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La Voce d'Indice presenta la seguente maschera di inserimento, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata:
Di seguito la descrizione dei campi compilabili:
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- Sezione - Assegnazioni → in questa sezione è possibile configurare ulteriori campi rispetto a quelli descritti sopra. Per gli Enti multi AOO è possibile personalizzare i campi differenziandoli per ogni AOO. Tramite l'icona del cestino è possibile svuotare i campi compilati per quella sezione.
- Per gli Enti mono AOO: la sezione è utile solo per la configurazione dei riferimenti interni sui documenti. Infatti gli altri campi sono già configurabili nella sezione Informazioni generali.
- Per gli Enti multi AOO: la sezione è utile sia per la configurazione dei riferimenti interni, differenziati per ogni AOO, sia per inserire workflow automatici o classificazione differenti da quella inserita nella sezione Informazioni generali. Si sottolinea quindi che classificazione e workflow automatici sono personalizzabili per singola AOO.
NOTA BENE: Se nella sezione Assegnazioni sono definite le sezioni Classificazione e Workflow per una AOO, quando la voce di indice viene utilizzata su un documento di quella AOO, classificazione e workflow inseriti saranno quelli qui definiti. Se nella sezione Assegnazioni non sono definite le sezioni Classificazione e Workflow, ma queste sezioni sono compilate nella sezione Informazioni generali, allora su tutti i documenti di tutte le AOO al quale viene associata la voce di indice saranno inseriti workflow e classificazione definiti nella sezione Informazioni generali.
| Denominazione campo | Descrizione campo | Esempio compilazione sul documento |
|---|---|---|
| Nome AOO | Il campo Nome AOO, compilabile da lookup, permette di inserire l'AOO sulla quale avranno effetto le assegnazioni della voce di indice in oggetto.
| / |
| Classificazione | Il campo Classificazione, non obbligatorio, permette di associare una specifica classificazione solo per l'AOO definita nel campo Nome AOO. Se non compilato, la classificazione della voce di indice sarà quella inserita nel campo Classificazione della sezione Informazioni generali.
| Se creato un documento nell'AOO indicata, si inserisce la voce di indice si compilerà automaticamente il campo Classificazione del documento. |
| Workflow | Il campo Workflow, non obbligatorio, permette di associare uno specifico workflow solo per l'AOO definita nel campo Nome AOO. Il workflow è selezionabile per ogni AOO configurata nella sezione ed è possibile sceglierlo selezionando l'icona "Seleziona il workflow" | Alla creazione di un documento nell'AOO indicata, se si inserisce la voce di indice e si salva il documento in bozza o si protocolla, al documento viene associato il workflow configurato. |
Campi relativi ai riferimenti interni -(la compilazione dei campi sottostanti è legata alle tipologie selezionate nella sezione Validità come sopra) | ||
| Denominazione campo | Descrizione campo | Esempio compilazione sul documento |
| Responsabile (UOR/Persona) | Il campo Responsabile è compilabile da lookup.
| Alla creazione di un documento nell'AOO indicata, se configurati uno o più riferimenti interni nella voce di indice che si inserisce sul documento, al documento vengono associati automaticamente i riferimenti interni configurati.
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| Operatore (UOR/Persona) | Il campo Operatore è compilabile da lookup,
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| Co-Responsabile (UOR/Persona) | il campo Co-responsabile è multiplo, è possibile inserire più co-responsabili tramite il button +.
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| Copia conoscenza (UOR/Persona) | il campo Copia Conoscenza è multiplo, è possibile inserire più copia conoscenza tramite il button +
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| Denominazione campo | Descrizione campo |
|---|---|
| Modelli gestiti | consente di scegliere dei modelli XML, che trasformano le informazioni XML ricevute da un sistema esterno |
| Tipo documento | forza il documento inserito tramite WS alla tipologia di chiamata indicata |
| Repertorio | inserisce il documento inserito tramite WS nel repertorio indicato |
- Sezione - Note
Si tratta di un campo testuale in cui è possibile inserire una nota da associare alla voce di indice.
Per salvare le modifiche apportate a una voce di indice esistente o salvarne una nuova cliccare sul button "Salva" 
. Se non si vogliono salvare le modifiche apportate alla voce di indice cliccare sul tasto "Abbandona" 
.
Di seguito un esempio di voce di indice compilata:
Modifica e cancellazione della voce di indice
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