
Configurazioni e properties
Le funzioni di Titulus 5 sono regolate da configurazioni e properties.
Le configurazioni riguardano entità come:
- mezzi di trasmissione (e-mail, PEC, etc.)
- titolario di classificazione
- trasparenza
- struttura dei sottofascicoli
- repertori
- predefiniti
e sono operazioni tipicamente di avvio di una nuova installazione, che generalmente vengono fatte in stretta collaborazione con il supporto del CINECA.
L'intervento sulle configurazioni non dà un esito immediatamente visibile all'utente. Infatti, per recepire nuove configurazioni o variazioni alle configurazioni esistenti, è necessario richiedere un riavvio del server.
Le properties sono opzioni che abilitano o disabilitano alcune funzioni del software o governano particolari comportamenti dell'applicativo e vengono regolate da Titulus 4 alla voce "Strumenti di amministrazione" > Impostazioni avanzate.
La modifica delle properties così come quelle dell'ACL (come abilitazione utenti o modifiche alle strutture esterne) viene recepita entro 1 minuto ed è consigliabile avviare Titulus 5 in una nuova finestra.
Pagine figlie
Visualizzazione, modifica, inserimento di fascicoli e raccoglitori vengono affrontati nelle seguenti pagine: