Controllo di congruenza ANS

Introduzione

L'invio dei dati in ANS può essere visto come un processo in due tempi, con l'invio della scheda nella prima parte, e la ricezione del file degli errori, a cui far seguito azioni di bonifica e miglioramento, se reputate necessarie, nell'altra.

I Controlli di congruenza hanno lo scopo di offrire all’Ateneo una serie di controlli sulla congruità della base dati, prioritaria all’invio delle spedizioni e, in un certo senso, indipendenti dal contesto “invio di una spedizione”: in questo modo, l’Ateneo ha occasione, studiando diversi gruppi di problemi riscontrabili, di rendersi conto della congruenza della propria base dati e di rilevare preventivamente quelle posizioni d’Ateneo che non siano regolari o da verificare.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile anche in fase di avviamento di START-UP di un Ateneo, dopo la migrazione dei dati.
Nella quotidianità, è indice della bontà dell’immissione dei dati e/o delle modifiche effettuate direttamente. Una dose degli errori riscontrati non sarà mai azzerabile una volta per tutte perché è direttamente collegata all’immissione di nuove carriere: capiterà quindi che con le nuove immatricolazioni, una piccola parte delle stesse inquinerà la base dati.

Una serie di semafori guiderà l’utente nel valutare velocemente la congruità nella situazione d’Ateneo e un tastino “i” (INFO), come in Figura 2, guiderà sul significato dei singoli controlli.

Descrizione della funzionalità

Attualmente, i CONTROLLI DI CONGRUENZA si suddividono in 8 gruppi di controlli: 6 sono dedicati alle Segreterie (per lo studio delle carriere studenti) e 2 relativi agli Amministratori (inerenti la Struttura Didattica e le tabelle di sistema) per un totale di 110 controlli di congruenza.

Si noti che il Totale di Posizioni non congruenti indica le irregolarità rilevate, alcune bloccanti altre meno, mentre le Posizioni da regolarizzare indicano esclusivamente gli errori bloccanti dei controlli di congruenza, che è bene che l’Ateneo affronti (Figura 1).
È inoltre possibile stampare un report di controllo in formato .pdf, cliccando sulla riga del controllo di interesse e poi sul bottone "Stampa report di controllo".

Figura 1.

Figura 2. La modale che si apre cliccando sul tastino 'i', in cui si può conoscere il nome del singolo controllo, ed ottenere una descrizione del controllo.

Da un punto di vista di DBA, ricordiamo che gli oggetti su cui si poggiano questi risultati sono:

• le tabelle a nome P15_MON_% (dove % è il nome del gruppo di controlli), e il campo 'EVENTO' è il nome del singolo controllo (che troviamo nel dettaglio, tastino 'i', cfr. Figura 1) - per i primi 6 tab; 
• le viste materializzate MV15_MON_% - per gli ultimi 2 tab.

Le tabelle, a loro volta, si appoggiano sulle viste dei singoli controlli V15_MON_% dove % è il nome del singolo controllo. 

Al lancio di un nuovo monitoraggio di uno dei Tab. della maschera, viene inserito un record nella p15_elaborazioni, con apposito codice a identificare il tipo di Tab. il cui monitoraggio è stato invocato. L'elaborazione deve concludersi in maniera corretta (popolando il campo data_fine della tabella con la data e ora di conclusione, e il campo elaborato_flg con "1"), altrimenti potrebbero verificarsi dei blocchi nelle elaborazioni che si lanciano successivamente.

Elenco dei gruppi di controlli

1) ANNI ACCADEMICI E DATE DI IMMATRICOLAZIONE [P15_MON_AA_DATA]

È il primo insieme di (14) controlli, che riguardano la corretta valorizzazione delle tre coppie di anni accademici e date di immatricolazione e sulla sensatezza delle date. I valori di questi campi sono fondamentali e devono essere riempiti in modo coerente.

Dalla versione 23.01.00 gli eventi di questo Tab scattano anche per studenti per i quali non esiste (ancora) il portfolio (eccetto gli SI che lo devono avere).

Sono eventi usati per bonificare la base dati a prescindere dal fatto che i dati vengano inviati in ANS oppure no.

2) CONTROLLI SULLE CARRIERE [P15_MON_CARR]

Il secondo insieme di (12) controlli è dedicato ai controlli di regolarità sulle carriere, principalmente sugli stati delle carriere coinvolte, generalmente ascrivibili a situazioni critiche per dati pregressi e “sporchi”.

3) COERENZA DEI DATI ANAGRAFICI [P15_MON_PERS]

Il terzo insieme di controlli (12) è dedicato ai dati anagrafici dello studente, ponendo particolare attenzione al CODICE FISCALE che in ANS è il dato fondamentale. Il controllo inerente le ANAGRAFICHE DOPPIE (ossia 2 persone in Ateneo che molto probabilmente sono la stessa persona), scatta ciclicamente con le nuove immatricolazioni.

NOTA BENE: si ricorda che gli Atenei sono tenuti a verificare la correttezza del codice fiscale degli studenti, perché la trasmissione in Anagrafe è per codice fiscale. Per queste ragioni, la MODIFICA di un codice fiscale deve essere comunicata in ANAGRAFE o tramite una spedizione correttiva della 1 o premurandosi di effettuare dei rinvii totali delle spedizioni coinvolte nelle quali compare il vecchio codice fiscale.
L’errore di COERENZA “Lo studente non è presente in Archivio” può dipendere da questo mancato allineamento, perché il CODICE FISCALE è l’unico dato di riferimento in ambito ANS Osservatorio. Lato ANS ESSE3, la chiave è sempre e solo lo STU_ID.

4) INCONGRUENZE NELLE ISCRIZIONI [P15_MON_ISCR]

Il quarto insieme di controlli (17) è stato dedicato alle iscrizioni e intercetta un ampio spettro di casistiche, da sede o data non valorizzata, fino alle iscrizioni successive alla chiusura di una carriera e le date non sensate. Il controllo sulle iscrizioni attive multiple è stato introdotto unicamente per intercettare errori ascrivibili ad interventi su DB; non è in alcun modo realizzabile con una “cattiva” gestione lato Segreterie.

Le situazioni bloccanti a livello di iscrizione debbono essere sempre sanate, perché c’è il rischio concreto di perdere le iscrizioni, generando dei buchi nella ricostruzione cronologica delle carriere dei nostri studenti.

5) INCONGRUENZE DEGLI INSEGNAMENTI OFF.F. [P15_MON_INSEGNAMENTI]

Il quinto insieme di Controlli di Congruenza (17) è dedicato alla bontà degli Insegnamenti OFF.F., teso ad evidenziare incongruità sugli esami superati, principalmente incentrate sulla bontà della “sostanza” (ripartizione ministeriale) che rappresentano.

In massima parte si tratta del miglioramento della qualità dei dati ma in taluni casi questi controlli possono rilevare errori sistematici protrattisi su più anni accademici per colpa di errori sull’Offerta. Non esiste un report di riferimento. Ci aspettiamo che l’interrogazione della vista materializzata MV15_MON_INSEGNAMENTI avvenga da parte degli utenti Amministratori, ricorrendo ad esempio all’apposita elaborazione query di sistema, prodotta per ogni MV.

6) VERIFICHE SUI TITOLI CONSEGUITI [P15_MON_TITOLI]

Con l’introduzione dell’Anagrafe dei Dottorandi gestita in ESSE3, abbiamo introdotto una serie di controlli (7) inerenti i titoli di studio universitari conseguiti dagli studenti, atti ad intercettare dati incompleti o di bassa qualità.

7) STRUTTURA DEI CORSI DI STUDIO [MV15_MON_STRUTTURA]

Lo scopo di questo gruppo di controlli (12) è quello di controllare la congruità delle strutture dei Corsi di Studio, quali l’assenza dei default a livello di facoltà e sedi, l’associazione erronea (dovuto a errore di db) su più facoltà di default associate a singolo corso di studio, nonché l’assenza di sedi e/o facoltà. Si sono aggiunti nel 2014 una serie di controlli che vertono sulla bontà degli ambiti disciplinari, essendo questa parte delicata ed importantissima per le verifiche sui Regolamenti di percorso.

8) CONTROLLI SULLE MAPPATURE [MV15_MON_MAPP]

L’ultimo insieme di controlli (18), anche questo di pertinenza degli Amministratori, è dedicato essenzialmente a mappature mancanti che implicano il controllo delle tabelle di sistemadi ESSE3 (quali COMUNI, SCUOLE SUPERIORI). Ad esempio, ipotizziamo che si sia inserita nell’Anagrafica delle Scuole Superiori un istituto senza codice ANS e che a questo istituto venga associato il diploma di un neo-immatricolato. A questo punto, il controllo di congruenza sulle mappature degli Istituti Superiori intercetterà questa casistica.

Si noti che esistono già appositi report (in Reportistica generale) interrogabili per estrarre informazioni in merito alle mappature mancanti!

In conclusione, la funzione CONTROLLI DI CONGRUENZA è uno strumento molto utile per prevenire il rifiuto dei dati che inviamo in ANS. I Controlli, infatti, non solo individuano gli errori "sintattici", di facile recupero (ad esempio un codice fiscale formalmente non corretto), ma individuano anche casistiche di "ampio spettro", che ricadrebbero in errori di coerenza (come due carriere attive in Ateneo).