Manuale invio in Conservazione tramite Parer
Dalla versione 4.2.2 di Titulus è possibile inviare in conservazione alcune tipologie di documenti, in particolare fatture elettroniche attive.
Dalla versione 4.2.3 di Titulus è possibile inviare in conservazione anche i registri giornalieri.
Configurazione dell'integrazione con Parer
Il responsabile della gestione documentale abilita il proprio profilo e quello di eventuali delegati ad inviare documenti e fascicoli in conservazione abilitando l'apposito diritto in acl:
Selezione documenti da inviare in conservazione
Per poter procedere all'invio in conservazione di un singolo documento è necessario accedere al documento e cliccare sul pulsante "Invia in Conservazione" all'interno della sezione "Conservazione".
Si evidenzia che tutte le tipologie che vengono inviate a Parer in modalità manuale devono essere inviate da un utente appartenente alla stessa AOO del documento.
Invio in conservazione
Una volta avviata la procedura di invio in conservazione, Titulus mostra una finestra in cui richiede la conferma dell'azione
Al termine della procedura di versamento viene prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto (schermata di "Resoconto invio di versamento").
Resoconto di versamento
In particolare vengono evidenziati:
documenti correttamente inseriti nel pacchetto di versamento
documenti ignorati perché non mappati tra le tipologie da inviare in conservazione, oppure non soggetti ad alcuna modifica dall'ultimo invio in conservazione
documenti non disponibili perché non visibili o bloccati in modifica da un altro utente
documenti con errore di validazione per i quali si riscontra un problema in:
- creazione della segnatura, perché non conforme alle specifiche di Conserva
- conversione del file secondo gli standard fissati da Conserva
La schermata "Resoconto invio di versamento" permette di visualizzare anche la sezione "Dettagli" che contiene informazioni aggiuntive circa il processo di versamento.
Le operazioni di trasferimento in conservazione generano sulla maschera di visualizzazione del singolo documento (unità documentaria) dei cambi di stato
Trasmessa, ossia inserita nel pacchetto di versamento e trasmesso a Conserva.
Rifiutata, cioè non accettata dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti
Invio automatico in conservazione
A partire dalla versione 4.3.1 di Titulus è possibile attivare, per le singole tipologie documentali, l'invio automatico in conservazione. Per attivarlo è necessario accedere alla pagina di configurazione in Strumenti Amministrazione > Configura invio automatico in conservazione.
- Attivare l'invio automatico in conservazione con l'apposita spunta.
- Configurare l'Intervallo temporale invio automatico, esprimendolo in mesi e/o giorni. Ad esempio 1d (valore di default) indica un invio in conservazione giornaliero, 2m indica invio ogni 2 mesi, mentre 1m 10d indica invio ogni circa 40 giorni (un mese e 10 giorni).
Ultimo invio automatico riporta la data e l'ora dell'ultimo invio automatico. Ad ogni invio viene selezionato un numero massimo di documenti da inviare; attualmente per le Fatture Elettroniche Passive vengono inviati 100 documenti ad ogni invio automatico, 1000 per i verbali di esame e di laurea, 200 per tutte le altre tipologie.
Per ogni invio automatico viene prodotto un rapporto consultabile in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione e distinguibile dai rapporti prodotti dagli invii manuali grazie al campo Tipo. Ogni rapporto permette di visualizzare i dettagli dell'invio delle singole tipologie:
Il pulsante Documenti consente di visualizzare l'elenco dei documenti inviati. Dettagli invece consente di conoscere le ragioni degli eventuali errori riscontrati:
E i dettagli dell'invio:
