SBK dà la possibilità, se lo si desidera, di stabilire alcune forme di controllo delle prenotazioni, eventualmente consentendo l'accesso in sede solo a chi è in possesso del «biglietto di ingresso».
L'Ateneo può scegliere se dotarsi di un lettore QRcode o se procedere alla registrazione manuale coi pulsanti da interfaccia nelle varie pagine dedicate.
Ci sono tre luoghi/modalità possibili di controllo:
Controllo prenotazioni ai varchi:
L'Ateneo può controllare le prenotazioni in alcuni punti strategici della sede («varchi» es. pianerottolo, portone...). Ai varchi si può registrare il passaggio di tutte le prenotazioni giornaliere valide a qualunque tipo di attività. Con questo sistema si può impedire fisicamente l'accesso alla sede di chi non ha una prenotazione valida riconosciuta dal sistema.
Al varco sono recuperati tutti i tipi di prenotazione confermata di tutti i tipi di prenotazione che si svolgono in un'aula/edificio tra quelli configurati nel varco.
Per maggiori informazioni si veda Controllo prenotazioni ai varchi.
Per Lezioni ed Altre Attività:
L'Ateneo può controllare le prenotazioni in alcuni punti strategici della sede («varchi» es. pianerottolo, portone... Si veda Controllo prenotazioni ai varchi) e registrare automaticamente la presenza nell'evento, oppure direttamente nell'evento di interesse (si veda Controllo prenotazioni in aula (lezioni/eventi)).
L'Ateneo può scegliere se fare i controlli tramite i pulsanti dell'interfaccia, oppure se dotarsi di un qualsiasi lettore QRcode che legga i codici QR degli studenti (gli studenti lo ricevono via email quando hanno una prenotazione valida).
Il controllo presenze può essere fatto dal personale d'Ateneo (segreteria, portierato) per tutte le attività, oppure il docente per le attività di propria competenza (es. appello in aula).
Per spazi condivisi - aule studio/biblioteche/laboratori:
Sugli spazi condivisi, invece, può essere lo studente a dichiarare la propria presenza e a prendere possesso della postazione, tramite la funzionalità di Self check-in (entro un tempo configurabile, pena la perdita del posto), oppure può essere il personale d'Ateneo a validare le prenotazioni tramite la funzione Prenotazioni spazi.
Le due funzionalità fanno capo alla seguente pagina: Controllo prenotazioni aule studio.
Tali forme di controllo si legano alla storia dell'applicativo, che nasce infatti nel 2020 durante l’emergenza COVID19 allo scopo di regolamentare la partecipazione alle lezioni didattiche in presenza e garantire il "distanziamento sociale", per cui era essenziale consentire l'accesso esclusivamente a chi si era prenotato.
Tuttavia la visualizzazione dei QRcode sulle prenotazioni in tutto l'applicativo studente e nelle email studente è facoltativa, ed è disattivabile tramite richiesta ticket al team SBK.
